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    Services aux usagers – exemplaires physiques

    Traduisible
    Configurer des services aux usagers – exemplaires physiques comprend la configuration des localisations physiques, des règles de demandes, des conditions d'utilisation et des unités de services aux usagers.
    Une unité de services aux usagers consiste en un ou plusieurs emplacements physiques dans une bibliothèque qui suivent les mêmes règles. Les unités de services aux usagers ont des Conditions d'utilisation (CGU) qui définissent les règles pour leurs usagers.
    Un flux de travail pour la configuration des unités de services aux usagers, des règles et des conditions d'utilisation peut être par exemple :
    1. Créer des règles de service aux usagers ainsi que des règles d'exception de circulation – Voir Ajouter des règles de services aux usagers. Ces règles sont appliquées à un exemplaire : s'il est renouvelable, où il peut être retiré, pour quelle durée il peut être emprunté, l'amende évaluée si l'exemplaire est perdu, et de suite.
      Les règles de service aux usagers sont regroupées dans les Conditions d'utilisation, qui sont jointes à une ou plusieurs unités de services aux usagers ; les règles s'appliquent ensuite à tous les exemplaires qui remplissent les critères de l'unité de services aux usagers.
      Les règles de l'exemplaire sont jointes à un exemplaire spécifique et outrepassent toute règle de service aux usagers en conflit à cet emplacement.
    2. Créer des conditions d'utilisation – Il s'agit d'un groupe de règles de service aux usagers pour les exemplaires dans un groupe de localisations ou pour tous les exemplaires demandés par les usagers d'un groupe. Voir Ajouter un ensemble de conditions d'utilisation.
    3. Créer des localisations physiques – Une localisation physique est un emplacement à l'intérieur de la bibliothèque. Voir Ajouter une localisation physique. Vous associez une localisation physique à une unité de services aux usagers, la localisation physique hérite ensuite des règles de l'unité de services aux usagers. Chaque emplacement ne peut être associée qu'à une unité de services aux usagers.
    4. Créer des unités de services aux usagers – Les unités de services aux usagers incluent une ou plus d'une localisation physique qui suivent les mêmes règles. Voir Ajouter une unité de services aux usagers et Modifier une unité de services aux usagers. Lors de la création ou de la modification d'une unité de services aux usagers, vous configurez :
      • À partir de quelle localisation physique les exemplaires dans ces localisations peuvent être demandés (n'importe où, seulement une autre bibliothèque, nulle part, etc.)
      • Les Conditions d'utilisation qui s'appliquent à :
        • Emplacements spécifiques (bureaux) à l'intérieur de la localisation physique
        • Exemplaires de type de matériel spécifique
        • Exemplaires avec règles d'exemplaire spécifiques
        • Exemplaires soumis à un type de processus spécifique
        • Utilisateurs avec des rôles spécifiques
        • Utilisateurs faisant parti de groupes spécifiques
    Voir Règles de l'unité de services aux usagers pour une session Demander à l'expert détaillée concernant la configuration de règles de l'unité de services aux usagers.

    Configurer des unités de services aux usagers

    Pour configurer des unités de services aux usagers, vous devez avoir un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Vous configurez des unités de services aux usagers sur la page Liste des unités de services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Unités de services aux usagers).
    Page Liste des unités de services aux usagers
    Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution/la bibliothèque dont vous souhaitez configurer les détails d'unités de service, en sélectionnant l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Il est recommandé de configurer les unités de services aux usagers au niveau institutionnel. Des unités de services aux usagers au niveau institutionnel peuvent inclure des localisations dans chacune des bibliothèques au sein de l'institution. Des unités de services aux usagers au niveau de la bibliothèque peuvent uniquement inclure les localisations de la bibliothèque pour lesquelles l'unité de services aux usagers est définie. Notez que plus de 1000 localisations peuvent être incluses dans une unité de services aux usagers.
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :

    Ajouter une unité de services aux usagers

    Vous pouvez ajouter une unité de services à l'institution ou à la bibliothèque.
    Pour ajouter une unité de services aux usagers :
    1. Sur la page Liste des unités de services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Unités de services aux usagers), cliquez sur Ajouter une unité de services aux usagers.
      Vous pouvez créer une copie d'une unité de services aux usagers existante en sélectionnant Actions > Dupliquer. Une fois que vous avez copié l'unité de services aux usagers, vous pouvez la modifier selon vos besoins.
    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une unité de services aux usagers, renseignez un code et un nom (tous deux requis) pour la nouvelle unité de services aux usagers. Notez que ce code est limité à 10 caractères.
      Boîte de dialogue Ajouter une unité de services aux usagers
    3. Saisissez une description (facultatif) pour l'unité de services aux usagers.
    4. Dans la liste déroulante Règles de demande en rayon, sélectionnez une option pour définir la façon dont un exemplaire peut être demandé lorsqu'il est en rayon :
      • Demande de retrait n'importe où quelle que soit la disponibilité – Toutes les bibliothèques de retrait qui sont autorisées selon les règles associées sont disponibles, que l'exemplaire soit en rayon ou non.
      • Demande de retrait dans une autre bibliothèque uniquement – Supprime la bibliothèque propriétaire de la liste des bibliothèques de retrait disponibles
      • Demande de retrait dans un autre campus uniquement – Supprime le campus propriétaire de la liste des bibliothèques de retrait disponibles sur un campus
      • Pas de demande possible pour les collections disponibles – Si un exemplaire des collections est disponible, tous les exemplaires de ces collections peuvent ne pas être retirés dans une bibliothèque de retrait. Les exemplaires provenant d'autres collections ne sont pas impactés.
      • Pas de demande – Si un exemplaire associé à cette règle est disponible, il peut ne pas être disponible pour le retrait dans n'importe quelle bibliothèque de retrait.
      La valeur sélectionnée dans ce champ est limitée par la règle Bibliothèques de retrait dans les Conditions d'utilisation de retrait. Par exemple, lorsque Lieux de retrait = En bibliothèque, si vous sélectionnez Demande de retrait n'importe où quelle que soit la disponibilité, les exemplaires peuvent uniquement être retirés dans la bibliothèque propriétaire ; si vous sélectionnez Demande de retrait dans une autre bibliothèque uniquement, vous avez défini une configuration invalide, comme aucune bibliothèque de retrait n'est disponible. Dans de telles situations, les demandes ne peuvent pas être soumises.
    5. Cliquez sur Ajouter et fermer pour fermer la boîte de dialogue. La nouvelle unité de services aux usagers s'affiche sur la page Liste des unités de services aux usagers.
      Page Liste des unités de services aux usagers
    6. Après avoir défini une nouvelle unité de services aux usagers, modifiez-la pour préciser quelles localisations physiques lui sont associées et quelles conditions d'utilisation doivent lui être appliquées. Pour plus de détails, voir Modifier une unité de services aux usagers.

    Modifier une unité de services aux usagers

    Vous pouvez modifier les informations suivantes à propos d'une unité de services aux usagers :
    Pour plus de détails sur les règles de configuration pour une Bibliothèque PEB, voir Configurer des règles de création d'un exemplaire temporaire.
    Pour modifier les détails d'une unité de service aux usagers :
    1. Sur la page Liste des unités de services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Unités de services aux usagers), assurez-vous que vous êtes dans la bibliothèque ou l'institution correspondante (dans le lien Vous configurez) et cliquez sur un code ou sélectionnez Actions > Modifier pour une unité de services aux usagers. La page Modifier l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Modifier l'unité de services aux usagers – Onglet Détails de l'unité de services aux usagers
    2. Dans l'onglet Détails de l'unité de services aux usagers, modifiez les détails généraux de l'unité de services aux usagers selon vos besoins. Pour plus d'informations sur les champs affichés sur cette page, voir la procédure Ajouter une unité de services aux usagers dans la section Modifier une unité de services aux usagers.
    3. Cliquez sur l'onglet Localisations de l'unité de services aux usagers. La page Modifier l'unité de services aux usagers – Localisations de l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Modifier l'unité de services aux usagers – Onglet Localisations de l'unité de services aux usagers
      Pour plus de détails concernant les localisations de l'unité de services aux usagers, voir Configurer des localisations physiques.
    4. Pour attacher une localisation existante à l'unité de service aux usagers, cliquez sur Joindre une localisation existante. La page Liste des localisations physiques apparaît.
      Page Liste des localisations physiques
    5. Sélectionnez les localisations existantes que vous souhaitez lier à l'unité de services aux usagers puis cliquez sur Sélectionner (vous pouvez sélectionner plusieurs localisations). Les localisations sont ajoutées à la liste des localisations associées à l'unité de services aux usagers.
      • Une localisation ne peut pas être associée à plus d'une unité de services aux usagers.
      • Il est possible de déplacer une localisation depuis une unité de services aux usagers vers une autre unité de services aux usagers même si les exemplaires de la localisation sont actuellement en prêt. Notez que si vous associez la localisation avec les résultats d'une unité de services aux usagers différente lors d'une modification des conditions d'utilisation applicables, les nouvelles conditions s'appliquent avec l'action conséquente relative au prêt (par exemple, le renouvellement).
      • Notez que plus de 1000 localisations peuvent être incluses dans une unité de services aux usagers.
    6. Pour lier une nouvelle localisation, cliquez sur Attacher une nouvelle localisation. La boîte de dialogue Attacher une nouvelle localisation s'ouvre.
      Boîte de dialogue Attacher une nouvelle localisation
    7. Si vous modifiez une unité de services aux usagers au niveau institutionnel, dans la liste déroulante Bibliothèque, sélectionnez la bibliothèque contenant la localisation à associer à cette unité de services aux usagers.
    8. Saisissez un nouveau code et un nouveau nom pour la nouvelle localisation (deux champs requis), ainsi qu'un nouveau nom externe, si nécessaire.
    9. Dans la liste déroulante Nouveau type, sélectionnez parmi :
      • Fermé – La localisation est uniquement accessible au personnel de la bibliothèque et pas aux lecteurs. Un lecteur doit faire une demande pour un exemplaire. L'exemplaire demandé est ensuite récupéré par un membre du personnel de la bibliothèque et peut être emprunté par le lecteur.
      • Ouvert – La localisation est accessible aux lecteurs, qui peuvent prendre un exemplaire à son emplacement puis emprunter l'exemplaire.
      • Magasin distant – Similaire à une localisation fermée, sauf que la localisation du stockage distant se trouve hors-site. Récupérer un exemplaire dans une localisation de magasin distant peut prendre plus de temps que récupérer un exemplaire dans une localisation fermée ordinaire.
    10. Cliquez sur Ajouter pour associer la localisation et en ajouter une autre ou sur Ajouter et fermer pour fermer la boîte de dialogue et associer la localisation à l'unité de services aux usagers. La localisation est ajoutée à la liste des localisations associées à l'unité de services aux usagers.
      Pour supprimer une localisation de la liste des localisations liées dans l'onglet Localisations de l'unité de services aux usagers, cliquez sur Supprimer pour une localisation.
    11. Cliquez sur l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers. La page Modifier l'unité de services aux usagers – Règles de l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Modifier l'unité de services aux usagers – Onglet Règles de l'unité de services aux usagers
    12. Dans le champ Type de règle, choisissez l'un des types de règles disponibles — Réservation, Prêt ou Demande.
    13. Pour ajouter une nouvelle règle, cliquez sur Ajouter une règle. La page Modifier les règles de l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Modifier les règles de l'unité de service aux usagers
    14. Dans la section Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers, indiquez un nom (requis) et une description (facultatif) pour la règle.
    15. Dans la section Paramètres d'entrée, précisez les composants du paramètre d'entrée (Nom, Opérateur et Valeur). Un ensemble de paramètres d'entrée peut apparaître, comme suit :
      Type de matériel = DVD-ROM
      Les valeurs possibles pour le Nom sont :
      • Règle d'exemplaire - Crée une règle pour des exemplaires avec des exceptions de circulation spécifiques.
      • Catégorie de traitement - Crée une règle pour des utilisateurs avec des rôles spécifiques.
      • Localisation - Crée une règle pour des localisations (bureaux) au sein de celles nommées.
      • Type de matériel - Crée une règle pour des exemplaires avec des types de matériel spécifiques.
      • Type de processus - Crée une règle pour des exemplaires soumis à des types de processus spécifiques.
      • Groupe utilisateur - Crée une règle pour des utilisateurs dans des groupes utilisateur spécifiques.
    16. Cliquez sur Ajouter un paramètre. L'ensemble des paramètres d'entrée est ajouté à la liste des paramètres de la règle de l'unité de services aux usagers. Tous les paramètres dans la liste doivent être satisfaits pour que le paramètre de sortie soit appliqué (ce qui signifie qu'un booléen et un opérateur opèrent entre les champs).
    17. Dans la section Paramètres de sortie, spécifiez les termes d'utilisation à appliquer lorsque les paramètres d'entrée conviennent, et cliquez sur Sauvegarder. Notez que la liste des termes d'utilisation disponibles est déterminée de manière dynamique, selon votre sélection précédente de type de règle. Cliquez sur Détails CGU pour voir les détails des Conditions d'utilisation que vous sélectionnez. Pour plus d'informations sur les Conditions d'utilisation, voir Configurer les conditions générales d'utilisation.
    18. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées à la règle de l'unité de services aux usagers. La nouvelle règle apparaît dans la liste de règles sous l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers.
    19. Si vous avez défini plus d'une règle pour l'unité de services aux usagers, dans l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers, utilisez les flèches Déplacement vers le haut et Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles. Alma applique la première (et seulement la première) règle adéquate et activée. Si aucune règle adéquate n'est trouvée, le système utilise la règle par défaut.
      Utilisez le menu Actions de la règle pour modifier, dupliquer, ou supprimer une règle. Cliquez sur la coche jaune à gauche de la règle pour l'activer/la désactiver.
    20. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées aux détails de l'unité de services aux usagers. La nouvelle unité de services aux usagers apparaît dans la liste sur la page Liste des unités de services aux usagers.

