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    Gérer les institutions et les bibliothèques

    Traduisible
    Pour gérer les institutions et les bibliothèques, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur général du système
    Une institution comprend des bibliothèques, chacune comprenant des localisations (telles que le bureau de circulation et le département de numérisation). Facultativement, vous pouvez organiser votre institution par campus, auquel cas l'institution comprend des campus, qui à leur tour comprennent des bibliothèques, qui elles-mêmes comprennent des emplacements. Pour plus d'informations, voir Topologies organisationnelles. Pour gérer les campus, voir Configurer les campus.
    Un code client et un code institution vous sont attribués par Ex Libris. Vous configurez vos propres codes bibliothèque. 
    L'URL de base, qui apparaît dans la figure ci-dessous, est le nom de domaine spécifique à votre institution qui vous est attribué par Ex Libris. Si vous n'utilisez pas déjà ce nom de domaine et voulez commencer à l'utiliser, voir Configurer Alma et Primo pour utiliser le domaine Alma spécifique à votre institution. Pour plus d'informations sur vos noms de domaine Alma, voir Vos noms de domaine Alma.
    Vous gérez les institutions et les bibliothèques sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque) :
    Page Détails de l'unité d'organisation
    La page Détails de l'unité d'organisation comprend les onglets suivants :
    • Résumé – Modifiez les détails généraux de l'institution
    • Bibliothèques – Modifiez les détails des bibliothèques dans l'institution.
    • Informations de contact – Modifiez les informations de contact pour l'institution, y compris les adresses physiques, les numéros de téléphone et les adresses email.
    • Gestion du calendrier – Configurez les heures durant lesquelles l'institution est ouverte ou fermée.
    La structure organisationnelle est mentionnée dans la colonne Chemin sur l'onglet Bibliothèques sur la page Liste des Bibliothèques (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque, cliquez sur l'onglet Bibliothèques).
    Page Liste des bibliothèques
    La colonne Chemin contient le code client, le code institution et le code bibliothèque. Par exemple, si votre code client est EXLDEV1, votre code institution EXLDEV1_INST et votre code bibliothèque UARCV, le chemin d'accès est défini comme EXLDEV1.EXLDEV1_INST.UARCV.
    Vous pouvez configurer ou gérer les éléments suivants pour votre institution :
    • Informations générales
    • Détails sur la bibliothèque
    • Informations de contact
    • Détails sur le calendrier
    Pour plus de détails sur la configuration des informations pour une bibliothèque PEB, voir Configurer des bibliothèques.

    Modifier les informations sur l'institution

    Vous pouvez modifier le nom et la description de l'institution.
    Pour mettre à jour ces informations dans Primo, voir Configurer l'institution Primo.
    Pour modifier les informations sur l'institution :
    1. Sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), dans l'onglet Résumé, modifiez le nom (obligatoire) et la description (facultatif) de l'institution. Le code vous est automatiquement attribué par Ex Libris, tout comme l'URL de base, qui est le nom de domaine spécifique à votre institution. Si vous n'utilisez pas déjà ce nom de domaine et voulez commencer à l'utiliser, voir Configurer Alma et Primo pour utiliser le domaine Alma spécifique à votre institution. Pour plus d'informations sur vos noms de domaine Alma, voir Vos noms de domaine Alma.
      Organization Unit Summary.png
      Page Détails de l'unité d'organisation
    2. Sélectionnez Dessert d'autres institutions si cette bibliothèque acceptera des emprunts/retours à leur localisation pour d'autres institutions. Voir Demander le retrait d'un exemplaire n'importe où dans le réseau.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
    Le champ Dessert d'autres institutions est disponible uniquement pour des configurations spécifiques telles que la Zone réseau.

