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    Gérer le rayon des réservations

    Traduisible
    Pour gérer le rayon des réservations, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des demandes
    Suite au retrait en rayon d'un exemplaire physique demandé par un lecteur (voir Prendre en rayon), il est envoyé sur le rayon des réservations au bureau de prêt. Son code-barres est alors scanné (voir Scanner des exemplaires sur le rayon des réservations) afin que l'Opérateur de bureau de prêt puisse le gérer (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives). Un email indiquant la date jusqu'à laquelle l'exemplaire reste sur le rayon des réservations est envoyé au lecteur qui en a fait la demande.
    Les exemplaires sont conservés au rayon des réservations jusqu'à la date spécifiée dans Détenu jusqu'au. La date est déterminée par la règle Période au rayon des réservations depuis les Conditions d'utilisation de la demande (voir Ajouter des règles de services aux usagers) et la définition Durée maximum au rayon des réservations depuis le bureau de prêt (voir Ajouter un bureau de prêt). La valeur la plus proche dans le temps est utilisée. Seuls les jours d'ouverture de la bibliothèque sont pris en compte dans la détermination de la date.
    Tant que l'exemplaire est sur le rayon des réservations, l'Opérateur des demandes peut demander la mise à jour de la date d'expiration de la demande ou annuler la demande (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservation actives).
    Si le lecteur ne récupère pas l'exemplaire avant la date d'expiration :
    1. La demande concernant l'exemplaire expire (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées) et l'exemplaire est renvoyé vers sa localisation permanente.
    2. Une notification lui est envoyée.

    Scanner des exemplaires sur le rayon des réservations

    Pour plus de détails sur le scan des exemplaires, voir Scanner les exemplaires.
    Une fois l'exemplaire scanné, un email est envoyé à celui qui en a fait la demande, dans lequel est indiqué que l'exemplaire peut être retiré au bureau de prêt.
    Ci-dessous se trouve un exemple d'email envoyé au demandeur, dans lequel sont listés les détails concernant l'exemplaire demandé. L'email est également placé dans l'onglet Pièces jointes de la page Détails utilisateur.
    Email Exemplaire sur le rayon des réservations
    Les emails peuvent être personnalisés sur la page Configuration générale par l'Administrateur général du système (voir Configurer des lettres Alma).

    Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives

    Entre le moment où l'exemplaire arrive au rayon des réservations et celui où il est retiré par un lecteur, il est considéré comme étant sur le rayon des réservations actives du bureau de prêt.
    L'option Rayon des réservations actives apparaît uniquement au niveau d'un bureau de prêt ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    La page Exemplaires sur le rayon des réservations actives (Services aux usagers > Demandes de ressource > Exemplaires sur le rayon des réservations actives) affiche les options suivantes pour chaque exemplaire sur le rayon des réservations actives en attente de retrait par un lecteur :
    • Place dans la file d'attente – Indique l'emplacement de l'exemplaire dans la file d'attente des demandes. Cliquez sur le numéro pour ouvrir la page File d'attente de la demande (voir Consulter et traiter les processus et les demandes).
    • Annuler la demande – Voir Annuler une demande. Lorsque vous annulez une demande PEB sortante concernant un exemplaire sur le rayon des réservations, celle-ci apparaît toujours dans la liste Demandes PEB sortantes si l'exemplaire est en cours de traitement (voir Gérer les demandes PEB sortantes).
    • Mettre à jour la date d'expiration – Ouvre la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration, dans laquelle vous pouvez modifier la date d'expiration de la demande.
    • Indiquer comme manquant – Ouvre la page Indiquer comme manquant, sur laquelle vous pouvez mentionner qu'un exemplaire est manquant. Si la demande n'est pas connectée à un exemplaire, tous les exemplaire de cette collection seront marqués comme manquants.
    Après avoir effectué l'une des actions ci-dessus, cliquez sur Retour pour revenir sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations actives.
    Si le bureau de prêt est défini comme salle de lecture, trois onglets apparaissent sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations actives :
    • En attente de ramassage – Cela concerne les exemplaires sur le rayon des réservations actives qui attendent d'être retirés par un lecteur, comme décrit ci-dessus.
    • Détenu par le lecteur – Cela concerne les exemplaires demandés qui sont actuellement détenus par un lecteur. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, le nom de la page change et devient Exemplaires en salle de lecture. Choisissez parmi les options suivantes :
      • Recevoir du lecteur – Permet de recevoir l'exemplaire du lecteur. L'exemplaire est transféré vers l'onglet En rayon (pas final).
      • Imprimer l'avis – Imprime un bulletin de cotes pour l'exemplaire, que l'Opérateur des demandes pourra par la suite attacher à cet exemplaire.
        Vous pouvez imprimer des avis pour plusieurs exemplaires simultanément en cochant les exemplaires concernés et en cliquant sur le bouton Imprimer les avis.
    • En rayon (pas final) – Cela concerne les exemplaires qui ont été prêtés à un lecteur mais qui sont toujours sur le rayon en salle de lecture. Choisissez parmi les options suivantes :
      • Prêt vers le lecteur – Transfère l'exemplaire au lecteur. L'exemplaire est déplacé vers l'onglet Détenu par le lecteur.
      • Imprimer l'avis – Imprime un bulletin de cotes pour l'exemplaire, que l'Opérateur des demandes pourra par la suite attacher à cet exemplaire.
    Dans la liste déroulante Trié par, vous pouvez choisir de trier les résultats selon des critères spécifiques. Les options affichées varient en fonction de l'onglet sélectionné.
    L'option affichée par défaut correspond à celle que vous avez choisie pour trier le rayon des réservations du bureau de prêt, dans le champ Tri du rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Informations générales (voir la description A un rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Champs Informations générales).
    Pour annuler une demande :
    1. Cliquez sur Annuler une demande pour l'exemplaire concerné. La page Confirmer l'annulation de la demande s'ouvre.
      Page Confirmer l'annulation de la demande
    2. Dans la liste déroulante Motif d'annulation, sélectionnez un motif d'annulation.

