Skip to main content
ExLibris
  • Subscribe by RSS
  • ExLibris Dev

    Configurer des lettres Alma

    Traduisible
    Pour configurer les lettres Alma, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des lettres
    Alma fournit un système de lettres pour envoyer des messages entièrement personnalisables aux lecteurs, aux bibliothécaires et aux fournisseurs. Ces messages incluent des avertissements, des notifications, des informations résumées, des commandes, des demandes de service aux usagers, etc. Les messages peuvent être envoyés vers une imprimante ou un système externe, ou envoyés par email, SMS, protocole ISO, ou par d'autres moyens.
    Alma inclut une liste de lettres (ou plutôt, de types de lettre ; un seul type de lettre peut être utilisé pour envoyer plusieurs lettres qui utilisent la même structure). Alma conçoit une lettre en combinant des champs XML dynamiques générés par Alma et des étiquettes statiques avec une feuille de style XSL. Les étiquettes statiques et les feuilles de style XSL sont incluses avec Alma mais elles doivent être configurées par l'utilisateur. Les ensembles d'étiquettes sont fournies dans plusieurs langues pour les institutions dont les utilisateurs préfèrent une autre langue que l'anglais.
    La plupart des lettres sont envoyées automatiquement par Alma, au moment approprié dans le flux de travail. Par exemple, Alma envoie une lettre à un lecteur quand un exemplaire emprunté par ce lecteur est marqué comme en retard. Certaines lettres, comme une demande à un fournisseur ou un lecteur, peuvent être envoyées par l'utilisateur à n'importe quel moment.
    Pour plus d'exemples sur la personnalisation de lettres, cliquez ici.
    De plus, consultez la page suivante sur le Réseau des développeurs, qui contient des exemples de données XML pour les lettres : https://developers.exlibrisgroup.com/Blogue/Alma-lettres-XML-échantillons-for-working-on-XSL-customization
    Alma n'utilise pas ce système de lettre pour certains types de communication spécifiques au protocole avec les entités de support, telles que les ERP ou autres SIGB. Par exemple, Alma peut utiliser un échange de données informatisé (EDI) à la place de l'email pour communiquer avec les fournisseurs de support.

    Configurer l'aperçu des lettres

    Configurez les feuilles de style XSL sur la page Fichiers de configuration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Personnaliser les lettres). Configurez le contenu statique (étiquettes) qui sera remplacé par les feuilles de style XSL sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres emails). Chaque feuille de style XSL est identifiée par un code.
    Une feuille de style XSL ne ressemble pas à la lettre utilisée pour la créer, mais elle contient différents éléments dans un ordre particulier. La feuille de style contient du texte et du XML, ainsi que des commandes XSL et des variables. Le texte qui dépend de la langue est maintenu hors du XSL.
    Le contenu de la lettre provient des champs XML générés en interne et des étiquettes. Les valeurs des étiquettes et les champs XML sont remplacés par les variables dans les feuilles de style. Par exemple, si la page Lettre de réclamation d'une ligne de commande contient l'étiquette greeting, la valeur que vous entrez dans cette étiquette est remplacée par <xsl:variable name=greeting> dans la feuille de style XSL POLineClaimLetter.
    Pour configurer et personnaliser les lettres Alma :
    1. Ajoutez le rôle Administrateur des lettres aux utilisateurs qui personnaliseront ou s'occuperont des emails. Pour plus d'informations sur l'attribution des rôles, voir Ajouter des rôles aux utilisateurs.
    2. Si vous travaillez dans un environnement bac à sable ou un environnement de pré-production "Déploiement", ajoutez les adresses mail des administrateurs des lettres à la liste des e-mails autorisés (voir Configurer les emails autorisés).
    3. Confirmez que les lettres appropriées sont activées (voir Activer/désactiver des lettres).
    4. Configurez Alma pour qu'il vous envoie une copie XML d'une lettre afin de déterminer quels champs de données XML sont utilisés pour un type de lettre spécifique (voir Consulter la source XML d'une lettre).
      Utilisez cette option avec précaution. Il est possible d'envoyer plusieurs milliers d'emails et d'impacter les performances de traitement du système.
    5. Exécutez un flux de travail (comme une annulation de demande de service aux usagers) dans Alma, qui enverra le type de lettre que vous souhaitez personnaliser.
      Vous recevez un email avec les champs XML dans le corps de l'email.
    6. Personnalisez les éléments du texte (étiquettes) de la lettre (voir Configurer des étiquettes de lettre).
    7. Personnalisez l'interface (XSL) et le contenu de la lettre (voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres).
    8. Testez la sortie du fichier XML et vérifiez que la lettre apparaît correctement (voir Tester la sortie d'une lettre).
    Vous pouvez gérer les lettres dans une Zone réseau de manière centralisée ; voir Gestion centralisée des lettres dans une Zone réseau.

