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    Scanner les exemplaires

    Traduisible
    Pour scanner un code-barres, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des demandes
    Le code-barres de l'exemplaire est saisi à chaque nouvelle localisation dans le traitement de la demande. Vous pouvez le saisir manuellement ou utiliser un scanner automatique pour le lire électroniquement. Vous pouvez également indiquer une partie du nom du titre de la ressource et le système vous suggérera le reste du titre.
    Après le scan d'un exemplaire, les informations sur le prêt/l'usage sur place apparaissent comme ceci :
    • Rapports Analytiques
    • Dans l'onglet Historique de la page Éditeur d'exemplaire physique, sélectionnez Activités de services aux usagers (voir la table Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Historique)
    • Dans la fenêtre popup Informations sur l'exemplaire (dans les résultats de recherche d'une recherche dans le répertoire)
    Pour plus d'informations sur les prêts internes, voir Prêt à usage interne et rapports Analytiques Alma pour un usage interne.
    Les champs de la page Scanner les exemplaires varient en fonction des paramètres de configuration définis.
    Recevoir un exemplaire PEB à un bureau différent du bureau des demandes PEB peut avoir des conséquences sur la date de retour et les renouvellements. Il est donc recommandé de traiter toutes les réceptions et les expéditions concernant des exemplaires PEB uniquement via les interfaces de Réception et d'expédition.
    L'interface de numérisation dispose d'une option pour afficher une fenêtre popup et informer l'utilisateur que l'exemplaire est un exemplaire PEB et qu'à ce titre, les interfaces de réception et d'expédition doivent être utilisées. Si un exemplaire numérisé a besoin d'être expédié ou reçu dans le cas d'une demande PEB sortante ou entrante, un message d'erreur - pouvant être ignoré - s'affiche. L'option de blocage est contrôlée par un paramètre client :rs_allow_actions_on_scan_in
    Pour une demande sortante, le message est le suivant :“La réception doit se faire sur l'interface dédiée.” Pour une demande entrante, le message est le suivant : "L'expédition doit se faire sur l'interface dédiée.”
    Ces messages peuvent être ignorés, l'opération aura alors lieu dans l'interface de numérisation. Si le blocage est outrepassé, les actions suivantes sont exécutées :
    • Le statut de la demande sortante est mis à jour en ‘Reçu par la bibliothèque’.
    • Le message Réceptionner ISO est envoyé.
    • L'exemplaire temporaire est mis à jour comme si l'interface dédiée était utilisée sans la date de retour.
    • Les frais sont calculés.
    Lorsque vous accédez à l'interface de numérisation dans une bibliothèque PEB, se trouvent deux liens vous redirigeant vers les interfaces d'expédition et de réception.
    Pour scanner un exemplaire :
    1. Sur la page Scanner les exemplaires (Acquisitions > Traitement après réception > Scanner les exemplaires ou Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires), entrez le code-barres manuellement ou scannez-le dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire ou bien cliquez sur l'icône Parcourir pour faire une recherche sur ce code-barres. Les champs de cette page sont décrits dans la table suivante.
      Champs de la page Scanner les exemplaires
      Champ Description
      Placer directement sur le rayon des réservations
      Faites votre choix parmi les options suivantes :
      • Oui – L'exemplaire est placé directement sur le rayon des réservations. Une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, lui indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      • Non – L'exemplaire n'est encore pas prêt au rayon des réservations et doit être subir un traitement dans ce même rayon (c'est-à-dire que l'exemplaire doit être préparé pour le rayon des réservations, son bon état vérifié, ...). Une fois le traitement au rayon des réservations terminé, scannez l'exemplaire au bureau de prêt concerné. L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations du bureau de prêt et une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, pour lui indiquer que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      Ce champ apparaît uniquement quand l'option A un traitement au rayon des réservations est sélectionnée lors de la configuration d'un bureau de prêt (voir Configurer des bureaux de prêt).
      Les exemplaires qui doivent être traités au rayon des réservations apparaissent néanmoins avec le statut Sur le rayon des réservations sur la page Suivi de demande de la ressource (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
      Pour changer le statut d'un exemplaire, qu'il soit défini sur Traitement au rayon des réservations ou Sur le rayon des réservations, scannez l'exemplaire une seconde fois et modifiez la valeur du champ en question, si besoin.
      Imprimer automatiquement l'avis
      La méthode pour imprimer l'avis :
      • Non – Sélection manuelle obligatoire (par défaut).
      • Oui – Si plusieurs demandes correspondent à l'exemplaire scanné, l'une d'entre elles est activée automatiquement.
      Ceci contrôle l'impression de l'avis de demande de ressource, pas de l'avis de transfert. S'il existe plus d'une demande sur l'exemplaire et que cet attribut est défini sur Oui, Alma sélectionnera automatiquement la demande satisfaite par l'exemplaire en fonction de sa priorité et de la date à laquelle elle a été soumise. Si cet attribut est défini sur Non, le système répondra avec ce message : Plus d'une demande trouvée pour l'exemplaire renseigné, veuillez entrer l'identifiant de la demande.
      Utilisation sur place
      S'il faut ou non enregistrer une nouvelle indication d'usage interne lors du scan d'un exemplaire. Lorsque la case est cochée, la valeur du Nombre d'usages internes dans la fenêtre Plus d'informations se met à jour après le scan d'un exemplaire. (La fenêtre Plus d'informations s'ouvre en cliquant sur Plus d'informations sur la page Recherche dans le répertoire.)
      Si une demande est en attente pour un exemplaire, aucun usage interne n'est enregistré lorsque cette case est sélectionnée.
      Décochez la case pour faire en sorte que le scan d'un exemplaire ne crée pas de nouvelle indication d'usage interne. Lorsque la case est décochée, la valeur du Nombre d'usages internes dans la fenêtre Plus d'informations reste la même après le scan d'un exemplaire.

