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    Clôture de la période fiscale

    Traduisible
    Pour clôturer une période fiscale, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Pour clôturer une période fiscale et passer à la suivante, vous devez accomplir les tâches suivantes :
    • Clôture budgétaire – Copie les registres de la période fiscale à clôturer vers la période fiscale suivante (voir Clôture budgétaire)
    • Clôture des lignes de commande – Copie les lignes de commande de la période fiscale à clôturer vers la période fiscale suivante (voir Clôture des lignes de commande)
    Les types de commandes suivants sont prolongés pendant la clôture d'une période fiscale :
    • Commandes d'abonnement
    • Ordres permanents
    • Les lignes de commandes qui ne sont pas complètement facturées ou payées à la fin de la période fiscale
    Plus de détails sur ce sujet dans la vidéo Clôture de la période fiscale (35:08 min).

    Clôture budgétaire

    Pour effectuer une clôture budgétaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Ceci est la première étape dans le processus de clôture de la période fiscale.
    Lors de la clôture de la période fiscale, le gestionnaire des registres de comptes effectue une opération manuelle qui copie les registres de la période fiscale en cours avec leurs informations résumées et les fonds attribués vers la nouvelle période fiscale, si nécessaire. Aucune modification sur le registre ou les allocations n'est effectuée pendant le processus. Si la période fiscale suivante n'existe pas, Alma en crée une nouvelle que vous pouvez ensuite modifier (voir Configurer les périodes fiscales du fonds et du registre ).
    Alma gère uniquement la comptabilité sans accumulation (en espèces), ce qui signifie que seules sont prises en compte les transactions en espèces traitées par le système.
    Plus de détails sur ce sujet dans la vidéo Clôture de la période fiscale (35:08 min).
    Pour effectuer une clôture budgétaire :
    1. Sur la page Clôture budgétaire (Acquisitions > Outils avancés > Clôture budgétaire), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre :
      Boîte de dialogue Ajouter un traitement de clôture budgétaire
    2. Renseignez les informations nécessaires concernant le traitement. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant :
      Champs de traitement de clôture budgétaire
      Champ Description
      Créer une allocation Sélectionnez si vous voulez copier ou non les fonds attribués avec leur allocation dans le nouveau registre pour la nouvelle période fiscale.
      Si vous choisissez Oui puis Copier dans le champ Action, le champ Facteur FPC (%) s'affiche. Vous pouvez y indiquer une valeur représentant le pourcentage d'augmentation/diminution du nouveau fonds attribué quand il est copié depuis le registre de départ. Le facteur FPC (%) est multiplié par la somme d'origine attribuée pour déterminer le montant attribué.
      Le champ Créer une allocation ne s'affiche pas si vous sélectionnez Supprimer dans le champ Action.
      Registre Choisissez si vous voulez copier tous les registres ou un registre spécifique depuis la liste déroulante. Seuls s'affichent les registres qui existent pendant la période fiscale considérée.
      Remarquez que si vous sélectionnez Tout, tous les registres dans la période fiscale sont clôturés, y compris les registres inactifs, clos et les ébauches. Voir le champ Créer un statut ci-dessous.
      Action Dans la liste déroulante, sélectionnez :
      • Copier – Copie les registres vers la nouvelle période fiscale. Si la période fiscale n'existe pas, une nouvelle est créée.
      • Supprimer – Supprime le registre de la nouvelle période fiscale. Si le registre n'existe pas, le traitement s'achève avec succès. Si le registre existe, le traitement recherche toutes les transactions (autres que des allocations). Si une transaction (engagement ou dépense) est trouvée, le traitement s'achève avec l'erreur Le registre <ledgerid> ne peut pas être supprimé – le registre contient des transactions.
      Facteur FPC (%) Le pourcentage de hausse/baisse des nouveaux fonds attribués lorsqu'ils sont copiés à partir du registre source. Si aucun pourcentage n'est indiqué, la valeur par défaut est 0 %.
      Ce champ apparaît uniquement si vous choisissez Oui dans le champ Créer une allocation et Copier dans le champ Action.
      Créer un statut Définissez le statut du ou des registres sélectionnés dans la nouvelle période fiscale. Choisissez parmi :
      • Ébauche – Le ou les nouveaux registre(s) et tous leurs fonds sont créés avec le statut Ébauche (qui est identique à Inactif).
      • Actif – Le ou les nouveaux registres et tous leurs fonds sont créés avec le statut Actif.
      • Ce champ n'apparaît pas si vous sélectionnez Supprimer dans le champ Action .
      • Si vous avez sélectionné tous les registres dans le champ Registre, tous les registres clôturés seront définis avec la valeur que vous choisissez ici pour la nouvelle période fiscale.
      • Tous les fonds clôturés sont modifiés et obtiennent le statut de leur registre, indépendamment du statut d'origine des fonds.
      Copier à partir d'une année L'année depuis laquelle le registre est copié. Choisissez-en une à partir de la période fiscale précédente ou en cours.
    3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le traitement et continuer d'en créer d'autres, ou sur Ajouter et fermer pour ajouter le traitement et fermer la boîte de dialogue.
      Le traitement est ajouté à la page de Clôture budgétaire et s'exécute immédiatement.
      Page Clôture budgétaire
      Page Clôture budgétaire - avec traitement
    4. Cliquez sur Actions > Consulter pour consulter les détails du traitement. La page Rapport de traitement apparaît.
      Page Rapport de clôture budgétaire
      La page de Rapport de clôture budgétaire affiche ce qui suit :
      • Type de fonds
      • Nombre de clôtures budgétaires réussies pour chaque type de fonds
      • Nombre de clôtures échouées pour chaque type de fonds
    5. Cliquez sur Actions > Événements pour avoir un aperçu des événements associés au traitement. La page Rapport des événements s'ouvre.
      Page Rapport d'événements de traitement de clôture budgétaire
      La page Rapport des événements affiche ce qui suit :
      • Description de l'événement
      • Date de l'événement
      • Sévérité
      • Module
      • Créateur

