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    Traiter les renouvellements

    Traduisible
    Afin de traiter les renouvellements, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des achats
    Vous pouvez modifier les lignes de commande marquées en renouvellement automatique ou manuel quand vous le souhaitez. Cependant, vous ne pouvez pas modifier le fournisseur ou le mode d'acquisition de ces lignes de commande.
    Les renouvellements ne peuvent être traités qu'une fois que le traitement de suivi Ligne de commande - Renouvellement a été exécuté. (Ce processus doit être défini comme Actif sur la page Suivi des traitements– voir Consulter tous les traitements planifiés).
    La page Lignes de commande à renouveler (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler) liste toutes les lignes de commande à renouveler.
    Page Lignes de commande à renouveler
    Vous pouvez également accéder à la page Lignes de commande à renouveler en cliquant sur le lien Lignes de commande – En attente de renouvellement dans la liste des tâches du menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistents).
    Sur la page Lignes de commande à renouveler, le champ Attribué à indique l'utilisateur auquel la révision de la ligne de commande a été assignée. Cet utilisateur n'est pas obligatoirement le même que celui en charge de la gestion de la ressource (par exemple, pour l'activation de la ligne de commande associée à la ressource électronique).
    Vous pouvez consulter une ligne de commande en cliquant sur son nom. Cela permet d'ouvrir la page Résumé de la ligne de commande (pour plus de détails, voir Consulter les informations sur la ligne de commande - Renouvellements). En outre, vous pouvez effectuer les tâches de gestion suivantes sur une ligne de commande à renouveler :

    Consulter les informations sur la ligne de commande - Renouvellements

    Vous pouvez consulter les informations relatives au renouvellement de la ligne de commande sur la page Résumé de la ligne de commande. Cette page est quasiment identique à la page Résumé de la ligne de commande pour des acquisitions normales. Les sections de cette page et les champs respectifs spécifiques aux renouvellements sont décrits dans la table Champs de l'onglet Résumé - Renouvellements dans la section Traiter les renouvellements. Pour plus de détails sur tous les autres champs de cette page, voir Modifier les informations sur la ligne de commande.
    Lorsque vous cliquez sur Consulter, vous ne pouvez modifier aucune information sur la ligne de commande. Pour plus de détails sur la modification des informations de la ligne de commande, voir Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements.

    Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements

    Vous pouvez modifier les lignes de commande affichées sur la page Résumé de la ligne de commande.
    Pour modifier les informations de renouvellement de la ligne de commande :
    1. Cliquez sur Modifier en dessous des informations de la ligne de commande sur la page Lignes de commande à renouveler. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre et affiche une courte description de la ligne de commande, son statut, son type (livre/bouquet électronique), la bibliothèque pour laquelle l'exemplaire est commandé, les numéros de commande et de ligne de commande. Les onglets sur la page Résumé de la ligne de commande sont décrits dans la section Modifier les informations sur la ligne de commande.
      Page Résumé de la ligne de commande
    2. Dans l'onglet Résumé, modifiez les informations sur la ligne de commande qui s'affichent, selon vos besoins. Une description des champs sélectionnés (non explicites), communs à toutes les lignes de commande, est fournie dans la table Champs de l'onglet Résumé dans la section Créer une ligne de commande manuellement. Le tableau suivant décrit les sections et les champs spécifiques aux lignes de commande marquées pour un renouvellement :
      Champs de l'onglet Résumé - Renouvellements
      Section Champ Description
      Renouvellement Renouvellement manuel Lorsque cette option est sélectionnée (par défaut), la ligne de commande marquée pour le renouvellement apparaît dans la liste des tâches des renouvellements (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler) lorsque le matériel doit être renouvelé. Les traitements ultérieurs concernant cette ligne de commande doivent être effectués manuellement.
      Décochez cette case si vous souhaitez que le renouvellement de la ligne de commande soit exécuté automatiquement.
      Date de début d'abonnement La date de début d'abonnement pour la ligne de commande.
      Date de fin d'abonnement Si aucune date n'est indiquée, l'abonnement se poursuit indéfiniment.
      La ligne de commande est clôturée lorsque le traitement de renouvellement automatique détecte que la Date de fin d'abonnement est dépassée.
      Lorsqu'un traitement de renouvellement manuel détecte que la Date de fin d'abonnement a été dépassée, le statut de la ligne de commande devient En attente de renouvellement manuel.
      Cette date indique le dernier jour de l'abonnement et ne doit pas être confondue avec la Date de renouvellement. Par exemple, si vous souscrivez un abonnement annuel pour une durée de cinq ans, (Cycle de renouvellement = un an), la Date de fin d'abonnement correspond au dernier jour de la période des cinq ans.
        Date de renouvellement (Requis) La date de renouvellement.
      Pour les renouvellements automatiques, cette date est indiquée lors de la création de l'abonnement initial. Elle est ensuite automatiquement incrémentée en fonction du Cycle de renouvellement.
      Pour les renouvellements manuels, cette date est indiquée lors de la création de l'abonnement initial et doit être incrémentée manuellement à chaque cycle de renouvellement.
      Cycle de renouvellement La durée du cycle de renouvellement — par exemple, 1 mois ou 1 an.
      Période de rappel de renouvellement (jours) (Requis) Pour les renouvellements manuels, cela correspond au nombre de jours avant lesquels l'opérateur souhaite être rappelé au sujet du renouvellement (c'est-à-dire le nombre de jours à l'avance souhaité par l'opérateur pour que le renouvellement soit ajouté à la liste des tâches (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler). Par exemple, si la date de renouvellement est le 10 mai et que la Période de rappel de renouvellement indiquée est de 5 jours, le renouvellement sera ajouté à la liste des tâches le 5 mai).
      La durée maximale pouvant être saisie dans ce champ est de 120 jours.
    3. Dans l'onglet Description, modifiez les informations sur la ligne de commande, si besoin.
    4. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes générées pour la ligne de commande.
      Exemples d'alertes
      Exemples d'alertes
      Les alertes suivantes sont celles les plus communément générées par le système :
      • En attente de renouvellement – Cette alerte est générée lorsque la Date de renouvellement calculée pour un renouvellement automatique est postérieure à la Date de fin d'abonnement. Dans ce cas, la ligne de commande pour le renouvellement apparaît dans la liste des tâches En attente de renouvellement (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler).
      • Il existe une commande active dupliquée numéro # pour la ressource commandée – Cette alerte est générée lorsqu'il existe une commande dupliquée pour la ressource en question.
    5. Dans l'onglet Lignes de facture, consultez, ajoutez ou modifiez les lignes de facture associées à la ligne de commande. Pour plus d'informations concernant les lignes de facture, voir Créer une facture à partir d'une ligne de commande ou manuellement.
    6. Dans l'onglet Lignes de commande associées, consultez les lignes de commande associées à la ligne de commande en cours, comme requis. Pour plus d'informations sur la modification d'une ligne de commande, voir Créer des lignes de commande.
    7. Dans l'onglet Communications, débutez une nouvelle communication avec le fournisseur. S'il existe déjà une communication avec le fournisseur, vous pouvez saisir les détails de la réponse fournie par le fournisseur et/ou effectuer un suivi de communication en répondant au fournisseur. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
    8. Dans l'onglet Notes, modifiez toute note nécessaire ayant été incluse lors de la création de la ligne de commande. Pour plus d'informations sur le travail avec les notes, voir l'étape 16 dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
    9. Dans l'onglet Pièces jointes, modifiez toute pièce jointe incluse lors de la création de la ligne de commande. Pour plus d'informations sur la manière de travailler avec les pièces jointes, voir l'étape 17 dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
    10. Dans l'onglet Utilisateurs intéressés, recherchez un utilisateur ainsi :
      1. Cliquez sur Parcourir pour rechercher un utilisateur. La page Rechercher et gérer des utilisateurs s'affiche.
      2. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Sélectionner.
      3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur. L'utilisateur apparaît sur la page Utilisateurs intéressés.
        Onglet Utilisateurs intéressés
      Dans la table des utilisateurs intéressés, sélectionnez les cases pertinentes :
      • Avertir l'usager à la réception/activation – Envoie un email à l'utilisateur lorsque l'exemplaire arrive au département de réception de la bibliothèque. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur.
      • Réserver l'exemplaire – Crée une demande de réservation de l'exemplaire pour l'utilisateur. Cette option s'affiche uniquement lorsque vous travaillez avec des exemplaires physiques. Si vous sélectionnez cette option pour plus d'un utilisateur, Alma sélectionne aléatoirement un seul des utilisateurs et crée une demande de réservation pour cet utilisateur. La demande de réservation est créée uniquement lors de la réception (en cliquant sur Réceptionner, même si l'exemplaire se trouve dans le département).
      • Avertir du renouvellement de prêt – Envoie un email à l'utilisateur lorsque la commande est envoyée en vue du renouvellement manuel. Un email n'est envoyé à l'utilisateur intéressé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée.
      Alternativement, vous pouvez cocher ces cases dans la zone située au-dessus de la table, avant de cliquer sur Ajouter un utilisateur.
      La date de la demande d'exemplaire est identique à la date de commande. Si d'autres demandes existent par rapport à cet exemplaire, la priorité de la demande est accordée en fonction du rôle, comme cela a été configuré par l'institution. La bibliothèque de retrait correspond au bureau de prêt où se situe l'exemplaire, conformément à ce qui est défini dans la ligne de commande.
      Une notification est envoyée aux utilisateurs lorsqu'une ligne de commande est annulée ou supprimée.
    11. Une fois la modification de la ligne de commande terminée, sélectionnez l'une des options suivantes à partir de la liste déroulante OK :
      • Renouveler — Renouvelle la ligne de commande et recalcule la date de renouvellement.
      • Annuler la ligne - La ligne de commande n'est pas renouvelée et est annulée. Une boîte de dialogue s'affiche, demandant la raison de l'annulation. Si les notifications au fournisseur sont configurées, une notification d'annulation est envoyée au fournisseur (voir Annuler des lignes de commande).
      • Enregistrer — Les informations que vous avez modifiées sont enregistrées, mais le statut de la ligne de commande reste En attente de renouvellement et celle-ci ne poursuit pas à l'étape suivante du processus de renouvellement. Utilisez cette option si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du processus de renouvellement.
      • Clôturer - La ligne de commande est clôturée. Pour ce faire, cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Confirmer (voir Clôturer des lignes de commande).
      • Supprimer - La ligne de commande est supprimée. Pour ce faire, cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Confirmer (voir Supprimer des lignes de commande).
      • Changer de fournisseur – Change le fournisseur auquel la ligne de commande va être envoyée (voir Changer de fournisseur – Renouvellements).
      • Enregistrer comme modèle — Les valeurs renseignées sont enregistrées comme faisant partie d'un modèle.