      Pour personnaliser les motifs d'annulation, contactez le support Ex Libris.
    3. Indiquez une ou plusieurs notes dans le champ Note d'annulation.
    4. Pour envoyer un email (Lettre d'annulation de la demande) et avertir ainsi le demandeur que sa demande a été annulée et que l'exemplaire a été renvoyé vers sa localisation permanente, cochez la case Avertir l'utilisateur. Pour configurer l'email, voir Configurer des lettres Alma.
    5. Cliquez sur Confirmer. La demande est annulée et l'exemplaire est renvoyé vers sa localisation permanente. L'étape suivante concernant l'exemplaire s'affiche en haut de la page.
      Étape suivante après l'annulation du rayon des réservations actives
    Ce qui suit est un exemple d'email envoyé au demandeur, qui liste les détails concernant l'exemplaire annulé. L'email est également placé dans l'onglet Pièces jointes de la page Détails utilisateur.
    Email de notification de l'annulation

    Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées

    Lorsque la date d'expiration d'un exemplaire arrive à échéance, l'exemplaire est répertorié sur la page Rayon des réservations expirées. Il s'affiche alors sur les deux pages Rayon des réservations actives et Rayon des réservation expirées jusqu'à ce qu'il soit rejeté. À ce moment, il sera retiré de la page Rayon des réservations actives. Si l'exemplaire n'est pas récupéré dans le délai imparti, il est supprimé du rayon des réservations du bureau de prêt et renvoyé vers sa localisation permanente.
    Pour gérer un exemplaire sur le rayon des réservations expirées :
    1. Sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées (Services aux usagers > Demandes de ressource > Rayon des réservations expirées), sélectionnez les critères de tri des résultats dans le champ Trié par.

      L'option affichée par défaut dans le champ Trié par correspond à celle que vous avez choisie pour trier le rayon des réservations du bureau de prêt, dans le champ Tri du rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Informations générales (voir la description A un rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Champs Informations générales).
      L'option Rayon des réservations expirées apparaît uniquement au niveau d'un bureau de prêt ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
      Quand le bureau de prêt est aussi une salle de lecture, la liste déroulante Exemplaires s'affiche, dans laquelle vous pouvez sélectionner le type d'exemplaires que vous souhaitez consulter : Retiré par l'utilisateur ou En attente de ramassage.
    2. Sélectionnez un des onglets suivants :
      • Remettre en rayon – Affiche toutes les demandes d'exemplaires expirées du bureau de prêt actuel et pour lequel il n'y a pas d'autre demande dans la file d'attente.
        Page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées – Onglet Remettre en rayon
        Pour remettre un exemplaire en rayon, cliquez sur le lien Remettre en rayon sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Remettre en rayon.
      • Envoyer au bureau de prêt – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à un bureau de prêt différent au sein de la même bibliothèque ou dont le retrait est souhaité dans un autre bureau au sein de la même bibliothèque.
        Page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées – Onglet Envoyer au bureau de prêt
        Pour envoyer un exemplaire vers un autre bureau de prêt, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. Un avis de transfert est imprimé et l'exemplaire est placé en transit.
      • Envoyer à la bibliothèque – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à une bibliothèque différente ou dont le retrait est souhaité dans une autre bibliothèque.
        Page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées – Onglet Envoyer à la bibliothèque
        Pour envoyer un exemplaire vers une autre bibliothèque, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. Un avis de transfert est imprimé et l'exemplaire est placé en transit.
      • Activer la suivante – Active la demande suivante dans la file d'attente. La première demande est de ce fait annulée et l'exemplaire est ainsi disponible pour le demandeur suivant.
        Rayon des réservations expirées – Onglet Activer la suivante
        Pour rendre un exemplaire disponible pour le lecteur suivant, cliquez sur le lien Activer la suivante sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Activer la suivante. Les événements suivants se produisent :
        • Un message d'annulation est envoyé au demandeur actuel et la demande est supprimée.
        • L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations actives pour le lecteur suivant qui l'a demandé.
        • Un bulletin de cotes de l'exemplaire est imprimé avec les détails du nouveau demandeur.
      • Envoyer à l'institution – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à une institution différente ou dont le retrait est souhaité dans une autre institution.
        Expired Hold Shelf Send to Institution.png
        Page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées – Onglet Envoyer à l'institution
    Pour envoyer un exemplaire vers une autre institution, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. Un avis de transfert est imprimé et l'exemplaire est placé en transit.
    Pour modifier un exemplaire dans un onglet quelconque, cliquez sur le numéro de l'exemplaire ou sur le lien Modifier une demande sous l'exemplaire. La page Créer une demande s'affiche et vous pouvez modifier les champs décrits dans la table Attributs de la demande sur cette même page.

    Pour mettre à jour la date d'expiration d'un exemplaire dans un onglet quelconque, cliquez sur le lien Mettre à jour la date d'expiration sous la demande et modifiez la date d'expiration dans la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration.
    Les demandes PEB sortantes avec plusieurs exemplaires répertorient chaque exemplaire séparément. Pour plus d'informations, voir Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.
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