    Types de lettre

    Les lettres Alma apparaissent sur la page Table de conversion des activités de lettres Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Activités de lettres).
    Table de conversion des activités de lettres
    Le tableau suivant liste les lettres disponibles dans Alma.
    Lettres Alma
    Lettre Code de lettre Description Orienté lecteur
    Lettre Analytique AnalyticsLetter Contient un rapport analytique qui est envoyé aux abonnés aux rapports. Pour plus de détails sur la configuration du rapport analytique, voir Créer un nouveau rapport. Oui
    Lettre Emprunté par FulBorrowedByLetter Envoyé aux lecteurs, indiquant qu'un utilisateur mandataire a emprunté un exemplaire en leur nom. Pour plus de détails sur le fonctionnement des utilisateurs mandatés, voir Ajouter des utilisateurs mandatés. Oui
    Email de retard à l'attention de l'emprunteur BorrowerOverdueEmailLetter Envoyé par l'institution de prêt au partenaire emprunteur quand une ressource est en retard. Lorsqu'elle est envoyée avec le protocole ISO, la demande du côté de l'emprunteur est automatiquement marquée comme en retard. Non
    Email de réception à l'attention de l'emprunteur BorrowerReceiveEmailLetter Envoyé à l'institution de prêt quand l'exemplaire prêté est reçu à l'institution emprunteuse. Non
    Email de retour à l'attention de l'emprunteur BorrowerReturnEmailLetter Envoyé à l'institution de prêt quand l'institution emprunteuse a retourné l'exemplaire prêté. Non
    Lettre d'historique de prêt FulUserBorrowingActivityLetter Envoyée aux lecteurs ; contient une liste de tous les prêts du lecteur, les exemplaires en retard, et les amendes actives. Envoyée par un traitement (Notifications – Envoyer un rapport d'activité de services aux usagers périodique) ou sur demande. Pour plus de détails sur la configuration du Rapport d'historique de prêt, voir Configurer des traitements de services aux usagers. Oui
    Lettre Fournisseur d'identité dans le cloud Utilisateur créé CloudIdPUserCreatedLetter Pour une utilisation future Oui
    Lettre de contribution à une collection CollectionContributionLetter Envoyée aux utilisateurs comme réponse initiale à une contribution à la Zone de communauté. Non
    Lettre de statut de mise à jour de contribution à une collection CollectionContributionUpdateStatusLetter Envoyée aux utilisateurs suite à une contribution à la Zone de communauté. Non
    Lettre de conversation ConversationLetter Utilisée pour communiquer avec les fournisseurs. Non
    Lettre de rappel FulUserLoansCourtesyLetter Envoyée aux lecteurs par un traitement de nuit ; contient une liste des prêts du lecteur qui sont à rendre pour bientôt. Générée quand le traitement Notifications – Envoyer une lettre de courtoisie et gérer le traitement des renouvellements de prêt s'exécute et qu'il se passe une des choses suivantes : Oui
    Lettre de notification du service d'accès au document FulDigitizationDocumentDeliveryNotificationLetter Lorsqu'un lecteur a fait une demande de matériel numérique et que la méthode d'envoi est définie sur Joindre des documents - Lien, cette notification est envoyée aux lecteurs pour leur donner les liens d'accès au fichier. Voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur. Oui
    Lettre email de notice Lettre email de notice Un modèle de lettre à utiliser dans d'autres lettres. Pour plus d'informations, voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres.  
    Lettre Exporter l'utilisateur ExportUserLetter Une façon de transférer des fichiers via le FTP (le mécanisme destinataire FTP des lettres) utilisé par les traitements du système d'information étudiant (SIS). Ne contient aucun champ.
    Pour plus d'informations sur les traitements, voir Systèmes d'information étudiant.
    Non
    Email obtenu de manière externe ExternallyObtainedEmailLetter Envoyé aux lecteurs ; contient l'URL d'un article demandé et obtenu via le service CCC GetItNow. Oui
    Lettre de réception du paiement d'une amende/de frais FineFeePaymentReceiptLetter Envoyée aux lecteurs ; indique que le paiement a bien été reçu. Oui
    Lettre Rapport des amendes et frais FinesAndFeesReportLetter Envoyée aux lecteurs ; contient un rapport des transactions des amendes et frais effectuées sur une période de 1 à 7 jours. Pour plus de détails sur la configuration des rapports d'amendes et de frais, voir Créer des rapports sur les amendes et les frais. Oui
    Lettre footer.xsl N/A Définit le texte (tel que Nous contacter et Mon compte) utilisé dans le pied de page de tous les emails. Pour plus d'informations, voir Configurer des étiquettes de lettre. Oui
    Lettre Informations sur le prêt FulBorrowingInfoLetter Envoyée aux lecteurs ; indique si un exemplaire PEB prêté a été renouvelé avec succès. Oui
    Email d'annulation FulCancelEmailLetter Indique qu'une demande PEB a été annulée. Envoyé automatiquement aux lecteurs lorsqu'une demande PEB sortante est envoyée à un partenaire dont le Type = Email. Oui
    Lettre Demande d'annulation FulCancelRequestLetter Envoyée aux lecteurs ; indique qu'une demande a été annulée et mentionne la raison de l'annulation. Oui
    Lettre Avis de référence FulCitationSlipLetter Un avis de référence d'une liste de lecture est imprimé par le personnel de bibliothèque de sorte que l'exemplaire puisse être récupéré dans le rayon. Pour plus de détails sur les références d'une liste de lecture, voir Gérer des citations. Non
    Lettre Avis de références FulCitationsSlipLetter Un avis de références d'une liste de lecture est imprimé par le personnel de bibliothèque de sorte que les exemplaires puissent être récupérés dans le rayon. Pour plus de détails sur les références d'une liste de lecture, voir Gérer des citations. Non
    Lettre Notification de numérisation d'exemplaire FulDigitizationNotificationItemLetter Envoyée au lecteur qui a demandé la numérisation d'un document avec la méthode d'envoi Joindre des documents - pièce jointe. La lettre informe le lecteur que la demande de numérisation est achevée et l'informe où le document numérique peut être consulté. Pour plus de détails sur la configuration des départements de numérisation pour les demandes de traitement de numérisation, voir Configurer des départements de numérisation. Oui
    Lettre Notification d'amendes/de frais FulFinesFeesNotificationLetter Envoyée aux lecteurs par un traitement pour les informer des amendes ou des frais qu'ils doivent. Oui
    Lettre d'avis entrant FulIncomingSlipLetter Un avis est imprimé par le personnel de bibliothèque depuis la Liste des tâches de demandes PEB entrantes lorsqu'ils ont besoin de récupérer un exemplaire qui doit être envoyé à un emprunteur dans le rayon (voir la description de l'avis imprimé dans Recevoir du matériel physique). Non
    Lettre Prêt perdu FulLostLoanLetter
    Une lettre de facturation (pour les frais de remplacement) envoyée au lecteur emprunteur lorsqu'un prêt est en retard et que l'exemplaire est déclaré perdu, selon les critères définis dans la section Ajouter un profil de retard et prêt perdu. Chaque lettre ne concerne qu'un seul exemplaire.
    La lettre est envoyée lorsque le statut du prêt est changé manuellement en Perdu. En outre, si le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Faux (voir Configurer d'autres paramètres), le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu générera également cette lettre. Cependant, si le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Vrai, le traitement envoie à la place la Lettre Prêt en retard et perdu (voir ci-dessous.)
    Oui
    Lettre Notification de prêt perdu FulLostLoanNotificationLetter Un avertissement envoyé aux lecteurs, lorsqu'un prêt est en retard, avant que l'exemplaire ne soit déclaré perdu, en fonction des critères définis dans la section Ajouter une notification de retard et prêt perdu. Envoyé par le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Faux (voir Configurer d'autres paramètres). Oui
    Lettre Remboursement des frais d'un prêt perdu FulLostRefundFeeLoanLetter Envoyée aux lecteurs quand un prêt qui était déclaré perdu est retrouvé. Inclut un remboursement s'il y a lieu. Oui
    Email Sortant FulOutgoingEmailLetter Demande sortante envoyée à un partenaire avec un profil de type email. Non
    Lettre Prêt en retard et perdu FulOverdueAndLostLoanLetter
    Une lettre de facturation (pour les frais de remplacement) envoyée au lecteur emprunteur récapitulant tous les prêts en retard qui ont été déclarés perdus, en fonction des critères définis dans la section Ajouter un profil de retard et prêt perdu. Elle est envoyée aux lecteurs pendant le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Vrai (voir Configurer d'autres paramètres).
    Oui
    Lettre Notification de prêt en retard et perdu FulOverdueAndLostLoanNotificationLetter Un avertissement envoyé aux lecteurs récapitulant tous les prêt en retard, avant que les exemplaires ne soient déclarés perdus, en fonction des critères définis dans la section Ajouter une notification de retard et prêt perdu. Envoyé pendant le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Vrai (voir Configurer d'autres paramètres). Cette lettre remplacera complètement la LettreNotification de prêt perdu cette année. Oui
    Lettre Livraison à domicile FulPersonalDeliveryLetter Envoyée à un lecteur quand un exemplaire est scanné pour une livraison à domicile depuis un bureau de prêt qui autorise la livraison à domicile. Oui
    Lettre Rapport d'avis d'impression de retrait FulPickupRequestReportLetter Envoyée aux utilisateurs ; contient une liste détaillée des ressources qui doivent être retirées. Oui
    Email de renouvellement FulRenewEmailLetter Indique qu'une demande PEB a été renouvelée. Envoyé automatiquement aux lecteurs lorsqu'une demande PEB sortante est envoyée à un partenaire dont le Type = Email. Oui
    Lettre Rapport des demandes FulRequestsReportLetter Un rapport listant tous les exemplaires demandés par un lecteur, triés en fonction du statut Actif, En cours, Sur le rayon des réservations. Pour plus d'informations sur l'exécution d'un rapport pour un seul lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs. Pour plus d'informations sur la planification du rapport, voir Configurer des traitements de services aux usagers. Oui
    Lettre Avis de demande de ressource FulReasourceRequestSlipLetter Un avis est imprimé par le personnel de bibliothèque depuis la page Aller chercher les ressources demandées quand ils ont besoin de récupérer un exemplaire dans le rayon. Pour plus de détails sur le retrait des exemplaires du rayon, voir Prendre en rayon. Non
    Lettre Avis de transfert FulTransitSlipLetter Un avis imprimé par le personnel de bibliothèque est ajouté à un exemplaire quand il est envoyé d'un endroit à un autre. Non
    Lettre générale Assigné à GeneralAssignToLetter Indique qu'un exemplaire a été assigné à quelqu'un. Non
    Email de message général GeneralMessageEmailLetter Un email envoyé au partenaire PEB pour l'avertir d'un nouveau message général pour la demande. Non
    Lettre Intéressé par InterestedInLetter Informe quelqu'un qui s'est enregistré comme "intéressé par" d'un changement dans le statut de la ligne de commande. Pour plus de détails sur les utilisateurs intéressés, voir la description dans Rechercher des lignes de commande dans les Champs de réception dans la section Réceptionner du matériel physique. Oui
    Lettre Utilisateurs intéressés par InterestedUsersInLetter Liste les utilisateurs intéressés quand l'option Imprimer la liste des utilisateurs intéressés est sélectionnée sur la page Recevoir du nouveau matériel. Pour plus d'informations, voir Réceptionner du matériel. Non