    Configurer des règles de service aux usagers

    Pour configurer des règles de service aux usagers, vous devez avoir un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les règles de services aux usagers définissent les attributs de service de bibliothèque ainsi que les paramètres imposés lorsqu'un lecteur reçoit un service de la bibliothèque. Par exemple, une règle de services aux usagers peut déterminer lorsqu'un exemplaire est prêté, la période de grâce lorsqu'un exemplaire est renu en retard ou l'amende due par un lecteur ayant perdu un exemplaire prêté. Les règles de services aux usagers sont divisées en type de règles, comme Date de retour, Période de grâce et Amende pour un exemplaire perdu. Vous pouvez créer un certain nombre de règles de services aux usagers pour chaque type. Lorsque plusieurs règles de services aux usagers existent pour un type donné, vous pouvez préciser les règles par défaut.
    Des règles de services aux usagers pré-configurées sont proposées et peuvent être utilisées par l'institution et la bibliothèque tant que le propriétaire de la règle est défini comme Générique. Lorsque l'institution ou la bibliothèque veut mettre à jour une règle en particulier, cette règle s'applique au niveau de l'organisation pour lequel elle a été configurée, et elle est transmise aux niveaux inférieurs. Par exemple, actualiser une règle au niveau institutionnel change le propriétaire de la règle à Institution. Cette règle peut ensuite être utilisée par toutes les bibliothèques de l'institution. De manière alternative, une bibliothèque spécifique peut configurer ses règles d'avantage.
    Vous pouvez configurer des règles de services aux usagers sur la page Gestion des règles (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Configuration avancée des règles).
    Page Gestion des règles
    Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution/la bibliothèque dont vous souhaitez configurer les détails, en sélectionnant l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Ajouter une nouvelle règle de services aux usagers (voir Ajouter des règles de services aux usagers)
    • Modifier une règle de service aux usagers (Actions > Modifier)
    • Consulter les Conditions d'utilisation qui utilisent cette règle (Actions > Afficher les conditions d'utilisation associées)
    • Dupliquer une règle (Actions > Dupliquer puis modifiez les champs concernés)
    • Supprimer une règle (Actions > Supprimer)

    Ajouter des règles de services aux usagers

    Vous pouvez ajouter une nouvelle règle de services aux usagers à des conditions d'utilisation.
    Pour ajouter de nouvelles règles :
    1. Sur la page Gestion des règles (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Configuration avancée des règles), cliquez sur Ajouter une règle de services aux usagers. La page Sélectionner le type de règle de services aux usagers s'ouvre et affiche une liste de règles. Il s'agit de la première page d'un assistant de deux pages.
      Page Sélectionner le type de règle de services aux usagers (Liste partielle)
    2. Sur la page Sélectionner le type de règle de services aux usagers, sélectionnez le type de règle. Dans la table suivante, les valeurs indiquées apparaissent sur la seconde page de l'assistant après avoir sélectionné le type de politique sur cette page.
      Types de règles de services aux usagers
      Types de règles de services aux usagers Description
      Réservation planifiée :
      Intervalle entre réservations planifiées
      Le temps le plus court requis entre des deux demandes de réservation consécutives (demandes de réservations pour les mêmes ressource et demandeur). Si Type de valeur = Aucun pour ce type de règle, il n'y a pas de minimum : un demandeur peut réserver tout de suite après une autre réservation.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Durée de garantie de réservation planifiée La durée après qu'une demande de réservation a pris effet que l'institution garde la ressource pour le lecteur demandeur. Aucun autre lecteur ne peut emprunter la ressource jusqu'à ce que la durée de garantie de réservation planifiée arrive à échéance.
      Si la durée de garantie de réservation planifiée arrive à échéance et que le lecteur demandeur ne réclame pas la ressource, la demande de réservation est toujours effective mais la ressource peut être prêtée à un autre lecteur.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Limite future Combien de temps à l'avance un exemplaire peut être réservé par l'intermédiaire d'une demande de réservation.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Peut faire l'objet d'une réservation planifiée Si une réservation planifiée est permise ou non.
      Valeur : Vrai/Faux
      Durée maximale de réservation autorisée La durée maximum permise de la demande de réservation.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Période de prévisualisation La période de temps nécessaire préalable à la période de réservation pendant laquelle le demandeur peut emprunter l'exemplaire. Durant cette période, la ressource est bloquée pour les lecteurs autres que le demandeur.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Prêt
      Bloquer lors d'un retard S'il faut ou non activer un blocage sur la notice utilisateur si le prêt est en retard. Le blocage peut être sélectionné pour une période en fonction du moment où le prêt est en retard (selon les jours d'ouverture uniquement ou tous les jours), ou pour un délai fixe. Par défaut, toutes les activités sont bloquées, cependant des blocages peuvent aussi être spécifiquement appliqués dans le cas d'un prêt, renouvellement, et/ou demande. Le blocage est automatiquement levé lorsque la date d'expiration configurée est passée, dans le cadre du traitement Utilisateurs - Enlever les blocages.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps
      Cette règle prend en considération la période de grâce et le déduit de la période de blocage. Par exemple, si le prêt est en retard de 10 jours, mais qu'il y a une période de grâce de 3 jours, l'utilisateur sera bloqué pour les 7 derniers jours.
      Date de retour en cas d'annulation d'un rappel Ce qui se passe à la date d'expiration d'un prêt lorsqu'un rappel qui a été placé sur le prêt est annulé. Les valeurs sont :
      • Restaurer la date de retour d'origine
      • Conserver la même date de retour inchangée
      • Tente de renouveler le rappel de prêt en utilisant des procédures de renouvellement standard

      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.

      Gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque Comment gérer les activités de services aux usagers lorsque la bibliothèque est fermée. Les valeurs disponibles sont :
      • Conserver - Conserve la date limite actuelle
      • Déplacer en arrière - Déplace à la fin du jour ouvré précédent
      • Déplacer en avant - Déplace au début du prochain jour ouvré
      • Déplacer à la fin du prochain jour ouvré (affecte les dates de retour qui tomberaient autrement un jour de fermeture de la bibliothèque)
      Amende service d'accès direct Actuellement en construction
      Date de retour
      La durée pour laquelle l'exemplaire peut être emprunté. Les valeurs sont :
      • Fixé – Basé sur le calendrier de votre institution, la fin d'une période. Sélectionnez un semestre.
      • Non fixé – Basé sur la date d'emprunt de l'exemplaire. Sélectionnez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Si vous configurez le champ Unité de mesure sur Jours, Mois, ou Semaines, vous pouvez aussi spécifier une heure spécifique. Si vous ne spécifiez pas une heure, celle par défaut est l'heure de fermeture de votre institution.
      La date originale à laquelle l'exemplaire a été emprunté n'est pas incluse lors de la détermination de la date de retour. Par exemple - un exemplaire emprunté le 1er avril avec une période d'emprunt de 6 jours est dû le 7 avril.
      La date de retour d'une demande de prêt est la date de retour assignée par le prêteur. Si le prêteur n'a pas assigné de date de retour, l'opérateur peut entrer la date lorsque l'exemplaire est reçu.
      La date de retour du prêt sur un exemplaire PEB est la date de retour de la demande sortante, si présente, moins le retard de livraison. Si la date de retour n'est pas remplie sur la demande de prêt, la date de retour et basée due la politique de date de retour dans les Conditions d’utilisation. Un retard de livraison n'est pas considéré dans ce cas.
      Date de renouvellement de prêt maximum Le délai maximum suite à une demande de prêt est transmis pour que le renouvellement de cette requête soit permis.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Par exemple, si la règle de Date de renouvellement de prêt maximum a une valeur de 2 semaines, lors de l'utilisation de l'option Renouvellement du côté du prêt, le système bloque le renouvellement si la date de retour après le renouvellement est supérieure à 2 semaines après que l'exemplaire ait été envoyé.
      Par ailleurs, si des demandes existent concernant un exemplaire en cours de renouvellement, le renouvellement est rejeté. Si des demandes existent concernant le titre renouvelé, le renouvellement est réussi ou rejeté selon les paramètres de préférences de blocage configurés (voir Configurer des préférences de blocage).
      Période de rappel Demandes PEB La durée, en jours, après laquelle un emprunteur doit retourner un exemplaire rappelé.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur en nombre de jours.
      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.
      Gestion de date d'expiration Actuellement en construction
      Période de grâce La durée pour laquelle l'exemplaire peut être rendu en retard sans qu'une amende ne soit appliquée.
      Si vous définissez une période de grâce en utilisant l'unité de mesure Jours (contrairement à Jours exacts ou une autre unité de mesure), la période de grâce est calculée à partir de, et incluant, la date de retour de l'exemplaire. Par exemple, si la date de retour de l'exemplaire est le 1er mars et que la période de grâce est de 2 jours, la fin de la période de grâce sera le 2 mars et après cette date, une amende sera appliquée (si vous utilisez l'unité de mesure Jours, une période de grâce de 1 journée est insignifiante). Si vous utilisez l'unité de mesure Jours exacts, si la date de retour de l'exemplaire est le 1er mars et que la période de grâce est de 2 jours, la fin de la période de grâce sera le 3 mars.
      La période de grâce s'applique à la fois aux exemplaires empruntés normalement ainsi qu'aux exemplaires rappelés.
      Si la période de grâce est dépassée et que l'exemplaire n'est pas rendu, l'amende est appliquée rétroactivement à la date limite.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      est prêtable Si un lecteur peut emprunter un exemplaire. Un prêt d'exemplaires ne peut pas être renouvelé.
      Valeur : Vrai/Faux
      Retour pouvant être demandé Si la bibliothèque peut rappeler l'exemplaire si l'exemplaire est en cours de prêt ou non.
      Si ce paramètre est défini sur Vrai et que Permet le rappel de prêts = Non sur la table de conversion, le prêt n'est pas rappelé (voir Configurer des demandes de rappels de prêt). Les règles de Conditions d'utilisation s'appliquent seulement si Permet le rappel de prêts = Oui.
      Un exemplaire peut être renouvelé uniquement si le paramètre Peut être rappelé n'est pas autorisé et Permet le rappel de prêts = Non sur la table de conversion Rappels de prêts (voir Configurer des demandes de rappels de prêt).
      Lors du rappel d'une seule copie d'un exemplaire, Alma rappelle l'exemplaire qui a été prêté le plus longtemps (soit l'exemplaire avec la date de prêt la plus vieille). Lorsqu'une demande est annulée alors qu'elle a généré un rappel, celui-ci sera annulé.
      Lorsque Retour pouvant être demandé est sélectionné et que l'exemplaire est rappelé :
      • La date d'échéance de l'exemplaire est actualisée lorsque la valeur de la règle Période de rappel est active et est plus tôt que la date d'échéance actuelle.
        Par exemple, si la date d'échéance de l'exemplaire est le 10 mai et qu'un exemplaire est rappelé le 7 mai avec une valeur Période de rappel de 5 jours, la date d'échéance de l'exemplaire est effectivement le 12 mai (5 jours après que l'exemplaire ne soit rappelé). Notez que la date actuelle ne va pas changer, et restera celle du 10 mai.
      • L'amende de retard augmente lorsque la valeur de la règle Amende pour retard d'un document rappelé est active et est supérieure à la valeur de règle Amende de retard.
        Par exemple, si la valeur Amende de retard est de 5$ et que la valeur de Amende pour retard d'un document rappelé est de 10$, un exemplaire rappelé en retard entraîne une amende de 10$ au lieu de 5$.
      Valeur : Vrai/Faux
      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.
      est renouvelable Si un lecteur peut renouveler le prêt de l'exemplaire.
      Valeur : Vrai/Faux
      Amende pour un exemplaire perdu Le montant à payer si l'exemplaire est perdu.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez un montant à payer dans la devise locale.
      Frais de remplacement d'un exemplaire perdu Le montant à payer pour remplacer un exemplaire perdu.
      Les coûts de remplacement peuvent être rassemblés par exemplaire. Si un coût de remplacement existe pour un exemplaire spécifique, il est utilisé lorsque l'exemplaire est noté comme "perdu". Si un coût de remplacement n'existe pas pour un exemplaire, Alma utilise la valeur à partir de la règle Frais de remplacement de l'exemplaire perdu.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez un montant à payer dans la devise locale.
      Lorsqu'il est défini sur Autre avec la valeur 0, aucune amende n'est attribuée à l'utilisateur, même si un coût de remplacement est associé à l'exemplaire.
      Lorsqu'il est défini sur Aucun, les frais sont générés en fonction du coût de remplacement de l'exemplaire.
      Ratio de remboursement des frais de remplacement d'exemplaire perdu Pourcentage des frais de remplacement remboursés au lecteur lorsqu'il rend un exemplaire perdu pour lequel des frais de remplacement ont été facturés.
      Valeurs : Indiquez une valeur en pourcentage.
      Période de renouvellement de prêt maximum La durée maximum nécessaire pour un prêt. Cette valeur inclut le temps ajouté au renouvellement du prêt.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Pour cet exemple, si cette valeur est 21 jours :
      • Un exemplaire sur un prêt de 14 jours peut être renouvelé jusqu'à 14 jours (14+7=14).
      • Un exemplaire sur un prêt de 10 jours peut être renouvelé jusqu'à 11 jours (10+11=21).
      Si la Valeur type = Aucune pour ce type de règles, il n'y a pas de limite à la période de renouvellement de prêt.
      Amende maximum Le montant maximum auquel un lecteur peut être amendé en amendes impayées pour chaque prêt.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant de l'amende maximale pour un usager dans la devise locale.
      Si le Type de valeur = Aucun il n'y a pas de limite concernant le montant qui peut être demandé au lecteur.
      Amende de retard Le montant que doit payer un lecteur, par période, si l'exemplaire a été rendu en retard. Un exemplaire est considéré en retard à partir du lendemain de la date prévue.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez un montant à payer dans la devise locale pour chaque période de temps, et la période de temps, comme suit :
      • Jours entiers – Jours entiers dans la période donnée.
      • Toutes les heures – Toutes les heures dans la période donnée.
      • Toutes les minutes – Toutes les minutes dans la période donnée.
      • Jours calendriers exacts – Tous les jours dans la période donnée à partir de la même heure que la période a commencé.
      • Jours d'ouverture exacts – Jours entiers dans la période donnée à compter de la même heure que lorsque la période a commencé.
      • Jours entiers – Jours entiers dans la période donnée.
      • Toutes les heures – Toutes les heures dans la période donnée.
      Notification de retard Type d'amende 1 Le montant que le lecteur doit payer pour un avis de retard de “Type 1”. Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Notification de retard Type d'amende 2 Le montant que le lecteur doit payer pour un avis de retard de “Type 2”. Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Notification de retard Type d'amende 3 Le montant que le lecteur doit payer pour un avis de retard de “Type 3”. Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Notification de retard Type d'amende 4 Le montant que le lecteur doit payer pour un avis de retard de “Type 4”. Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Notification de retard Type d'amende 5 Le montant que le lecteur doit payer pour un avis de retard de “Type 5”. Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Amende pour retard d'un document rappelé Le montant que doit payer un lecteur, par période, si un exemplaire rappelé a été rendu en retard.
      Lorsque la demande de détention est placée, seulement l'exemplaire qui a été prêté le plus longtemps est rappelé, lorsque d'autres exemplaires sont bloqués du renouvellement. Si l'exemplaire rappelé est rendu en retard, une Amende pour retard d'un document rappelé lui est assignée, tandis qu'une Amende de retard est assignée aux autres exemplaires.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps pour définir chaque période.
      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.
      Période de rappel La durée, en jours, pour laquelle un emprunteur doit retourner un exemplaire rappelé.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.
      Frais de renouvellement Le montant que le lecteur doit payer pour renouveler un exemplaire.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur dans la devise locale.
      Date de retour de l'exemplaire demandé La durée pour laquelle l'exemplaire peut être emprunté (par défaut, deux semaines) si l'exemplaire est demandé par un autre lecteur, lorsque l'exemplaire n'est pas déjà prêté.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Pour plus d'informations sur les demandes de rappel, voir Demandes de rappel.
      Demandes PEB
      Autoriser les demandes PEB
      Si un lecteur peut placer une Demande PEB sortante.
      Valeur : Vrai/Faux
      Frais de réception PEB Une amende par défaut est appliquée aux demandes PEB. Ces frais sont appliqués lorsqu'un exemplaire est reçu et numérisé.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur dans la devise locale.
      Frais Demande PEB
      Ces frais peuvent être appliqués lorsque la demande sortante est créée. Ils peuvent s'appliquer sur des demandes provenant de sources externes telles que les demandes Primo ou les messages NCIP.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur dans la devise locale.
      peut être demandé pour le PEB Si un exemplaire peut être demandé pour remplir une demande de partage des ressources.
      Valeur : Vrai/Faux
      Limite de demandes PEB Le nombre maximal de demandes PEB actives autorisées pour un lecteur. Les statuts de demande suivants ne seront pas inclus dans le nombre total de demandes pour cette règle : Terminé, Annulé, Annulé par le lecteur, Annulation demandée et Supprimé.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, indiquez le nombre maximum de demandes. Si vous sélectionnez Aucun, il n'y a pas de limite de nombre de demandes.
      Demandes
      Période au rayon des réservations La durée pour laquelle un exemplaire demandé peut rester sur le rayon des réservations sans être rempli.
      La valeur période au rayon des réservations n'inclut pas les jours pour lesquels la bibliothèque est fermée. Par exemple, si la valeur Période de Rayon des Réservations est de 5 jours et que la bibliothèque est fermée pour 2 jours durant cette période, les 2 jours ne sont pas calculés comme partie de la Période du Rayon des Réservations, et l'exemplaire reste sur le rayon des réservations pour un total de 7 jours (5 jours pour lesquels la bibliothèque est ouverte et 2 jours pour lesquels la bibliothèque est fermée).
      Valeurs : Entrer un nombre de jours.
      Règle pour le rayon des réservations La règle à utiliser lorsque les exemplaires en rayon sont demandés. Les valeurs disponibles sont : Autoriser le retrait n'importe où quelle que soit la disponibilité et Utiliser la définition de l'unité de services aux usagers.
      est numérisable Si un lecteur peut demander une copie numérique de l'exemplaire.
      Valeur : Vrai/Faux
      Peut être demandé Si un lecteur peut demander d'emprunter un exemplaire.
      Valeur : Vrai/Faux
      Livraison à domicile / au bureau Si un lecteur peut requérir une livraison personnelle de l'exemplaire. Valeurs : sélectionnez l'une des valeurs suivantes pour configurer le service d'accès personnel :
      • Tous (Distribue les exemplaires vers un domicile ou une adresse professionnelle)
      • Domicile (Distribue les exemplaires seulement vers une adresse personnelle)
      • Aucun (Ne pas livrer les exemplaires)
      • Bureau (Distribue les exemplaires uniquement vers une adresse professionnelle)
      Un lecteur peut demander un service d'accès personnel uniquement s'il/elle a défini une adresse personnelle/professionnelle sur la page Détails de l'Utilisateur (voir Ajouter Information de Contact sur l'Utilisateur).
      Frais de service d'accès personnel Si des frais de livraison sont associés avec le service d'accès personnel pour un exemplaire spécifique.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Convertir automatiquement en demande PEB Valeur : Vrai/Faux Si cette règle est indiquée comme vraie et que la demande va être annulée en raison de l'exécution de soit Demandes - Traitement de l'étape d'expiration ou de Demandes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire, la demande non remplie est convertie vers une demande PEB avec un statut de Création de demande de prêt.
      La règle est seulement activée si les travaux mentionnés ci-dessus sont actifs et déterminent qu'une demande en attente doit être annulée à cause de l'expiration d'un inventaire physique existant correspondant qui peut correspondre à la demande.
      Avant de convertir, les validations suivantes sont effectuées:
      • Les bibliothèques de retrait sont des bureaux de circulation et non des bibliothèques.
      • Les bibliothèques PEB n'ont pas une relation Livrer A en lien avec le lieu du retrait
      • Il n'existe pas de bibliothèque PEB par défaut
      • Date "Nécessaire pour le" est passée
      Si aucune de celles-ci sont vraies, la demande n'est pas convertie.
      Une lettre d'annulation avec la raison Modifiée en demande PEB est envoyée au lecteur lorsqu'une demande en attente est convertie vers une demande PEB. Des demandes existantes sont annulées avec la raison d'annulation Convertie vers Demande PEB.
      Bibliothèques de retrait Les localisations ou un lecteur peuvent demander un retrait de l'exemplaire demandé.
      Les valeurs disponibles sont :
      • Dans n'importe quelle institution
      • Dans n'importe quelle salle de lecture
      • Dans la salle de lecture de la bibliothèque
      • Sur le campus - Le campus auquel la bibliothèque de l'exemplaire est rattachée.
      • En institution - Inclut toutes les bibliothèques de l'institution et pas seulement celles dont le bureau de prêt possède un rayon d'attente.
      • En bibliothèque
      • Sur le campus affilié au lecteur - Le campus auquel le lecteur appartient
      Priorité de la demande La priorité de la demande d'un usager dans la file d'attente. Pour des détails concernant la priorité de la demande, voir Priorité de la demande.
      Valeurs : Le plus élevé, Élevé, Moyen, Bas, Le plus bas
      Inscription d'usager :
      Frais de renouvellement de la carte
      Montant à payer en monnaie locale afin de renouveler une carte de bibliothèque. Ces frais sont appliqués lors du renouvellement de la notice utilisateur.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Période d'alerte en cas d'expiration Délai durant laquelle un lecteur est alerté avant que sa carte n'expire. Cela est lié à l'expiration de la notice utilisateur et non au rôle du lecteur.
      Valeurs : Entrer un nombre de jours.
      Période de renouvellement de prêt du rôle du lecteur La période de temps durant laquelle le rôle de lecteur de cet usager est renouvelé.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Frais d'inscription du lecteur Le montant à payer en monnaie locale pour enregistrer un lecteur. Ce montant est appliqué lors de la création d'un rôle Client ou lors du renouvellement d'un rôle Client existant. Il est appliqué à la fois à des utilisateurs internes et externes.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Périmètre de renouvellement Le périmètre dans lequel le rôle d'un lecteur peut être renouvelé.
      Valeurs : Institution/Bibliothèque
      Frais d'inscription d'usager Le montant à payer en monnaie locale pour enregistrer un nouveau lecteur. Cela s'applique à un utilisateur interne uniquement.
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez le montant à payer dans la devise locale.
      Période de renouvellement de prêt de l'utilisateur La durée pour laquelle l'enregistrement d'un utilisateur est renouvelée (jusqu'à la date estimée à laquelle l'utilisateur doit quitter l'institution).
      Valeur : Aucun/Autre. Si vous sélectionnez Autre, entrez une valeur et une unité de mesure du temps.
      Pour plus d'informations concernant l'autorisation et authentification, voir Date d'expiration.
    3. Cliquez sur Suivant. La page Détails des règles apparaît. C'est la deuxième page de l'assistant qui en compte deux.
      Page Sélectionner le type de règle de services aux usagers
    4. Saisissez un nom de règle pour les Conditions d'utilisation (requis) et une description de règle (facultatif).
      La date limite de la description de règle est ce qui est affiché dans la liste d'exemplaires de l'onglet Obtenir de Primo. Si aucune description n'est définie, l'onglet Obtenir affiche la date d'expiration de la valeur de règle et unité de mesure.
    5. Dans le champ Valeur, sélectionnez la valeur appropriée pour indiquer que la règle doit être activée. Les valeurs de ce champ varient, selon le type de règles spécifiées (voir plus haut).
    6. Dans le champ Règles par défaut, spécifiez Faux ou Vrai pour indiquer si la nouvelle règle constitue les règles par défaut pour le type de règles lorsque des règles multiples existent pour un type de règles données. Notez que lorsque vous ajoutez un nouvel ensemble de Conditions d'utilisation, les règles par défaut constituent les options par défaut dans les listes de règles déroulantes. Pour plus d'informations sur les Conditions d'utilisation, voir Configurer les conditions générales d'utilisation.
    7. Cliquez sur Enregistrer. Les détails des règles sont enregistrés, et les règles ajoutées à la liste de règles.
    • Les règles configurées peuvent outrepasser les paramètres dans d'autres domaines d'Alma. Par exemple, la valeur de règle Est renouvelable peut outrepasser la valeur de paramètre Renouvellement de prêt lors de la configuration d'un profil de workflow.
    • Si vous sélectionnez Actions > Modifier pour une règle réseau (Propriétaire de règle = Réseau), la règle est sauvegardée en tant que règle de l'institution (Propriétaire de règle = Institution). Si vous sélectionnez ensuite Actions > Supprimer pour une règle d'institution appartenant à un réseau, la règle est effacée de l'institution mais sauvegardée comme règle de réseau (Propriétaire de la Règle = Réseau).
    • Vous ne pouvez supprimer un règle de la Zone réseau reliant une institution membre à des Conditions d'utilisation au niveau de l'institution. La page Rapport de Travail pour notices échouées (Actions > Consulter les notices échouées) affiche le lien, Ne peut pas supprimer. Les conditions d'utilisation sont connectées à ces règles. Vous pouvez cliquer sur le lien correspondant pour consulter les règles. Les conditions d'utilisation sont modifiées des règles de réseau vers des règles d'institution.
    • Lors de la création d'une règle de réseau avec un type de valeur fixe (Type de valeur = Fixé), une valeur (événement) peut être sélectionnée uniquement si les institutions membres sont configurées avec un événement du même nom.
    • L'interface Alma doit être définie en anglais pour ajouter des règles de services aux usagers.

