Demandes dans Alma
Une demande de ressource (ou seulement "demande") concerne l'acquisition, la manipulation, le mouvement ou le traitement de l'inventaire. Les demandes sont saisies dans Alma avant qu'elles ne soient remplies : une demande active correspond à une demande placée dans Alma qui en est à un certain stade de traitement ; une demande rejetée, terminée ou expirée n'est plus en traitement.
Les demandes rejetées actives et inactives apparaissent toutes les deux dans les rapports, même si les demandes inactives ne peuvent pas être récupérées dans l'interface utilisateur Alma. Pour plus d'informations, voir Filtrer les résultats à l'aide du marqueur de demande active.
Les demandes peuvent être saisies par les lecteurs à l'aide d'un système de services aux usagers, tel que Primo. Les demandes peuvent également être placées manuellement dans Alma par les bibliothécaires ou être générées en interne par Alma. De nombreuses demandes créent un processus de flux de travail et/ou une tâche dans la liste des tâches (Tâches dans la liste des tâches).
Types de demande
Alma gère de nombreux types de demandes. Certains des types décrits ci-dessous peuvent ne pas être disponibles dans votre institution tandis que d'autres (traitements internes) peuvent être définis par votre administrateur. Le tableau suivant décrit tous les types de demandes que vous pouvez rencontrer dans le cadre de la gestion des services aux usagers.
| Type de demande | Description |
|---|---|
| Services techniques d'acquisition | Une demande de traitement interne pour effectuer des services techniques, comme par exemple le catalogage d'exemplaire. |
| Actif | Une demande qui est en cours. |
| Reliure | Une demande de traitement interne pour réparer un exemplaire physique. |
| Réservation planifiée | Une demande du lecteur pour réserver une ressource (comme une salle ou un livre qui ne peut pas être prêté) pour une période de temps spécifique. |
| Sortant | Une demande de partage de ressource effectuée par un lecteur local et satisfaite par une autre institution. Mise en œuvre en tant que requête sortante ILL. |
| Terminé | Une demande qui a été accomplie avec succès. |
| Département | Toute demande gérée par un département en particulier. |
| Numérisation | Une demande de traitement interne pour les copies numériques d'une ressource physique ou électronique. Ceci est généralement utilisé dans le cadre de la photocopie d'un chapitre de livre ou d'un article pour un lecteur ou un groupe d'étudiants, et peut nécessiter l'autorisation de droits d'auteur. Les types de demande de numérisation sont les suivants :
|
| Expiré | Une demande qui n'a pas été remplie et est désormais expirée (n'est plus pertinente). |
| Externe | Une demande pour localiser une ressource d'origine externe à Alma, comme une demande de Primo. Il ne s'agit pas d'une demande de ressource (mais elle est incluse ici par soucis de complétude). Pour plus d'informations, voir Logique d'affichage de l'interface de recherche. |
| Services aux usagers | Une demande au sein d'une institution, par opposition à une demande de partage de ressource. |
| Réservation générale | Une demande du lecteur pour réserver le retrait d'une ressource à un certain endroit. |
| Interne | Voir bibliothèque. |
| Entrant | Une demande de document effectuée par un lecteur d'une autre institution et satisfaite par l'institution locale. Mise en œuvre en tant que demande entrante ILL. |
| Bibliothèque | Toute demande interne, généralement générée par une autre demande. Par exemple, une demande sortante peut générer une demande de déplacement, qui correspond à un type de demande de bibliothèque. |
| Déplacer | Une bibliothèque ou une demande interne de déplacer temporairement ou définitivement un exemplaire d'une bibliothèque / d'un rayon à l'autre. |
| OpenURL | Une demande externe pour obtenir des informations sur une ressource faite par le résolveur de lien OpenURL de Alma. Différent d'une demande de ressource. |
| Lecteur | Toute demande faite au nom d'un lecteur. La demande peut être faite par le lecteur sur Primo ou par le bibliothécaire dans Alma. |
| En attente | Une demande qui se trouve dans la file d'attente des demandes mais qui n'est pas encore active (son statut est défini sur Prêt). |
| Exemplaire physique | Une demande du lecteur pour retirer un exemplaire physique. |
| Achat | Une demande d'acquisition d'un titre physique ou d'une licence d'un titre électronique. |
| Rappel | Une étape de l'avancement exigeant qu'un exemplaire soit retourné à l'institution. Pour plus d'informations, voir Demandes de rappel. |
| Rejeté | Une demande qui a été refusée. |
| Ressource | Un terme générique pour tout service aux usagers ou toute demande de document. Ceci peut correspondre à un exemplaire qui peut être prêté, comme un livre, à une demande de services techniques pour relier un exemplaire ou à une demande de réservation d'une salle ou d'une pièce d'équipement. |