    Lettre de reçu annuel de dépôt légal LegalDepositAnnualReceiptsLetter Envoyée aux fournisseurs avec un rapport annuel sur les dépôts légaux de périodiques.
    Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.
    Non
    Lettre de réclamation de dépôt légal LegalDepositClaimLetter Envoyée aux fournisseurs pour leur rappeler une demande antérieure de copie d'un exemplaire comme prévu par la loi.
    Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.
    Non
    Lettre de commande de dépôt légal LegalDepositOrderLetter Envoyée aux fournisseurs pour demander la copie d'un exemplaire comme prévu par la loi.
    Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.
    Non
    Lettre de reçu de dépôt légal LegalDepositReceiptLetter Envoyée aux fournisseurs pour confirmer la réception de la copie d'un exemplaire demandé comme prévu par la loi.
    Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.
    Non
    Lettre Notifications Leganto LegantoNotificationsLetter Envoyé aux enseignants lorsque des notifications sont en attente dans Leganto. Pour plus d'informations, voir Consulter les traitements planifiés. S'affiche uniquement si Leganto est activé pour votre institution. Oui
    Email de retour à l'attention du prêteur LenderCheckedInEmailLetter Envoyé à l'institution de prêt quand un exemplaire est retourné à l'institution emprunteuse. Non
    Email de rejet par le prêteur LenderRejectEmailLetter Envoyé à l'emprunteur quand le prêteur a rejeté une demande de prêt. Non
    Email de réponse de renouvellement de prêt à l'attention du prêteur LenderRenewResponseEmailLetter Envoyé à l'emprunteur quand le prêteur répond à une demande de renouvellement. Non
    Email d'expédition à l'attention du prêteur LenderShipEmailLetter Envoyé à l'emprunteur pour indiquer que l'exemplaire demandé a été expédié. Non
    Lettre email Le prêteur va fournir LenderWillSupplyEmailLetter Envoyé à l'emprunteur quand le statut d'une demande PEB est changé à Va fournir. Non
    Email Rappel d'un prêt LendingRecallEmailLetter Envoyé à l'emprunteur quand un exemplaire est rappelé et doit être retourné. Non
    Lettre d'avis de rapport des demandes de prêt LendingReqReportSlipLetter Un avis imprimé par le personnel de bibliothèque pour les demandes sélectionnées dans la liste de tâches de prêt qui énumère la disponibilité des exemplaires afin qu'ils soient récupérés en rayon et envoyés au demandeur.
    Pour plus d'informations, voir Gérer les demandes PEB de prêt.
    Non
    Lettre de reçu de prêt FulLoanReceiptLetter Envoyée aux lecteurs après que les exemplaires ont été empruntés au bureau de prêt. Pour plus de détails sur l'emprunt d'exemplaires au bureau de prêt, voir Prêt d'exemplaires. Oui
    Avis de statut du prêt FulItemChangeDueDateLetter Envoyée aux lecteurs ; indique les changements de statut d'un prêt ou de la date de retour. Pour plus de détails sur la gestion des activités du lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs. Oui
    Lettre mailReason.xsl N/A Définit le message d'introduction (tel que Madame, Monsieur) utilisé dans la plupart des lettres emails. Pour plus d'informations, voir Configurer des étiquettes de lettre. Oui
    Lettre Notifier l'activation électronique à réaliser EactivationtaskOverdueLetter Envoyée par le traitement (Tâche Notifier l'activation électronique à réaliser) à l'opérateur assigné lorsque la date limite d'une tâche d'activation électronique est dépassée. Pour plus d'informations sur la date d'échéance de l'activation électronique, voir Créer une ligne de commande manuellement, Gérer l'activation des ressources électroniques et Configurer d'autres paramètres. Non
    Lettre Avis de renouvellement de prêt NotifyUponRenewalLetter Envoyée à un utilisateur quand une ligne de commande récurrente avec un inventaire est envoyée pour un renouvellement manuel. Pour plus d'informations, voir l'étape 10 dans Modifier les informations sur la ligne de commande – Renouvellements. Non
    Lettre Réservation à disposition FulPlaceOnHoldShelfLetter Envoyée aux lecteurs ; indique qu'un exemplaire est prêt à être récupéré dans le rayon des réservations. Pour plus de détails sur la récupération des exemplaires dans le rayon des réservations, voir Gérer le rayon des réservations.
    Pour plus d'informations sur la personnalisation de la lettre Réservation à disposition pour afficher la ligne Notes qui peuvent affecter le prêt seulement s'il y a un blocage sur le lecteur, voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres.
    Oui
    Lettre Liste de commande OrderListLetter Envoyée aux fournisseurs ; contient une liste des exemplaires commandés.
    Cette lettre n'est pas utilisée si la commande est faite avec EDI ou un autre système automatique.
    Non
    Lettre Commander maintenant OrderNowLetter Envoyée à un membre du personnel qui amorce une commande immédiate qui outrepasse la procédure habituelle. La lettre indique que la commande a été effectuée avec succès. Non
    Lettre d'avis d'échéance FulUserOverdueNoticeLetter Envoyée aux lecteurs ; contient une liste de tous les prêts du lecteur dus à ce jour. Envoyée par un traitement de nuit (Notifications - Envoyer des rappels sur la date de retour). Oui
    Lettre Analyse de chevauchement et de collection OverlapAnalysisLetter Envoyée à un utilisateur du personnel qui exécute un traitement d'analyse de chevauchement et de collection. La lettre indique que le traitement d'analyse de chevauchement et de collection est terminé. Pour plus d'informations sur l'analyse de chevauchement et de collection, voir Travailler avec une analyse de chevauchement et de collection. Non
    Lettre d'abonnement OwnerSubscriptionLetter Envoyée à un instructeur lorsque celui-ci est ajouté comme propriétaire d'une liste de lecture. Pour plus d'informations, voir Gérer les propriétaires et les collaborateurs d'une liste de lecture. Oui
    Lettre de seuil PDA PdaThresholdLetter Envoyée au gestionnaire PDA (personne à contacter PDA) quand l'utilisation du PDA atteint le seuil d'alerte. Non
    Lettre de génération de code PIN PINNumberGenerationLetter Envoyée aux lecteurs quand un code PIN est défini dans les pages de gestion des utilisateurs. Pour plus de détails sur la configuration des détails d'utilisateur, voir Ajouter des utilisateurs. Oui
    Lettre d'annulation de ligne de commande POLineCancellationLetter Envoyée aux fournisseurs, demandant qu'une commande soit annulée. Pour plus de détails sur l'annulation d'une ligne de commande, voir Annuler les lignes de commande. Non
    Lettre de réclamation d'une ligne de commande POLineClaimLetter Envoyée aux fournisseurs quand une commande n'arrive pas à la date prévue (voir Traiter des réclamations). Non
    Lettre de renouvellement de ligne de commande POLineRenewalLetter Envoyée aux fournisseurs, demandant qu'une souscription soit renouvelée.
    Pour plus de détails sur le renouvellement des lignes de commande, voir Renouvellements. Pour plus de détails sur la configuration du renouvellement automatique d'une ligne de commande, voir Configurer des traitements de services aux usagers.
    Non
    Lettre d'export de processus Bib terminé ProcessBibExportFinishedLetter Envoyée à un membre du personnel, indiquant qu'une exportation bibliographique est terminé. Pour plus de détails sur l'exportation des notices bibliographiques, voir la description Exporter des notices bibliographiques dans la section Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis. Non
    Création de processus ProcessCreationLetter Cette lettre est envoyée lorsque certains traitements soumis par l'utilisateur sont terminés - par exemple, les traitements exécutés sur la page Exécuter un traitement (voir Exécuter des traitements manuels sur des ensembles définis). Non
    Lettre de statut de demande d'achat PurchaseRequestStatus Envoyée au lecteur à l'origine d'une demande d'achat lorsque la demande est reçue, approuvée ou rejetée.
    Pour plus d'informations, voir Créer une demande d'achat d'un lecteur.
    Oui
    Lettre Demande au lecteur QueryToPatronLetter Envoyée aux lecteurs quand l'utilisateur clique sur Envoyer une demande aux lecteurs ; voir Demandes PEB Peer-to-Peer.
    Cette lettre est envoyée uniquement quand l'institution utilise des types de demande au lecteur ; voir Configurer les requêtes du lecteur.
    Oui
    Lettre de demande au demandeur QueryToRequesterLetter Envoyée au lecteur à l'origine d'une demande d'achat lorsque le bibliothécaire a besoin de davantage d'informations.
    Pour plus d'informations, voir Demandes d'achat d'un lecteur.
    Oui
    Lettre Avis de Réception ReceivingSlipLetter Un avis imprimé par le personnel de bibliothèque avec les informations d'exemplaire est inséré avec un nouvel exemplaire quand il arrive à la bibliothèque. Pour de plus amples détails sur la réception de matériel, voir Réceptionner du matériel physique. Non
    Lettre recordTitle.xsl recordTitle.xsl Un modèle de lettre à utiliser dans d'autres lettres. Pour plus d'informations, voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres. Non
    Lettre Renvoi de notification ResendNotificationLetter Envoyée (manuellement) à un lecteur si celui-ci n'a pas reçu de pièce jointe. Pour plus d'informations, voir Pièces jointes de l'utilisateur. Oui
    Lettre d'avis de réception d'une demande PEB ResourceSharingReceiveSlipLetter Un avis qui est imprimé automatiquement lorsque l'option Imprimer automatiquement l'avis est sélectionnée sur la page Réceptionner des exemplaires. Non
    Lettre d'avis d'envoi de PEB Lettre d'avis d'envoi de PEB
    Imprimable lors du retour d'un exemplaire sortant au prêteur. La lettre sera imprimée dans les cas suivants :
    Cette lettre ne concerne pas les transactions NCIP.
    Non
    Lettre d'avis d'envoi de PEB ResourceSharingShippingSlipLetter Envoyée à un utilisateur en cliquant sur le lien Expédier l'exemplaire pour une demande de prêt et en sélectionnant Imprimer automatiquement l'avis = Oui sur la page Expédition d'exemplaires. Non
    Lettre Connexion d'IP restreinte RestrictedLoginIPLetter Envoyée aux gestionnaires quand une tentative de connexion est faite avec une adresse IP restreinte. Pour plus d'informations, voir Sécurité. Non
    Reçu de retour FulReturnReceiptLetter Envoyée aux lecteurs après que les exemplaires sont retournés au bureau de prêt. Pour plus de détails sur le retour des exemplaires au bureau de prêt, voir Retourner des exemplaires. Oui
    Lettre Prêt court FulShortLoanLetter Envoyée au lecteur quand il emprunte un exemplaire pour une courte durée (un nombre d'heures), l'informant de la date de retour et des règles concernant les amendes. Pour plus de détails sur le prêt d'exemplaires, voir Prêter des exemplaires.
    Cette lettre doit être activée pour certains clients.
    Oui
    Lettre Date de retour avancée FulShortenedDueDateLetter
    Une notification par email ou SMS envoyée au lecteur pour l'avertir que la date de retour de son prêt a été avancée. La lettre contient les données suivantes : l'objet du prêt et le message. Les messages possibles sont :
    • Veuillez noter que la date de retour a été avancée car l'exemplaire a été rappelé
    • Veuillez noter que la date de retour a été avancée car la carte du lecteur a expiré avant la date de retour
    • Veuillez noter que la date de retour a été avancée car le prêt est en conflit avec une demande de réservation
    Pour définir ce paramètre, shortened_due_date_notifications, voir Configurer d'autres paramètres.
     
