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    Gérer les collections

    Traduisible
    Une collection (sans rapport avec une collection électronique ; voir Gérer les collections électroniques) est une entité qui agrège les notices bibliographiques suivant un lien quelconque. Elle peut se baser entièrement sur un sujet, comme par exemple une collection intitulée "The Beatles" (basée sur le groupe de musique populaire), qui inclut des notices d'exemplaires physiques tels que des biographies et des partitions, des enregistrements numériques audio et vidéo de concerts live ou d'enregistrements en studio et des collections d'albums et de chansons de tout type. Une collection a sa propre notice bibliographique. Elle peut inclure des notices associées avec différents types de ressources (physiques, numériques, et électroniques).
    Structurellement, les collections peuvent être des collections de niveau supérieur ou des sous-collections. Les sous-collections sont des fils des collections de niveau supérieur et d'autres sous-collections. Une collection comme "The Beatles" peut avoir des sous-collections basées sur la chronologie, la géographie, la biographie de membres du groupes ou sur toute autre catégorie que votre institution jugera utile. Elle-même pourrait être une sous-collection d'une collection plus grande de musique pop des années 1960 ou du genre musical Rock.
    Les collections peuvent être utilisées dans les recherches (comme facettes et pour la recherche par collections) ainsi que dans d'autres zones du système comme, par exemple, la publication. Des ressources de tout type peuvent être publiées avec leurs détails de collection, comprenant les collections mères et filles.
    Les collections dont les notices bibliographiques sont supprimées ne sont pas affichées dans le Primo.

    Ajouter une collection de niveau supérieur

    Pour ajouter une collection de niveau supérieur à votre inventaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur d'inventaire de collection - étendu
    Les collections de niveau supérieur sont des ressources gérées qui incluent un certain nombre d'exemplaires d'inventaire regroupés entre eux. Elles fournissent une base pour organiser et gérer les collections numériques et d'autres ressources.
    Pour ajouter une collection de niveau supérieur à votre inventaire :
    1. Ouvrez la page de l'Éditeur de ressource de collection (Gestion des ressources > Recherche et ensembles > Gérer les collections).
      collection_editor_top_level.png
      Éditeur de ressource de collection
    2. Cliquez sur Ajouter une collection de niveau supérieur. La page Ajouter une nouvelle collection s'ouvre :
      add_new_top_level_collection.png
    3. Utilisez la table suivante pour renseigner les champs obligatoires et optionnels dans le formulaire.
      Champs de la page Ajouter une nouvelle collection
      Champ Description
      Titre de la collection Correspond à 245 $a - Titre. Requis. Le titre apparaît dans les résultats de recherche d'Alma.
      Ce titre n'a pas à être unique, mais il est recommandé qu'il soit le même que le nom de la collection.
      Format de collection BIB Le type de notices qui se trouvera dans cette collection.
      Ce champ apparaît uniquement si votre système prend en charge plusieurs formats de notices. Contactez le support Ex Libris pour activer cette fonctionnalité.
      Nom de la collection Le nom interne de la collection (plutôt que le nom de la notice bibliographique). Requis. Ce nom apparaît quand il est publié dans Primo ainsi que d'autres localisations.

      Ce nom doit être unique à travers toutes les collections de niveau supérieur.

      Description Une description de la collection. Limitée à 1000 caractères.
      Identifiant externe Lorsque la collection est créée automatiquement par le traitement d'import (ensemble OAI), il s'agit de l'identifiant de collection attribuée par le système distant. En outre, les utilisateurs peuvent stocker des identifiants dans ce champ pour une utilisation ultérieure dans les métadonnées publiées. Primo peut les utiliser au cours de la découverte.
      Système externe Lorsque la collection est créée automatiquement par le traitement d'import (ensemble OAI), il s'agit du nom du système externe.
      Bibliothèque La bibliothèque où est stockée la collection (à sélectionner dans les options déroulantes). Requis.
    4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre travail et passer à une autre tâche ou sur Enregistrer et continuer pour enregistrer la collection et ouvrir la page Éditeur de ressource de collection, où vous pouvez saisir d'autres informations concernant la nouvelle collection.