      Ce champ s'affiche uniquement lorsque le champ Changer le statut en n'apparaît pas sur la page.
      Type de traitement interne
      Le type de traitement interne pour l'exemplaire scanné. Ce champ apparaît uniquement lors de la configuration d'un bureau de prêt associé à des traitements internes (un bureau de prêt associé à des types de traitement interne est sélectionné dans le champ Actuellement à en haut de la page).
      Identifiant externe
      Si un identifiant, tel qu'un nom ou une adresse email, existe ou non pour l'exemplaire dans un système externe (Sélectionnez Non ou Oui). Ce champ s'affiche uniquement si vous travaillez dans une bibliothèque PEB.
      Changer le statut en
      Sélectionnez le statut du produit (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur).

      Veuillez noter ce qui suit :
      • Ce champ apparaît uniquement lorsque le bureau/département actuel est défini comme département des traitements internes ou qu'un bureau de prêt est défini comme département des traitements internes. Il ne s'affiche pas quand le champ Utilisation sur place apparaît.
      • Si ce champ n'apparaît pas, les statuts sont paramétrés automatiquement.
      • Les valeurs apparaissent dans ce champ uniquement lorsque les statuts sont configurés comme Statuts de type de traitement interne dans le menu Configuration générale. Pour ajouter des statuts, contactez votre administrateur.
      Effectué
      Enregistrez la valeur saisie dans le champ Changer le statut en.
      • Non – Le processus concernant l'exemplaire n'est pas terminé et celui-ci reste à l'étape actuelle du flux de travail.
      • Oui – Le processus concernant l'exemplaire est terminé et celui-ci passe à l'étape suivante du flux de travail.
      Ce champ apparaît uniquement lorsque le comptoir/département actuel est paramétré comme département des traitements internes ou qu'un comptoir de prêt est défini comme département des traitements internes.
      Scanner le code-barres de l'exemplaire (requis)
      Le code-barres de l'exemplaire. Vous pouvez saisir une partie du code-barres et appuyer sur la flèche vers le bas de votre clavier pour choisir dans la liste les options qui correspondent à votre saisie. Lorsque vous cliquez sur l'icône Parcourir , la page Recherche dans le répertoire s'ouvre. Faites une recherche dans le répertoire, sélectionnez l'exemplaire souhaité et cliquez sur Sélectionner.
      La réception de plusieurs exemplaires à l'aide de l'interface de numérisation n'est pas supportée actuellement lorsque des codes-barres partagés sont utilisés.
      Créer un exemplaire
      Permet la création d'un nouvel exemplaire, qui est ensuite ajouté au répertoire. Une recherche peut alors être lancée sur cet exemplaire à partir du champ Scanner le code-barres de l'exemplaire.

