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    Acquisitions déterminées par l'usager

    Traduisible
    Pour travailler avec les acquisitions déterminées par l'usager (PDA), vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Dans Alma, une acquisition déterminée par l'usager (PDA) constitue un accord avec un fournisseur sur l'envoi de ressources électroniques qui peuvent intéresser une institution. Les ressources sont importées en tant que fichier de répertoire et sont publiées dans la couche découverte afin qu'elles soient accessibles à l'usager. Pour publier dans la couche découverte, le paramètre approprié doit être configuré sur la page Détails du profil d'import (voir Importer des notices à l'aide de profils).
    L'accès est régi par le fournisseur ; lorsqu'un seuil prédéfini est dépassé, l'exemplaire est considéré comme acheté et envoyé comme partie d'un EOD vers Alma. Les commandes (notées comme PDA) sont chargées dans Alma et le fournisseur envoie ensuite les factures correspondantes. À la fin de la période PDA définie, les ressources PDA qui n'ont pas été achetées peuvent être supprimées d'Alma par l'institution.
    Les étapes suivantes décrivent le flux de travail pour travailler avec les PDA.
    1. Créez une PDA sur la page Détails de la PDA. La PDA doit être activée pour que le flux de travail se poursuive (voir Créer une nouvelle entrée PDA ci-dessous).
    2. Gérez les profils pour les PDA (voir Gérer les profils PDA ci-dessous). Le profil doit être activé pour importer un fichier de répertoire.
    3. Le fournisseur envoie un fichier de répertoire à l'institution, et le répertoire est importé dans Alma. Un inventaire électronique est créé et publié dans le système découverte (voir Importer un répertoire ci-dessous).
    4. Le fournisseur envoie un fichier EOD (données intégrées de commande) vers Alma (ce fichier contient les commandes des ressources achetées). Les commandes (notées PDA) sont chargées dans Alma (voir Importer des commandes PDA ci-dessous) sans créer un inventaire des exemplaires. Alma vérifie que l'exemplaire d'inventaire en question existe et qu'il est lié à la PDA en cours.
      Les institutions qui n'utilisent pas de fichiers EOD doivent mettre à jour la ressource électronique manuellement, comme suit :
      • Effectuez une recherche de répertoire pour localiser la ressource électronique pertinente.
      • Cliquez sur Commande pour créer une commande par rapport à cette ressource électronique.
      Pour plus de détails, voir la table dans la section Actions que vous pouvez effectuer sur la page Résultats de la recherche dans le répertoire.
    5. Le fournisseur envoie les factures (en utilisant par exemple l'EDI) pour les titres achetés. À la fin de la période PDA définie, les ressources d'achat qui n'ont pas été achetées peuvent être supprimées d'Alma par l'institution (voir Nettoyer une entrée PDA ci-dessous).
      Au lieu de gérer les coûts pour chaque titre, certaines institutions paient une certaine somme au fournisseur, qui informe l'institution sur les titres achetés. Dans ce cas, vous pouvez ajouter une note à la ressource électronique indiquant que le titre a été acheté. Vous pouvez ajouter une note à plusieurs ressources électroniques en une seule fois en utilisant un fichier groupé dans le chargeur de ressource électronique.
      Vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes dans la PDA, si besoin :
    Pour créer une nouvelle entrée PDA :
    1. Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), cliquez sur Ajouter une PDA. La page Détails de la PDA s'ouvre.
      Page Détails de la PDA
    2. Remplissez les champs de la page. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant.
      Champs de la page Détails de la PDA
      Champ Description
      Utiliser la Zone réseau Pour un explication de cette option, voir Sélectionner où créer de nouvelles notices bibliographiques.
      Nom (requis) Un nom décrivant l'entrée PDA.
      Code (requis) Un code pour l'entrée PDA
      Statut (requis) Choisir un statut pour la PDA. Choisir parmi :
      • Actif
      • Annulé
      • Ébauche
      Le statut par défaut est Ébauche. Le statut doit être changé en Actif pour que le flux de travail sur la PDA se poursuive.