    Configurer des exceptions de circulation

    Pour configurer les règles d'exemplaires, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les exceptions de circulation créent des règles au niveau de l'unité de services aux usagers afin que les exemplaires spécifiques dans une localisation précise circulent différemment des exemplaires typiques stockés à cet emplacement. Voir Créer une demande sortante.
    Vous pouvez configurer des exceptions de circulation sur la page Table de code Exception de circulation (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Exception de circulation). Vous pouvez définir les règles de l'exemplaire au niveau de l'institution uniquement ; définir les règles de l'exemplaire au niveau de la bibliothèque est fortement découragé.
    Règles de l'exemplaire Page Table de code
    Dans un réseau collaboratif, vous pouvez créer des règles et les distribuer aux institutions membres. Pour plus d'informations, voir Configurer les informations de services aux usagers dans la Zone réseau.
    Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution dont vous souhaitez configurer les détails de règles d'exemplaires, en configurant par sélection l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Pour ajouter ou modifier une nouvelle exception de circulation :
    Ajoutez un code d'exemplaire et une description. Voir Tables de code.
    Le paramètre Valeur par défaut n'est pas supporté dans cette table et ne doit pas être utilisé.
    Pour configurer une règle exemplaire de façon à ce que tous les exemplaires associés à la règle ne soient pas disponibles au partage de ressource, voir Configurer les exceptions de circulation.

    Configurer les conditions générales d'utilisation

    Pour configurer les conditions d'utilisation, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les Conditions générales d'utilisation (CGU) désignent une liste de règles définissant les engagements de la bibliothèque/institution vis-à-vis des lecteurs auxquels un service sera fourni. Elles sont associées à un type spécifique d'activité de services aux usagers, tels qu'un prêt, une demande ou l'inscription d'un utilisateur. Pour plus de détails sur les règles qui peuvent être incluses dans les conditions d'utilisation, voir Configurer des règles de services aux usagers.
    Les règles de l'unité de services aux usagers déterminent quelles conditions d'utilisation sont utilisées lorsqu'un service particulier est fourni au lecteur. Pour plus de détails, voir Configurer les unités de services aux usagers, les règles et les conditions d'utilisation).
    Pour plus d'informations sur la consultation des règles de services aux usagers associées aux conditions d'utilisation, voir la vidéo Naviguer des Conditions d'utilisation aux Règles de services aux usagers (1:58 min).
    Si un exemplaire appartient à une localisation qui n'est pas associée à des conditions d'utilisation (par exemple, elle n'appartient à aucune unité de services aux usagers), le système détermine ces conditions d'utilisation en fonction des règles par défaut.
    Les conditions d'utilisation d'un exemplaire sont recalculées chaque fois qu'une activité est effectuée sur un exemplaire emprunté (telle qu'un renouvellement). Ainsi, toute modification dans une règle, dans une règle de services aux usagers, dans les informations concernant le lecteur ou l'exemplaire, a un effet immédiat sur les conditions d'utilisation d'un emprunt ou d'une demande.
    Vous pouvez configurer les conditions d'utilisation sur la page Gestion des conditions d'utilisation (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Conditions d'utilisation et règles).
    Page Gestion des conditions d'utilisation
    Dans un réseau collaboratif, vous pouvez créer des conditions d'utilisation et les distribuer aux institutions membres. Pour plus d'informations, voir Configurer les informations de services aux usagers dans la Zone réseau.
    Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution/la bibliothèque dont vous souhaitez configurer les conditions d'utilisation, en sélectionnant l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Cliquez sur les entêtes Nom, Type ou Propriétaire des conditions d'utilisation pour trier la liste de manière alphabétique — dans l'ordre ascendant ou descendant.
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Vous pouvez supprimer définitivement une notice de conditions d'utilisation uniquement si le champ Propriétaire est défini sur Institution. Si le champ Propriétaire est défini sur Générique, vous ne pouvez pas la supprimer.
    • Des conditions d'utilisation dans une unité de services aux usagers ne peuvent pas être supprimées.

