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    Systèmes financiers

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    Pour configurer l'intégration avec des systèmes financiers (tels que les systèmes ERP), vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur général du système
    Les acquisitions dans Alma incluent la commande et la réception de matériels de la part de fournisseurs, ce qui implique la gestion de commandes et de factures des fournisseurs. Lorsque ceux-ci sont gérés dans le système financier de l'institution, des informations sur/pour les transactions doivent être importées à partir de ces systèmes dans Alma ou exportées vers ces systèmes à partir d'Alma. De cette façon, les informations financières sur les fonds et les commandes sont régulièrement synchronisées avec ces systèmes.
    Pour plus de détails concernant l'intégration entre Alma et les systèmes financiers (y compris des échantillons XSD et SML), voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance.
    Pour configurer l'export vers et l'import depuis un système financier, vous devez configurer les connexions FTP pour le système et créer des profils d'intégration pour les actions que vous désirez entreprendre. Ces derniers vous permettent de définir les traitements qui peuvent être planifiés ou exécutés manuellement.
    Si des traitements sont programmés, ils apparaissent dans l'onglet Planifié sur la page Suivi des traitements (voir Consulter les traitements planifiés). Ils apparaissent également dans les onglets En cours/Historique de la page Suivi des traitements pendant/après leur exécution. Les traitements sont les suivants :
    • Importer la confirmation de paiement – Import ERP à l'aide du profil <profil d'intégration>
      Importe les confirmations de paiement à partir d'un ERP dans Alma. Ceci permet à Alma de déplacer des exemplaires payés à l'étape suivante du flux de travail.
    • Exporter les factures pour paiement – Export ERP à l'aide du profil <profil d'intégration>
      Exporte les factures d'Alma vers un ERP. Le traitement exporte chaque facture dans un fichier séparé. Le propriétaire de la facture est mentionné dans un des champs du fichier.
    • Chargeur d'allocation de fonds – Chargeur d'allocation de fonds
      Importe les soldes du fonds mis à jour à partir d'un système financier dans Alma. Cela modifie les allocations de fonds dans Alma pour correspondre à ceux de l'ERP.
    • Exporter les commandes (PO) – Traitement d'export de commandes (PO) (ne peut être planifié)
      Exporte les commandes soumises à partir d'Alma vers un système financier.
    • Exporter les lignes de commande (POL) – Traitement d'export des lignes de commande (POL)
      Exporte les lignes de commande clôturées ou annulées à partir d'Alma vers un système financier. Le traitement peut exporter jusqu'à 1000 lignes de commande. Si plus de 1000 sont censées être exportées, le traitement en exporte 1000 et la page Rapport de traitement inclut une alerte suggérant à l'utilisateur de relancer le traitement pour exporter les lignes de commande restantes.
    Si un traitement rencontre des problèmes de connexion (par exemple, le système distant ne peut être atteint ou il y a une erreur FTP), toutes les notices restantes seront traitées lors de la prochaine tentative.
    Pour configurer l'import et l'export des commandes et factures :
    1. Configurez la connexion S/FTP à utiliser par Alma et le système financier, tel que décrit dans Configurer des connexions S/FTP. (Si vous travaillez dans un environnement de test ou un environnement de production, assurez-vous que la connexion S/FTP que vous avez configurée est autorisée par votre institution, tel que décrit dans Configurer les connexions S/FTP autorisées durant le test.)
    2. Sur la page Configuration générale (Administration > Configuration générale > Menu de configuration), cliquez sur Profils d'intégration sous la section Systèmes externes. La page Liste des profils d'intégration s'ouvre.
    3. Cliquez sur Ajouter un profil d'intégration. La première page de l'assistant de profil d'intégration s'ouvre.
    4. Exécutez les actions suivantes sur cette page :
      1. Renseignez un code et un nom pour le profil que vous êtes en train de définir.
      2. Dans la liste déroulante Type d'intégration, choisissez Finance.
      3. Dans la liste déroulante Type de connexion S/FTP, sélectionnez le nom de la connexion FTP que vous avez définie lors de l'étape 1.
      4. Indiquez le type de système financier que vous êtes en train d'intégrer (à titre d'information pour Ex Libris). Veuillez noter que ceci est obligatoire.
      5. Saisissez une description de l'intégration que vous êtes en train de configurer (facultatif).
      La case Par défaut ne fonctionne pas pour ce type d'intégration.
      Définition du profil d'intégration Finance – Page 1
    5. Cliquez sur Suivant. La seconde page de l'assistant s'ouvre.
      Définition du profil d'intégration Finance – Page 2
    6. Exécutez les tâches suivantes dans les sections Importer la confirmation de paiement, Exporter les factures pour paiement, Chargeur d'allocation de fonds, Exporter les commandes (PO) et Exporter les lignes de commandes (POL) de cette page.