      Fournisseur (requis) Cliquez sur l'icône Rechercher pour sélectionner le fournisseur qui fournit la ressource électronique.
      Date de début (requis) Cliquez sur la case et choisissez la date de début pour la PDA dans la boîte de dialogue Calendrier.
      Date de fin Cliquez sur la case et choisissez la date de fin pour la PDA dans la boîte de dialogue Calendrier.
      Seuil d'accès Le nombre de requêtes d'accès effectuées pour les e-ressources pour lesquelles l'institution accepte d'acheter la ressource. Cette valeur est à titre informatif uniquement ; le fournisseur vérifie la valeur et procède en conséquence.
      Seuil budgétaire Le montant maximum que l'institution souhaite payer pour des ressources électroniques une fois le Seuil d'accès atteint.
      Cette valeur est à titre informatif uniquement ; Alma n'empêche pas l'accès aux ressources, même si le Seuil budgétaire est atteint.
      Choisissez une devise dans la liste déroulante à droite de ce champ.
      Pourcentage d'alerte Quand l'utilisation de la PDA dépasse le pourcentage d'alerte du seuil budgétaire, un email de notification (Lettre de seuil PDA) est envoyé à la personne à contacter après le lancement du traitement PDA - Alerte PDA seuil atteint.
      Le traitement PDA - Alerte PDA seuil atteint est configuré pour s'exécuter automatiquement une fois par jour. Suite à l'import d'un fichier EOD, le traitement se lance pour déterminer si un email de notification doit être envoyé. Pour plus d'informations sur l'import de fichiers EOD, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
      Pour plus d'informations sur le traitement PDA - Alerte PDA seuil atteint, voir PDA – Alerte PDA seuil atteint. Pour plus d'informations sur la Lettre seuil PDA, voir Configurer des lettres Alma.
      Pour plus d'informations sur les alertes PDA, voir la vidéo Alertes PDA (4:33 mins).
      Le contact a été notifié Une marque apparaît dans la case Le contact a été notifié quand le pourcentage d'alerte est dépassé et une notification par email est envoyée à la personne à contacter.
      Licence Cliquez sur l'icône Rechercher pour sélectionner une licence ou un avenant à associer à la PDA. Notez que ce champ n'est qu'à titre informatif.
      Contact Cliquez sur l'icône Rechercher pour choisir un contact à associer à la PDA.
    3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les informations saisies et revenir sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA).
    Pour modifier une entrée PDA :
    1. Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Modifier ou cliquez sur le nom de la PDA. L'onglet Sommaire de la page Détails de la PDA s'ouvre.
      Onglet Sommaire de la page de liste d'acquisition déterminée par l'usager (PDA)
    2. Modifiez les informations sur la page Détails de la PDA en fonction de vos besoins. Pour une description des champs sur cette page, voir la table Champs de la page Détails de la PDA ci-dessus.
    3. Pour plus d'informations sur l'onglet Pièces jointes, voir Onglet Pièces jointes.
    4. Pour plus d'informations sur l'onglet Notes, voir Onglet Notes.
      Sélectionnez l'option adéquate dans le menu déroulant en haut de la page (Activer les notes ou Rejeter les notes) soit pour attribuer les notes comme actives, soit pour rejeter celles affichées. Les notes reçues d'un pair sont automatiquement libellées comme Actives. Les notes rejetées sont exclues de la facette Activer les notes, mais elles restent incluses avec leurs demandes respectives (elles ne sont pas supprimées).
    5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les informations saisies et revenir sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA).
    Pour gérer les profils PDA :
    Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Gérer les profils PDA. La page Exécuter l'import s'ouvre, vous pouvez y gérer les profils associés à la PDA. Pour plus d'informations sur les profils d'import, voir Importer des notices à l'aide de profils.
    Les profils PDA doivent être activés pour importer un EOD ou un répertoire.
    Si vous travaillez avec EBL, assurez-vous que vous avez configuré les propriétés suivantes avec votre profil d'importation :
    • Devise de la ligne de commande - doit être définie. Notez qu'une seule devise est prise en charge.
