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    Demandes dans Alma

    Traduisible
    Une demande de ressource (ou seulement "demande") concerne l'acquisition, la manipulation, le mouvement ou le traitement de l'inventaire. Les demandes sont saisies dans Alma avant qu'elles ne soient remplies : une demande active correspond à une demande placée dans Alma qui en est à un certain stade de traitement ; une demande rejetée, terminée ou expirée n'est plus en traitement.
    Les demandes rejetées actives et inactives apparaissent toutes les deux dans les rapports, même si les demandes inactives ne peuvent pas être récupérées dans l'interface utilisateur Alma. Pour plus d'informations, voir Filtrer les résultats à l'aide du marqueur de demande active.
    Les demandes peuvent être saisies par les lecteurs à l'aide d'un système de services aux usagers, tel que Primo. Les demandes peuvent également être placées manuellement dans Alma par les bibliothécaires ou être générées en interne par Alma. De nombreuses demandes créent un processus de flux de travail et/ou une tâche dans la liste des tâches (Tâches dans la liste des tâches).

    Types de demande

    Alma gère de nombreux types de demandes. Certains des types décrits ci-dessous peuvent ne pas être disponibles dans votre institution tandis que d'autres (traitements internes) peuvent être définis par votre administrateur. Le tableau suivant décrit tous les types de demandes que vous pouvez rencontrer dans le cadre de la gestion des services aux usagers.
    Types de demande
    Type de demande Description
    Services techniques d'acquisition Une demande de traitement interne pour effectuer des services techniques, comme par exemple le catalogage d'exemplaire.
    Actif Une demande qui est en cours.
    Reliure Une demande de traitement interne pour réparer un exemplaire physique.
    Réservation planifiée Une demande du lecteur pour réserver une ressource (comme une salle ou un livre qui ne peut pas être prêté) pour une période de temps spécifique.
    Sortant Une demande de partage de ressource effectuée par un lecteur local et satisfaite par une autre institution. Mise en œuvre en tant que requête sortante ILL.
    Terminé Une demande qui a été accomplie avec succès.
    Département Toute demande gérée par un département en particulier.
    Numérisation
    Une demande de traitement interne pour les copies numériques d'une ressource physique ou électronique. Ceci est généralement utilisé dans le cadre de la photocopie d'un chapitre de livre ou d'un article pour un lecteur ou un groupe d'étudiants, et peut nécessiter l'autorisation de droits d'auteur. Les types de demande de numérisation sont les suivants :
    • Électronique - Une demande de numérisation pour une ressource électronique.
    • Physique - Une demande de numérisation pour une ressource physique.
    • Bibliothèque Exemplaire physique - Une demande de numérisation d'une référence dans une liste de lecture associée à un exemplaire physique. Cette demande est initiée par le personnel de la bibliothèque. Le bibliothécaire doit remplir les informations sur l'autorisation de droits d'auteur.
    • Lecteur - Une demande de numérisation au nom d'un lecteur. Il peut lui avoir été demandé de signer une déclaration de droits d'auteur.
    • Personnel - Une demande de numérisation (non liée à une référence d'une liste de lecture) qui est initiée par le personnel de la bibliothèque. Le bibliothécaire doit remplir les informations sur l'autorisation de droits d'auteur.
    Expiré Une demande qui n'a pas été remplie et est désormais expirée (n'est plus pertinente).