    Gérer les informations de la bibliothèque

    Vous pouvez ajouter une bibliothèque à l'institution ou modifier les informations sur les bibliothèques dans votre institution.
    Pour mettre à jour ces informations dans Primo, voir Consulter et exporter les bibliothèques Alma.
    Pour ajouter/modifier des bibliothèques :
    1. Sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Bibliothèques. La page Liste des bibliothèques s'affiche.
      Page Liste des bibliothèques (Onglet Bibliothèques)
    2. Ajoutez, modifiez ou supprimez les informations concernant les bibliothèques en utilisant les procédures suivantes :
      • Pour ajouter une bibliothèque, cliquez sur Ajouter une bibliothèque. Sur la page Ajouter une unité d'organisation, saisissez un nom, un code et (de manière facultative) une description de la bibliothèque, puis cliquez sur Enregistrer. Le code bibliothèque est ajouté au chemin d’accès (structure organisationnelle) indiqué. Par exemple, si votre code client est EXLDEV1, votre code institution EXLDEV1_INST et votre code bibliothèque UARCV, le chemin d'accès est défini comme EXLDEV1.EXLDEV1_INST.UARCV.
      • Pour modifier une bibliothèque, sélectionnez Actions > Modifier pour la bibliothèque que vous voulez mettre à jour.
        • Dans l'onglet Résumé, modifiez les informations sur la bibliothèque si besoin.
          • Sélectionnez les valeurs par défaut suivantes pour une bibliothèque :
            • Un emplacement par défaut pour Acquisitions – L'emplacement par défaut dans lequel les exemplaires/collections sont cré(é)es lorsqu'une ligne de commande physique est créée pour la bibliothèque. Si cela n'est pas défini, l'exemplaire/collection est automatiquement créé(e) et doit être ajouté(e) manuellement.
            • Un profil de proxy par défaut
          • Sélectionnez le campus auquel appartient cette bibliothèque. Une bibliothèque ne peut être associée qu'à un seul campus.
          • Étendez la section Informations de partage de ressources et sélectionnez Est une bibliothèque PEB pour désigner la bibliothèque comme une bibliothèque de partage de ressources. Pour plus de détails sur la configuration des champs dans cette section, voir Configurer des bibliothèques.
          • Si votre institution est configurée pour utiliser Calculer sur la page Éditeur d'exemplaire physique pour créer une cote de rangement alternative et temporaire au niveau de l'exemplaire, sélectionnez le paramètre Désactiver l'option de calcul de cote d'exemplaire pour restreindre la correspondance de préfixe au niveau de la bibliothèque. Sélectionner ce paramètre force les calculs de cotes de rangement à être basées sur des préfixes/configurations au niveau de l'institution. Voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire pour plus d'informations.
        • Cliquez sur l'onglet Informations de contact pour définir les informations de contact spécifiques à la bibliothèque. Voir Gérer les informations de contact de l'institution/bibliothèque pour des informations détaillées sur cet onglet.
        • Cliquez sur l'onglet Gestion du calendrier pour définir les détails spécifiques concernant le calendrier de la bibliothèque. Voir Gérer les horaires d'ouverture de l'institution/bibliothèque pour des informations détaillées sur cet onglet.
        • Cliquez sur l'onglet Définitions IP pour définir l'intervalle d'IP des ordinateurs dans cette bibliothèque. Pour plus d'informations sur l'onglet Définitions IP, voir Gérer les définitions IP pour une bibliothèque.
        Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
      • Pour supprimer une bibliothèque, sélectionnez Actions > Supprimer pour la bibliothèque que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.
        Vous pouvez supprimer une bibliothèque si elle a des bureaux de prêt, des unités de service ou des demandes qui lui sont associés.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Gérer les définitions IP pour une bibliothèque

    Vous pouvez ajouter un intervalle d'adresses IP à une bibliothèque ou modifier l'intervalle d'adresses IP existant d'une bibliothèque. L'intervalle identifie les postes de travail depuis lesquels l'accès à la bibliothèque est autorisé, et il est utilisé pour identifier la localisation actuelle de l'utilisateur lors de la recherche de disponibilité d'une ressource et lors de la configuration des collections par emplacement dans un Profil de tri des localisations (voir Configurer l'ordre des résultats de recherche dans Primo). Si la bibliothèque est associée à un campus, l'intervalle d'IP doit tomber dans l'intervalle d'IP du campus ; voir Modifier un campus.
    Si aucun intervalle IP n'est défini, un message "La bibliothèque ne dispose pas de définition IP" s'affiche. Ce message est un avertissement et non pas un message d'erreur.
    Pour ajouter un intervalle d'adresses IP :
    1. Sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Bibliothèques et sélectionnez Actions > Modifier pour une bibliothèque. La page Détails de l'unité d'organisation s'ouvre pour une bibliothèque.
    2. Cliquez sur l'onglet Définitions IP. La page Définitions IP s'ouvre.
      Page Définitions IP
    3. Cliquez sur Ajouter une définition IP. La boîte de dialogue Ajouter une définition IP apparaît.
      Boîte de dialogue Ajouter une définition IP
    4. Sélectionnez une version IP dans la liste déroulante et saisissez l'adresse IP correspondante. (Actuellement, seule la version IPv4 est disponible. IPv6 est en construction.)
    5. Dans Adresse(s) IP, saisissez l'intervalle IP ou une seule adresse IP. Par exemple, pour un intervalle IPv4 utilisez le format décimal A.B.C.D-A.B.C.D, tel que 192.1.1.1-192.255.255.255.
    6. Cliquez sur Ajouter ou Ajouter et fermer. Le nouvel intervalle IP est enregistré.
      Page Définitions IP avec adresse IP

