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    Configurer des règles de révision de facture

    Traduisible
    Pour configurer des règles de révision de facture, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur des acquisitions
    • Administrateur général du système
    Les règles de révision de facture définissent les tests à appliquer aux factures qui ont réussi la validation initiale mais pour lesquelles une alerte a été générée.
    Plusieurs règles peuvent être configurées, mais seule la première règle activée et adéquate est appliquée. Les règles suivantes ne sont pas vérifiées. Alma applique les règles activées dans l'ordre dans lequel elles sont listées dans la Liste des règles. Chaque règle teste la facture en fonction d'un ou plusieurs paramètres. En cas de correspondance, la règle indique si la facture est envoyée en révision ou pas. Voir Factures en révision.
    Une règle de révision de facture par défaut est appliquée aux factures quand aucune autre règle de révision ne correspond. La règle par défaut n'a pas de paramètres de configuration et peut uniquement être activée (Vrai) ou désactivée (Faux), comme suit :
    • Vrai – À envoyer en révision.
    • Faux – À ne pas envoyer en révision. Il s'agit de la valeur par défaut.
    Chaque règle de révision de facture peut être soit activée soit désactivée. Par défaut, chaque nouvelle règle est activée.
    Vous pouvez configurer les règles de révision de facture sur la page Règles de révision de facture (Acquisitions > Configuration des acquisitions > Menu de configuration > Factures > Règles de révision de facture).
    Page Règles de révision de facture
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Ajouter une règle de révision de facture (voir Ajouter des règles de révision de facture)
    • Modifier une règle de révision de facture (sélectionnez Actions > Modifier)
      Sur la page Règles de révision de facture, utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles de révision de facture. Cet ordre est important car Alma appliquera la première règle (activée) dont les paramètres d'entrée sont satisfaits.
    • Modifier la règle de révision de facture par défaut (comme décrit plus haut)
    • Supprimer une règle de révision de facture (sélectionnez Actions > Supprimer)
    • Désactiver une règle de révision de facture (cliquez sur la coche jaune à gauche de la règle de révision de facture concernée. Pour activer une règle de révision de facture désactivée, cliquez sur la coche grise adéquate ).

    Ajouter des règles de révision de facture

    Vous pouvez ajouter une nouvelle règle de révision de facture à l'institution. Si vous définissez une nouvelle règle de révision de facture pour l'institution, elle s'applique à toutes les bibliothèques au sein de l'institution.
    Chaque règle de révision de facture peut être soit activée soit désactivée. Par défaut, chaque nouvelle règle est activée.
    Pour ajouter une règle de révision de facture :
    1. Sur la page Règles de révision de facture, cliquez sur le bouton Ajouter une règle. L'Éditeur de règles de révision de facture s'ouvre.
      Si vous souhaitez créer une copie d'une règle de révision de facture, sélectionnez Actions > Dupliquer. Une fois la règle copiée, vous pouvez la modifier si besoin.
      Page Éditeur de règles de révision de facture
    2. Sous l'Éditeur de règles de révision de facture, précisez un nom (requis) et une description (facultatif) pour la nouvelle règle.
    3. Sous la section Paramètres d'entrée, sélectionnez dans les listes prédéfinies les informations requises décrites dans le tableau suivant.
      L'opérateur booléen ET contrôle les paramètres selon une règle unique. Cela signifie que la règle s'applique à une facture uniquement si les conditions stipulées dans la règle sont satisfaites et qu'aucune règle préalable n'a été appliquée.
      Paramètres d'entrée des Règles de révision de facture
      Paramètre Description
      Code d'Assertion Le type d'alerte générée. Les valeurs possibles sont :
      • Des lignes de facture supplémentaires sont liées à la même ligne de commande – La facture contient plusieurs lignes de facture qui sont liées à la même ligne de commande.
      • Devise différente à partir de la commande – La devise de la facture est différente de celle des lignes de commande liées.
      • Prix total élevé – Le prix total de la facture est plus élevé que la valeur spécifiée (2500 par défaut). Notez que ce nombre peut être personnalisé dans la table de conversion des paramètres client. Pour plus de détails, voir Configurer d'autres paramètres.
      • La facture se rapporte à un compte fournisseur différent de certaines des lignes de commande liées – Le compte fournisseur de la facture est différent des comptes fournisseur des lignes de commande liées.
      • La facture inclut une réduction négative – La valeur de la remise sur la facture est négative, ce qui augmente par conséquent le montant de la facture.
      • La facture a été rejetée par le système financier externe – La facture a été rejetée par un système financier externe. Cela peut survenir si des informations sont manquantes ou incorrectes. Une facture rejetée est envoyée en révision et prise en charge par un membre du personnel de la bibliothèque (voir Factures en révision).
      • Facture avec une ligne de commande annulée – La facture contient une ligne de facture qui est liée à une ligne de commande annulée.
      • Une facture avec le même numéro existe – D'autres factures existent avec le même numéro.
      • Facturé après annulation – Non utilisé.
      • Lignes non liées – La facture contient des lignes qui ne sont pas liées à des lignes de commande.
      • Lignes non prêtes – La facture contient des lignes dont le statut est non prêt.
      • Le mode de paiement pour certaines lignes de commande est différent de celui de la facture – Le mode de paiement de la facture est différent des modes de paiement des lignes de commande liées.
      • Montant total d'écart – Le montant total de la facture est différent de celui calculé avec les lignes de facture.
      • Le fournisseur est assujetti mais la TVA manque – Le fournisseur est assujetti mais aucune TVA n'est spécifiée dans la facture.
      • Le fournisseur n'est pas assujetti mais la TVA existe – Le fournisseur n'est pas assujetti à la TVA mais la facture spécifie un montant pour celle-ci.
      Code fournisseur Cliquez sur l'icône Rechercher pour ouvrir la page Rechercher des fournisseurs et sélectionnez le fournisseur à qui vous voulez appliquer cette règle.
      Si un code fournisseur est laissé vide, n'importe quel code fournisseur répondra aux critères pour la règle.
      Numéro de ligne de facture Le numéro de ligne de facture. Pour inclure tous les numéros de ligne de facture dans cette règle, inscrivez un astérisque dans ce champ.
      Options du formulaire de création de facture Le processus qui a créé la facture.
    4. Sous la section Paramètres de sortie, sélectionnez Vrai si vous voulez arrêter la facture au point de révision manuel dans le flux de travail de facturation (voir Factures en révision) et attendez qu'un opérateur en charge des factures fasse la révision. Si vous ne voulez pas qu'une facture répondant aux critères stipulés dans la règle soit soumise à une révision manuelle, sélectionnez Faux.
    5. Cliquez sur Enregistrer. La règle que vous avez définie est listée en bas de la liste des règles sur la page Règles de révision de facture.
      Page Règles de révision de facture
    6. Utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles de révision de facture. Cet ordre est important car Alma applique la première règle (activée) dont les paramètres d'entrée sont satisfaits.
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