    SMS Annuler la demande FulCancelRequestLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs, leur indiquant la raison de l'annulation de la demande. Oui
    SMS de courtoisie FulUserLoansCourtesyLetter (SMS) Un message SMS envoyé à un lecteur pour l'informer que la date de retour d'un exemplaire prêté approche. Pour plus de détails sur la configuration des messages SMS, voir Communications SMS. Oui
    SMS Notification d'amendes/de frais FulFinesFeesNotificationLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs par un traitement pour les informer des amendes ou des frais qu'ils doivent. Oui
    SMS Prêt perdu FulLostLoanLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs quand un prêt a été déclaré perdu. Envoyé par un traitement ou lorsqu'on modifie le prêt manuellement. Pour plus de détails sur la déclaration d'un prêt comme perdu, voir Configurer des profils de prêts en retard et perdus. Oui
    SMS Notification de prêt perdu FulLostLoanNotificationLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs ; il indique que si une ressource en retard n'est pas retournée, elle sera considérée comme perdue. Pour plus de détails sur l'envoi des lettres de notification de prêt perdu, voir Ajouter une notification de retard et prêt perdu. Oui
    SMS Prêt en retard et perdu FulOverdueAndLostLoanLetter (SMS) Pour une utilisation future Oui
    SMS Notification de prêt en retard et perdu FulOverdueAndLostLoanNotificationLetter (SMS) Pour une utilisation future Oui
    SMS Historique de prêt de l'utilisateur FulUserBorrowingActivityLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs ; il contient une liste des prêts et des amendes actives du lecteur. Envoyé par un traitement ou sur demande. Pour plus de détails sur la configuration du Rapport de l'activité de prêt, voir Configurer des traitements de services aux usagers. Oui
    SMS Modifier la date de retour de l'exemplaire FulItemChangeDueDateLetter (SMS) Un message SMS est envoyé aux lecteurs pour leur indiquer les modifications de la date de retour. Pour plus de détails sur la gestion des activités du lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs. Oui
    SMS En rayon des réservations FulPlaceOnHoldShelfLetter (SMS) Un message SMS envoyé au lecteur indique que l'exemplaire qu'il a demandé se trouve au rayon des réservations. Pour plus de détails sur la configuration des messages SMS, voir Communications SMS. Oui
    SMS Avis d'échéance FulUserOverdueNoticeLetter (SMS) Un message SMS envoyé à un lecteur pour l'informer que la date de retour d'un exemplaire prêté est dépassée. Pour plus de détails sur la configuration des messages SMS, voir Communications SMS. Oui
    Lettre SMSRecordTitle.xsl smsRecordTitle.xsl Un modèle de lettre à utiliser dans d'autres lettres. Pour plus d'informations, voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres. Non
    Lettre jointe à un compte de réseau social SocialLoginAccountAttachedLetter Envoyé au lecteur qui s'est authentifié avec succès via les réseaux sociaux. Oui
    Lettre d'invitation pour une connexion via les réseaux sociaux SocialLoginInviteLetter Un email envoyé aux utilisateurs du personnel pour les inviter à utiliser leur connexion via les réseaux sociaux plutôt que la connexion à Alma standard. Pour plus d'informations, voir Connexion sociale. Non
    Lettre style.xsl N/A Définit le style CSS utilisé pour tous les emails. Pour plus d'informations, voir Configurer des étiquettes de lettre. Oui
    Lettre de traitement du système SystemJobLetter Envoyée quand les traitements initiés dans Alma débutent et s'achèvent (la lettre est envoyée à l'utilisateur qui a initié le traitement). Pour plus de détails sur la configuration des traitements (processus) Alma, voir Gérer les traitements. Non
    Lettre Test d'une ressource TrialLetter Contient une demande d'évaluation d'une ressource électronique. Pour plus de détails sur l'évaluation des ressources, voir Flux de travail de l'évaluation. Non
    Lettre Suppression de l'utilisateur UserDeletionLetter Envoyée au lecteur avant qu'il ne soit supprimé ; contient des détails sur les amendes et les frais actifs. Supprimer des utilisateurs. Oui
    Lettre Notifications à l'utilisateur UserNotificationsLetter Envoyée aux utilisateurs qui utilisent le traitement Mettre à jour/Notifier les utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Configurer des types de notification aux utilisateurs. Oui
    Voir Configuration de lettre pour une session détaillée "Demander à l'expert" sur la configuration des lettres Alma.

