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    Systèmes d'Information Étudiant

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    Pour configurer le profil d'un système d'information étudiant (sI), vous devez remplir le rôle suivant:
    • Administrateur général du système
    Alma peut exporter/importer des utilisateurs vers/à partir d'un Système d'information étudiant (SI).
    Pour importer des utilisateurs, le SI doit placer un fichier zip contenant un fichier XML avec tous les utilisateurs dans une localisation S/FTP définie. Alma va chercher le fichier, décrypte l'information, et charge les fichiers (de type Externe) selon les paramètres définis dans le profil d'intégration SI.
    Vous voudrez peut-être exporter certains utilisateurs vers le SI, par exemple ceux qui doivent de l'argent à la bibliothèque ou qui contiennent certains blocages. Ceci permet au SI de bloquer certaines activités à ces utilisateurs de jusqu'à ce qu'ils remplissent leurs obligations dans la librairie.
    Pour un aperçu détaillé de la gestion des utilisateurs dans Alma, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs. Notez que le système d'authentification externe doit être en place avant de pouvoir débuter l'implantation dans Alma.
    Pour plus de détails concernant l'intégration des SI, voir : https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations /Gestion-utilisateurs/si
    Pour plus d'information concernant le chargement d'utilisateurs dans Alma, voir la vidéo Charger enregistrement d'utilisateurs (20 min).
    Pour configurer de profil d'intégration de type utilisateur :
    1. Sur la page Configuration générale (Administration > Configuration générale > Menu de configuration), cliquez sur Profils d'intégration sous la section Systèmes externes. La Liste de profils d'intégration apparaît.
    2. Cliquez sur Ajouter profil d'intégration. La première page de l'assistant du profil d'intégration s'ouvre.
    3. Exécutez les actions suivantes sur cette page :
      1. Saisissez un code et un nom pour le profil que vous êtes en train de définir.
      2. Sur le menu déroulant Type d'intégration, choisissez Utilisateurs.
      3. Sur le menu déroulant Type de connexion S/FTP, choisissez le nom de la connexion FTP que vous avez défini auparavant.
      4. Indiquez le type de SI que vous êtes en train d'intégrer (à titre d'information pour Ex Libris). Veuillez noter que ceci est obligatoire.
      5. Saisissez une description de l'intégration que vous êtes en train de configurer (facultatif).
        Définition du Profil d'intégration des utilisateurs – Page 1
    4. Cliquez sur Suivant. La seconde page de l'assistant s'ouvre.
      Définition du Profil d'intégration des utilisateurs – Page 2
    5. Sous la section Actions, configurez les Paramètres d'intégration suivants:
      Champs Importer/Synchroniser/Exporter Blocage d'Utilisateur/Exporter des utilisateurs/Importer en ligne
      Section Champ Description
      Importer
      (utilisé pour l'import initial d'utilisateurs)
      Actif Si la tâche est active ou non. Si la tâche est active, elle sera exécutée selon le programme prédéfini. Si elle est inactive, elle ne sera pas exécutée.
      La tâche se nomme IMPORT Utilisateurs en utilisant <Nom du profil d'intégration>.
      Module complémentaire La méthode de conversion à utiliser pour transformer les fichiers d'entrée de divers formats en entrées pouvant être reconnues par Alma.
      Type d'enregistrement Le type de notice d'utilisateur à créer dans Alma: Contact, Public, ou Equipe. Pour plus d'informations concernant le choix de type de notice, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Chemin d'accès au fichier d'entrée Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP sécurisée (requis). Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le domaine sous-répertoire lors de la configuration de connexion FTP sécurisée (à noter qu'il est obligatoire de spécifier une valeur dans ce domaine) et que vous entrez SIS_import dans le champ Chemin d'accès au fichier d'entrée, les fichiers SIS sont importés à la répertoire Alma/SIS_import (sous le répertoire FTP racine).
      Version usager XSD Sélectionnez la version 1 ou 2. Notez que c'est la version 2 qui est à utiliser. Pour des informations détaillées concernant ces versions, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Générer un fichier échantillon
      (disponible dans l'onglet Actions, lors de la modification d'un profil existant)
      Cliquez sur ceci, sélectionnez un utilisateur pré-existant et cliquez sur Générer pour créer un fichier XML d'un nouvel utilisateur à partir d'un utilisateur pré-existant. Ceci vous permet de prévisualiser la manière dont un fichier XML d'utilisateur est à structurer.
      Vous pouvez également visionner un échantillon de fichier XML sur http://developers.exlibrisgroup.com/alma/API/xsd/utilisateur_si_externe.xsd.
