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    Traitements internes et départements

    Translatable

    Configurer des types de traitement interne

    Pour configurer les types de traitement interne, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur général du système
    Un traitement interne correspond à une demande interne de la bibliothèque pour acheminer du matériel physique à un département spécifique avant un traitement interne. Un traitement interne envoie un exemplaire vers un département de traitement interne (et le marque comme non disponible), où il sera géré conformément aux statuts internes. Les départements et les statuts peuvent être configurés en fonction des besoins locaux de la bibliothèque.
    Un type de traitement interne indique le type de processus au sein de la bibliothèque à effectuer sur une ressource, tel que la reliure ou le catalogage. Chaque département dans votre bibliothèque a en charge le traitement d'un type de traitement interne spécifique.
    Chaque type de traitement interne est associé à une liste de statuts qui peuvent être attribués aux traitements internes correspondant à ce type. Par exemple, un traitement interne de type "reliure" peut avoir les statuts "encollage", "couture", etc tandis qu'un traitement interne de type "numérisation" peut être associé aux statuts "numérisation", "service d'accès au document", etc.
    Vous pouvez configurer les types de traitement interne sur la page Types de traitement interne (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Types de traitement interne).
    Page Types de traitement interne
    Les traitements internes peuvent être lancés lors du placement d'une demande sur un exemplaire ou à partir de la page Liste des exemplaires (voir Utiliser la liste des exemplaires).
    Demande de traitement interne (Actions > Traitement interne) sur la page Liste des exemplaires
    Les actions suivantes peuvent être exécutées sur la page Types de traitement interne :
    • Ajouter un type de traitement interne (voir Ajouter un type de traitement interne)
    • Ajouter, modifier ou supprimer des départements (Actions > Gérer les départements ; voir Ajouter un département)
    • Ajouter ou supprimer des statuts associés à un type de traitement interne (Actions > Gérer les statuts)
    • Modifier un type de traitement interne (Actions > Modifier)
    • Supprimer un type de traitement interne (Actions > Supprimer)
    Une fois que vous avez créé un type de traitement interne, vous pouvez ensuite configurer un ou plusieurs des éléments suivants :
    Configurer des types de traitement interne vous permet de surveiller des exemplaires physiques avec des demandes de traitement et d'identifier leur statut de traitement (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
    Pour plus d'informations sur les traitements internes d'Alma, se reporter à Traitements internes et gestion des processus physiques).

    Ajouter un type de traitement interne

    Après la création d'un type de traitement interne, vous pouvez spécifier quels départements et quels statuts lui sont associés. Pour plus de détails, voir Configurer des départements et Ajouter un statut de type de traitement interne.
    Pour ajouter un type de traitement interne :
    1. Sur la page Types de traitement interne (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Types de traitement interne), cliquez sur le bouton Ajouter un type de traitement interne. La boîte de dialogue Ajouter un type de traitement interne s'ouvre.
      Boîte de dialogue Ajouter un type de traitement interne
    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter un type de traitement interne, précisez les éléments suivants :
      • Code du type de traitement interne
      • Nom du type de traitement interne
      • Description
      • Rappels – Les prêts de ce type de traitement interne requièrent un retour plus rapide des exemplaires. Sélectionner cette option génère une demande de rappel (Lettre email de rappel d'un prêt) à envoyer au lecteur qui a emprunté l'exemplaire. Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma.
    3. Cliquez sur Ajouter ou Ajouter et fermer.

    Configurer des statuts de type de traitement interne

    Les statuts de type de traitement interne vous permettent de définir des étapes de traitement pour les traitements internes que vous pouvez utiliser pour surveiller la progression d'une requête de traitement interne. Pour plus de détails sur les requêtes dans Alma, voir Gérer les demandes et les traitements internes.

    Ajouter un statut de type de traitement interne

    La définition/configuration des statuts d'un type de traitement interne est associée à un type de traitement interne spécifique que vous avez au préalable configuré et enregistré et qui s'affiche sur la page Types de traitement interne. Un type de traitement interne doit être associé à au moins un statut.
    Pour ajouter un statut de type de traitement interne :
    1. Sur la page Types de traitement interne (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Types de traitement interne), sélectionnez Actions > Gérer les statuts pour un type de traitement interne spécifique pour accéder à la page Statuts de type de traitement interne.
      Page Statuts de type de traitement interne
    2. Sur la page Statuts de type de traitement interne, cliquez sur Ajouter un statut. La boîte de dialogue Ajouter un statut s'ouvre.
      Boîte de dialogue Ajouter un statut
    3. Entrez le code, le nom et une description pour le statut que vous créez puis cliquez sur Ajouter ou Ajouter et Fermer. Le statut est ajouté sur la page Statuts de type de traitement interne.