    Gérer les informations de contact de l'institution/bibliothèque

    Vous pouvez modifier les informations de contact de l'institution ou de la bibliothèque, y compris les adresses physiques, les numéros de téléphone et les adresses email.
    Pour modifier les informations de contact :
    1. Pour modifier les informations de contact pour une institution, sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Informations de contact. La page Informations de contact de l'unité d'organisation apparaît.
      Page Informations de contact de l'unité d'organisation (Onglet Informations de contact)
      Pour modifier les informations de contact pour une bibliothèque, sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Bibliothèques, cliquez Actions > Modifier pour une bibliothèque, et cliquez sur l'onglet Informations de contact.
    2. Modifiez les informations de contact comme requis.
      • Pour ajouter une donnée, cliquez sur Ajouter une adresse, Ajouter un numéro de téléphone, ou Ajouter une adresse e-mail. Dans la boîte de dialogue, saisissez les informations, et cliquez sur Ajouter pour sauvegarder les informations et ajouter une donnée supplémentaire, ou sur Ajouter et fermer pour enregistrer les informations.
        • Les types d'adresse (De facturation, De communication avec le lecteur, Principale, D'expédition) et les types d'email (qui sont identiques types d'adresse + Réclamer des réponses) sont uniquement à titre informatif, sauf dans les cas suivants :
          • Le type Adresse d'expédition est obligatoire pour des bibliothèques PEB activées ISO. Lorsqu'une requête ISO est envoyée, elle inclut l'Adresse d'expédition comme adresse où la requête doit être expédiée. Pour une expédition numérique, le prêteur expédie à cette adresse.
          • Lorsqu'une notice de réclamation est envoyée au fournisseur par email, si l'unité d'organisation (bibliothèque propriétaire) a un type d'email Réclamer des réponses, celui-ci est utilisé à la ligne De dans l'email de notification de la réclamation. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
        • Alma utilise l'adresse email qui est indiquée comme adresse email préférée. 
      • Pour modifier une entrée, sélectionnez Actions > Modifier pour l'entrée que vous voulez mettre à jour. Dans la boîte de dialogue, modifiez les informations comme nécessaire, et cliquez sur Enregistrer.
      • Pour supprimer une entrée, sélectionnez Actions > Supprimer pour l'entrée que vous voulez supprimer, et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de message de confirmation.
      • Pour dupliquer une entrée, sélectionnez Actions > Dupliquer pour la donnée que vous voulez dupliquer, puis modifiez la donnée si besoin.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Gérer les horaires d'ouverture de l'institution/bibliothèque