      Après avoir cliqué dessus, la fenêtre popup Choisir un type de collection s'ouvre. Sélectionnez le type de collection et, si besoin, le type de référence, puis cliquez sur Choisir. Sur la page Catalogage rapide qui s'ouvre, vous pouvez configurer les informations sur la ressource et l'exemplaire et cliquer sur Enregistrer.

      À la suite de cette étape, un traitement interne concernant les Services techniques d'acquisition est créé pour l'exemplaire (il s'agit du type de traitement interne par défaut). Pour un aperçu détaillé des traitements internes, voir Traitements internes et gestion des processus physiques.
      Scanner l'identifiant de la demande
      Si l'exemplaire peut satisfaire plusieurs demandes et si l'option Imprimer automatiquement l'avis n'a pas été sélectionnée, saisissez le numéro d'identification de la demande créé lors de la soumission de cette demande, et cliquez sur OK.
      Si un seul exemplaire répond à la demande, vous pouvez scanner le numéro de demande d'identification, et le code-barres de l'exemplaire n'est pas nécessaire. Si plusieurs copies de l'exemplaire existent, vous devez à la fois indiquer le code-barres de l'exemplaire et scanner l'identifiant de la demande.
      Les détails de l'exemplaire s'affichent dans le tableau Exemplaires scannés.
      Ce qui suit est un exemple de la page Exemplaires scannés après avoir scanné un code-barres ou un identifiant de demande.
      Page Exemplaires scannés

      Une description de la colonne Exemplaires scannés est fournie dans le tableau suivant.
      Colonne Exemplaires scannés
      Colonne Description
      Activé
      Une coche jaune indique que l'exemplaire a été activé.
      Titre
      Le titre de la ressource identifiée.
      Destination
      La bibliothèque/localisation où l'exemplaire doit être envoyé. Les valeurs possibles sont :
      • <Nom de la bibliothèque>
      • Remettre en rayon à <nom du lieu>
      • Gérer localement – Indique que l'exemplaire a été scanné dans un département de traitements internes et doit être traité là-bas.
      • Numériser – Concerne les demandes PEB et de numérisation
      • Accès au document – Concerne les demandes PEB et de numérisation
      • Dépôt – Concerne les demandes PEB et de numérisation
      • <Nom du partenaire et numéro de demande> – Concerne les demande PEB
      Code-barres
      Le titre de la ressource identifiée.
      Type de demande
      La raison de l'envoi.
      Demandeur
      Le nom du demandeur.
      Identifiant du demandeur
      L'identifiant préféré de l'utilisateur, défini dans Configuration de la gestion des utilisateurs (voir Configurer d'autres paramètres). Cette colonne affiche une valeur uniquement pour les demandes émanant d'un lecteur.
      Si aucune valeur n'a été configurée pour ce champ par rapport à une demande lecteur, le nom du lecteur s'affiche.
      Place dans la file d'attente
      Un numéro liant l'exemplaire scanné à la file d'attente des demandes.
      Retourné
      Une coche jaune indique que l'exemplaire scanné est lié à un prêt.
      Pour supprimer tous les exemplaires de la table, cliquez sur Effacer la liste.