      Synchroniser
      (à utiliser pour la synchronisation en cours d'utilisateurs Alma préexistants)
      Actif Si la tâche est active ou non. Si la tâche est active, elle sera exécutée selon le programme prédéfini. Si elle est inactive, elle ne sera pas exécutée.
      La tâche se nomme SYNCHRONISATION Utilisateurs en utilisant <Nom du profil d'intégration>.
      Module complémentaire La méthode de conversion à utiliser pour transformer les fichiers d'entrée de divers formats en entrées pouvant être reconnues par Alma.
      Type d'enregistrement Le type de notice d'utilisateur à créer dans Alma: Contact, Public, ou Equipe. Pour plus d'informations concernant le choix de type de notice, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Correspondance sur Les identifiants uniques pré-définis dans le système en tant qu'identifiants avec lesquels vous souhaitez apparier les utilisateurs Alma pré-existants. Pour des informations détaillées concernant l'appariement d'identifiants, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Type de synchronisation Tout échanger, ce qui signifie que tout enregistrement d'usager pré-existant sera remplacé par un enregistrement d'utilisateur entrant. Pour des informations détaillées concernant le workflow de synchronisation, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Notice sans correspondance Si Alma ajoute une nouvelle notice d'utilisateur en cas d'échec d'appariement à une notice, ou si il rejette la notice entrante si aucun appariement n'a été réalisé. Les notices sont ajoutées par défaut.
      Chemin d'accès au fichier d'entrée Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP sécurisée (requis). Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le domaine sous-répertoire lors de la configuration de connexion FTP sécurisée (à noter qu'il est obligatoire de spécifier une valeur dans ce domaine) et que vous entrez SIS_import dans le champ Chemin d'accès au fichier d'entrée, les fichiers SIS sont importés à la répertoire Alma/SIS_import (sous le répertoire FTP racine).
      Planifier
      Si vous choisissez Non planifié, la tâche sera exécutée uniquement lorsque vous l'exécutez manuellement. Pour plus de détails,veuillez vous référer aux procédures Lancer et surveiller manuellement un import/export SI : et Pour manuellement lancer et surveiller un synchronisation SI:.
      Les options disponibles sont :
      • Non planifié
      • Toutes les 6 heures, à partir de 3h
      • Tous les lundis à 1h
      • Tous les jours à 1h
      • Tous les jours à 4h
      • Tous les jours à 6h
      • Tous les jours à 10h
      • Tous les jours à 15h
      Version usager XSD Version 1 ou 2. Notez que c'est la version 2 qui est à utiliser. Pour des informations détaillées concernant ces versions, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Exporter blocage d'utilisateur
      (à utiliser pour exporter les utilisateurs à bloquer en raison de montants dus non-payés)
      Actif Si la tâche est active ou non. Si la tâche est active, elle sera exécutée selon le programme prédéfini. Si elle est inactive, elle ne sera pas exécutée.
      La tâche se nomme EXPORT Utilisateurs en utilisant <Nom du profil d'intégration>.
      Module complémentaire La méthode de conversion à utiliser pour transformer les fichiers d'entrée de divers formats en entrées pouvant être reconnues par Alma.
      Type d'identifiant utilisateur Voir l'explication ci-dessus concernant Appariement des types d'identifiants.
      Groupes d'utilisateurs Les Groupe(s) d'utilisateur(s) auxquels appartiennent les utilisateurs que vous souhaitez exporter. Si aucune donnée n'est spécifiée, tous les utilisateurs appartenant à n'importe quel groupe d'utilisateurs configuré seront exportés.
      Types de blocage Les types de blocages définis auparavant (voir Configuration des préférences de blocage) dont vous désirez exporter les utilisateurs associés. Si aucune donnée n'est spécifiée, tout utilisateur correspondant à n'importe quel type de blocage prédéfini sera exporté.
      Ancienneté de l'amende/des frais (jours) Les utilisateurs (appartenant aux groupes spécifiés et aux types de blocage spécifiés) dont les frais/amendes sont plus anciens que le nombre de jours stipulés sont exportés. Le nombre de jours par défaut est 0.
      Montant seuil Les utilisateurs (appartenant aux groupes spécifiés et aux types de blocage spécifiés) dont les frais/amendes sont supérieurs au montant seuil sont exportés. By défaut, the montant seuil est de 0.