    Clôture des lignes de commande

    Pour effectuer une clôture des lignes de commande, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Administrateur des acquisitions
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Ceci est la seconde étape dans le processus de clôture de la période fiscale.
    Vous devez exécuter un traitement pour copier les lignes de commande engagées vers la nouvelle période fiscale. Pendant le processus de clôture, vous pouvez choisir si vous voulez augmenter ou diminuer le montant de la ligne de commande engagée.
    Avant d'effectuer une clôture des lignes de commande vous devez d'abord effectuer toutes les clôtures budgétaires.
    Assurez-vous que la période fiscale suivante existe et que les fonds et registres correspondant sont actifs avant d'effectuer une clôture des lignes de commande.
    Une clôture des lignes de commande est effectuée sur toutes les lignes actives et continues et sur les lignes ponctuelles qui ont encore des charges. Les lignes de commande sont mises à jour par rapport à la devise de la commande. Le taux de change est recalculé en fonction du taux de change le plus récent, à partir du Tableau des taux de change.
    Apprenez-en plus sur le sujet dans la vidéo Clôture de la période fiscale (35.08 mins).
    Pour effectuer un registre de clôture budgétaire :
    1. Sur la page Clôture des lignes de commande, (Acquisitions > Outils avancés > Clôture des lignes de commande), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre.
      Boîte de dialogue Ajouter un traitement de clôture de slignes de commande
    2. Renseignez les informations nécessaires concernant le traitement. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant.
      Champs de traitement de clôture des lignes de commande
      Champ Description
      Nouveau calcul d'engagement Méthode pour calculer les engagements dans la nouvelle période fiscale. Quand vous travaillez sur des lignes de commande récurrentes, vous pouvez baser ce calcul sur les éléments suivants :
      • Engagement – Ajoute tous les engagements et les déplace vers la nouvelle période fiscale (pondéré plus ou moins du facteur FPC en %). L'outil exécute ensuite le désengagement sur la dépense totale.
      • Dépense – Le calcul s'appuie sur la somme de toutes les dépenses liées à la période fiscale (pondéré plus ou moins du facteur FPC). L'engagement est relatif à chaque fonds. Si cette option est choisie et que la ligne de commande ne contient pas de dépense, le calcul s'appuie alors sur l'engagement.
      Le calcul pour les lignes de commande ponctuelles s'appuie toujours sur l'Engagement, mais le facteur FPC (%) n'est pas calculé.
      Facteur FPC (%) Le pourcentage de hausse/baisse de l'engagement lorsque les lignes de commande sont copiées vers la nouvelle période fiscale. Si aucun pourcentage n'est indiqué, la valeur par défaut est 0 %.
      Lorsque le traitement de clôture budgétaire s'exécute, les devises locale et étrangère des fonds du registre se mettent à jour en fonction de cette valeur.
      A partie de l'année L'année à partir de laquelle la ligne de commande doit être copiée. Choisissez-en une à partir de la période fiscale précédente ou en cours.
      Bibliothèques
      Une ou des bibliothèque(s) pour lesquelles la clôture de la ligne de commande doit prendre effet. Si vous ne renseignez aucune valeur dans ce champ, la clôture concerne l'institution entière.
      Cliquez sur la flèche pour ouvrir la page Liste des bibliothèques avec la liste des bibliothèques définies pour l'institution. Sélectionnez une ou plusieurs bibliothèques dans la liste.