| Demande PEB | Une demande d'un lecteur dans une institution remplie par une autre institution, par opposition à une demande de service aux usagers. |
| Restaurer | Une demande de déplacement afin de retourner l'exemplaire à son emplacement permanent depuis son emplacement temporaire. |
| Expédier | Une demande d'expédition d'un exemplaire, soit physiquement ou numériquement (par email). |
| Transfert pour remise en rayon | Une demande de restauration d'un exemplaire qui a été retourné après une demande sortante. |
| Traitement interne | Une demande pour effectuer une action sur un exemplaire physique, comme numériser ou relier (réparer) l'exemplaire. Un traitement interne envoie un exemplaire au département des traitements internes qui peut le manipuler, puis le retourne à son emplacement lorsque le traitement est terminé. Les traitements internes sont définis sur la page Types de traitement interne. Un traitement interne peut passer par plusieurs étapes ; à chaque étape, il est associé à un statut, appelé un type de processus. Par exemple, une demande de reliure peut avoir les types de processus Envoyé à la reliure, Préparation de reliure, En cours, et ainsi de suite. Les types de processus sont définis sur la page Statuts de type de traitement interne ; voir Configurer des statuts de type de traitement interne. Voir aussi Configurer des états de la demande. |
Réservation planifiée
La réservation planifiée dans Alma consiste à réserver des ressources pour un lecteur pour une période spécifique. Par exemple, si un chercheur a localisé des ressources importantes dans le catalogue d'une bibliothèque et ne peut être à la bibliothèque que pendant un temps spécifique, le chercheur peut créer une demande de réservation pour réserver ces ressources pour cette période. Ceci lui fournit des droits exclusifs vis-à-vis des matériels réservés lorsqu'il se trouve à la bibliothèque et lui permet de maximiser leur utilisation durant un temps limité.
Réserver des ressources peut également être utile pour des exemplaires pour lesquels la demande est forte mais dont le nombre de copies est limité. Par exemple, il est possible de faire une demande sur des ressources qui ont été déplacées dans une zone réservée aux cours via une demande de réservation. Les ressources peuvent alors être utilisées pendant une période donnée, avant d'être retournées. Pour plus d'informations, voir Réservation planifiée.
Pour plus d'informations sur la réservation planifiée, voir la vidéo Réservation planifiée dans Alma (22:20 mins). Pour une session détaillée Demandez à l'expert concernant la réservation planifiée, voir Réservation planifiée.
Pages concernant la gestion des demandes
Alma comprend plusieurs pages qui affichent ou vous permettent de travailler sur les demandes, en fonction de votre rôle d'utilisateur et de votre département. Pour changer de département, consultez Changer de comptoir/département dans la bibliothèque. La plupart des pages ci-dessous sont également accessibles en sélectionnant une tâche dans la liste des tâches ; voir Tâches dans la liste des tâches.
| Page | Chemin d’accès | Type de demande | Rôles | Description | Plus d'informations |
|---|---|---|---|---|---|
| Exemplaires sur le rayon des réservations actives | Services aux usagers > Demandes de ressource > Exemplaires sur le rayon des réservations actives | Exemplaire physique | Opérateur des demandes | Suite à la demande d'un lecteur, l'exemplaire est récupéré depuis les piles et est envoyé sur le rayon des réservations du bureau de prêt. Entre le moment où l'exemplaire arrive au rayon des réservations et celui où la demande a expirée ou il est retiré par un lecteur, il est considéré comme étant sur le rayon des réservations actives du bureau de prêt. Sur cette page, vous pouvez :
| Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives |
| Liste des demandes à approuver | Services aux usagers > Demandes de ressource > Approuver les requêtes de numérisation | Numérisation | Opérateur des services aux usagers Gestionnaire des services aux utilisateurs | Vous devez approuver ou rejeter la numérisation lorsque les règles de numérisation déterminent que l'approbation est requise ou lorsqu'une tâche d'approbation des droits d'auteur est expressément demandée, comme pour une citation. Sur cette page, vous pouvez :
| Approuver/Rejeter une demande de numérisation |
| Créer une demande | Cela est faisable de plusieurs façons. Par exemple, en faisant une recherche dans le répertoire et en cliquant sur Demander sous un exemplaire ou titre physique dans les résultats. | Réservation planifiée Numérisation Réservé Déplacer Exemplaire physique | Opérateur des services aux usagers Gestionnaire des services aux utilisateurs | Vous pouvez créer une demande sur un exemplaire, généralement au nom d'un lecteur ou d'un membre du personnel. Sur cette page, vous pouvez :
| |