    Externe Une demande pour localiser une ressource d'origine externe à Alma, comme une demande de Primo. Il ne s'agit pas d'une demande de ressource (mais elle est incluse ici par soucis de complétude). Pour plus d'informations, voir Logique d'affichage de l'interface de recherche.
    Services aux usagers Une demande au sein d'une institution, par opposition à une demande de partage de ressource.
    Réservation générale Une demande du lecteur pour réserver le retrait d'une ressource à un certain endroit.
    Interne Voir bibliothèque.
    Entrant Une demande de document effectuée par un lecteur d'une autre institution et satisfaite par l'institution locale. Mise en œuvre en tant que demande entrante ILL.
    Bibliothèque Toute demande interne, généralement générée par une autre demande. Par exemple, une demande sortante peut générer une demande de déplacement, qui correspond à un type de demande de bibliothèque.
    Déplacer Une bibliothèque ou une demande interne de déplacer temporairement ou définitivement un exemplaire d'une bibliothèque / d'un rayon à l'autre.
    OpenURL Une demande externe pour obtenir des informations sur une ressource faite par le résolveur de lien OpenURL de Alma. Différent d'une demande de ressource.
    Lecteur Toute demande faite au nom d'un lecteur. La demande peut être faite par le lecteur sur Primo ou par le bibliothécaire dans Alma.
    En attente Une demande qui se trouve dans la file d'attente des demandes mais qui n'est pas encore active (son statut est défini sur Prêt).
    Exemplaire physique Une demande du lecteur pour retirer un exemplaire physique.
    Achat Une demande d'acquisition d'un titre physique ou d'une licence d'un titre électronique.
    Rappel Une étape de l'avancement exigeant qu'un exemplaire soit retourné à l'institution. Pour plus d'informations, voir Demandes de rappel.
    Rejeté Une demande qui a été refusée.
    Ressource Un terme générique pour tout service aux usagers ou toute demande de document. Ceci peut correspondre à un exemplaire qui peut être prêté, comme un livre, à une demande de services techniques pour relier un exemplaire ou à une demande de réservation d'une salle ou d'une pièce d'équipement.
    Demande PEB Une demande d'un lecteur dans une institution remplie par une autre institution, par opposition à une demande de service aux usagers.
    Restaurer Une demande de déplacement afin de retourner l'exemplaire à son emplacement permanent depuis son emplacement temporaire.
    Expédier Une demande d'expédition d'un exemplaire, soit physiquement ou numériquement (par email).
    Transfert pour remise en rayon Une demande de restauration d'un exemplaire qui a été retourné après une demande sortante.
    Traitement interne
    Une demande pour effectuer une action sur un exemplaire physique, comme numériser ou relier (réparer) l'exemplaire. Un traitement interne envoie un exemplaire au département des traitements internes qui peut le manipuler, puis le retourne à son emplacement lorsque le traitement est terminé.
    Les traitements internes sont définis sur la page Types de traitement interne. Un traitement interne peut passer par plusieurs étapes ; à chaque étape, il est associé à un statut, appelé un type de processus. Par exemple, une demande de reliure peut avoir les types de processus Envoyé à la reliure, Préparation de reliure, En cours, et ainsi de suite. Les types de processus sont définis sur la page Statuts de type de traitement interne ; voir Configurer des statuts de type de traitement interne. Voir aussi Configurer des états de la demande.