      Le traitement de l'exemplaire continue en fonction du Type de demande :
      • Services techniques d'acquisition – L'exemplaire doit être traité suite au processus de réception (qui comprend le catalogage d'exemplaire, le traitement physique et le stockage temporaire).
      • Déplacer de façon permanente ou Déplacer de façon temporaire – L'exemplaire est envoyé à un endroit différent dans l'institution (voir Déplacer des exemplaires).
      • Demande d'exemplaire physique du lecteur – L'exemplaire est envoyé au rayon des réservations actives dans un bureau de prêt (voir Gérer le rayon des réservations). Un email est envoyé au lecteur pour qu'il vienne récupérer l'exemplaire demandé au bureau de prêt des réservations.
      • Demande de numérisation du lecteur – L'exemplaire est envoyé au département de numérisation (voir Traitement de numérisation).
      • Restaurer – L'exemplaire est déplacé de sa localisation temporaire à sa localisation permanente.
    2. Sélectionnez une option dans le menu Actions :
      • Imprimer l'avis – Permet d'imprimer un bulletin de cotes pour l'exemplaire, qui peut alors être joint à ce dernier par l'Opérateur des demandes.
      • Traitement interne – Permet de créer une demande (voir Créer une demande depuis l'institution).
      • Annuler la demande – Ouvre la page Confirmer l'annulation de la demande, où vous pouvez choisir un motif d'annulation dans la liste déroulante Motif d'annulation et cliquer sur Confirmer.
    3. Cliquez sur Quitter pour revenir à la page d'accueil d'Alma ou sur Aller sur la page Gérer les exemplaires du département pour ouvrir la page Exemplaires en département (voir Gérer les tâches du département de réception).

      Vous pouvez également ouvrir la page Exemplaires en département en appuyant sur Alt + Ctrl + M sur votre clavier.
    Si un exemplaire matériel est demandé par un lecteur, un email est envoyé au lecteur pour qu'il vienne chercher l'exemplaire au bureau d'emprunt des réservations.

    Modifier les informations sur l'exemplaire

    Vous pouvez modifier les informations disponibles concernant un exemplaire.
    Pour modifier les informations sur un exemplaire :
    1. Sur la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires), cliquez sur l'onglet Modifier les informations sur l'exemplaire.

      Page Scanner les exemplaires – Onglet Modifier les informations

    2. Modifiez les informations selon vos besoins. Les champs de cette page sont décrits dans la table suivante.
      Champs Modifier les informations sur l'exemplaire
      Champ Description
      Placer directement sur le rayon des réservations
      Faites votre choix parmi les options suivantes :
      • Oui – L'exemplaire doit être placé directement sur le rayon des réservations. Une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, lui indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      • Non – L'exemplaire n'est pas encore prêt pour le rayon des réservations et doit être traité avant d'y être déposé. Une fois le traitement au rayon des réservations terminé, scannez l'exemplaire au bureau de prêt concerné. L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations du bureau de prêt et une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, pour lui indiquer que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      Ce champ apparaît uniquement quand l'option A un traitement au rayon des réservations est sélectionnée lors de la configuration d'un bureau de prêt (voir Configurer des bureaux de prêt).
      Les exemplaires qui doivent être traités au rayon des réservations apparaissent néanmoins avec le statut Sur le rayon des réservations sur la page Suivi de demande de la ressource (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
      Pour modifier le statut d'un exemplaire, qu'il soit défini sur Traitement au rayon des réservations ou Sur le rayon des réservations, scannez l'exemplaire une seconde fois et modifiez la valeur du champ en question, si besoin.
      Changer le type
      Sélectionnez un type de demande différent (dans une liste prédéfinie par un administrateur). Vous pouvez sélectionner :
      • Temporaire
      • Permanent
      • Restaurer
      Localisation
      Sélectionnez une autre bibliothèque (dans une liste prédéfinie par un administrateur) dans laquelle vous voulez placer l'exemplaire.
      Type de cote
      Sélectionnez un type de cote différent pour la nouvelle localisation. Une cote correspond à un groupe de numéros et/ou de lettres qui indique l'emplacement précis d'un livre dans la bibliothèque.