    Ajouter un ensemble de conditions d'utilisation

    Vous pouvez ajouter un nouvel ensemble de conditions d'utilisation à l'institution ou à une bibliothèque au sein de l'institution.
    Pour ajouter un nouvel ensemble de conditions d'utilisation :
    1. Sur la page Gestion des conditions d'utilisation (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Conditions d'utilisation et règles), cliquez sur Ajouter un ensemble de conditions d'utilisation). La page Sélectionner le type de conditions d'utilisation des services aux usagers s'ouvre. Il s'agit de la première page d'un assistant qui en compte trois.
      Page Sélectionner le type de conditions d'utilisation des services aux usagers
    2. Sélectionnez le type de conditions d'utilisation :
      • Réservation – Réunit plusieurs types de règles qui sont nécessaires pour permettre la réservation d'un matériel à une date spécifique
      • PEB sortant – Réunit plusieurs types de règles qui sont liées aux demandes PEB sortantes et aux frais
      • PEB entrant – Réunit plusieurs types de règles qui sont nécessaires pour permettre le prêt d'un matériel PEB
      • Prêt – Réunit plusieurs types de règles qui sont nécessaires pour permettre le déroulement d'un prêt
      • Demande – Réunit plusieurs types de règles qui sont nécessaires pour permettre le déroulement d'une demande
        Pour plus d'informations sur le flux de demandes Alma, voir la vidéo Flux de demandes Alma (1:01:22 mins).
      • Inscription d'usager – Réunit plusieurs types de règles qui sont nécessaires pour permettre le déroulement de l'inscription d'un usager
    3. Cliquez sur Suivant. La deuxième page de l'assistant en trois pages s'ouvre.
      Page Détails des conditions d'utilisation - Deuxième page de l'assistant
    4. Renseignez un nom pour les conditions d'utilisation (requis) et une description (facultatif).
      Les options restantes sur la page Détails des conditions d'utilisation correspondent aux types de règles disponibles pour le type de conditions d'utilisation que vous avez sélectionné sur la page précédente de l'assistant.
    5. Sélectionnez les règles pour le nouvel ensemble de Conditions d'utilisation dans les listes déroulantes prédéfinies. Notez que les options de règles dans les listes déroulantes sont les règles pertinentes qui ont été définies. Pour plus de détails, voir Configurer des règles de services aux usagers.
      Pour des descriptions de ces règles, voir Types de règles de service aux usagers dans Ajouter des règles de services aux usagers.
      Les valeurs sélectionnées sur cette page pour les conditions d'utilisation spécifiées outrepassent les valeurs configurées sur la page Configuration des services aux usagers.
    6. Cliquez sur Suivant. La troisième page de l'assistant s'ouvre.
      Page Gestion des conditions d'utilisation - Troisième page de l'assistant
    7. Vérifiez les détails des nouvelles conditions d'utilisation. Cliquez sur Retour pour effectuer des changements sur les conditions d'utilisation.
    8. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les détails du nouvel ensemble de conditions d'utilisation. Celui-ci est ajouté à la liste. Si nécessaire, utilisez le filtre et les commandes de recherche disponibles pour localiser les nouvelles conditions d'utilisation dans la liste. Pour plus d'informations sur les conditions d'utilisation, voir Configurer les conditions générales d'utilisation.
    9. Pour consulter une notice de conditions d'utilisation, choisissez Actions > Consulter. Une page détaillant les conditions d'utilisation s'affiche.
      Consulter la page Gestion des conditions d'utilisation
      Cliquez sur Retour pour revenir à la page Gestion des conditions d'utilisation.
    Pour configurer une condition d'utilisation et la joindre à une unité de services aux usagers pour prendre en charge l'envoi d'exemplaires PEB à un lecteur :
    1. Créez une ressource PEB partageant les conditions d'utilisation qui supporte la livraison à domicile, comme décrit dans Ajouter un ensemble de conditions d'utilisation.
    2. Sur la page Liste des unités de services aux usagers (Services aux usagers > Services aux usagers – exemplaires physiques > Unités de services aux usagers), cliquez sur le lien Liste des unités d'organisation dans le coin supérieur droit de la page.
      Lien Liste des unités d'organisation
      La page Liste des unités d'organisation s'ouvre.
      Page Liste des unités d'organisation
    3. Localisez l'entrée Bibliothèque PEB et cliquez sur Choisir. La page Liste des unités de services aux usagers affiche les unités de services aux usagers associées à la bibliothèque PEB.
    4. Sélectionnez Actions > Modifier pour une unité de services aux usagers. La page Modifier l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Modifier l'unité de services aux usagers
    5. Cliquez sur l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers.
    6. Dans le champ Type de règle, sélectionnez PEB sortant pour afficher les règles d'une demande PEB sortante.
      Page Modifier l'unité de service aux usagers
    7. Cliquez sur Ajouter une règle. La page Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers s'ouvre.
      Page Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers
    8. Configurez une règle en y ajoutant les conditions d'utilisation que vous avez configurées plus haut.
    9. Cliquez sur Enregistrer. La page Liste des unités de services aux usagers affiche l'unité de services avec la règle mise à jour.
      Pour qu'un lecteur puisse demander des exemplaires PEB et les recevoir à une adresse personnelle de livraison, il doit avoir défini une adresse personnelle ou professionnelle. Un type d'adresse est configuré sur la page Détails utilisateur du lecteur (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs). Cliquez sur l'onglet Informations de contact et ajoutez une adresse dans la section Adresses (voir Gérer les utilisateurs).

    Consulter les règles des services aux usagers associées

    Vous pouvez consulter les règles des services aux usagers qui sont associées à une condition d'utilisation particulière.
    Pour consulter les règles de services aux usagers associées à une condition d'utilisation particulière :
    1. Sur la page Gestion des conditions d'utilisation (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Conditions d'utilisation et règles), sélectionnez Actions > Afficher les règles de services aux usagers associées pour une condition d'utilisation. La page Règles de services aux usagers associées s'ouvre.
      Page Règles de services aux usagers associées
      Les règles de services aux usagers qui utilisent les conditions d'utilisation sélectionnées s'affichent dans la table.
    2. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes (facultatif) :
      • Cliquez sur le lien dans la colonne Nom de la règle pour ouvrir l'Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers pour la règle sélectionnée.
        Page Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers
      • Cliquez sur le lien dans la colonne Unité de services aux usagers pour ouvrir la page Modifier l'unité de services aux usagers pour l'unité de services sélectionnée.
        Page Modifier l'unité de services aux usagers

    Configurer les priorités de la demande

    Lorsqu'une demande d'exemplaire physique est faite pour un exemplaire non-disponible, la priorisation automatique peut être établie afin d'assigner un emplacement de file d'attente supérieur aux utilisateurs prioritaires.
    Pour configurer les priorités de la demande :
    1. Créez une demande Conditions d'utilisation des services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Règles et conditions d'utilisation).
      Conditions d'utilisation - Request.png
      Demander les conditions d'utilisation
    2. Sélectionnez la règle la plus élevée (ou créez en une) dans la liste déroulante Priorité de la demande et enregistrez les conditions d'utilisation.
    3. Dans la Liste des unités de services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Unités de services aux usagers), ajoutez ou modifiez des unités de services aux usagers existantes.
    4. Cliquez sur l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers.
    5. Cliquez sur Ajouter une règle.
      Éditeur des règles de l'unité de services aux usagers
    6. Tout en sélectionnant le groupe d'utilisateurs qui sera prioritaire, sélectionnez les conditions d'utilisation créées à l'étape 2.

    Configurer des préférences de blocage

    Pour configurer des préférences de blocage, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les préférences de blocage vous permettent de contrôler la manière dont les différents scénarii sont gérés aux bureaux de prêt au sein de l'institution en fonction du statut de l'exemplaire et de l'utilisateur. Pour plus d'informations, voir Bloquer des utilisateurs. Lorsqu'un exemplaire est bloqué, il ne peut pas être prêté à un utilisateur ; voir Créer une demande depuis l'institution.
    Ce qui suit peut être un scénario typique :
    un lecteur apporte un livre à un bureau de prêt et essaie de l'emprunter. Quand l'Opérateur de bureau de prêt saisit l'identifiant du livre dans le système, il apparaît que le livre a été demandé par un autre lecteur, ce qui empêche l'utilisateur de l'emprunter. En fonction des préférences de blocage et des permissions des membres du personnel, le blocage peut être outrepassé.
    Les préférences de blocage qui sont définies pour l'institution apparaissent sur la page Droits et actions possibles (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Préférences de blocage).
    Page Préférences de blocage
    • Les préférences de blocage ne peuvent être configurées qu'au niveau de l'institution. Sélectionnez l'institution demandée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    • L'entrée Non renouvelable - le document fait l'objet d'une ou plusieurs demandes indique comment se comporte le système quand il y a des demandes au niveau du titre pour l'exemplaire renouvelé. Sélectionnez Traiter automatiquement pour permettre le renouvellement du prêt lorsque des demandes externes existent pour le titre à renouveler. Sélectionnez n'importe quelle autre option pour refuser le renouvellement du prêt lorsque des demandes externes existent pour le titre à renouveler. Ce paramètre contrôle aussi le comportement du système quand on renouvelle un matériel qui a été expédié pour des demandes PEB entrantes : Si vous sélectionnez Traiter automatiquement, cela signifie que les demandes de renouvellement reçues pour les demandes entrantes seront automatiquement acceptées et le matériel expédié est automatiquement renouvelé à la nouvelle échéance demandée. Sélectionnez n'importe quelle autre option pour refuser les demandes de renouvellement reçues.
    • Le blocage L'exemplaire ne peut être prêté au lecteur – date de retour insuffisante indique que l'exemplaire ne peut pas être prêté car la date limite ne permet pas son retour. Par exemple, ce blocage apparaît lorsque la date retour d'un exemplaire est dépassée ou lorsqu'un exemplaire sera en retard demain mais qu'il ne peut pas être reçu avant trois jours.
    La liste des préférences de blocage est prédéfinie. Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer de préférence de blocage, mais vous pouvez en modifier les options. Vous pouvez les configurer au niveau de l'institution. Elles s'appliquent alors à toutes les bibliothèques au sein de l'établissement.