    Réservation planifiée

    La réservation planifiée dans Alma consiste à réserver des ressources pour un lecteur pour une période spécifique. Par exemple, si un chercheur a localisé des ressources importantes dans le catalogue d'une bibliothèque et ne peut être à la bibliothèque que pendant un temps spécifique, le chercheur peut créer une demande de réservation pour réserver ces ressources pour cette période. Ceci lui fournit des droits exclusifs vis-à-vis des matériels réservés lorsqu'il se trouve à la bibliothèque et lui permet de maximiser leur utilisation durant un temps limité.
    Réserver des ressources peut également être utile pour des exemplaires pour lesquels la demande est forte mais dont le nombre de copies est limité. Par exemple, il est possible de faire une demande sur des ressources qui ont été déplacées dans une zone réservée aux cours via une demande de réservation. Les ressources peuvent alors être utilisées pendant une période donnée, avant d'être retournées. Pour plus d'informations, voir Réservation planifiée.
    Pour plus d'informations sur la réservation planifiée, voir la vidéo Réservation planifiée dans Alma (22:20 mins). Pour une session détaillée Demandez à l'expert concernant la réservation planifiée, voir Réservation planifiée.

    Pages concernant la gestion des demandes

    Alma comprend plusieurs pages qui affichent ou vous permettent de travailler sur les demandes, en fonction de votre rôle d'utilisateur et de votre département. Pour changer de département, consultez Changer de comptoir/département dans la bibliothèque. La plupart des pages ci-dessous sont également accessibles en sélectionnant une tâche dans la liste des tâches ; voir Tâches dans la liste des tâches.
    Légende
    Page Chemin d’accès Type de demande Rôles Description Plus d'informations
    Exemplaires sur le rayon des réservations actives Services aux usagers > Demandes de ressource > Exemplaires sur le rayon des réservations actives Exemplaire physique Opérateur des demandes
    Suite à la demande d'un lecteur, l'exemplaire est récupéré depuis les piles et est envoyé sur le rayon des réservations du bureau de prêt. Entre le moment où l'exemplaire arrive au rayon des réservations et celui où la demande a expirée ou il est retiré par un lecteur, il est considéré comme étant sur le rayon des réservations actives du bureau de prêt.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Modifier l'ordre des demandes multiples pour le même article en utilisant une file d'attente
    • Annuler la demande
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    • Marquer l'exemplaire comme manquant
    Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives
    Liste des demandes à approuver Services aux usagers > Demandes de ressource > Approuver les requêtes de numérisation Numérisation
    Opérateur des services aux usagers
    Gestionnaire des services aux utilisateurs
    Vous devez approuver ou rejeter la numérisation lorsque les règles de numérisation déterminent que l'approbation est requise ou lorsqu'une tâche d'approbation des droits d'auteur est expressément demandée, comme pour une citation.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Ajouter les informations sur l'autorisation de droits d'auteur
    • Approuver la demande
    • Refuser la demande
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    Approuver/Rejeter une demande de numérisation
    Créer une demande Cela est faisable de plusieurs façons. Par exemple, en faisant une recherche dans le répertoire et en cliquant sur Demander sous un exemplaire ou titre physique dans les résultats.
    Réservation planifiée
    Numérisation
    Réservé
    Déplacer
    Exemplaire physique
    Opérateur des services aux usagers
    Gestionnaire des services aux utilisateurs
    Vous pouvez créer une demande sur un exemplaire, généralement au nom d'un lecteur ou d'un membre du personnel.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Créer une demande
    Exemplaires sur le rayon des réservations expirées Services aux usagers > Demandes de ressource > Exemplaires sur le rayon des réservations expirées Exemplaire physique Opérateur des demandes
    Suite à la demande d'un lecteur, l'exemplaire est récupéré depuis les piles et est envoyé sur le rayon des réservations du bureau de prêt. Lorsque la date d'expiration d'un exemplaire est atteinte, l'exemplaire est considéré comme expiré. S'il n'est pas récupéré dans le délai imparti, il devrait être supprimé du rayon des réservations et renvoyé vers sa localisation permanente.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    • Marquer l'exemplaire pour qu'il soit remis en rayon
    • Marquer l'exemplaire pour l'envoyer au bureau de prêt
    • Marquer l'exemplaire pour l'envoyer à une autre bibliothèque
    • Activer la demande suivante en attente pour cet exemplaire dans la file d'attente
    Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées
    Exemplaires en cours de traitement
    Service aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement
    ou
    Acquisitions > Traitement après réception > Exemplaires dans le Département de réception
    Services techniques d'acquisition
    Reliure
    Numérisation
    Exemplaire physique
    Opérateur de réception
    Opérateur des achats
    Opérateur de traitement interne (numérisation)
    Après réception d'un matériel physique, il peut être nécessaire d'effectuer d'autres tâches sur celui-ci avant qu'il soit mis à disposition dans la bibliothèque. Par ailleurs, une demande de traitement interne peut nécessiter que vous travailliez sur le matériel avant que d'autres demandes puissent être effectuées dessus. Vous traitez les nouveaux matériels ou traitements internes sur cette page.