    Activer/désactiver des lettres

    La table de conversion des activités de lettres (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Activités de lettres) liste toutes les lettres et vous permet de les activer/désactiver pour une institution ou une bibliothèque. Alma n'envoie pas les lettres désactivées.
    Certaines lettres peuvent être désactivées pour différents types de notifications, par exemple, EDI et email ; le type de notification d'une lettre est affiché dans la colonne Canal. Par exemple, si la version EDI d'un type de lettre est désactivé, alors la communication EDI est désactivée pour le scénario associé, même si EDI est activé pour ce scénario (voir Échange de données informatisé (EDI)).
    Pour toutes les étapes utilisées lors de la configuration des lettres Alma, voir la procédure dans la section Configurer des lettres Alma.
    Table de conversion des activités de lettres
    Pour activer/désactiver une lettre :
    1. Sur la page de Table de conversion des activités de lettres, cliquez sur Personnaliser pour activer les paramètres afin qu'une lettre puisse être modifiée.
      Le nom du bouton est modifié en Restaurer, ce qui vous permet de restaurer les paramètres par défaut pour le type de lettre spécifique.
    2. Cliquez sur la case à gauche du nom de la lettre pour l'activer/la désactiver :
    3. Cliquez sur Enregistrer.
    Certaines notifications peuvent être désactivées pour des utilisateurs spécifiques ou pour certains ensembles d'utilisateurs. Pour plus d'informations, veuillez voir Configurer l'abonnement aux avis de la bibliothèque.

    Définir les périodes de rétention de la lettre

    La table de conversion de Configuration de rétention de la lettre (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Configuration de rétention de la lettre) liste les lettres définies pour la suppression automatique et le nombre de jours où une lettre est conservée avant la suppression automatique. Un traitement hebdomadaire supprime toutes les pièces jointes des lettres listées, si elles ont été créées avant la date de rétention.
    Les lettres qui apparaissent dans la liste initialement sont désactivées par défaut. Elle doivent être activées pour que la période de rétention soit active.
    Page Configuration de rétention de la lettre
    Pour ajouter une lettre :
    1. Dans la section Ajout rapide en bas de la page, sélectionnez une lettre parmi celles de la liste dans la liste déroulante Type de lettre.
    2. Entrez un nombre entier pour la période de rétention.
    3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Pour activer/désactiver une lettre :
    1. Cliquez sur la case à gauche du nom de la lettre pour l'activer/la désactiver :
    2. Cliquez sur Enregistrer.

    Consulter la source XML d'une lettre

    Pour consulter les champs de la source XML qui sont générés pour une lettre, vous devez vous inscrire pour recevoir une copie du XML quand une lettre est générée. Vous pouvez consulter des exemples de sortie XML de nombreuses lettres sur le Réseau des développeurs : https://developers.exlibrisgroup.com/Blog/Alma-letters-XML-samples-for-working-on-XSL-customization.
    Sur la page Destinataire de lettres XML, vous pouvez inscrire un utilisateur avec le rôle Administrateur des lettres pour qu'il reçoive les champs XML utilisés pour créer une ou plusieurs lettres sélectionnées chaque fois qu'Alma génère la lettre. En utilisant cette sortie, vous pouvez consulter les champs disponibles à utiliser dans votre feuille de style XSL. Par exemple, vous pouvez configurer le XSL pour afficher un champ particulier ou vous pouvez configurer le XSL pour afficher une section qui dépend de la valeur d'un champ.
    Si vous stockez la sortie XML dans un fichier avec une extension .xml, vous pouvez l'utiliser pour tester les modifications apportées à la lettre. Pour plus d'informations, voir Tester la sortie d'une lettre.
    Utilisez cette option avec précaution. Il est possible que cela envoie soudainement plusieurs milliers d'emails et que cela impacte les performances de traitement du système.
    Page Destinataire de lettres XML
    Pour qu'un administrateur reçoive la sortie XML d'une lettre :
    1. Sur la page Destinataire de lettres XML (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > XML pour l'administrateur des lettres), sélectionnez un utilisateur pour qu'il reçoive le XML dans la liste déroulante Destinataire XML.
      Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur des lettres apparaissent dans la liste déroulante. Pour plus d'informations sur l'attribution des rôles, voir Ajouter des rôles aux utilisateurs.
    2. Cochez les cases à côté des lettres dont vous voulez que la sortie XML soit envoyée à l'utilisateur.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
      La sortie XML de la lettre est envoyée à l'utilisateur chaque fois qu'une lettre de ce type est générée.
    Par exemple, ceci est une partie de la sortie XML utilisée pour générer une Lettre Demande au lecteur.
    <notification_data>
    <general_data>
        <address_c>None</address_c>
        <address_c>None</address_c>
        <address_from>nosuchmail@no.such.mail.com</address_from>
        <current_date>01/08/2017</current_date>
        <letter_channel_info></letter_channel_info>
        <letter_name>Regarding your request</letter_name> 
        <letter_type>QueryToPatronLetter</letter_type>
        <subject>Regarding your request</subject> 
    </general_data> 
    <languages>
        <string>en</string> 
    </languages> 
    <letter_params>
        <address_from>nosuchmail@no.such.mail.com</address_from>
        <letter_name></letter_name>
        <subject>Regarding your request</subject> 
    </letter_params> 
    <letter_texts></letter_texts> 
    <library>
        <address>
            <city>chicago</city>
            <country>USA</country>
            <country_display>United States</country_display> 
            <create_date>06/20/2014</create_date>
            <entity_action></entity_action>
            <library_id>12900830000541</library_id>
            <library_unit_id></library_unit_id>
            <line1>library 2</line1>
            <line2></line2>
            <line3></line3>
            <line4></line4>
            <line5></line5>
            <note></note>
            <originating_id></originating_id>
            <postal_code>36500</postal_code>
            <preferred>true</preferred>
            <segment_types_display>
                <string>Billing</string>
                <string>Patron Communications</string>
                <string>Primary</string>
                <string>Shipping</string>
            </segment_types_display>
            <state_province>IL</state_province>
            <user_address_types_display></user_address_types_display>
        </address>
        <automatic_creation>false</automatic_creation>
        <automatically_activate_locate_profile>false</automatically_activate_locate_profile>
        <automatically_locate_resource>true</automatically_locate_resource>
        <bibliographic_titles></bibliographic_titles>
        <cancel_request_on_locate_failure>true</cancel_request_on_locate_failure>
        <code>RES_SHARE</code>
        <code_rfid></code_rfid>
        <create_date></create_date>
        <default_acq_loctaion_id></default_acq_loctaion_id>
        <default_item_loctaion_id>12900870000541</default_item_loctaion_id>
        <default_move_loctaion_id>12900850000541</default_move_loctaion_id>
        <default_pickup_loctaion_id>12900830000541</default_pickup_loctaion_id>
        <default_printer></default_printer>
        <description>Temporarily manages inventory that is sent to or received from resource sharing partners</description> 
        <digital_objects></digital_objects>
        <digital_storage_size></digital_storage_size>
        <disable_call_number_calculation>false</disable_call_number_calculation>
        <edi_code></edi_code>
        <edi_type></edi_type>
        <email>
            <create_date>03/31/2013</create_date>
            <description></description>
            <email>nosuchmail@no.such.mail.com</email>
            <entity_action></entity_action>
            <external_id></external_id>
            <library_id>12900830000541</library_id>
            <library_unit_id></library_unit_id>
            <originating_id></originating_id>
            <preferred>true</preferred>
        </email>
        <entity_action></entity_action>
        <ignore_electronic>false</ignore_electronic>
        <itemless_library></itemless_library>
        <leader_institution_id></leader_institution_id>
        <library_id>12900830000541</library_id>
    ...