      Vous pouvez faire votre sélection dans une liste prédéfinie par l'administrateur. Les options disponibles incluent :
      • Classification de la Library of Congress
      • Classification décimale Dewey
      • Classification de la National Library of Medicine
      • Autre régime
      Liste de lecture
      Cliquez sur Parcourir pour ouvrir la page Liste de tâches Listes de lecture et sélectionnez une autre liste de lecture prédéfinie à laquelle associer l'exemplaire (voir Gérer des listes de lecture).
      Nouveau code-barres
      Indiquez un nouveau code-barres pour l'exemplaire.
      Scanner le code-barres de l'exemplaire (requis)
      Entrez un autre code-barres pour l'exemplaire. Lorsque vous indiquez une partie du code-barres et cliquez sur Parcourir , le système propose des exemplaires qui correspondent à votre saisie. Sélectionnez l'exemplaire souhaité et cliquez sur OK.
      Vérifier les demandes
      Sélectionnez cette option afin que les modifications faites dans les champs Localisation et Exception de circulation génèrent un message de confirmation pendant la session actuelle.

      Lorsque la case est cochée et que des demandes concernant un exemplaire existent, un message de confirmation s'affiche si ces champs sont modifiés.

      Lorsque la case n'est pas cochée, aucun message de confirmation ne s'affiche lors d'une quelconque modification de ces champs.
      Mettre à jour RFID
      Cette case à cocher s'affiche lorsque le RFID est activé et actif. Cochez cette case pour écrire les informations de cette page sur la puce RFID de l'exemplaire. Les éléments qui seront mis à jour sont la Localisation, la Cote de rangement, l'Exception de circulation et le Code-barres. 
      Si la mise à jour RFID n'aboutit pas, une fenêtre popup s'ouvre et vous indique de recommencer le processus.
      Les paramètres concernant cette case à cocher sont mémorisés pour une utilisation ultérieure.
      Pour plus d'informations, voir Support RFID.
      De retour le
      Cliquez sur ce champ pour ouvrir la boîte de dialogue Calendrier et indiquez une autre date de retour pour l'exemplaire
      .
      Quand une date de retour arrive à échéance, un traitement automatique récupère les exemplaires réservés dans des localisations temporaires et place une demande de restauration. Ceci déclenche un processus qui replace les exemplaires dans leur localisation permanente. (Notez qu'à cette étape, la notice descriptive peut être supprimée de la publication ou supprimée.) Pour plus d'informations sur ce traitement, voir Consulter les traitements de demande de restauration.
      Exception de circulation
      Sélectionnez un autre type de règle de bibliothèque utilisée par l'exemplaire (dans une liste prédéfinie par un administrateur). Sélectionnez Aucun pour supprimer la valeur sélectionnée précédemment.
      Cote de rangement
      Renseignez un autre numéro de classification de bibliothèque pour identifier l'exemplaire.
    3. Dans la section Scanner les exemplaires, cliquez sur OK. La section Exemplaires scannés affiche le type de demande dans le champ Changer le type.

      Page Scanner les exemplaires – Informations modifiées

      Pour une description des valeurs de la colonne Destination, voir l'entrée Destination dans la section Colonnes Exemplaires scannés
      . Pour imprimer un avis pour l'exemplaire que l'Opérateur des demandes pourra par la suite joindre à cet exemplaire, sélectionnez Actions > Imprimer l'avis.
      Pour créer une demande pour l'exemplaire, sélectionnez Actions > Traitement interne (voir Créer une demande).
    Quand un exemplaire est modifié dans la section Modifier les informations sur l'exemplaire et qu'une nouvelle notice de collection est créée, l'ancienne notice de collection sera supprimée si aucun autre exemplaire ne lui est joint.
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