    Changer de fournisseur – Renouvellements

    Vous pouvez modifier le fournisseur auquel la ligne de commande est envoyée lors du renouvellement de la ligne de commande.
    Pour changer de fournisseur :
    1. Une fois la modification d'une ligne de commande terminée (voir Modifier les informations sur une ligne de commande – Renouvellements), sélectionnez Changer de fournisseur dans la liste déroulante OK et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
      Un changement de fournisseur entraîne la clôture de la ligne de commande actuelle et la création d'une nouvelle ligne de commande. Cliquez sur Confirmer. La boîte de dialogue suivante s'affiche :
      Changer le fournisseur de la commande
    2. Sélectionnez le fournisseur/compte cible puis cliquez sur Changer le fournisseur dans la commande.
      Les événements suivants se produisent :
      • La ligne de commande actuelle est clôturée.
      • Une nouvelle ligne de commande est créée pour le nouveau fournisseur/compte cible.
      • La nouvelle ligne de commande est associée à l'inventaire de la ligne de commande clôturée.
      • La nouvelle ligne de commande passe au statut En Révision à partir duquel l'opérateur peut mettre à jour la nouvelle ligne de commande avec les nouvelles informations, conformément aux informations échangées avec le nouveau fournisseur cible.
    Pour plus d'informations sur la modification des détails du compte fournisseur, voir la vidéo Changer le fournisseur dans une commande (3:13 mins).
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