    Configurer des étiquettes de lettre

    Les tables de codes des lettres définissent les étiquettes associées à des lettres spécifiques. Ces tables de code vous permettent de modifier le texte statistique par défaut (qui est la version anglaise de l'étiquette) dans la colonne Description et les traductions pour les autres langues dans la colonne Traduction.
    Toutes les tables de code - Sous-système des lettres (liste partielle)
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Consulter les étiquettes associées à une lettre spécifique (sélectionnez Actions > Consulter pour la lettre spécifique).
    • Modifier les étiquettes par défaut d'une lettre (voir Personnaliser une étiquette dans une lettreci-dessous).
    • Modifier les traductions d'une lettre (voir Traduire une étiquette dans une lettre email ci-dessous).
    • Restaurer les étiquettes par défaut d'une lettre (voir Restaurer toutes les valeurs par défaut pour une table de code de lettre email ci-dessous).
    L'étiquette addressFrom correspond au champ De : dans l'entête de l'email, qui est différent de l'adresse SMTP De. Les réponses à l'email sont envoyées à l'adresse dans le champ De : dans l'entête de l'email. L'adresse SMTP De est configurée à l'aide du paramètre EnvelopeFrom ; voir Configurer les emails sortants.
    Pour personnaliser une étiquette dans une lettre :
    1. Sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres emails), sélectionnez Actions > Personnaliser pour la lettre concernée.
      La page de la lettre sélectionnée s'ouvre.
      Table de code Lettre footer.xsl
      Vous pouvez personnaliser les adresses email (ou les URL) pour décider des liens vers lesquels renvoient les liens Contactez-nous et Mon compte en modifiant les valeurs de paramètres des clés du paramètre email_my_account et email_contact_us dans la Table de conversion des paramètres client généraux (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Autres paramètres).
    2. Sélectionnez English dans la liste déroulante Filtre.
    3. Cliquez sur Personnaliser à côté de la description que vous voulez modifier ou traduire.
      Personnaliser est changé en Restaurer tandis que le champ Description est activé pour la modification et la traduction.
      Étiquette activée pour la modification
    4. Modifiez le texte en anglais de l'étiquette dans la colonne Description.
      Par exemple, le paramètre addressFrom indique l'adresse De : dans l'entête du message email à partir de laquelle l'email est envoyé. Vous pouvez aussi spécifier un alias pour le paramètre addressFrom dans le format suivant alias <actual_email_ID@university.edu>. Voir l'image ci-dessous pour un exemple.
      Exemple d'Alias addressFrom
      Vous pouvez, à tout moment, cliquer sur Restaurer pour restaurer la valeur initiale du code.
    5. Cliquez sur Personnaliser en haut ou en bas de la page pour stocker les valeurs modifiées.
      Le sous-système Lettres apparaît sur la page Toutes les tables de code. Pour la table de code personnalisée, l'élément du menu Personnaliser devient Modifier, et les actions suivantes sont ajoutées au menu Action :
      • Traduire – Modifier les traductions des étiquettes, par langue.
      • Restaurer – Restaurer les valeurs par défaut de la table de code.
    Pour modifier les traductions d'une étiquette dans une lettre email :
    1. Sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres emails), sélectionnez Actions > Traduire pour les étiquettes traduites de la lettre email que vous voulez modifier.
      La page de la table de code sélectionnée apparaît pour la traduction. Veuillez noter que la page en anglais ne permet pas les modifications dans la colonne Traduction.
      Table de code ouverte pour la traduction (Anglais)
      Vous devez personnaliser la table de code de la lettre email et l'étiquette avant de modifier la traduction d'une étiquette.
    2. Sélectionnez la langue de traduction dans la liste déroulante Filtre.
      La page de la langue sélectionnée s'ouvre pour la traduction. Notez qu'une autre colonne est ajoutée pour les boutons Traduire.
      Table de code ouverte pour la traduction (Non-Anglais)
    3. Cliquez sur Traduire près de l'étiquette que vous souhaitez modifier. Si vous voulez modifier la traduction de tous les champs marqués pour la personnalisation, cliquez sur Tout traduire sous la liste des étiquettes.
      Traduire devient Par défaut, et le champ Traduction est activé pour la modification.
      Étiquette activée pour la traduction
    4. Modifiez le texte de l'étiquette dans la colonne Traduction.
      Vous pouvez, à tout moment, cliquer sur Par défaut pour restaurer la valeur initiale du code.
    5. Cliquez sur Enregistrer les traductions.
    Pour restaurer les valeurs par défaut d'une table de code de lettre email :
    1. Sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres emails), sélectionnez Actions > Restaurer pour les étiquettes de la lettre que vous voulez restaurer.
      La page de la table de code sélectionnée apparaît pour la traduction.
      Table de code ouverte pour la restauration
    2. Cliquez sur Restaurer.

    Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres

    Si vous accédez à cette section de l'aide en ligne alors que vous essayez de configurer une déclaration de droits d'auteur, voir Configurer les déclarations de droits d'auteur.
    La page Fichiers de configuration liste toutes les feuilles de style XML qui sont utilisées pour formater chaque type de lettre et déterminer quels texte et champs apparaissent dans les lettres emails, les messages SMS, et les avis d'impression. Vous pouvez configurer ces feuilles de style pour personnaliser les lettres. Les personnalisations peuvent inclure des modifications de style, l'ajout ou le retrait d'informations envoyées aux utilisateurs, etc.
    Page Liste des fichiers de configuration
    Pour personnaliser une lettre :
    1. Sur la page Fichiers de configuration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Personnaliser des lettres), cliquez sur Personnaliser à côté du fichier XSL de la lettre, du message SMS, ou du fichier modèle XSL que vous voulez personnaliser.
      Le contenu du fichier XSL sélectionné apparaît :
      Page Fichier de configuration
      Le champ Activé sur cette page n'a pas de fonctionnalité.
    2. Personnalisez le XSL de la lettre selon vos besoins. Les champs disponibles sur cette page sont dans les étiquettes associées à la lettre (voir Configurer des étiquettes de lettre) et aux champs XML qui sont générés par Alma (voir Consulter la source XML d'une lettre).
      Les exemples suivants montrent ce que vous pouvez faire avec XSL pour personnaliser la sortie de vos lettres :
      • Utilisez les fonctions substring et string-length pour sortir les quatre derniers chiffres d'un code :
        <b>@@requested_for@@ :*****
        <xsl:value-of select="substring (notification_data/user_for_printing/identifiers/code_value/value,string-length(notification_data/user_for_printing/identifiers/code_value/value) - 3)"/></b>
      • Ajoutez des notes de fournisseur (de la ligne de commande) et l'indicateur d'urgence à la lettre Liste de commandes :
        <tr>
        <td><b>Notes au fournisseur : </b><xsl:value-of select="/notification_data/po/po_line_list/po_line/vendor_note"/>&#160;</td>
        </tr>
        <tr>
        <td><b>Is Rush? </b><xsl:value-of select="/notification_data/po/po_line_list/po_line/rush"/>&#160;</td>
        </tr>
      • Assurez-vous que la ligne Notes qui peuvent affecter le prêt apparaît dans la lettre En rayon des réservations seulement s'il y a un blocage sur le lecteur :
        <tr>
        <td><b>@@notes_affect_loan@@:</b></td>
        </tr>
        <tr>
        <td><xsl:value-of select="notification_data/request/system_notes !=''"/></td>
        </tr>
      • Si l'extrait suivant suit la ligne de l'adresse dans le fichier SenderReceiver.xsl, assurez-vous que le numéro de téléphone de l'utilisateur est inclus dans toutes les lettres qui utilisent ce modèle.
        <tr>
        <td><xsl:value-of select="notification_data/user_for_printing/phone"/></td>
        </tr>
      • Le nom de la feuille de style est masqué dans le fichier de sortie en ajoutant ce qui suit après l'étiquette <html>.
        <html> <xsl:attribute name="data-filename"> <xsl:value-of select="/notification_data/general_data/letter_type"/> </xsl:attribute>
        La sortie inclura quelque chose comme :
        <html data-filename=”FulLoanReceiptLetter”> ...
    3. Cliquez sur Personnaliser pour enregistrer vos personnalisations.
      La page Fichier de configuration apparaît. Une coche verte s'affiche dans la colonne Personnalisé pour indiquer que la lettre a été personnalisée et que les colonnes Mis à jour par et Date de mise à jour ont été remplies en conséquence. Le bouton Personnaliser est modifié en Actions.
    Les actions suivantes sont disponibles pour le fichier XSL personnalisé :
    • Modifier – Modifier le XSL.
    • Restaurer – Restaurer le fichier XSL à son état antérieur.
    • Consulter par défaut – Consulter le XSL par défaut.
    Si vous utilisez un tag pour faire référence à un emplacement extérieur comme un modèle ou une URL (par exemple, <xsl:include href="http://{$PathToWeb}/html/xsl/head.xsl">) et que la source extérieure change, actualisez le XSL (en le re-sauvegardant) pour que la nouvelle information soit incluse dans la lettre.