    Les rôles suivants peuvent ajouter ou modifier les détails sur le calendrier :
    • Administrateur des services aux usagers
    • Administrateur général du système
    Vous pouvez configurer les heures auxquelles l'institution ou une bibliothèque est ouverte ou fermée. Des bibliothèques peuvent hériter des événements et des exceptions de l'institution. Cependant, les heures d'ouverture définies au niveau de l'institution ne s'appliquent pas aux bibliothèques individuelles. Des horaires d'ouverture doivent être définis séparément pour chaque bibliothèque.
    Lorsque vous faites des changements sur cette page, les changements s'appliquent lorsque le traitement Appliquer les changements de calendrier s'exécute. Vous pouvez surveiller le traitement Appliquer les changements de calendrier sur la page Suivi des traitements ; voir Consulter les traitements en cours.
    Les heures d'ouverture et de fermeture de la bibliothèque affectent les dates de retour prévu. Elles n'ont pas à correspondre aux heures auxquelles la bibliothèque est physiquement ouverte ou fermée réellement. Par exemple, si un prêt ne doit pas être effectué après 18h, vous pouvez configurer l'heure de fermeture dans Alma à 18h même si la bibliothèque ferme physiquement plus tard.
    Pour ajouter/modifier des détails sur le calendrier :
    1. Sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Gestion du calendrier. La page Gestion du calendrier s'affiche.
      Page Gestion du calendrier
      Pour modifier les informations de contact pour une bibliothèque, sur la page Détails de l'unité d'organisation (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Ajouter une bibliothèque ou modifier les informations sur la bibliothèque), cliquez sur l'onglet Bibliothèques, puis sur Actions > Modifier pour une bibliothèque, et enfin sur l'onglet Gestion de calendrier.
    2. Pour ajouter une durée d'ouverture/fermeture, cliquez sur Ajouter une notice.
    3. Dans la boîte de dialogue Ajouter une notice, dans le champ Type de notice (obligatoire), sélectionnez le type d'heures d'ouverture à ajouter :
      • Événement – Dates spéciales, telles que la fin de l'année, la fin du semestre ou une exposition. Les événements apparaissent dans le calendrier de la bibliothèque, mais n'indiquent pas si la bibliothèque est ouverte ou fermée.
      • Exception – Exceptions pour des dates et horaires ouvert/fermé, telles que les vacances
      • Horaires d'ouverture standards – Dates et horaires réguliers durant lesquels la bibliothèque est ouverte, en fonction des jours de la semaine
        Boîte de dialogue Ajouter une notice
      Seule une notice Horaires d'ouverture standards peut être définie pour une période de temps donnée. Pour définir des horaires d'ouverture alternatifs pour des jours spécifiques comme les vacances, vous devez définir les notices d'Exception Ouvert/Fermé. Par exemple, si la bibliothèque est généralement ouverte le lundi de 9h à 19h, mais que le premier lundi de juillet est un jour férié national et que la bibliothèque est alors ouverte de 12h à 17h, vous définirez deux notices d'Exception Fermé pour cette journée, l'une de 9h à 12h et l'autre de 17h à 19h.
    4. Saisissez les informations suivantes :
      • Lors de la définition d'une notice d'événement :
        • Si l'événement est récurrent ou non
        • Le type de récurrence, tel qu'hebdomadaire ou annuel – pour des événements récurrents uniquement
        • Le jour de la semaine – pour des événements récurrents uniquement (requis)
        • Une description de l'événement (requis)
        • La date à laquelle la notice est valide (requis)
        • L'heure de l'événement
        • La date jusqu'à laquelle la notice est valide – pour des événements récurrents uniquement
      • Lors de la définition d'une notice d'exception :
        • Le statut, tel que ouvert ou fermé (requis)
        • Le jour de la semaine
        • Une description de l'exception (requis)
        • Les dates entre lesquelles la notice est valide (requis)
        • Les heures auxquelles la notice s'applique
      • Lors de la définition d'une notice des horaires d'ouvertures standards (tous les champs sont requis) :
        • Le jour de la semaine auquel la notice s'applique
        • Les heures auxquelles la notice s'applique
      Pour étendre la date "valide jusqu'à" pour les Horaires d'ouverture standards, sélectionnez Actions > Modifier et cliquez sur Enregistrer sans faire aucune modification. La date "valide jusqu'à" est ensuite automatiquement réglée sur la date actuelle + 3 ans.
    5. Cliquez sur Ajouter et fermer. Une nouvelle notice est ajouté à la liste des notices dans l'onglet Gestion du calendrier.
    6. Pour modifier une notice de calendrier, sélectionnez Actions > Modifier pour une notice. La page Gestion du calendrier s'ouvre, où vous pouvez modifier les champs décrits dans l'étape 4 ci-dessus.
      Lors de la modification d'une notice de calendrier, vous ne pouvez pas modifier la valeur Type de notice.
    7. Pour supprimer une notice de calendrier, sélectionnez Actions > Supprimer pour une notice, et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.
    8. Lorsque vous avez terminé d'ajouter ou modifier toutes les notices, cliquez sur Appliquer les changements.
    9. Cliquez sur Enregistrer.
      Pour appliquer les changements, vous devez cliquer sur Appliquer les changements (une seule fois pour couvrir tous les changements). Les changements sont appliqués via le traitement Appliquer les changements de calendrier (voir Consulter les traitements en cours).
      Si vous avez configuré des règles d'amende pour les retards qui prennent en compte les jours d'ouverture (ceux dont l'Unité de mesure est soit Jours ouvrés, Jours d'ouverture exacts ou Horaires d'ouverture), le fait de modifier les horaires d'ouverture/de fermeture de la bibliothèque peut avoir une influence de manière rétroactive sur les amendes qui ont été cumulées pour des exemplaires en retard.
    Pour consulter les heures et événements sous forme de calendrier :
    Cliquez sur Calendrier complet. Un calendrier apparaît. Vous pouvez consulter un jour, une semaine ou un mois spécifique : cliquez sur le calendrier miniature à gauche du jour, de la semaine ou du mois pour faire apparaître le grand calendrier. Les événements et les heures de fermeture sont mis en évidence sur le calendrier.
    Cliquez sur Retour pour fermer le calendrier.