| Exemplaires sur le rayon des réservations expirées | Services aux usagers > Demandes de ressource > Exemplaires sur le rayon des réservations expirées | Exemplaire physique | Opérateur des demandes | Suite à la demande d'un lecteur, l'exemplaire est récupéré depuis les piles et est envoyé sur le rayon des réservations du bureau de prêt. Lorsque la date d'expiration d'un exemplaire est atteinte, l'exemplaire est considéré comme expiré. S'il n'est pas récupéré dans le délai imparti, il devrait être supprimé du rayon des réservations et renvoyé vers sa localisation permanente. Sur cette page, vous pouvez :
| Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées |
| Exemplaires en cours de traitement | Service aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement ou Acquisitions > Traitement après réception > Exemplaires dans le Département de réception | Services techniques d'acquisition Reliure Numérisation Exemplaire physique | Opérateur de réception Opérateur des achats Opérateur de traitement interne (numérisation) | Après réception d'un matériel physique, il peut être nécessaire d'effectuer d'autres tâches sur celui-ci avant qu'il soit mis à disposition dans la bibliothèque. Par ailleurs, une demande de traitement interne peut nécessiter que vous travailliez sur le matériel avant que d'autres demandes puissent être effectuées dessus. Vous traitez les nouveaux matériels ou traitements internes sur cette page. Cette page s'affiche différemment dans un service de numérisation et dans tout autre département (comme un département de Services techniques d'acquisition). Dans un département de numérisation, sur cette page, vous pouvez :
Dans n'importe quel autre département, sur cette page, vous pouvez :
| Traitement après réception |
| Aller chercher les ressources demandées | Services aux usagers > Demandes de ressource > Prendre en rayon | Exemplaire physique | Opérateur des demandes | Les exemplaires physiques sont récupérés sur une étagère en rayon (les étagères standards de la bibliothèque). S'il fait l'objet d'une demande de la part d'un lecteur, l'exemplaire est transféré au rayon des réservations. Sur cette page, vous pouvez :
| Prendre en rayon |
| Suivi de demande de la ressource |
Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement Cette page s'affiche également lorsque vous effectuez une recherche via la case de recherche persistante en utilisant Demande en tant que type de recherche. Voir Recherche dans le répertoire. | Reliure Réservation planifiée Numérisation Réservation générale Déplacer Exemplaire physique Expédier Restaurer Transfert pour remise en rayon | Opérateur des services aux usagers Gestionnaire des services aux utilisateurs Opérateur des demandes | La plupart des demandes de flux de travail apparaissent sur cette page d'informations générales. Sur cette page, vous pouvez :
| Gérer les demandes et les traitements internes |
| Demandes PEB sortantes | Services aux usagers > Demandes de ressource > Demandes sortantes | Sortant | Opérateur des services aux usagers Gestionnaire des services aux utilisateurs | Les lecteurs peuvent rechercher des ressources dans d'autres institutions et demander qu'elles soient livrées dans l'institution locale. Cela crée une demande sortante au niveau de l'institution locale et une demande entrante au niveau de l'institution partenaire. Pour les exemplaires physiques, l'exemplaire est reçu par l'institution locale, retiré et retourné par le lecteur, avant qu'il ne soit (généralement) renvoyé vers l'institution partenaire. Les exemplaires électroniques peuvent être livrés numériquement ou physiquement depuis l'institution partenaire. Sur cette page, vous pouvez :
| Demandes PEB sortantes |
| Liste des tâches - Demandes PEB entrantes | Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes | Entrant | Opérateur des services aux usagers Gestionnaire des services aux usagers | Les lecteurs d'autres institutions peuvent rechercher des ressources dans votre institution et demander qu'elles soient livrées dans leur institution (partenaire). Cela crée une demande sortante au niveau de l'institution partenaire et une demande entrante au niveau de votre institution. Pour les exemplaires physiques, l'exemplaire est retiré en rayon et envoyé à l'institution partenaire. Il est ensuite reçu par l'institution partenaire et (généralement) est retourné en rayon. Les exemplaires électroniques peuvent être envoyés numériquement ou physiquement. Sur cette page, vous pouvez :
| Demandes PEB entrante |
File d'attente d'une demande
Lorsque plusieurs demandes sont placées sur le même exemplaire, elles sont mises en attente. La liste des demandes peut être consultée sur la page File d'attente des demandes (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement; cliquez sur la valeur Placer dans la file d'attente pour l'un des exemplaires).
Page File d'attente des demandes
En haut de la page sont indiqués le titre, l'emplacement actuel, la cote de rangement et le nombre maximal de demandes qui peuvent être actives pour l'exemplaire (cela correspond généralement au nombre d'exemplaires du livre).