    Tester la sortie d'une lettre

    La page Modèle de notification vous permet de sortir un fichier XML avec les champs correspondants à une lettre et d'ensuite consulter la lettre qui est générée à l'aide de ces champs et des étiquettes et de la feuille de style XSL définis.
    Page Modèle de notification
    Pour tester la sortie d'une lettre :
    1. Générez la sortie XML de la lettre correspondante et enregistrez-la dans un fichier. Pour plus d'informations, voir Consulter la source XML d'une lettre.
    2. Sur la page Modèle de notification (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Modèle de notification), cliquez sur l'icône Fichier, sélectionnez un fichier XML à télécharger puis cliquez sur Télécharger.
    3. Vous pouvez choisir de consulter la lettre dans votre navigateur ou de la recevoir par email.
      Pour que la lettre vous soit envoyée par email, cochez la case Envoyer par email et indiquez une adresse email dans le champ Email.
      Si vous cochez la case Envoyer par email et ne spécifiez pas d'adresse email, la sortie s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Le navigateur doit autoriser les fenêtres popup ou les nouveaux onglets/nouvelles fenêtres.
    4. Sélectionnez la langue désirée dans la liste déroulante Langue. Si vous ne choisissez pas la bonne langue dans cette liste, la lettre envoyée apparaîtra principalement en anglais.
    5. Cliquez sur Exécuter XSL.
      Le système affiche la sortie ou envoie la lettre vers votre adresse email.

    Exemple de personnalisation de lettre : Lettre Demande au lecteur.

    Vous pouvez configurer les types de lettres à envoyer aux lecteurs en utilisant la lettre XSL améliorée Demande au lecteur. Vous pouvez définir jusqu'à 30 types de lettres, par exemple une lettre de bienvenue, la réponse à une demande, etc (voir Configurer des types de requête du lecteur).
    Après avoir configuré les types de requêtes, un utilisateur ayant le rôle Administrateur des lettres peut modifier les étiquettes et la feuille de style de la lettre Demande au lecteur.
    Pour modifier la lettre Demande au lecteur :
    1. Confirmez que la lettre Demande au lecteur est activée (voir Activer/désactiver des lettres).
    2. Téléchargez une copie des champs XML Demande au lecteur :
      1. Configurez Alma pour qu'il vous envoie une copie des champs XML quand une lettre Demande au lecteur est envoyée (voir Consulter la source XML d'une lettre).
      2. Ajoutez une demande sortante d'exemplaire d'inventaire (dites que vous êtes le Demandeur ; voir Ajouter une demande PEB sortante à partir d'une recherche).
      3. Sur la page Demandes PEB sortantes, cliquez sur Envoyer une demande au lecteur sous la nouvelle demande (voir Gérer les demandes PEB sortantes)). Si vous avez configuré plusieurs types de demandes, sélectionnez la lettre à envoyer. Autrement, un message est envoyé automatiquement.
        Vous recevez deux emails : le premier est la lettre sélectionnée et l'autre contient les champs XML utilisés pour créer la lettre.
      4. Enregistrez la lettre XML dans un fichier, tel que letter.xml.
    3. Modifiez les étiquettes :
      1. Sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres emails), sélectionnez Actions > Personnaliser pour l'entrée de la lettre Demande au lecteur. La page Table de code Lettre Demande au lecteur s'ouvre.
        Page Table de code Demande au lecteur
      2. Dans la colonne Description, modifiez le contenu correspondant à l'entrée Code correspondante.
        Les entrées dans la colonne Code (Type_1, Type_2, Type_3, etc) correspondent aux types de demandes que vous avez sélectionnées dans la page Table de code Types de requête du lecteur (voir Configurer des types de requête du lecteur). Par exemple, si Type_1_query_name est activé, vous pouvez configurer les entrées Type_1_xxxx dans cette table pour configurer les lignes de texte comme faisant partie de ce type de requête.
      3. Cliquez sur Personnaliser.
    4. Modifier le XSL :
      1. Sur la page Fichiers de configuration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Personnaliser des lettres), localisez l'entrée Lettre Demande au lecteur et cliquez sur Personnaliser. La page Fichier de configuration apparaît.
        Page Fichier de configuration
      2. Dans le champ Contenu, modifiez le XSL approprié pour modifier le format de votre lettre. Le même fichier XSL est utilisé pour formater tous les types de requêtes. Vous pouvez ajouter des champs du XML ou des étiquettes, utiliser les valeurs de ces champs pour créer des conditions, etc.
        Par exemple, une clause conditionnelle ressemble à cela :
        <xsl:when test="notification_data/query_type = 'Type_1_query_name'">
        ... special configurations for type 1 queries ....
        </when>
      3. Cliquez sur Personnaliser.
    5. Pour tester vos modifications, téléchargez le XML (letter.xml) comme décrit dans la section Tester la sortie d'une lettre.