    Modifier les préférences de blocage

    Les détails que vous pouvez modifier sont configurés dans les champs suivants sur la page Droits et actions possibles :
    • Actions – Définit l'action globale à exécuter dans un scénario donné
    • Traitements – Définit l'action à exécuter automatiquement lorsque le champ Action est défini sur une des options Traiter automatiquement ou Outrepasser par
      Les traitements peuvent uniquement être modifiés lorsqu'il y a plus d'une option à choisir pour une action.
    • Blocages – Définit quels types de transaction bloquer (Prêt, Renouveler ou Les deux)
    Les actions disponibles sont :
    • Bloquer – L'exemplaire est bloqué et le lecteur ne peut pas l'emprunter.
    • Outrepasser par le gestionnaire – Le blocage sur l'exemplaire peut uniquement être outrepassé par un membre du personnel avec le rôle Responsable de bureau de prêt au bureau en cours.
    • Outrepasser par l'opérateur – Le blocage sur l'exemplaire peut uniquement être outrepassé par un membre du personnel avec le rôle Gestionnaire du bureau de prêt ou Opérateur de bureau de prêt au bureau en cours.
    • Outrepasser par tous – Le blocage sur l'exemplaire peut être outrepassé par un membre du personnel avec soit le rôle Gestionnaire du bureau de prêt, soit celui d'Opérateur de bureau de prêt ou bien celui d'Opérateur du bureau de prêt - Limité au bureau en cours.
    • Outrepasser dans une autre institution – Cette option peut être utilisée par les membres du Réseau de services aux usagers pour configurer si le blocage peut être outrepassé par un membre du personnel d'une autre institution en cas de prêt d'un exemplaire au membre à un bureau de prêt d'une autre institution membre.
    • Traiter automatiquement – Des actions spécifiques doivent être effectuées par Alma. Ces actions sont spécifiées dans le champ Traitement et sont prédéfinies par Ex Libris. Les options de traitement peuvent uniquement être configurées si vous sélectionnez Traiter automatiquement ou l'une des options Outrepasser.
    • Les préférences de blocage L'utilisateur n'a pas de rôle lecteur ou le rôle a expiré, L'exemplaire n'a pas été reçu par le Département des acquisitions, L'exemplaire ne peut être prêté à cause d'une réservation planifiée, L'exemplaire ne peut être prêté au lecteur – date de retour insuffisante, Une demande PEB doit être renouvelée par la bibliothèque PEB et Le document n'appartient pas à cette institution ne contiennent qu'une seule action (Bloquer), qui ne peut pas être outrepassée.
    • La préférence de blocage Non renouvelable - le document fait l'objet d'une ou plusieurs demandes n'est pertinente que si PATRON_PHYSICAL = Oui sur la page Table de conversion Rappels de prêt (voir Configurer des demandes de rappels de prêt).
    • Lorsque vous travaillez avec des utilisateurs externes, la préférence de blocage Le lecteur a expiré indique que le lecteur a expiré et celle Le lecteur n'est pas actif indique que le lecteur n'est pas actif dans le système externe.
    • Lorsque vous sélectionnez les préférences de blocage L'exemplaire ne peut être prêté depuis ce bureau de prêt, L'exemplaire ne peut être rendu à ce bureau de prêt ou Non renouvelable - le document fait l'objet d'une ou plusieurs demandes, aucune option Traitement n'est disponible lorsque l'option Traiter automatiquement est sélectionnée. Dans ces cas, Alma ignore le blocage et l'exemplaire n'est pas prêtable.
    • Sélectionner une action d'outrepassement pour l'option Le prêt de l'exemplaire n'est pas renouvelable permet d'afficher le bouton Outrepasser dans la fenêtre d'avertissement pour l'option Renouveler à partir du bouton Actions accessible sur l'onglet Gérer les services aux lecteurs. Cela ne concerne pas les boutons Renouveler la sélection et Tout renouveler.
    La page Droits et actions possibles contient les options similaires suivantes :
    • Le prêt ne peut être renouvelé en raison de l'état du prêt – Utilisé lorsque le statut d'un exemplaire est Perdu, En contestation ou Rappelé.
    • Non renouvelable - le document fait l'objet d'une ou plusieurs demandes – Quand plusieurs copies d'un exemplaire sont en prêt et qu'une demande de rappel concerne un seul des exemplaires, les autres exemplaires qui n'ont pas été rappelés ne peuvent pas être renouvelés.
    Pour modifier les informations concernant une préférence de blocage :
    1. Sur la page Droits et actions possibles (Service aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Préférences de blocage), localisez la préférence de blocage que vous voulez modifier.
    2. Dans la colonne Actions, sélectionnez une action différente, si nécessaire. Les listes d'actions disponibles sont prédéfinies et varient en fonction du scénario. Notez que de nombreux scénarios proposent une seule option de traitement, à savoir Bloquer.
    3. Dans la colonne Traitements, sélectionnez un traitement différent, si nécessaire. Les listes de traitements disponibles sont prédéfinies et varient en fonction du scénario. Notez que tous les scenarii n'ont pas d'options de traitement. Un traitement s'affiche uniquement si l'action Traiter automatiquement ou une des actions Outrepasser par est sélectionnée.
    4. Dans la colonne Blocages, sélectionnez le type de transaction que vous voulez bloquer Prêt, Renouveler ou Les deux). Notez que de nombreux scenarii n'autorisent pas cette option, les blocages s'appliquent donc à la fois aux renouvellements et aux prêts.
    5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les préférences de blocage modifiées dans le système.

    Configurer des règles pour le renouvellement de prêt automatique

    Pour configurer des règles pour le renouvellement de prêt automatique, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les règles pour le renouvellement de prêt automatique définissent les conditions sous lesquelles les exemplaires sont renouvelés par le traitement Notifications - Envoyer une lettre de courtoisie et gérer le traitement des renouvellements de prêt. Voir également le paramètre auto_renew_loan_days (voir Configurer d'autres paramètres), qui définit le nombre de jours avant la date retour d'un exemplaire, à partir desquels Alma tente de renouveler le prêt automatiquement.
    Le traitement Notifications - Envoyer une lettre de courtoisie et gérer le traitement des renouvellements de prêt tente de renouveler les prêts en fonction des règles d'auto-renouvellement définies. Le succès du renouvellement du prêt dépend de conditions supplémentaires, comme les conditions d'utilisation et les rappels existants.
    Le renouvellement peut être empêchée pour des raisons telles :
    • L'utilisateur n'a pas de rôle lecteur ou le rôle a expiré.
    • La notice utilisateur expirera avant la date de renouvellement.
    • La date limite est déjà fixée à la date limite renouvelée
    • Le lecteur n'est pas actif.
    • La carte de lecteur a expiré.
    • L'utilisateur a dépassé les limites de prêts en retard.
    • L'utilisateur a dépassé les limites des frais.
    • Le prêt de l'exemplaire n'est pas renouvelable.
    • Le statut de l'exemplaire empêche le renouvellement du prêt.
    • La période de renouvellement de l'exemplaire a été dépassée.
    • Le renouvellement du prêt rentre en conflit avec une demande de réservation et la date limite doit être avancée.
    • L'exemplaire ne peut être prêté à cause d'une réservation planifiée.
    • L'exemplaire ne peut être prêté à cause d'une demande au niveau de l'exemplaire.
    • Le renouvellement automatique est configuré à faux.
    • Une erreur générale a causé l'échec du renouvellement.
    Les prêts qui ne sont pas renouvelés à cause de demandes en cours sont automatiquement renouvelés lorsque les demandes de blocage sont annulées ou satisfaites par un autre exemplaire, si les règles de la bibliothèque et le statut lecteur permettent l'exécution du renouvellement. Les prêts qui sont le résultat de demandes PEB sortantes ne peuvent pas être renouvelés avec ce traitement.
    Si un prêt a été pris en charge par ce traitement mais que le renouvellement a été empêché par une des raisons susmentionnées, il n'est pas inclus dans les instances suivantes du traitement Notifications - Envoyer une lettre de courtoisie et gérer le traitement des renouvellements de prêt, sauf si la date de retour a changé.
    Vous pouvez configurer les règles pour le renouvellement de prêt automatique sur la page Règles pour le renouvellement de prêt automatique (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Règles pour le renouvellement de prêt automatique).
    Page Règles pour le renouvellement de prêt automatique
    Les règles pour le renouvellement de prêt automatique ne peuvent être configurées qu'au niveau de l'institution. Sélectionnez l'institution concernée dans le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :

    Ajouter des règles pour le renouvellement de prêt automatique

    Vous pouvez ajouter de nouvelles définitions de règles pour le renouvellement de prêt automatique à l'institution. Celles-ci s'appliquent à toutes les bibliothèques au sein de l'institution.
    Vous pouvez également utiliser l'option Actions > Dupliquer pour copier une règle existante et ensuite la modifier (voir Modifier des règles pour le renouvellement de prêt automatique).
    Pour ajouter une nouvelle règle de renouvellement de prêt automatique :
    1. Sur la page Règles pour le renouvellement de prêt automatique (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Règles pour le renouvellement de prêt automatique), cliquez sur Ajouter une règle). La page Règle pour le renouvellement de prêt automatique s'ouvre.
      Page Règle pour le renouvellement de prêt automatique
    2. Renseignez un nom (requis) et une description (facultatif) pour la nouvelle règle.
    3. Dans la section Paramètres d'entrée, précisez les composants du paramètre d'entrée (Propriétaire de l'exemplaire = bibliothèque de l'exemplaire qui est prêté ; Groupe utilisateur = groupe utilisateur du lecteur qui a emprunté l'exemplaire), et sélectionnez l'Opérateur demandé. Un ensemble de paramètres d'entrée peut ressembler à cela : Propriétaire de l'exemplaire = Art Library ; Groupe utilisateur = Étudiant de second/troisième cycle. Dans ce cas, la règle d'auto-renouvellement ne s'appliquerait qu'aux exemplaires de la Art Library prêtés à des étudiants de second/troisième cycle.
    4. Cliquez sur Ajouter un paramètre. Cet ensemble de paramètres d'entrée est ajouté à la liste des paramètres de la règle pour le renouvellement de prêt automatique.
    5. Répétez les deux étapes précédentes pour ajouter tous les paramètres nécessaires à la règle.
      Tous les paramètres d'entrée doivent être remplis pour que la règle soit appliquée. S'ils ne le sont pas, la règle par défaut est appliquée.
    6. Sous la section Paramètres de sortie, sélectionnez si le renouvellement automatique sera appliqué (Vrai) ou non (Faux).
    7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle règle.
    8. Si vous avez défini plus d'une règle sur la page Règles pour le renouvellement de prêt automatique, utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles. Celui-ci est important car le système applique la première (et seulement la première) règle adéquate et activée. Si aucune règle adéquate n'est trouvée, le système utilise la règle par défaut.
      Vous pouvez cliquer sur la coche grise/jaune à gauche de la règle pour l'activer/la désactiver.