      1. Sélectionnez Actif ou Non actif. Choisissez Actif pour faire exécuter la tâche d'import/export. L'option Actif est sélectionnée par défaut.
      2. Dans la liste déroulante Module complémentaire, sélectionnez le module complémentaire à utiliser parmi ceux prédéfinis, pour exécuter le traitement (qui n'est pas actuellement en cours d'utilisation).
      3. Dans le champ Chemin d'accès du fichier d'entrée/Chemin d’accès du fichier de sortie, indiquez un sous-répertoire du chemin d'accès précisé lors de la mise en place de la connexion S/FTP. Par exemple, si vous avez renseigné Alma dans le champ Sous-répertoire pendant la configuration de la connexion S/FTP et si vous indiquez paiements dans Chemin d’accès du fichier de sortie, les factures seront exportées vers le répertoire Alma/paiements.
        La valeur du champ Chemin d'accès du fichier d'entrée ne peut être identique aux autres valeurs des champs Chemin d’accès du fichier d'entrée ou Chemin d’accès du fichier de sortie.
      4. Pour un traitement Chargeur d'allocation de fonds, dans le champ Extensions du fichier, sélectionnez le type de fichier en train d'être importé pour l'allocation de fonds, à savoir .csv ou Excel (.xls).
      5. Pour un traitement Exporter les factures pour paiement, cliquez sur Couper par propriétaire afin de séparer les fichiers pour chaque propriétaire de facture (bibliothèque). Si tel est le cas, les noms du fichier exporté sont nommés <code bibliothèque>_<type de propriétaire>...xml<type de propriétaire> est LBR pour bibliothèque ou INT pour institution. Par exemple : BC01_LBR.
      6. Dans la liste déroulante Planning, sélectionnez une option de planification prédéfinie. Si vous sélectionnez Non planifié, le traitement d'import/export de facture est exécuté uniquement manuellement (en cliquant surExécuter). Pour plus de détails, voir Exécuter un traitement sur un profil Finance manuellement.
        La planification n'est pas disponible pour l'option Exporter les commandes (PO).
    7. Cliquez sur Enregistrer. Le profil d'intégration que vous avez configuré apparaît dans la Liste des profils d'intégration. Si vous avez planifié un traitement, celui-ci s'affiche sur la page Suivi des traitements.
    Pour exécuter un traitement sur un profil Finance manuellement :
    Pour exécuter le traitement d'export, vous devez d'abord activer la lettre Lettre Paiement de facture, avec la chaîne SUBMISSION (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Activation de lettres).
    1. Sur la page Liste des profils d'intégration, recherchez le profil concerné et sélectionnez Actions > Modifier. L'onglet Informations générales s'ouvre.
    2. Cliquez sur l'onglet Actions. Les informations que vous avez définies s'ouvrent.
      Page Profil d'intégration Onglet Actions
    3. Pour exécuter immédiatement un traitement d'import, d'export, une allocation de fonds ou un export de lignes de commande, cliquez sur Exécuter dans la section en question. Le traitement est exécuté et le fichier envoyé à la localisation FTP configurée. Si les notifications par email sont activées dans Alma, vous recevez une notification via email.
      Dans la section Exporter les factures pour paiement, laissez tel quel le champ Utiliser le format XSD mis à jour, à moins que la version 1 de ce format ne soit requise. Pour plus d'informations concernant les versions XSD, voir https://developers.exlibrisgroup.com...ations/finance.
      Pour exécuter manuellement un export de commande, cliquez sur Relancer les commandes échouées dans la section Exporter les commandes (PO). Toutes les commandes ayant échoué au préalable sont envoyées à l'export et un message de confirmation s'affiche en haut de la page.
      Exemples de messages s'affichant lors de l'exécution du traitement et de l'export du fichier sur le serveur FTP
    Pour visionner le statut du traitement, le nombre de fichiers traités et d'autres données :
    Sélectionnez Actions > Historique de traitement pour le profil concerné sur la page Liste des profils d'intégration.
    La figure suivante, par exemple, illustre un traitement exécuté avec succès, en train de traiter un fichier.
    Historique de traitement Import/Export
    Le statut Terminé avec succès ne signifie pas que les factures ont été importées/exportées avec succès. Cela veut dire plutôt que le traitement a abouti sans erreur.
    Pour chaque traitement, il vous est possible de consulter :
    • Les statistiques concernant le nombre de factures et le nombre de factures avec exceptions traitées (Actions > Consulter)
    • Les événements qui se sont produits durant l'exécution du traitement (Actions > Événements)
    • Un rapport d'erreurs (Actions > Notification d'erreur)
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