    Travailler avec des collections

    Les rôles suivants permettent de travailler avec des collections :
    • Opérateur d'inventaire de collection étendu – Peut créer, modifier et supprimer des collections de niveau supérieur et promouvoir une sous-collection pour être une collection de niveau supérieur
    • Opérateur d'inventaire de collection – Peut créer et modifier une sous-collection et déplacer des sous-collections d'une collection mère à une autre
    • Opérateur d'inventaire de collection étendu – Peut créer, modifier et supprimer une sous-collection et déplacer des sous-collections d'une collection mère à une autre
    • Opérateurs d'inventaire numérique – Peut ajouter/supprimer des titres à/d'une collection et déplacer un titre entre des collections
    Comme les collections vous permettent de regrouper des notices de types différents (physique, numérique et électronique) et de sources différentes (interne, externe, distante), les systèmes de gestion d'éléments numériques les utilisent souvent pour agréger les différents types de ressources dans des unités hiérarchiques organisées. Dans le cadre de ce traitement, les institutions peuvent :
    • Créer, modifier, ou supprimer les sous-collections
    • Ajouter des vignettes aux collections
    • Ajouter des exemplaires, des ensembles et des objets numériques distants aux collections
    • Intégrer l'attribution de collection aux profils d'import
    Les collections Alma peuvent référencer les objets locaux et distants. Les objets distants restent dans leurs localisations distantes. La collection Alma ne stocke que les métadonnées de l'objet.
    Vous pouvez travailler avec les collections dans la page Éditeur de ressource de collection. Cette page affiche les collections de niveau supérieur dans votre organisation.
    collection_editor_top_level.png
    Éditeur de ressource de collection
    Pour télécharger les informations d'une collection :
    Pour télécharger les informations d'une collection en tant que fichier EAD (Description d'archives encodée), sélectionnez Actions > Télécharger EAD pour une collection de niveau supérieur, ou affichez la collection (Actions > Consulter) et cliquez sur Télécharger EAD dans la zone Détails généraux.
    Pour afficher une collection :
    Pour une collection de niveau supérieur, sélectionnez Actions > Consulter pour la collection dans la page Éditeur de ressource de collection. Pour une sous-collection, après avoir ouvert la collection de niveau supérieur, sélectionnez Consulter pour une collection sur la page des collections parentes.
    Les informations générales d'une collection apparaissent dans la zone Détails généraux. Les sous-collections des collections apparaissent dans l'onglet Sous-collections. Les titres des collections apparaissent dans l'onglet Liste des titres.
    Pour modifier une collection ou la vignette d'une collection :
    1. Si la collection est de niveau supérieur, sélectionnez Actions > Modifier pour la collection dans la page Éditeur de ressource de collection. La page Éditeur de ressource de collection s'ouvre.
      collection_resource_editor.png
      Éditeur de ressource de collection, sous-collections
      Pour une sous-collection, après avoir ouvert la collection de niveau supérieur à modifier, sélectionnez Actions > Modifier pour la collection sur la page des collections parentes.
    2. Vous pouvez modifier les informations de collection dans la section Détails généraux.
    3. Pour ajouter ou remplacer la vignette, cliquez sur Remplacer et sélectionnez soit l'option Utiliser la vignette par défaut, soit une nouvelle image de vignette. Les formats supportés sont PNG, GIF, et JPG.
    4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur :
      • Enregistrer pour enregistrer votre travail et revenir à la liste des collections
      • Enregistrer et continuer pour enregistrer votre travail et rester sur la page Éditeur de ressource de collection.
    Pour ajouter une sous-collection à une collection :
    1. Modifiez une collection (voir ci-dessus) et dans l'onglet Sous-collections, cliquez sur Ajouter sous-collection. La page Ajouter une nouvelle collection s'ouvre.
      add_new_top_level_collection.png
      Ajout d'une sous-collection
      Le champ Parent de la collection affiche la collection parente.
    2. Saisissez les champs requis et cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et continuer. Pour plus d'informations, voir Ajouter une collection de niveau supérieur.
    Pour déplacer une ou plusieurs sous-collections pour devenir les fils d'une collection différente :
    1. Modifiez une collection (voir ci-dessus) et dans l'onglet Sous-collections, sélectionnez Actions > Déplacer pour la sous-collection. Alternativement, sélectionnez les cases à cocher près d'une ou de plusieurs sous-collections et cliquez sur Déplacer la sélection. La recherche dans le répertoire (uniquement pour les collections) apparaît.
    2. Recherchez la collection cible, sélectionnez-la, et cliquez sur Sélectionner. La sous-collection est déplacée vers la collection sélectionnée.
    Si la collection parente cible a déjà une sous collection avec le même nom que celle que vous déplacez, la collection que vous déplacez sera renommée aléatoirement, avec un nom unique. Suite au déplacement de la collection, modifiez-la pour changer son nom.
    Pour promouvoir une sous-collection à une collection de niveau supérieur :
    Seul un utilisateur avec le rôle Opérateur d'inventaire de collection étendu peut exécuter cette action.
    Modifiez une collection (voir ci-dessus) et dans l'onglet Sous-collections, sélectionnez Actions > Rendre de niveau supérieur pour la sous-collection. La sous-collection devient une collection de niveau supérieur.
    S'il existe déjà une collection de niveau supérieur avec le même nom que la sous-collection que vous promouvez, cette dernière sera renommée par un nom aléatoire, unique. Suite à la promotion de la collection, modifiez-la pour changer son nom.
    Pour supprimer une collection :
    Vous ne pouvez pas supprimer une collection si elle possède des sous-collections ou des titres associés. Pour supprimer une collection, commencez par supprimer les sous collections et supprimez les titres associés.
    Sélectionnez Actions > Supprimer, et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
    Pour supprimer plusieurs sous-collections à la fois, sélectionnez, dans l'onglet Sous-collections, les cases à cocher près d'une ou plusieurs collections, cliquez sur Supprimer la sélection, et cliquez Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation. Si vous sélectionnez n'importe quelle collection qui ne puisse pas être supprimée, un avertissement apparaît dans la boite de dialogue de confirmation. Confirmer ne permet de supprimer que les collections permises ; les autres collections resteront intactes.
    Pour gérer les titres dans la collection :
    Les titres sont gérés dans l'onglet Liste des titres.
    • Pour ajouter des titres individuels :
      1. Cliquez sur Ajouter un titre. La recherche dans le répertoire (uniquement pour les titres) apparaît.
      2. Recherchez les titres et sélectionnez ceux que vous désirez.
      3. Cliquez sur Ajouter des titres et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Les titres sont ajoutés à la collection.
    • Pour ajouter des titres par ensemble (si vous avez déjà un ensemble contenant des titres ; voir Gérer les requêtes de recherche et les ensembles) :
      1. cliquez sur Ajouter des titres depuis un ensemble. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre.
      2. Sélectionnez l'ensemble à ajouter.
      3. Cliquez sur Ajouter des titres et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
    • Pour ajouter des titres individuels, sélectionnez les cases à cocher près des titres à supprimer, et cliquez sur Supprimer la sélection. Alternativement, sélectionnez Actions > Supprimer près d'un titre.
      Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue.
      Vous pouvez supprimer un titre d'une collection que s'il ne contient pas d'inventaire numérique ou qu'il n'est pas attribué à plus d'une collection. Ceci permet de s'assurer que tout l'inventaire numérique est géré par les collections.
    • Pour supprimer tous les exemplaires, cliquez sur Tout supprimer et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
    • Pour déplacer les titres vers une autre collection :
      1. Cochez les cases des titres à déplacer puis cliquez sur Déplacer la sélection. Alternativement, sélectionnez Actions > Déplacer près d'un titre. La recherche dans le répertoire (uniquement pour les collections) apparaît.
      2. Recherchez la collection cible et sélectionnez-la.
      3. Cliquez sur Sélectionner. Les titres sont ajoutés à la collection cible.
    • Vous pouvez aussi modifier ou afficher un titre, en utilisant le menu Actions.