      Chemin d’accès de fichier de sortie Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP. Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le champ Sous-répertoirelors de la configuration de la connexion FTP sécurisée et vous saisissez export_SI dans le champ Chemin d'accès au fichier de sortie, les fichiers SI sont exportés dans le répertoire Alma/export_SI (sous le répertoire racine FTP).
      Planifier
      Si vous choisissez Non planifié, la tâche sera exécutée uniquement lorsque vous l'exécutez manuellement. Pour plus de détails,veuillez vous référer aux procédures Lancer et surveiller manuellement un import/export SI : et Pour manuellement lancer et surveiller un synchronisation SI:.
      Les options disponibles sont :
      • Non planifié
      • Toutes les 12 heures, à partir de 10h
      • Tous les jeudis à 20h
      • Tous les jours à 12h
      • Tous les jours à 20h
      Exporter utilisateurs
      (à utiliser pour exporter des utilisateurs anciens, inactifs ou supprimés)
      Actif Si la tâche est active ou non. Si la tâche est active, elle sera exécutée selon le programme prédéfini. Si elle est inactive, elle ne sera pas exécutée.
      La tâche se nomme EXPORT_USERS Utilisateurs en utilisant <Nom du profil d'intégration>.
      Groupes d'utilisateurs Choisissez un ou plusieurs groupes d'utilisateurs afin d'identifier les notices des utilisateurs à prendre en considération pour l'export.
      Jours depuis la création Précisez une condition, sous forme de nombre de jours, qui identifie le moment à partir duquel une notice d'utilisateur est à inclure dans l'export. Ce paramètre indique le nombre de jours depuis la création de la notice d'utilisateur dans Alma. Les notices d'utilisateurs correspondant à ce critère doivent également faire partie d'un des groupes d'utilisateurs choisis dans le paramètre Groupes d'utilisateurs afin que la notice d'utilisateur soit exportée.
      Par exemple, si vous spécifiez 10 jours, les notices d'utilisateurs qui ont été créés dans les 10 jours précédents sont inclus dans l'export.
      Jours depuis la mise à jour Précisez une condition, sous forme de nombre de jours, qui identifie le moment à partir duquel une notice d'utilisateur est à inclure dans l'export. Ce paramètre indique le nombre de jours depuis la la mise à jour de la notice d'utilisateur dans Alma (voir l'exemple dans Jours depuis la création). Les notices d'utilisateurs correspondant à ce critère doivent également faire partie d'un des groupes d'utilisateurs choisis dans le paramètre Groupes d'utilisateurs afin que la notice d'utilisateur soit exportée.
      Jours depuis la suppression Précisez une condition, sous forme de nombre de jours, qui identifie le moment à partir duquel une notice d'utilisateurs est à inclure dans l'export. Ce paramètre indique le nombre de jours depuis la la suppression de la notice d'utilisateurs dans Alma (voir l'exemple dans Jours depuis la création). Les notices d'utilisateurs correspondant à ce critère doivent également faire partie d'un des groupes d'utilisateurs choisis dans le paramètre Groupes d'utilisateurs afin que la notice d'utilisateur soit exportée.
      Chemin d’accès de fichier de sortie Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP sécurisée. Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le champ Sous-répertoire lors de la configuration de la connexion FTP sécurisée et vous saisissez export_SI dans le champ Chemin d'accès au fichier de sortie, les fichiers SI sont exportés dans le répertoire Alma/export_SI (sous le répertoire racine FTP).
      Planifier
      Si vous choisissez Non planifié, la tâche sera exécutée uniquement lorsque vous l'exécutez manuellement. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux procédures Lancer et surveiller manuellement un import/export SI : et Pour manuellement lancer et surveiller un synchronisation SI:.
      Les options disponibles sont :
      • Non planifié
      • Toutes les 12 heures, à partir de 10h
      • Tous les mercredis à 19h
      • Tous les jours à 12h
      • Tous les jours à 19h
      Version usager XSD Version 1 ou 2. Notez que c'est la version 2 qui est à utiliser. Pour des informations détaillées concernant ces versions, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
      Importation en ligne (Utilisé pour importer des utilisateurs à partir d'un système de gestion des étudiants) Actif Si la fonction est activeou non. Si la fonction est active, un processus accède au système de gestion des étudiants pour aller chercher les informations de l'utilisateur, si elle existe. Si la fonction est désactivée, le processus ne sera pas exécuté. La valeur par défaut est non-actif.