    Exemple de personnalisation de lettre : Lettre d'historique de prêt

    Cet exemple montre comment effectuer les personnalisations suivantes sur la lettre email Historique de prêt :
    1. Modifier le nom de la lettre
    2. Ajouter un message spécifique à une bibliothèque
    3. Afficher le type de matériel dans la liste des prêts
      Lettre email d'historique de prêt
    Cliquez ici pour un exemple sur la manière d'imprimer un code-barres afin qu'il soit valable pour le scan, contrairement aux nombres dans la Lettre d'historique de prêt.
    Pour personnaliser la lettre d'historique de prêt :
    1. Remplacer le nom de la lettre par Lettre d'historique du lecteur :
      1. Sur la page Toutes les tables de code (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Lettres Emails), sélectionnez Actions > Personnaliser dans la ligne qui contient la table de code Lettre d'historique de prêt.
        La table de code de la Lettre d'historique de prêt apparaît.
        Table de code Lettre d'historique de prêt
      2. Sélectionnez English dans la liste déroulante Filtre. Notez qu'en plus de modifier les noms des étiquettes, vous pouvez aussi traduire les étiquettes en d'autres langues.
      3. Cliquez sur Personnaliser dans la ligne qui contient le code letterName.
      4. Dans le champ Description, remplacez le texte par Lettre d'historique du lecteur.
      5. Cliquez sur Personnaliser en haut ou en bas de la page pour stocker les valeurs modifiées.
    2. Configurez la sortie XML de la lettre à envoyer à l'administrateur des lettres :
      1. Sur la page Destinataire de lettres XML (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > XML pour l'administrateur des lettres), sélectionnez un utilisateur pour qu'il reçoive la sortie XML dans la liste déroulante Destinataire XML.
      2. Cochez la case à côté du type de lettre FulUserBorrowingActivityLetter.
      3. Cliquez sur Enregistrer.
        La sortie XML de la lettre est envoyée à l'utilisateur spécifié chaque fois qu'une lettre de ce type est envoyée.
    3. Prêter un exemplaire à un lecteur :
      1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), entrez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK.
        La page Services au Lecteur apparaît.
      2. Dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, saisissez le code-barres de l'exemplaire et cliquez sur OK.
        L'exemplaire apparaît dans l'onglet Prêts.
        Table de code Lettre d'historique de prêt
      3. Cliquez sur Envoyer l'historique pour envoyer la sortie XML par email.
      4. Copiez et collez la sortie XML de l'email dans un fichier XML (tel que BorrowingActivityLetter.xml).
    4. Modifiez le fichier XSL pour imprimer un message pour la Bibliothèque principale uniquement :
      1. Accédez à la liste des fichiers XSL sur la page Fichiers de configuration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Personnaliser les lettres).
      2. Cliquez sur Personnaliser dans la ligne qui contient le fichier FulUserBorrowingActivityLetter.xsl.
        Le contenu du fichier FulUserBorrowingActivityLetter.xsl s'affiche.
        Page Fichier de configuration
      3. Utilisez le fichier XML que vous avez créé plus tôt pour déterminer le nom du chemin d'accès complet du champ qui contient le nom de la bibliothèque.
        Nom de la bibliothèque dans la sortie XML
        Basé sur les éléments imbriqués dans la figure ci-dessus, le chemin d'accès complet vers la bibliothèque est le suivant :
        /notification_data/overdue_loans_by_library/library_loans_for_display/item_loans/overdue_and_lost_loan_notification_display/item_loan/library_name
      4. Sur la page Configuration, recherchez le paramètre fictif @@loans@@ dans le fichier XSL et ajoutez le texte en gras indiqué ci-dessous :
        . . .
        <xsl:if test="notification_data/item_loans/item_loan">
        <xsl:if test="notification_data/item_loans/item_loan/library_name='Main Library'">
        <center>
        <span style="font-family:Arial; font-weight:bold">
        <FONT COLOR="#FF0000">
        <br></br><b> Please check due dates by logging in to your library.</b>
        </FONT>
        </span>
        </center>
        </xsl:if>

        <tr>
        <td>
        <b> @@loans@@ </b>
        </td>
        </tr>
        . . .
        Alma remplace les paramètres fictifs par les étiquettes/traductions définies dans les tables de code des Lettres associées.
    5. Alors que vous êtes toujours en train d'éditer le fichier XSL, ajoutez la colonne Type à la liste des prêts :
      1. Sous le paramètre fictif @@loans@@ dans le fichier XSL, ajoutez le texte en gras comme indiqué dans la figure suivante.
        . . .
        <b>@@loans@@</b>
        </td>
        </tr>
        <tr>
        <td>
        <table cellpadding="5" class="listing">
        <xsl:attribute name="style">
        <xsl:call-template name="mainTableStyleCss" /> <!-- style.xsl -->
        </xsl:attribute>
        <tr>
        <th>@@title@@</th>
        <th>Type</th>
        <th>@@due_date@@</th>
        <th>@@fine@@</th>
        <th>@@description@@</th>
        </tr>
        <xsl:for-each select="notification_data/item_loans/item_loan">
        <tr>
        <td><xsl:value-of select="title"/></td>
        <td><xsl:value-of select="material_type"/></td>
        <td><xsl:value-of select="due_date"/></td>
        <td><xsl:value-of select="fine"/></td>
        <td><xsl:value-of select="description"/></td>
        </tr>
        </xsl:for-each>
        . . .
        Le champ XML du type de matériel a été déterminé en examinant le fichier XML.
        Un paramètre fictif ne peut pas être utilisé pour le nouveau titre de colonne car le code material_type n'est pas configurable dans la table de code.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    6. Testez vos modifications dans le fichier XSL en téléchargeant le fichier XML que vous avez créé à l'étape 3
      La page Modèle de notification vous permet de tester les modifications apportées aux fichiers XSL uniquement.
      1. Accédez à la page Modèle de notification (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Configuration générale > Modèle de notification).
      2. Cliquez sur l'icône, sélectionnez un fichier XML à télécharger, et cliquez sur Télécharger.
      3. Cochez la case Envoyer par email et entrez votre adresse mail.
      4. Cliquez sur Exécuter XSL.
        Alma envoie la lettre email vers l'adresse email spécifiée.
    7. Répétez l'étape 3 pour voir la personnalisation complète comme montré ci-dessous :
      Lettre d'historique de prêt personnalisée
    8. Configurez la page Destinataire de lettres XML pour ne plus envoyer de sortie XML à l'administrateur des lettres. Pour plus d'informations, voir Consulter la source XML d'une lettre.

    Configurer les emails sortants

    Vous pouvez configurer le champ d'en-tête EnvelopeFrom des emails sortants en utilisant le profil d'intégration Traitement du courrier. Pour plus d'informations sur les profils d'intégration, voir Configurer des profils d'intégration.
    Ce champ d'en-tête EnvelopeFrom correspond à l'adresse De dans l'enveloppe SMTP de tous les emails envoyés depuis Alma. Ces emails sont envoyés aux utilisateurs de votre institution, aux fournisseurs, etc. Ex Libris utilise un en-tête EnvelopeFrom par défaut avec l'adresse électronique qui a le domaine exlibrisgroup.com pour tous les emails sortants à moins que vous ne configuriez ce profil.
    Notez que si le serveur email du destinataire (votre institution) a mis en place un filtre de spam, ce filtre vérifie si les emails reçus sont bien envoyés depuis le domaine de l'adresse De. En cas de non correspondance, les emails peuvent être considérés comme des spams. Pour y remédier, l'adressse email doit être du type <quelque chose>@exlibrisgroup.com (à moins que les filtres anti-spam de votre institution et les notices SPF aient été configurées de telle sorte que cela n'arrive pas). Si cela ne vous dérange pas que des emails soient filtrés comme spam, vous pouvez configurer l'adresse de l'enveloppe afin de récupérer des emails rejetés.
    Le champ De dans l'enveloppe email est différent du champ De : dans l'entête de l'email, qui peut être modifié dans la plupart des lettres Alma en configurant le champ addressFrom via le sous-système Lettre Alma ; voir Configurer des lettres Alma. Les réponses à l'email sont envoyées à l'adresse dans le champ De : dans l'entête de l'email.
    Les emails qui sont filtrés via le système antispam d'un serveur email n'aboutiront généralement pas à des emails rejetés.
    Cette fonctionnalité était précédemment gérée par le paramètre client EnvelopeFrom.
    Si vous ne souhaitez pas configurer ce profil, le champ d'en-tête EnvelopeFrom par défaut est le champ De dans l'en-tête de l'email.
    Pour configurer le profil d'intégration traitement du courrier:
    1. Sur la page Liste des profils d'intégration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Systèmes externes > Profils d'intégration), cliquez sur Ajouter un profil d'intégration. Alma ne vous permet de définir qu'un seul profil d'intégration de type Traitement du courrier. Si un profil d'intégration de ce type existe déjà, sélectionnez Actions > Modifier pour modifier ce profil.
      Profil d'intégration Traitement du courrier Page 1
    2. Renseignez un code unique et un nom pour le profil.
    3. Dans le champ Type d'intégration, sélectionnez Traitement du Courrier.
    4. Cliquez sur Suivant. La seconde page de l'assistant s'affiche. L'option Actif est sélectionnée par défaut. Actuellement, la livraison via la passerelle de messagerie Ex Libris est la seule option de livraison.
      Profil d'intégration Traitement du courrier Page 2
    5. Veuillez saisir une adresse email valide pour l'en-tête EnvelopeFrom.
    6. Cliquez sur Enregistrer.
    • Was this article helpful?
    //doorbell.io feedback widged