    Modifier des règles pour le renouvellement de prêt automatique

    Vous pouvez modifier la règle pour le renouvellement de prêt automatique par défaut ou une règle de renouvellement de prêt automatique que vous avez ajoutée.
    Pour modifier une règle pour le renouvellement de prêt automatique :
    1. Sur la page Règles pour le renouvellement de prêt automatique (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Règles pour le renouvellement de prêt automatique), sélectionnez Actions > Modifier pour la règle spécifique que vous voulez modifier, ou cliquez sur le lien Modifier sous la section Règle par défaut pour modifier la règle pour le renouvellement de prêt automatique par défaut. La page Règles pour le renouvellement de prêt automatique s'ouvre.
      Page Modifier la règle pour le renouvellement de prêt automatique
    2. Modifiez le nom et la description de la règle, si besoin.
      • Vous ne pouvez pas modifier un ensemble existant de paramètres d'entrée. Vous devez d'abord supprimer l'ensemble existant, puis ajouter un nouvel ensemble.
      • Vous ne pouvez pas supprimer ou ajouter un nouvel ensemble de paramètres d'entrée pour la règle de renouvellement de prêt automatique par défaut.
    3. Cliquez sur Supprimer pour un ensemble de paramètres d'entrée.
    4. Ajoutez un nouvel ensemble de paramètres d'entrée comme décrit dans Ajouter des règles de renouvellement de prêt automatique.
    5. Sous la section Paramètres de sortie, sélectionnez si le renouvellement automatique doit être appliqué (Vrai) ou non (Faux).
    6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées à la règle de renouvellement de prêt automatique.
      La règle par défaut n'a pas de paramètres de configuration et peut uniquement être activée (Vrai) ou désactivée (Faux), comme suit :
      • Vrai – Indique que si aucune règle d'auto-renouvellement n'est satisfaite, le prêt est quand même renouvelé.
      • Faux – Indique que si aucune règle d'auto-renouvellement n'est satisfaite, le prêt n'est pas renouvelé.

    Configurer des profils de prêt perdu et en retard

    Pour configurer des profils de prêt perdu et en retard, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les profils de prêt perdu et en retard suivent les prêts avec un long retard et modifie leur statut en perdu si cela est applicable. Ces profils envoient progressivement des rappels au lecteur et mettent à jour ses frais dus et ses blocages. La configuration du profil permet une certaine flexibilité dans l'application des règles en fonction du type de prêt et de la durée de retard du prêt. Les notifications peuvent être configurées, avec jusqu'à cinq lettres pouvant être facilement créées au sein du profil. Si le profil est défini pour créer une amende, le montant de celle-ci est définie en fonction du type de profil et des conditions d'utilisation applicables.
    Les profils peuvent être configurés avec une ou plusieurs des options suivantes :
    • L'exécution dépend du nombre de jours après modification de la date de retour ou d'un statut précis.
    • Des prêts peuvent être sélectionnés en fonction de statuts, de matériels ou de types de localisation particuliers.
    • Les notifications envoyées sont déterminées par le format d'envoi des lettres.
    • Jusqu'à cinq types de notification peuvent être envoyés par défaut, bien que d'autres puissent être créés si besoin.
    Pour plus d'informations sur les cas d'utilisation et les options de configuration pour les prêts perdus et en retard, voir la session Alma Matters sur les Prêts perdus et en retard.
    Vous pouvez configurer les critères selon lesquels Alma :
    • Envoie un avertissement à un lecteur pour lui rappeler qu'il a un prêt en retard
    • Marque un prêt en retard comme perdu
    Vous configurez ces critères et les actions qui leur sont associées à l'aide de profils. Alma exécute un traitement quotidien (Prêts - Changer en Perdu) pour traiter les prêts perdus et en retard, qui, en fonction de la liste des profils, détermine les prêts pour lesquels des avertissements sont envoyés et ceux qui sont définis comme perdus.
    Une seule notification (Lettre Notification de prêt en retard et perdu) est envoyée au lecteur pour chaque profil de retard qui correspond aux critères définis, avec une liste de tous les exemplaires en retard. Par exemple :
    • Le profil de notification 1 envoie un message de notification pour tous les exemplaires en retard de 3 jours.
    • Le profil de notification 2 envoie un message de notification pour tous les exemplaires en retard de 5 jours.
    Une lettre et facture (Lettre Prêt en retard et perdu) est envoyée au lecteur pour le profil perdu qui correspond aux critères prédéfinis, avec une liste de tous les exemplaires perdus.
    Si le traitement Prêts - Changer en Perdu s'exécute tous les jours, la notification est envoyée après 3 jours et de nouveau après 5 jours (une fois par profil correspondant). Pour configurer la Lettre Notification de prêt en retard et perdu, voir Configurer des lettres Alma.
    La configuration de ces lettres peut nécessiter l'utilisation des conditions SI dans le fichier XLS pour chaque type de notification. Pour plus d'informations, voir Exemple de personnalisation de lettre : Lettre d'historique de prêt.
    Le paramètre utilisateur switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job détermine quelle lettre est envoyée au lecteur. En outre, ce paramètre doit être défini sur Vrai pour les blocages utilisateur applicables. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres.
    Vous configurez les profils de prêt en retard et perdu sur la page Liste des profils de retard et prêt perdu (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Profil de retard et prêt perdu).
    Page Liste des profils de retard et prêt perdu
    Les profils de retard et prêt perdu peuvent être configurés au niveau de l'institution uniquement.
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Ajouter un profil de retard et prêt perdu (voir Ajouter un profil de retard et prêt perdu)
    • Ajouter un profil de notification de retard et prêt perdu (voir Ajouter une notification de retard et prêt perdu)
    • Modifier un profil (Actions > Modifier)
    • Dupliquer un profil (Actions > Dupliquer et modifiez les champs pertinents)
    • Exécutez un profil (Actions > Exécuter maintenant) pour créer des notifications de prêt perdu et en retard sur demande.
    • Vous pouvez désactiver un profil en cochant la case jaune dans la colonne Activé.
    Apprenez comment ajouter des profils de retard et prêt perdu ainsi que des notifications dans la vidéo Améliorations du profil de retard et prêt perdu (5:10 mins).

    Ajouter une notification de retard et prêt perdu

    Vous pouvez ajouter un profil d'avertissement de retard et de prêt perdu à une institution. Ces profils déterminent les critères en fonction desquels le système envoie des avertissements de retard pour les prêts. Les avertissements n'affectent pas l'état du prêt ; ils informent le lecteur du nombre de jours après lesquels l'exemplaire sera considéré comme perdu. Une seule notification d'exemplaire en retard ou perdu par type de notification peut être envoyée au lecteur, listant tous ses prêts en retard ou perdus.
    Vous pouvez configurer 5 types de notification et leurs lettres correspondantes. Après la configuration des types de notification, vous pouvez configurer les profils qui génèrent ces types de notification.
    Pour configurer les types de retard et prêt perdu :
    1. Sur la page Gestion des conditions d'utilisation (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Conditions d'utilisation et règles), filtrez par Type de conditions d'utilisation = Prêt.
      Page Gestion des conditions d'utilisation
    2. Choisissez Actions > Modifier pour les conditions d'utilisation adéquates. La page Détails des conditions d'utilisation s'ouvre.
      Page Détails des conditions d'utilisation
    3. Localisez l'entrée adéquate Notification de retard Type d'amende en bas de la page et sélectionnez Actions > Ajouter une règle. La page Détails des règles s'ouvre.
      Page Détails des règles
    4. Renseignez un Nom et une Valeur dans les champs adéquats, et assurez-vous que Type de valeur = Autre.
    5. Cliquez sur Enregistrer. La règle est ajoutée à la notification type d'amende sur la page Détails des conditions d'utilisation.
      Page Détails des conditions d'utilisation
      De plus, les conditions d'utilisation configurées apparaissent sur la page Utilitaire de configuration des services aux usagers (Services aux usagers > Outils avancés > Utilitaire de configuration des services aux usagers) lorsque vous saisissez un Identifiant lecteur et un Code-barres exemplaire.
      Page Utilitaire de configuration des services aux usagers
      Le montant configuré pour la Notification de retard Type d'amende 1 est facturé si un profil configuré avec Notification de retard Type d'amende 1 est activé. Cela s'applique également aux autres types d'amende.
      Pour plus de détails sur la configuration des lettres Notification de retard et prêt perdu qui sont envoyées aux lecteurs, voir Configurer des étiquettes de lettre. Modifiez les champs additional_info_*_type1, inform_you_item_below_type1 et charged_with_fines_fees_type1 pour changer la notification de retard de type 1, et ainsi de suite.
    Afin que les éléments supplémentaires, par exemple additional_info_1_type1 à additional_info_1_type5, n'apparaissent sur la Lettre Notification de prêt en retard et perdu, vous devez aussi configurer la lettre XSL. Pour plus d'informations, voir Configurer des lettres Alma.