      URL de base
      L'hôte/port auquel les appels d'API concernant les utilisateurs des changements seront envoyés. Obligatoire si l'action en ligne d'importation est active. À noter que ceci devrait être une API REST qui contient des informationsd'utilisateur dans le format décrit ci-dessous :
      Nom d'utilisateur Nom d'utilisateur pour les informations d'authentification HTTP de base. Optionnel. Si laissé vide, les demandes seront envoyées sans informations d'identification.
      Mot de passe Mot de passe pour les informations d'authentification HTTP de base. Optionnel. Si laissé vide, les demandes seront envoyées sans informations d'identification.
    6. Cliquez sur Enregistrer. Le profil que vous avez configuré apparaît dans la Liste des profils d'intégration. Notez que vous pouvez sélectionner Actions > Modifier pour modifier le profil. (Pour des informations concernant l'onglet Informations de contact, voir Ajouter des informations de contact de l'utilisateur.
    Lorsque la tâche d'export d'utilisateurs est exécutée sur base des profils d'intégration que vous avez créés, le processus d'export crée un fichier XML dans un format utilisé par les actions Import et Synchronisation (veuillez vous référer aux sections Import et Synchronisation définis dans la section Action sous l'onglet Actions du profil d'intégration que vous avez sauvegardé). Un fichier XLS peut être utilisé pour modifier le format. Le fichier XLS, ../xsl/lettres/ExporterLettreUtilisateur.xsl (avec la description exporter lettre d'utilisateur XSL) est disponible et configurable dans Personnalisation des lettres (Administration > Configuration générale > Configuration Menu > Configuration générale).
    Pour manuellement exécuter et surveiller un import/export SI:
    Dans la section Importer/Exporterde l'onglet Actions, assurez-vous que le bouton radio Actif est sélectionné et cliquez sur Exécuter.
    Exemple : - Exécuter un import
    Le traitement s'exécute dès que le système est prêt. Un fichier importé est marqué afin qu'il ne soit pas exécuté à nouveau par le système. Si les notifications par email sont activées dans Alma, vous recevez une notification d'import via email et le système envoie des notifications au SI d'un export.
    Vous pouvez consulter le statut du traitement, le nombre de fichiers traités ainsi que d'autres données en sélectionnant Actions > Historique de traitement pour le profil d'utilisateurs adéquat sur la page Liste des profils d'intégration. La figure suivante, par exemple, illustre un traitement exécuté avec succès, en train de traiter un fichier.
    Importer l'historique de traitement
    Le statut Accompli avec succès ne signifie pas que tous les fichiers ont été importés ou exportés avec succès. Cela signifie plutôt que le traitement s'est terminé sans erreur.
    Vous pouvez utiliser le menu Actions de cette page pour avoir accès à un rapport de traitement plus détaillé (Actions > Visionner), à des évènements qui se seraient produits pendant le traitement de la tâche (Actions > Évènements), ainsi qu'à une notification d'erreurs (Actions > Notification d'erreur).
    Vous pouvez visionner les détails d'un utilisateur nouvellement importé dans la section Gestion des utilisateurs. Le type de compte de l'utilisateur est Externe.
    Utilisateur importé
    Si vous importez un utilisateur dont l'identifiant primaire (étiquettenom d'utilisateur dans le fichier XML) correspond à un identifiant principal d'un des utilisateurs pré-existants, un évènement Rejet d'utilisateur sur base d'identifiant est généré.
    Pour manuellement lancer et surveiller un synchronisation SI :
    Dans la sectionSynchroniser de l'ongletActions tab, cliquez sur Exécuter.
    Exécuter une synchronisation
    Le traitement de synchronisation s'exécute dès que le système est prêt. Le fichier qui est synchronisé est marqué afin qu'il ne soit pas exécuté à nouveau par le système. Si les notificactions par email sont activées dans Alma, vous recevez une notification via email.
    Tout comme avec la tâche Importer, vous pouvez consulter le statut du traitement, le nombre de fichiers traités ainsi que d'autres données en sélectionnant Actions > Historique des traitements pour le profil d'utilisateurs en question sur la page Liste des profils d'intégration. Vous pouvez alors utiliser le menu Actions de cette page pour avoir accès à un rapport de traitement plus détaillé (Actions > Visionner), à des évènements qui se seraient produits pendant le traitement de la tâche (Actions > Évènements), ainsi qu'à une notification d'erreurs (Actions > Notification d'erreur).
    Le statut Accompli avec succès ne signifie pas que tous les fichiers ont été synchronisés avec succès. Cela signifie plutôt que le traitement s'est terminé sans erreur.
    Pour plus d'informations concernant le processus de synchronisation, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/intégrations/Gestion-utilisateurs/si/synch.
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