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    Systèmes de scolarité

    Traduisible
    Pour configurer un profil d'intégration de scolarité, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    En tant que partie intégrante des processus d'une bibliothèque, les usagers peuvent être amenés à devoir payer divers amendes et frais. Par exemple, si un usager rend un livre emprunté un jour après la date prévue, l'usager devra payer une certaine somme chaque jour qui dépasse la date en question. Pour plus de détails, voir Configurer le comportement des amendes/frais.
    Les usagers peuvent être amenés à devoir payer certains frais pour divers types d'activités, comme par exemple l'inscription à un cours, de l'enseignement supplémentaire, etc. C'est pourquoi de nombreuses institutions gèrent les frais liés aux usagers via un système de scolarité prévu à cet effet. Il peut s'agir du système PGI de l'institution ou d'un système en charge des finances liés aux usagers. Les institutions peuvent exporter les informations liées aux amendes et frais d'Alma vers le système de scolarité. Les frais et amendes exportés sont considérés comme clôturés dans Alma puisqu'ils sont gérés en dehors du champ de la bibliothèque.
    Alma exporte également les amendes et frais pour les utilisateurs expirés.
    Pour configurer un profil d'intégration de type scolarité :
    1. Sur la page Configuration générale (Administration > Configuration générale > Menu de configuration), cliquez sur Profils d'intégration sous la section Systèmes externes. La page Liste des profils d'intégration s'ouvre.
    2. Cliquez sur le bouton Ajouter un système externe. La première page de l'assistant de configuration du profil d'intégration s'ouvre.
    3. Exécutez les actions suivantes sur cette page :
      1. Saisissez un code et un nom pour le profil que vous êtes en train de définir.
      2. Dans la liste déroulante Type d'intégration, choisissez Scolarité.
      3. Dans la liste déroulante Type de connexion S/FTP, choisissez le nom de la connexion FTP que vous avez définie auparavant.
      4. Indiquez le type de système de scolarité que vous êtes en train d'intégrer (à titre informatif pour Ex Libris). Veuillez noter que ceci est obligatoire.
      5. Saisissez une description de l'intégration que vous êtes en train de configurer (facultatif).
        bursar.gif
        Définition du profil d'intégration de scolarité – Page 1
    4. Sous la section Actions, configurez les paramètres d'intégration suivants :
      Paramètres du profil d'intégration de scolarité
      Champ Description
      Actif (Requis) Choisissez si vous voulez que le profil soit actif ou non actif. Notez que seuls les profils actifs peuvent être exécutés selon un programme prédéfini. L'option Non actif est sélectionnée par défaut.
      Module complémentaire Non utilisé actuellement.
      Temps avant l'export (en jours) Le nombre de jours, pendant lesquels Alma doit attendre avant d'exporter les amendes et frais vers le système de scolarité. Si ce champ est laissé vide, Alma exporte immédiatement les informations concernant les amendes et frais après leur création.
      Montant minimal pour usager Le montant minimal de la dette à atteindre par un utilisateur avant l'export de ses amendes et frais (à utiliser afin d'éviter d'exporter de nombreux frais minimes). Afin de calculer le solde de l'utilisateur dans ce but, Alma prend d'abord en compte tous les autres paramètres définis dans le profil (ancienneté des frais et des amendes, propriétaire et type). Si le montant total des amendes et frais exportables reste inférieur au montant minimal, les amendes et frais ne sont pas exportés.
      • Pour inclure les crédits, saisissez 0 dans ce champ ou laissez le champ vide.
      • Les virgules décimales ne doivent pas être entrées dans ce champ.
      Type d'identifiant d'usager Le type d'identification qui sera utilisé pour faire correspondre les utilisateurs lorsqu'un fichier contient un identifiant utilisateur. Sélectionnez l'une des options prédéfinies par un administrateur.
      Groupes utilisateur Les groupes utilisateur pour lesquels les informations concernant les amendes et frais doivent être exportées. Si ce champ est laissé vide, Alma exporte les informations concernant les amendes et frais de tous les groupes utilisateur.
      Amendes/frais à exporter Les types d'amendes/frais à exporter. Si ce champ est rempli, seuls les amendes/frais des types spécifiés sont exportés. Si ce champ est laissé vide, Alma exporte les informations concernant les amendes et frais indépendamment de leur type.
      Amendes/frais institutionnels Choisissez si vous voulez que les amendes et frais de l'institution soient exportés vers le système de scolarité ou non.
      Amendes/frais de la bibliothèque Les bibliothèques pour lesquelles les informations concernant les amendes et frais doivent être exportées. Si ce champ est laissé vide, Alma n'exporte aucune information concernant les amendes et frais des bibliothèques. Notez que si Amendes/frais institutionnels est défini sur Non, au moins une bibliothèque doit être sélectionnée ; si aucune bibliothèque n'est sélectionnée, le champ Amendes/frais institutionnels doit être défini sur Oui.
      Chemin d’accès du fichier de sortie Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP. Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le champ Sous-répertoire pendant la configuration de la connexion S/FTP et si vous saisissez Scolarité dans le champ Chemin d'accès du fichier d'export, les informations concernant les frais/amendes sont exportées dans le répertoire Alma/scolarité (sous le répertoire racine FTP).
      Planifier Sélectionnez l'une des options de planification qui sont pré-configurées par le personnel d'Ex Libris.
      bursar_2.png
      Définition du profil d'intégration de scolarité – Page 2
    5. Cliquez sur Enregistrer. Le profil que vous avez configuré apparaît dans la Liste des profils d'intégration.
    Pour exécuter manuellement et suivre le traitement d'export concernant la scolarité :
    Sur la page Liste des profils d'intégration, sélectionnez Actions > Modifier pour le profil de scolarité que vous avez défini, cliquez sur l'onglet Actions, assurez-vous que le bouton radio Actif est bien sélectionné, puis cliquez sur Exécuter.
    bursar_run.png
    Exécuter la tâche d'export de scolarité
    Le traitement s'exécute dès que le système est prêt. Si les notifications par email sont activées dans Alma, vous recevez une notification via email.
    Vous pouvez consulter le statut du traitement, le nombre de fichiers traités ainsi que d'autres données en sélectionnant Actions > Historique de traitement pour le profil de scolarité concerné sur la page Liste des profils d'intégration. La figure suivante, par exemple, illustre un traitement exécuté avec succès, en train de traiter un fichier.
    bursar_run_2.gif
    Exporter l'historique de traitement
    Le statut Exécuté avec succès ne signifie pas que les notices ont été exportées avec succès. Cela signifie plutôt que le traitement s'est terminé sans erreur.
    Vous pouvez utiliser le bouton Actions sur cette page pour accéder à un rapport plus détaillé du traitement. Ce rapport inclut des statistiques sur le nombre de notices, d'utilisateurs et de frais/amendes traités (Actions > Consulter), sur les événements qui ont eu lieu durant le traitement (Actions > Événements), ainsi qu'un rapport des erreurs (Actions >Notification d'erreur).
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