    Ajouter un profil de retard et prêt perdu

    Vous pouvez ajouter un profil de retard et prêt perdu à une institution. Ce profil détermine les critères selon lesquels les prêts sont considérés comme perdus. Pour ces prêts, Alma change le statut en Perdu, crée les amendes et frais adéquats et envoie une facture (pour les frais de remplacement) au lecteur du prêt.
    Pour ajouter un profil de retard et prêt perdu :
    1. Sur la page Liste des profils de retard et prêt perdu (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Profil de retard et prêt perdu), cliquez sur Ajouter un profil de retard et prêt perdu. La page Création d'un profil de retard et prêt perdu s'ouvre.
      Si vous voulez créer une copie d'un profil de retard et prêt perdu existant, sélectionnez Actions > Dupliquer. Une fois que vous avez copié le profil, vous pouvez le modifier si besoin.
      Page Création d'un profil de retard et prêt perdu
    2. Renseignez un nom et une description pour le profil (si souhaité) et précisez les critères selon lesquels un prêt en retard est considéré comme un prêt perdu. Notez que si vous ne sélectionnez pas de statuts, de groupes utilisateur, de bibliothèques, de localisations, d'exceptions de circulation et/ou de types de matériel spécifiques, le profil s'appliquera à tous ces éléments.
      • L'état initial d'un prêt Statut du prêt est Prêt ; un Statut du prêt Normal indique un retour à l'état normal après avoir été à un autre état. Par exemple, pour indiquer cinq jours après que le prêt a été crée, sélectionnez un Statut du prêt Prêt et entrez une valeur de 5 pour Jours après date de statut.
      • Vous pouvez sélectionner plusieurs options prédéfinies pour les champs Statut du prêt, Groupe utilisateur, Exception de circulation et Type de matériel en maintenant la touche CTRL enfoncée. Ces options sont contrôlées par un opérateur booléen OU.
      • Un prêt qui satisfait toutes les conditions spécifiées dans le profil est considéré comme perdu (c'est-à-dire qu'un opérateur booléen ET opère entre les champs).
      • Le champ Bibliothèque se réfère à l'emplacement actuel de l'exemplaire. Si l'exemplaire se trouve dans une localisation temporaire, il s'agit de la localisation temporaire. Sinon, il s'agit de la localisation permanente.
    3. Pour activer le profil, sélectionnez la case Actif. Le traitement de prêts perdus traite uniquement les profils actifs. Vous pouvez désactiver/activer le profil n'importe quand en cliquant sur la case dans la colonne Activé sur la page Liste des profils de retard et prêt perdu.
      Si un profil de retard et prêt perdu n'est pas activé, vous pouvez toujours l'exécuter en sélectionnant Actions > Exécuter maintenant.
    4. Pour définir les critères pour un profil perdu, dans le champ Type de profil, sélectionnez Changer en perdu. Les champs Envoyer une notification, Créer une amende et Créer un blocage disparaissent (ils ne sont pas pertinents pour cette sélection). Pour configurer les critères pour les profils de notification, dans le champ Type de profil, sélectionnez un Type de notification de retard (1 à 5).
    5. Pour une notification de retard, cliquez sur Envoyer la notification pour envoyer une lettre de notification au lecteur correspondant au type de profil sélectionné.
    6. Pour une notification de retard, cliquez sur Créer une amende pour établir une amende de retard.
    7. Pour une notification de retard, cliquez sur Créer un blocage pour imposer un blocage à l'utilisateur lorsque le prêt est en retard. Lorsque cette option Créer un blocage est sélectionnée, un bouton Type de blocage s'affiche. Les valeurs de la liste déroulante sont définies sur la page Description des blocages de l'utilisateur (voir Configurer les blocages d'un utilisateur en raison de prêts en retard). Le blocage est levé lorsque l'exemplaire est rendu ou déclaré perdu ou que le prêt est supprimé.
    8. Dans le champ Jours après échéance, entrez le nombre de jours après la date d'échéance à laquelle le message de notification d'avertissement doit être envoyé.  Sélectionnez Jours ou Jours d'ouverture pour déterminer si le nombre de jours est calculé en jours calendaires ou selon les jours où la bibliothèque est ouverte.
      Par exemple, si la date retour d'un exemplaire est le 1er mars, Jours après échéance = 14 et l'option Jours est sélectionnée, l'exemplaire est considéré comme perdu le 15 mars.
      Ce calcul n'inclut pas les jours de fermeture de la bibliothèque. Par exemple, si Jours après échéance=14, le calcul du système s'appuie sur 14 jours calendaires.
    9. Dans le champ Jours après date de statut, indiquez le nombre de jours après lesquels une mise à jour de la valeur du champ Statut du prêt montre que l'exemplaire est considéré comme perdu. Le nombre de jours est calculé par jours calendaires.
      Par exemple, si le statut d'un exemplaire est mis à jour le 1er avril et que Jours après date de statut = 10, l'exemplaire est considéré perdu le 11 avril. (Notez qu'une valeur de 0 équivaut à laisser le champ vide).
      La valeur dans ce champ s'applique aussi aux données migrées, en fonction de la date de création du prêt.
    10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le profil apparaît sur la page Profil de retard et prêt perdu.

    Configurer des demandes de rappels de prêt

    Pour configurer des demandes de rappels de prêt, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Vous pouvez configurer Alma pour envoyer ou non des demandes de rappels de prêts pendant des actions du système. Par défaut, les demandes de rappels sont activées pour toutes les actions.
    Vous pouvez configurer les demandes de rappels de prêt sur la page Table de conversion Configuration des demandes pour les rappels de prêt (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Configuration des rappels de prêt).
    Page Table de conversion Configuration des demandes
    • Si la valeur Permet le rappel de prêts est définie sur Non dans cette table pour le type de demande PATRON_PHYSICAL et que les conditions d'utilisation du prêt applicables ont le paramètre Peut être rappelé défini sur Oui, le prêt ne sera pas rappelé. Les règles de conditions d'utilisation s'appliquent seulement si Permet le rappel de prêts = Oui.
    • Si PATRON_PHYSICAL = Oui et que la règle de services aux usagers des conditions d'utilisation est définie sur Pas de rappel, les exemplaires sont tout de même marqués comme Rappelés, pour empêcher les renouvellements (même si la date limite de prêt n'est pas modifiée).
    • La préférence de blocage Non renouvelable - le document fait l'objet d'une ou plusieurs demandes n'est pertinente que si PATRON_PHYSICAL = Oui (voir Configurer des préférences de blocage).
    • Les demandes de rappels de prêt ne peuvent être configurées qu'au niveau de l'institution. Sélectionnez l'institution concernée dans le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Pour configurer les demandes de rappels de prêt :
    1. Sur la page Table de conversion Configuration des demandes pour les rappels de prêt (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Configuration des rappels de prêt), cliquez sur Personnaliser pour l'action adéquate. Le bouton Personnaliser se change en Restaurer et la colonne Permet le rappel de prêts est activée pour la modification.
    2. Sélectionnez Non dans la colonne Permet le rappel de prêts pour désactiver les demandes de rappels de prêts pour l'action spécifiée.
    3. Cliquez sur Enregistrer. Les demandes de rappels de prêts ne sont pas envoyées pendant l'action spécifiée.
      Pour activer les demandes de rappels de prêts pour une action, cliquez sur Restaurer.
    Après la configuration d'une demande de rappels de prêt pour une action spécifique, assurez-vous que les conditions d'utilisation de l'institution/bibliothèque ont défini la règle de prêt Peut être rappelé = Vrai pour que les exemplaires demandés soient rappelés (voir Ajouter des règles de services aux usagers)

    Configurer des états de la demande

    Pour configurer des états de la demande, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Vous pouvez personnaliser les noms des statuts de demande dans votre compte Primo en utilisant la page Table de code Affichage de l'état de la demande du lecteur (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > État de la demande).
    Page Table de code Affichage de l'état de la demande du lecteur
    Les statuts de demande ne peuvent être configurés qu'au niveau de l'institution. Sélectionnez l'institution concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.
    Pour personnaliser les états de la demande :
    1. Sur la page Table de code Affichage de l'état de la demande du lecteur (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > État de la demande), modifiez les valeurs dans les champs Code et Description pour le statut concerné dans la table Statuts d'étape de demande.
    2. Pour ajouter un statut, ajoutez les valeurs souhaitées dans la section Créer une nouvelle ligne dans la table de code pour les champs Code et Description puis cliquez sur Ajouter une ligne. Le nouveau statut est affiché en bas de la table Statuts d'étape de demande. Utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des noms de statut.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Configurer des règles de transfert vers la localisation de retrait

    Pour configurer des règles de transfert vers la localisation de retrait, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Une bibliothèque peut configurer les règles qui déterminent comment différents aspects des flux de travail d'une demande sont gérés. À l'aide de ces règles, les bibliothèques peuvent avoir un meilleur contrôle sur comment et quand les demandes expirent, comment elles apparaissent sur le rayon de retrait et si l'exemplaire doit être considéré comme perdu après un nombre de jours spécifié.
    Apprenez-en plus sur la configuration du support pour les demandes de retrait dans la vidéo Options de configuration des demandes améliorées et support pour les demandes de retrait (3:50 mins).
    Pour configurer le retrait des demandes :
    1. Sur la page Configuration des demandes de retrait (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Configuration des demandes de retrait), cliquez sur Ajouter une règle. La page Configuration des demandes de retrait s'ouvre.
      Page Configuration des demandes de retrait
    2. Dans le champ Nom, renseignez un nom pour la règle de configuration des demandes de retrait.
    3. Dans la section Paramètres d'entrée, précisez les composants des paramètres d'entrée (Nom, Opérateur et Valeur). Un ensemble de paramètres d'entrée peut ressembler à cela : Groupe utilisateur = Étudiants de second/troisième cycle.
      Les paramètres d'entrée Nom disponibles sont :
      • Location
      • Type de demande
      • Groupe utilisateur
    4. Dans la section Paramètres de sortie, précisez les paramètres suivants qui doivent s'appliquer aux champs Localisation, Type de demande ou Groupe utilisateur mentionnés :
      • Considérer comme manquant quand expiré - Si l'exemplaire demandé est ou non considéré comme perdu s'il n'est pas satisfait avant un nombre de jours spécifié.
      • Montrer dans la liste 'Prendre en rayon' - Si l'exemplaire demandé apparaît dans la liste Prendre en rayon.
      • Temps d'expiration pour 'Prendre en rayon' (en jours) - Le nombre de jours après lequel la demande est considérée expirée. Par exemple, si vous spécifiez 5 dans ce champ, si un exemplaire demandé n'est pas retiré dans les 5 jours, la demande est considérée comme expirée.
        Quand la date d'expiration de l'exemplaire arrive, le traitement Demandes - Traiter l'étape d'expiration annule les demandes (voir Consulter tous les traitements planifiés).
    5. Cliquez sur Enregistrer. La règle apparaît sur la page Configuration des demandes de retrait.
      Page Configuration des demandes de retrait – Règle activée
    6. Dans la colonne Activé, cochez la case pour activer la règle. Les règles activées sont indiquées par une coche jaune.
      Si vous avez défini plus d'une règle, utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles. L'ordre des règles est important car le système applique la première (et seulement la première) règle adéquate et activée.
    7. Cliquer sur Calculer les demandes existantes rétroactivement. Alma applique rétroactivement les règles aux demandes existantes. Sinon, celles-ci sont uniquement appliquées aux demandes créées après activation de la règle.

    Configurer les messages des bornes automatiques de prêt

    Pour configurer des règles de transfert vers la localisation de retrait, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Les messages pour le retour, le prêt, le renouvellement par bornes automatique de prêt peut être modifié sur la page Messages de borne automatique de prêt. Vous pouvez y accéder via Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers – exemplaires physiques > Bornes automatiques de prêt).
    Messages de borne automatique de prêt
    Pour configurer les messages des bornes automatiques de prêt :
    1. Sur la page Messages des bornes automatiques de prêt, cliquez sur Personnaliser dans la ligne du message que vous voulez configurer.
    2. Indiquez le nouveau message dans le champ Description. Répétez ces deux étapes pour tous les messages que vous souhaitez configurer.
    3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Personnaliser en haut ou en bas de la page à gauche afin d'enregistrer vos changements.
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