    Configurer des départements

    Pour configurer des départements, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur général du système
    Un département représente une zone de la bibliothèque, qui traite un traitement interne, comme par exemple la réception d'un matériel acheté ou la reliure ou la réparation d'exemplaires abîmés. Des opérateurs peuvent être associés à un département spécifique, tandis que certaines activités spécifiques peuvent être configurées pour n'être réalisées que dans certains départements.  Vous pouvez configurer les départements de traitement interne sur la page Liste des départements (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Départements de traitement interne).
    Pour les départements de numérisation, voir Configurer des départements de numérisation.
    Page Liste des départements
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Ajouter un département (voir Ajouter un département)
    • Modifier un département (Actions > Modifier)
    • Supprimer un département (Actions > Supprimer)
    Pour plus d'informations sur les départements dans Alma, voir Traitements internes et gestion des processus physiques).

    Ajouter un département

    Pour ajouter un département :
    1. Accédez à la page Liste des départements selon l'une des méthodes suivantes :
      • Sélectionnez Actions > Gérer les départements pour un type de traitement interne/ligne spécifique sur la page Types de traitement interne (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Types de traitement interne).
      • Sélectionnez Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Départements et traitements internes > Départements de traitement interne (voir Configurer des départements de traitement interne)
      Page Liste des départements
    2. Sur la page Liste des départements, cliquez sur Ajouter un département.
    3. Si vous avez accédé à cette page via le lien Département des traitements internes, sélectionnez le type de traitement interne à associer au département. Sinon, le type est présélectionné.
      La page Informations générales s'ouvre. Il s'agit de la première page de l'assistant Ajouter un département.
      Page Informations générales
    4. Saisissez les informations générales concernant le département de traitement interne que vous êtes en train de créer en utilisant les descriptions dans la table ci-dessous.
      Département – Champs Informations générales
      Champ Description
      Code Un code unique
      Nom Un nom unique que vous voulez afficher dans la liste déroulante pour la Destination cible lorsque vous créez un traitement interne (voir Créer une demande de traitement interne).
      Description Une description
      Temps de travail (jours) Le nombre de jours que vous voulez utiliser pour calculer la Date d'expiration qui s'affiche sur la page Suivi de demande de la ressource pour l'exemplaire en cours de traitement. Si le champ est laissé vide ou fixé sur 0, 7 jours sont utilisés par défaut.
      Carte L'URL d'une carte pour assister les lecteurs dans la recherche de départements.
      Imprimante L'imprimante associée au département. Le département imprime tous les traitements d'impression non automatisés sur cette imprimante.
    5. Cliquer sur Suivant. La page Bibliothèques desservies s'ouvre.
      Page Bibliothèques desservies
      Lors de la configuration d'un département pour une institution, le département s'applique à toutes les bibliothèques de l'institution. Par conséquent, configurer des bibliothèques desservies n'est pas pertinent si vous travaillez au niveau de l'institution ; continuez avec l'étape 7.
    6. Sélectionnez une bibliothèque que vous souhaitez associer au département, puis cliquez sur Attacher une bibliothèque. La bibliothèque liée apparaît dans la colonne Nom.
    7. Cliquer sur Suivant. La page Informations de contact s'ouvre.
      Page Informations de contact
    8. Renseignez l'adresse (principale, pour les demandes ou d'expédition), le numéro de téléphone et l'adresse email du département de traitement interne en cours de création.
    9. Cliquer sur Suivant. La page Opérateurs s'ouvre.
      Page Opérateurs
    10. Ajoutez un opérateur à associer au département de traitement interne en cours de création en cliquant sur Ajouter un opérateur. La boîte de dialogue Ajouter un opérateur s'ouvre.
      Boîte de dialogue Ajouter un opérateur
    11. Utilisez l'icône Parcourir/Rechercher pour localisez l'identifiant utilisateur Alma par rapport à l'opérateur que vous voulez ajouter. Cliquez sur Ajouter ou Ajouter et fermer pour ajouter l'opérateur sur la page Opérateurs.
      L'opérateur spécifié reçoit le rôle d'Opérateur de traitement interne pour le département en question. Si aucun opérateur n'est précisé à ce moment, ce rôle peut être attribué dans la section Gestion des utilisateurs (voir Gérer des rôles utilisateur).
    12. Cliquez sur Enregistrer. Le département est ajouté à la Liste des départements.
      Page Liste des départements
      Les départements qui correspondent à des bureaux de prêt sont indiqués par une coche jaune dans la colonne Géré par le bureau de prêt. Pour plus de détails sur la définition d'un bureau de prêt en tant que département, voir Ajouter un bureau de prêt.
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