    Cette page s'affiche différemment dans un service de numérisation et dans tout autre département (comme un département de Services techniques d'acquisition).
    Dans un département de numérisation, sur cette page, vous pouvez :
    • Annuler la demande
    • Indiquer que la demande sera satisfaite en utilisant un exemplaire électronique plutôt qu'un exemplaire physique, ou vice versa
    • Attacher l'exemplaire numérisé à la demande
    • Distribuer l'exemplaire au(x) demandeur(s) par email
    • Enregistrer l'exemplaire numérisé
    Dans n'importe quel autre département, sur cette page, vous pouvez :
    • Indiquer que le traitement est passé à une nouvelle étape ou est terminé
    • Modifier les informations sur un exemplaire physique
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    • Imprimer un avis contenant des informations sur l'exemplaire
    • Écrire les informations de l'exemplaire sur le RFID
    • Ne pas recevoir l'exemplaire (dans un service de réception)
    Traitement après réception
    Aller chercher les ressources demandées Services aux usagers > Demandes de ressource > Prendre en rayon Exemplaire physique Opérateur des demandes
    Les exemplaires physiques sont récupérés sur une étagère en rayon (les étagères standards de la bibliothèque). S'il fait l'objet d'une demande de la part d'un lecteur, l'exemplaire est transféré au rayon des réservations.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Imprimer un bulletin de cotes pour l'exemplaire avant d'aller le chercher
    • Annuler la demande ou faire retirer l'exemplaire dans une autre localisation
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    • Marquer l'exemplaire comme manquant
    • Convertir la demande en demande PEB sortante
    Prendre en rayon
    Suivi de demande de la ressource Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement
    Cette page s'affiche également lorsque vous effectuez une recherche via la case de recherche persistante en utilisant Demande en tant que type de recherche. Voir Recherche dans le répertoire.
    Reliure
    Réservation planifiée
    Numérisation
    Réservation générale
    Déplacer
    Exemplaire physique
    Expédier
    Restaurer
    Transfert pour remise en rayon
    Opérateur des services aux usagers
    Gestionnaire des services aux utilisateurs
    Opérateur des demandes
    La plupart des demandes de flux de travail apparaissent sur cette page d'informations générales.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Consulter l'historique de la demande
    • Annuler la demande
    • Prolonger la demande à un moment ou une date ultérieure
    • Marquer l'exemplaire comme manquant
    • Imprimer un bulletin de cotes pour l'exemplaire avant d'aller chercher l'exemplaire
    • Convertir la demande en tant que demande PEB sortante
    Gérer les demandes et les traitements internes
    Demandes PEB sortantes Services aux usagers > Demandes de ressource > Demandes sortantes Sortant
    Opérateur des services aux usagers
    Gestionnaire des services aux utilisateurs
    Les lecteurs peuvent rechercher des ressources dans d'autres institutions et demander qu'elles soient livrées dans l'institution locale. Cela crée une demande sortante au niveau de l'institution locale et une demande entrante au niveau de l'institution partenaire.
    Pour les exemplaires physiques, l'exemplaire est reçu par l'institution locale, retiré et retourné par le lecteur, avant qu'il ne soit (généralement) renvoyé vers l'institution partenaire. Les exemplaires électroniques peuvent être livrés numériquement ou physiquement depuis l'institution partenaire.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Ajouter une nouvelle demande sortante
    • Voir, modifier, copier, annuler ou rejeter une demande
    • Demander au lecteur plus d'informations
    • Modifier les informations d'un exemplaire physique
    • Recalculer la liste de partenaires (voir Partenaires PEB et listes de partenaires)
    • Envoyer la demande à l'institution partenaire
    • Marquer une demande comme rappelée par l'institution partenaire, reçue, retournée par le lecteur ou terminée (supprimer la demande)
    • Renouveler une demande ou demander le renouvellement d'une demande
    Demandes PEB sortantes
    Liste des tâches - Demandes PEB entrantes Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes Entrant
    Opérateur des services aux usagers
    Gestionnaire des services aux usagers
    Les lecteurs d'autres institutions peuvent rechercher des ressources dans votre institution et demander qu'elles soient livrées dans leur institution (partenaire). Cela crée une demande sortante au niveau de l'institution partenaire et une demande entrante au niveau de votre institution.
    Pour les exemplaires physiques, l'exemplaire est retiré en rayon et envoyé à l'institution partenaire. Il est ensuite reçu par l'institution partenaire et (généralement) est retourné en rayon. Les exemplaires électroniques peuvent être envoyés numériquement ou physiquement.
    Sur cette page, vous pouvez :
    • Ajouter une nouvelle demande entrante
    • Voir, modifier, copier, annuler ou rejeter une demande
    • Localiser l'exemplaire et imprimer un avis
    • Satisfaire la demande, physiquement ou numériquement
    • Prolonger la date d'échéance pour la demande
    • Communiquer avec l'institution emprunteuse
    Demandes PEB entrante