      Les cases Inclure une sous-unité ne sont pas en fonction.

      Contrôle de l'engagement Pour s'assurer si les règles de sur-engagement du fonds/registre sont vérifiées ou non. Ne tenez pas compte de cette option si vous ne voulez pas que ces règles soient vérifiées (par exemple pour les institutions dont les fonds n'ont pas d'argent car la clôture budgétaire s'effectue sans allocation).
      Mode de rapport Il est recommandé de sélectionner ceci afin de simuler une clôture des lignes de commande en mode test avant de générer une vraie clôture de ligne de commande. Il en résulte un rapport permettant d'identifier toutes les erreurs qui doivent être résolues. La clôture est simulée sans être enregistrée dans le système.
      Commande récurrente uniquement
      Commande permanente uniquement
      Commande ponctuelle uniquement
      Si aucune de ces options ne sont sélectionnées, ou si elles sont toutes sélectionnées, alors les engagements de toutes les lignes de commande sont clôturés. Sinon, seuls le ou les types sélectionnés sont clôturés.
    3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le traitement et continuer d'en créer d'autres, ou sur Ajouter et fermer pour ajouter le traitement et fermer la boîte de dialogue.
      Ce traitement est ajouté à la page Clôture de lignes de commande.
      Page Clôture des lignes de commande
      Page Clôture de lignes de commande - avec traitement
      La page Clôture de lignes de commandes affiche les informations suivantes vis-à-vis du traitement de clôture :
      • Numéro d'identifiant de traitement
      • Statut
      • Utilisateur ayant ajouté le traitement
      • Heure de début du traitement
      • Heure de fin du traitement
      • Le nombre de clôtures budgétaires dans le traitement (Nombre terminé)
      • Nombre de clôtures budgétaires ayant échoué dans le traitement
    4. Cliquez sur Actions > Consulter pour consulter les détails du traitement. La page Rapport de traitement apparaît.
      Page Rapport de traitement de clôture des lignes de commande
      La page Rapport de traitement de clôture des lignes de commande affiche les informations suivantes :
      • Paramètres de traitement, incluant :
        • Identifiant du processus
        • Nom du processus
        • Date et heure de début du processus
        • Date et heure de fin du processus
        • Temps total d'exécution du processus
        • Utilisateur ayant créé le processus
        • Processus
        • Date et heure auxquelles le statut du processus a été enregistré
        • Nombre total d'enregistrements traités
        • Nombre d'enregistrements pour lesquels le processus a échoué (exceptions)
      • Événements du traitement, contenant ce qui suit :
        • Un lien vers les lignes de commande dont la clôture a été réussie (Clôture réussie des lignes de commande)
        • Des liens vers les lignes de commande ayant échoué, avec une description de la raison de l'échec et le nombre de lignes qui ont échoué dans le lien
        • Un bouton Exporter vers Excel qui permet de voir les lignes qui posent problème dans un fichier Excel. Les lignes de commande sont regroupées selon le message d'erreur qui leur est associé, et les onglets Excel sont nommés d'après les messages d'erreur générés.
      • Type de continuité
      • Nombre de lignes de commande réussies pour chaque type de communauté
      • Nombre de lignes de commande échouées pour chaque type de communauté
      • Un tableau des erreurs, si pertinent. Le tableau contient :
        • Type d'erreur
        • Nombre de lignes échouées suite à l'erreur
      Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Clôture des lignes de commande.
    5. Cliquez sur Actions > Événements pour consulter la liste des événements associés au traitement. La page Rapport des événements s'ouvre.
      Page Événements de traitement de clôture de ligne de commande
      La page Rapport des événements affiche ce qui suit :
      • Description de l'événement
      • Date de l'événement
      • Sévérité
      • Module
      • Créateur
      Cliquez sur Retour pour revenir à la page Clôture des lignes de commande.
    6. Cliquez sur Actions > Rapport pour consulter le rapport du traitement. La page Rapport des événements s'ouvre.
      Page Rapport de traitement de clôture de ligne de commande
      Cliquez sur Retour pour revenir à la page Clôture des lignes de commande.
    La page Rapport de traitement de clôture des lignes de commande affiche actuellement les mêmes informations que la page d'Événements du traitement de clôture des lignes de commande. La page Rapport du traitement de clôture des lignes de commande affichera des informations sur les lignes de commande et les erreurs dans une version ultérieure (comme pour les informations contenues dans la page Rapport du traitement de clôture des lignes de commande).
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