    • Localisation du point décimal – doit être défini sur 2
    • Champ du prix catalogue – doit être défini sur 980b
    • Propriétaire de la ligne de commande par défaut - doit être défini
    • Champ de distribution de fonds – doit être défini sur 981b (laissez le sous-champ pourcentage vide)
    • Fonds par défaut - doit être défini
    • Champ du numéro de facture fournisseur – doit être défini sur 980f afin de combiner toutes les lignes de commande avec le même numéro dans ce champ en une seule ligne de commande et créer une facture à partir de celle-ci.
    Pour importer un répertoire :
    Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Importer le répertoire. La page Lancer un nouvel import s'ouvre, vous pouvez alors sélectionner un ou plusieurs fichiers de répertoire à importer. Cliquez sur Soumettre pour importer les fichiers sélectionnés. Les exemplaires d'inventaire sont créés et publiés dans le système découverte.
    Pour importer des commandes PDA :
    Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Importer des commandes. La page Lancer un nouvel import s'ouvre, où vous pouvez importer un EOD du PDA (voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import). Les lignes de commande sont alors créées, le flux de travail d'achat peut commencer (voir Flux de travail d'achat).
    Quand vous importez des commandes PDA, assurez-vous que les fichiers .mrc files sont encodés en caractères MARC8.
    Pour dupliquer une entrée PDA existante :
    1. Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Dupliquer. L'onglet Sommaire de la page Détails de la PDA s'ouvre.
      Les champs contiennent les mêmes valeurs que l'entrée PDA initiale, à l'exception des champs Nom et Code, qui sont vides.
    2. Renseignez les champs Nom et Code et modifiez les autres champs si nécessaire. Pour plus de détails sur les champs de la page Détails de la PDA, voir la table Champs de la page Détails de la PDA ci-dessus.
    3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les informations saisies et revenir sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA).
    Pour mettre en pause un programme PDA :
    1. Sélectionnez Actions > Mettre en pause sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)).
      Une boîte de confirmation apparaît.
    2. Cliquez sur Confirmer.
      Alma met le programme PDA en pause et :
      • Supprime toutes les notices bibliographiques qui sont déjà chargées pour ce programme PDA mais qui ne sont pas encore achetées
      • Empêche les nouvelles notices bibliographiques d'être chargées pour le programme PDA
      Sélectionnez Actions > Relancer pour relancer le programme PDA.
      Pour plus d'informations sur la mise en pause d'un programme PDA, voir la vidéo Mettre en pause un programme PDA (4:11 mins).
    Pour terminer une entrée PDA :
    Sélectionnez Actions > Terminer sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)). La date de fin de la PDA est fixée à la date actuelle et les répertoires ne peuvent plus être importés, contrairement aux fichiers EOD.
    Pour nettoyer une entrée PDA :
    1. Sélectionnez Actions > Nettoyer sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)). La boîte de dialogue Confirmer le nettoyage s'ouvre, pour savoir si vous voulez supprimer définitivement les exemplaires d'inventaire associés à la PDA.
    2. Cliquez sur Confirmer pour supprimer les exemplaires d'inventaire de la PDA qui n'ont pas de lignes de commande associées.
    • Pour effectuer le nettoyage d'une PDA, vous devez d'abord terminer la PDA.
    • Après le nettoyage, le statut de la PDA est défini sur Annulé.
    Pour annuler une entrée PDA :
    1. Sur la page Liste des acquisitions déterminées par l'usager (PDA) (Acquisitions > Outils avancés > Acquisitions déterminées par l'usager (PDA)), sélectionnez Actions > Annuler. La boîte de dialogue Confirmer l'annulation de la PDA s'ouvre, pour savoir si vous souhaitez supprimer définitivement les exemplaires d'inventaire associés à la PDA.
    2. Cliquez sur Confirmer pour définir la date de fin de la PDA à la date actuelle et supprimer les exemplaires d'inventaire de la PDA qui n'ont pas de lignes de commande associées. Le statut de la PDA est défini sur Annulé.
    Annuler une entrée PDA exécute à la fois les actions Terminer et Nettoyer.
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