    File d'attente d'une demande

    Lorsque plusieurs demandes sont placées sur le même exemplaire, elles sont mises en attente. La liste des demandes peut être consultée sur la page File d'attente des demandes (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement; cliquez sur la valeur Placer dans la file d'attente pour l'un des exemplaires).
    Page File d'attente des demandes
    En haut de la page sont indiqués le titre, l'emplacement actuel, la cote de rangement et le nombre maximal de demandes qui peuvent être actives pour l'exemplaire (cela correspond généralement au nombre d'exemplaires du livre).
    Les informations suivantes s'affichent pour chaque demande :
    • Type de demande
    • Destination - L'endroit où l'exemplaire doit être récupéré suite à la demande.
    • Activité actuelle - L'étape actuelle du flux de travail.
    • Priorité - La priorité de la demande. Voir Priorité de la demande.
    • Code-barres
    • Type de matériel
    • Date de la demande
    • Intéressé jusqu'au - Une date d'expiration pour la demande.
    • Demandeur
    • Description
    • Groupe demandeur - Le groupe utilisateur du demandeur.
    • Activer - Permet de déplacer la demande en haut de la file d'attente. Cette option s'affiche uniquement si un exemplaire est disponible. Voir Priorité de la demande.
    Pour la demande de titres, seules les demandes pour le titre préféré apparaissent dans la file d'attente d'une demande.

    Priorité de la demande

    La priorité de la demande pour chaque exemplaire dans la file d'attente détermine quelle demande dans la file d'attente est active. Les demandes de la bibliothèque, telles que des demandes de déplacement et de traitement interne, sont prioritaires sur celles d'un lecteur. Les demandes du lecteur sont remplies dans l'ordre dans lequel elles ont été créées. Une règle de service aux usagers permettra dans une version ultérieure de modifier les priorités pour un groupe.
    La priorité est pertinente uniquement pour les demandes avant le début du traitement du workflow. 

    Partenaires PEB et listes de partenaires

    Un partenaire définit une institution, autre que la vôtre, prête à répondre à une demande PEB ou inversement qui peut vous demander de répondre à une demande PEB. Une Liste de partenaires répertorie les partenaires qui sont interrogés pour voir s'ils peuvent remplir une demande PEB sortante particulière. Elle peut être ordonnée - dans ce cas les partenaires sont interrogés dans un ordre spécifique - ou aléatoire. Vous pouvez avoir plusieurs listes de partenaires, chacune étant définie par un modèle de liste de partenaires.
    Lorsque vous créez une demande sortante, vous pouvez lui affecter manuellement un ou plusieurs partenaires, soit directement soit en utilisant une ou plusieurs listes de partenaires. Une liste de partenaires est également attribuée automatiquement si elle correspond à une règle d'affectation de liste de partenaires.
    Pour configurer des partenaires, voir Partenaires PEB. Pour configurer des modèles de listes de partenaires, voir Configurer des modèles de listes de partenaires. Pour configurer les règles d'assignation des partenaires, voir Configurer des règles d'assignation des partenaires.

    Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.

    Les Demandes PEB peuvent être satisfaites par un ou plusieurs exemplaires. Lorsque plusieurs exemplaires ont été envoyés pour une demande, plusieurs lignes de commandes seront affichées dans les emplacements suivants :
    De plus, la Liste de tâches des demandes PEB indique l'existence de plusieurs exemplaires avec un lien Codes-barres multiples (voir également Recevoir ou expédier plusieurs exemplaires pour une seule demande).
    En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit. 

    Demande de traitements

    Alma propose plusieurs traitements qui peuvent être utilisés pour gérer les demandes par lot. Les traitements manuels peuvent être utilisés pour créer ou supprimer des demandes sur des exemplaires physiques ou des titres. Voir la page ou l'entrée pertinente pour consulter les détails et les informations de configuration des traitements planifiés.

    Manuel

    Planifié

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