Les informations suivantes s'affichent pour chaque demande :
- Type de demande
- Destination - L'endroit où l'exemplaire doit être récupéré suite à la demande.
- Activité actuelle - L'étape actuelle du flux de travail.
- Priorité - La priorité de la demande. Voir Priorité de la demande.
- Code-barres
- Type de matériel
- Date de la demande
- Intéressé jusqu'au - Une date d'expiration pour la demande.
- Demandeur
- Description
- Groupe demandeur - Le groupe utilisateur du demandeur.
- Activer - Permet de déplacer la demande en haut de la file d'attente. Cette option s'affiche uniquement si un exemplaire est disponible. Voir Priorité de la demande.
Pour la demande de titres, seules les demandes pour le titre préféré apparaissent dans la file d'attente d'une demande.
Priorité de la demande
La priorité de la demande pour chaque exemplaire dans la file d'attente détermine quelle demande dans la file d'attente est active. Les demandes de la bibliothèque, telles que des demandes de déplacement et de traitement interne, sont prioritaires sur celles d'un lecteur. Les demandes du lecteur sont remplies dans l'ordre dans lequel elles ont été créées. Une règle de service aux usagers permettra dans une version ultérieure de modifier les priorités pour un groupe.
La priorité est pertinente uniquement pour les demandes avant le début du traitement du workflow.
Partenaires PEB et listes de partenaires
Un partenaire définit une institution, autre que la vôtre, prête à répondre à une demande PEB ou inversement qui peut vous demander de répondre à une demande PEB. Une Liste de partenaires répertorie les partenaires qui sont interrogés pour voir s'ils peuvent remplir une demande PEB sortante particulière. Elle peut être ordonnée - dans ce cas les partenaires sont interrogés dans un ordre spécifique - ou aléatoire. Vous pouvez avoir plusieurs listes de partenaires, chacune étant définie par un modèle de liste de partenaires.
Lorsque vous créez une demande sortante, vous pouvez lui affecter manuellement un ou plusieurs partenaires, soit directement soit en utilisant une ou plusieurs listes de partenaires. Une liste de partenaires est également attribuée automatiquement si elle correspond à une règle d'affectation de liste de partenaires.
Pour configurer des partenaires, voir Partenaires PEB. Pour configurer des modèles de listes de partenaires, voir Configurer des modèles de listes de partenaires. Pour configurer les règles d'assignation des partenaires, voir Configurer des règles d'assignation des partenaires.
Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.
Les Demandes PEB peuvent être satisfaites par un ou plusieurs exemplaires. Lorsque plusieurs exemplaires ont été envoyés pour une demande, plusieurs lignes de commandes seront affichées dans les emplacements suivants :
De plus, la Liste de tâches des demandes PEB indique l'existence de plusieurs exemplaires avec un lien Codes-barres multiples (voir également Recevoir ou expédier plusieurs exemplaires pour une seule demande).
En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit.
Demande de traitements
Alma propose plusieurs traitements qui peuvent être utilisés pour gérer les demandes par lot. Les traitements manuels peuvent être utilisés pour créer ou supprimer des demandes sur des exemplaires physiques ou des titres. Voir la page ou l'entrée pertinente pour consulter les détails et les informations de configuration des traitements planifiés.
Manuel
- Annuler les demandes concernant des exemplaires physiques - Annule les demandes ouvertes pour des exemplaires physiques.
- Créer des demandes de déplacement d'un exemplaire physique - Initie le déplacement d'exemplaires physiques vers une nouvelle localisation.
- Créer des traitements internes sur un exemplaire physique - Crée une demande de traitement interne pour des exemplaires physiques.
- Annuler les demandes concernant des titres physiques - Annule les demandes ouvertes pour des titres physiques.
Planifié
- Supprimer les demandes d'acquisition - Il s'agit d'un traitement interne qui supprime les demandes d'acquisition internes factices.
- Demandes - Traiter l'étape d’expiration - Marque les exemplaires demandés comme manquants lorsque les demandes de l'étape de retrait ont dépassé leur date d'expiration.
- Demandes - Restaurer les exemplaires temporairement en rayon - Crée des demandes de restauration sur les exemplaires temporairement en rayon dont la date de retour correspond à la date actuelle ou est dépassée.
- Demandes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire - Recalcule des demandes suite à des modifications sur l'inventaire.
- Demande entrante expirée - Vérifie les demandes PEB entrantes qui ont expiré.
- Exemplaires nécessitant une action spéciale - Identifie les exemplaires qui peuvent nécessiter une action, notamment les exemplaires associés à des demandes.
- Demandes de transfert - Déplacer toutes les demandes provenant d'un bureau de prêt à un bureau de prêt différent dans la même bibliothèque.