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    Travailler avec des factures en attente de paiement

    Traduisible
    Pour modifier des détails de paiement de facture, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des factures
    • Opérateur des factures - étendu
    • Gestionnaire des factures
    Vous ne pouvez gérer que les factures associées à la portée attribuée à votre rôle.
    Si le paramètre handle_invoice_payment dans le menu Acquisitions Configuration Autres configurations est fixé à true, la facture est déplacée à l'étape de paiement afin que l'institution puisse elle-même gérer le paiement de la facture. Le paiement de la facture peut être géré de différentes manières :
    • Grâce au système de paiement de factures institutionnel ou ERP si vous avez configuré un profil d'importation (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance et Systèmes financiers pour plus d'information). Si vous utilisez cette méthode, Alma importe des détails de paiement à partir du système ERP, puis marque automatiquement ces factures comme Payé avant de les fermer.
    • Manuellement, par un opérateur/gestionnaire de facture, sur la page Factures en attente de paiement d'Alma (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement)
    Page Factures en attente de paiement
    Paiement dans le Flux de Travail de Facturation
    Pour modifier les détails de paiement d'une facture :
    1. Sur la page Factures en attente de paiement (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement), localisez les factures pour lesquelles vous souhaitez modifier les détails de paiement.
      Vous pouvez localiser des factures spécifiques en utilisant la case Rechercher en haut de la liste ou en vous aidant des facettes Limiter les résultats à. Pour plus de détails sur les facettes de facture, voir Facettes des factures.
    2. Sélectionnez Actions > Modifier au bout de la ligne de la facture pour laquelle vous souhaitez modifier les détails de paiement. La page Détails de la facture s'ouvre.
      Page Informations d'en-tête de facture
      Seule la section Paiement de cette page peut être modifiée. Si vous voulez modifier d'autres parties de la facture, vous devez d'abord déplacer la facture au statut En révision avant de la modifier (voir Renvoyer la facture en révision).
    3. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez l'une des options de statut de paiement suivantes : Payé ou Non payé.
    4. Si vous sélectionnez Payé, veuillez renseigner les éléments suivants :
      1. Numéro de la pièce comptable – Un numéro de référence pour le paiement, tel qu'un numéro de facture ou de vérification. Lorsque vous travaillez avec un système externe intégré, ce champ peut contenir un numéro de référence externe issu du système ERP.
      2. Date de la pièce comptable – la date du paiement
        La date actuelle est sélectionnée. Si vous voulez modifier la date, cliquez dans la case Date de la pièce comptable et sélectionnez la date à partir de la boite de dialogue Calendrier.
      3. Montant de la pièce comptable – le montant final qui a été payé (après prise en compte du taux de change)
    5. Cliquez sur l'un des boutons suivants :
    6. Enregistrer – Les informations de paiement que vous avez entrées sont enregistrées mais la facture poursuit les étapes du flux de travail de facturation.
    7. Enregistrer et continuer – Les informations de paiement que vous avez entrées sont sauvegardées et la facture poursuit les étapes du flux de travail de facturation. Si le statut de paiement de la facture est Payé, la prochaine étape dans le flux de travail est la vérification par Alma si oui ou non les lignes de commande associées avec la facture sont entièrement facturées et payées. Si c'est la cas, Alma clôture ces lignes de commande puis clôture la facture.
    Vous pouvez également exécuter des taches de gestion de facture sur la page Factures en attente de paiement (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement), comme décrit dans les procédures référencées :

    Renvoyer des factures en révision

    Les factures en attente de paiement peuvent être renvoyées en révision si elles n'ont pas été envoyées à l'ERP ou si elles ont déjà été rejetées par l'ERP. Les factures rejetées par l'ERP sont automatiquement renvoyées en révision. La notification et la raison du rejet de la facture sont précisées dans un fichier XML qui est envoyé par le système ERP (voir Systèmes financiers).
    Les factures qui sont clôturées ou en attente de paiement peuvent être renvoyées en révision manuellement.
    Pour renvoyer des factures en révision :
    Sur la page Factures en attente de paiement (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement), sélectionnez Actions > Renvoyer en révision pour la facture concernée et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Le statut de la facture est défini sur En révision.

    Exporter une facture vers XML

    Vous pouvez générer une version XML de la facture à envoyer au système ERP. Cette option ne s'affiche que pour les factures qui sont au-delà de l'étape d'approbation (avec le statut Prêt à être payé, En attente de paiement ou Clôturé).
    Vous pouvez générer une version XML de la facture à envoyer au système ERP :
    1. Sur la page Factures en attente de paiement (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement), sélectionnez Actions > Générer l'export XML pour la facture concernée.
    2. Cliquez sur Ouvrir dans la boite de dialogue pour ouvrir le fichier XML.
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