    Configurer les relations entre bibliothèques

    Pour configurer les relations entre bibliothèques, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur général du système
    Pour plus d'informations sur la configuration des relations entre les bibliothèques, voir Configurer les relations de services aux lecteurs.

    Gérer les campus

    Pour configurer les campus, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    Une installation peut être divisée en bibliothèques, en campus qui contiennent des bibliothèques, ou les deux. Cette section décrit comment gérer les campus, notamment les :
    • Campus
    • Bibliothèques associées avec un campus
    • Adresses IP pour un campus - Ceci est utilisé pour identifier la localisation actuelle de l'utilisateur lors de la recherche de disponibilité d'une ressource et lors de la configuration des collections par localisation dans un Profil de tri des localisations (voir Configurer l'ordre des résultats de recherche dans Primo).
    Vous pouvez gérer les campus sur la page Liste des campus (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Définir les campus).
    Page Liste des campus

    Ajouter un campus

    Après avoir ajouté un campus, vous pouvez le modifier pour l'associer à des bibliothèques ou un intervalle IP. Voir Modifier un campus.
    Pour ajouter un nouveau campus :
    1. Sur la page Liste des campus (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Définir des campus), cliquez sur le bouton Ajouter un campus. La boîte de dialogue Ajouter un campus s'ouvre.
      Boîte de dialogue Ajouter un campus
    2. Dans le champ Code, saisissez un code de campus.
    3. Dans le champ Nom, saisissez un nom de campus.
    4. De manière facultative, dans le champ Description, entrez une description du campus.
    5. Dans la liste déroulante Proxy, sélectionnez un proxy à utiliser comme proxy par défaut au niveau du campus. Les options de proxy sont définies dans un profil d'intégration (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Systèmes externes > Profils d'intégration, localisez le type d'intégration Résolveur de proxy).
    6. Cliquez sur Ajouter et fermer pour ajouter le nouveau campus et retourner sur la page Liste des campus, ou cliquez sur Ajouter pour ajouter le nouveau campus.

    Modifier un campus

    Vous pouvez modifier les détails d'un campus, des bibliothèques associées et l'intervalle IP.
    Pour modifier un campus :
    1. Sur la page Liste des campus (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Bibliothèques > Définir les campus), sélectionnez Actions > Modifier pour la notice de campus. La page Campus apparaît.
      Page Campus
    2. Dans l'onglet Détails généraux, modifiez les informations sur le campus si nécessaire. Pour plus de détails sur ces champs, voir Ajouter un campus.
    3. Dans l'onglet Bibliothèques desservies (la page Bibliothèques desservies), liez ou supprimez les bibliothèques au campus.
      Page Bibliothèques desservies
      • Pour attacher une bibliothèque au campus, sélectionnez une bibliothèque dans la liste Rechercher une bibliothèque et cliquez sur Attacher une bibliothèque. La bibliothèque apparaît dans la liste des bibliothèques.
        Une bibliothèque ne peut être associée qu'à un seul campus.
      • Pour supprimer une bibliothèque, cliquez sur Supprimer dans la rangée de la bibliothèque et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.
    4. Signez l'onglet Définitions IP, configurez l'intervalle IP qui identifie les postes de travail associés au campus. L'intervalle IP d'un campus doit inclure toutes les bibliothèques associées au campus ; voir Gérer les définitions IP pour une bibliothèque.
      Pour ajouter un intervalle IP, cliquez sur Ajouter une définition IP. La boîte de dialogue Ajouter une définition IP apparaît.
      Boîte de dialogue Ajouter une définition IP
      Sélectionnez une version IP dans le champ Version IP et saisissez une adresse IP ou un intervalle d'adresses IP (deux adresse IP valides séparées par un tiret) dans le champ Critères de correspondance IP. Cliquez sur Ajouter ou Ajouter et fermer. Actuellement, seule la version IPv4 est disponible ; La version IPv6 est en construction.
      Vous pouvez configurer les groupes avec lesquels les ressources de campus sont associées ; voir Configurer des groupes de gestion d'inventaire. Vous pouvez restreindre des ressources par bibliothèque ou par campus sur la page Éditeur de service électronique ; voir Ajouter une collection électronique locale.
    5. Cliquez sur Enregistrer.
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