    Travailler avec des collections issues de la recherche dans le répertoire

    Pour travailler avec des collections issues de la recherche dans le répertoire :
    Lancez une recherche dans le répertoire pour une collection. La page Recherche dans le répertoire s'ouvre et affiche une liste de toutes les collections :
    ALM_res_CollectionPage.png
    Collections de niveau supérieur
    Dans la liste des collections disponibles, sous chaque liste abrégée, les liens suivants sont systématiquement disponibles :
    • Modifier : Permet de consulter la collection dans l'Éditeur de métadonnées
    • Modifier la collection : Permet de consulter la collection dans l'Éditeur de ressource de collection. Pour plus d'informations, voir Gérer les collections.
    • Consulter la collection : Permet de consulter la collection dans l'Éditeur de ressource de collection.
    • Supprimer : Permet de supprimer la collection si elle ne contient aucune sous-collection ou exemplaire
    Des liens supplémentaires peuvent également apparaître sur la même ligne :
    • Liste de titres (#titres) : Permet de consulter toutes les sous-collections de cette collection
    • Plus d'informations : Permet de consulter les informations relatives à la collection, comme les notices liées et les informations de publication (disponibles pour les administrateurs du Système général, du Répertoire et du Catalogue) dans une fenêtre popup sur cette page
    Vous pouvez cliquer sur le lien Demandes/Traitements internes, dans la fenêtre popup Plus d'informations, pour ouvrir la page Suivi de demande de la ressource et consulter les informations du traitement interne relatives à l'exemplaire (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
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