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    Créer des factures

    Traduisible
    Les méthodes suivantes permettent de créer une facture :

    Créer une facture par EDI

    Les factures peuvent être créées en utilisant l'EDI quand la case Factures est cochée sur l'onglet Informations EDI sur la page Détails fournisseur. Pour plus d'informations, voir Échange de données informatisé (EDI).
    • Pour autoriser des numéros de facture répétés pour le même fournisseur, définissez le paramètre client invoice_not_unique sur vrai ; voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions).
    • Lorsque des types de lignes de factures supplémentaires sont activés (Voir Configurer des types de ligne de facture), et qu'une facture EDI contient à la fois des frais réguliers et supplémentaires pour une ligne de commande, ces derniers s'affichent comme des sous-lignes de la ligne régulière. La ligne régulière se voit attribuer un numéro de ligne entier (par exemple 2), et les sous-lignes des numéros de ligne sous la forme X.1, X.2 et ainsi de suite (par exemple 2.1 et 2.2).
      Cela permet aux frais d'une ligne de facture d'être conservés ensemble.

    Créer une facture à partir d'un fichier

    Pour créer une facture à partir d'un fichier, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Gestionnaire des factures
    • Opérateur des factures
    • Opérateur des factures - étendu
    Si vous voulez procéder à la réception du matériel directement après la création de la facture, vous devez également avoir le rôle de :
    • Opérateur de réception
    Les factures peuvent être créées en important un fichier Excel, lorsque l'option À partir d'un fichier est sélectionnée sur la page Sélectionner le processus de création de la facture.
    • Les factures importées sont associés à l'institution
    • Pour autoriser des numéros de facture répétés pour le même fournisseur, définissez le paramètre client invoice_not_unique sur vrai ; voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions).
    Pour créer une facture à partir d'un fichier :
    1. Sur la page Sélectionner le processus de création de la facture (Acquisitions > Réception et facturation > Créer une facture), sélectionnez À partir d'un fichier.
    2. Cliquez sur Suivant. La page Facture à partir d'un fichier s'affiche :
      Page Facture à partir d'un fichier
    3. Dans le champ Fournisseur, cliquez sur le bouton Naviguer et sélectionnez un fournisseur.
    4. Dans le champ Type de Fichier, sélectionnez EDI ou Excel.
    5. Cliquez sur le champ Télécharger un fichier et sélectionnez un fichier à télécharger sur votre système local.
    6. De manière optionnelle, cliquez sur Télécharger un exemple Excel et consultez l'exemple Excel pour confirmer que votre fichier est au bon format :
      Feuille de calcul Exemple de facture
      Vous pouvez copier l'exemple Excel et l'utiliser comme modèle pour votre facture.
    7. Cliquez sur Télécharger et exécuter le traitement de création de facture. Un message s'affiche sur la page Facture à partir d'un fichier pour indiquer si le traitement a réussi. Quand le chargement du fichier est terminé, l'équipe reçoit une notification par email.
    8. Cliquez sur Suivi des traitements pour consulter le statut du traitement. La page Suivi des Traitements s'ouvre, l'onglet Terminé est sélectionné. Le traitement est soit EDI – Charger les fichiers <nom du fournisseur> (pour une facture EDI), soit Facture – Créer à partir de la feuille de calcul (pour une facture Excel). Pour plus d'informations concernant la page Suivi des traitements, voir Consulter les traitements terminés.

    Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement

    Pour créer une facture à partir d'une commande ou manuellement, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Gestionnaire des factures
    • Opérateur des factures
    • Opérateur des factures - étendu
    Si vous voulez procéder à la réception du matériel en même temps qu'à la création manuelle de la facture, vous devez avoir le rôle de :
    • Opérateur de réception
    Si une facture n'est pas créée en utilisant un EDI ou avec le reçu du matériel commandé, vous pouvez en créer une, soit à partir de la commande en utilisant les détails de la commande ou en entrant les détails de la facture manuellement. Quand vous créez une facture à partir d'une commande, une ligne de facture est créée pour chaque ligne de commande dans la commande.
    Pour créer une facture à partir d'une commande ou manuellement :
    1. Sur la page Sélectionner le processus de création de la facture (Acquisitions > Réception et facturation > Créer une facture), sélectionnez À partir d'une commande ou Manuellement.
    2. Cochez la case Traiter la réception si vous voulez procéder à la réception du matériel directement après la création de la facture.
      Vous ne pouvez pas sélectionner cette option si vous êtes actuellement en train de travailler avec la comptabilité d'exercice. Voir Travailler avec la comptabilité d'exercice.
    3. Si vous sélectionnez À partir d'une commande :
      Vous ne pouvez pas sélectionner cette option si vous êtes actuellement en train de travailler avec la comptabilité d'exercice. Voir Travailler avec la comptabilité d'exercice.
      1. Cliquez sur Suivant. La deuxième page de l'assistant de création de facture, la page Sélectionner la commande, s'ouvre.
        Page Sélectionner la commande
      2. Saisissez une valeur partielle d'un terme de recherche et sélectionnez la valeur complète ou bien cliquez sur Rechercher dans le champ Sélectionner la commande. La liste des commandes actives apparaît.
        Liste des commandes actives
      3. Choisissez une commande à partir de laquelle vous voulez créer une facture et cliquez sur Sélectionner. La commande apparaît dans le champ Sélectionner la commande sur la page Sélectionner la commande.
      4. Cliquez sur Enregistrer. L'onglet Lignes de facture sur la page Détails de la facture s'ouvre et affiche une ligne de facture pour chaque ligne de commande dans la commande.
        Page Détails de la facture - Onglet Lignes de facture
        Les champs associés aux lignes de facture sont remplis automatiquement et sont affichés dans l'onglet Résumé, où ils peuvent être modifiés si nécessaire.
        • La facturation n'est pas obligatoire pour les lignes de commande dont les modes d'acquisition sont Don, Dépôt, Technique ou Échange.
        • La valeur du champ Ligne # est un lien qui, lorsqu'on clique dessus, ouvre la page Détails de la ligne de facture pour la ligne de facture.
        • La valeur du champ Ligne de commande # est un lien qui, lorsqu'on clique dessus, ouvre la page Résumé de la ligne de commande pour la ligne de commande.
        • Si un fonds est utilisé dans la ligne de facture, la valeur de la colonne Fonds correspond au lien permettant d'ouvrir le fonds concerné.
      5. Cliquez sur Enregistrer. La page Factures en révision s'ouvre et affiche les factures en révision.
        Page Factures en révision
        Si vous cochez la case Traiter la réception à l'étape 2, les boutons Enregistrer et Enregistrer et continuer en bas à droite de la page Liste des lignes de facture sont remplacés par un bouton Enregistrer et passer à la réception. Cliquez sur Enregistrer et passer à la réception pour ouvrir la page Recevoir un nouveau matériel. Assurez-vous d'être dans un Département de réception (voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque), et qu'il y ait des lignes de commande dans la facture qui ne soient pas entièrement reçues.
    4. Si vous avez sélectionné Manuellement :
      1. Cliquez sur Suivant. La deuxième page de l'assistant de création de facture, la page Détails de la facture, s'ouvre.
        Page Détails de la facture - Créer une facture manuellement
      2. Entrez les informations requises, comme décrit dans la table suivante :
        Champs de la page Détails de la facture
        Section Champ Description
          Numéro de facture (requis) Numéro de facture pour le fournisseur. Le numéro n'est pas propre à un fournisseur précis. Pour autoriser des numéros de facture répétés pour le même fournisseur, définissez le paramètre client invoice_not_unique sur vrai ; voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions).
        Date de facture La date de facture de la boîte de dialogue Calendrier.
        Fournisseur (requis) Fournisseur auquel la facture doit être adressée.
        Sélectionner un fournisseur réduira la liste disponible de propriétaires et des unités monétaires (dans Montant total).
        Compte du vendeur Le compte fournisseur pour cette facture.
        Montant total (requis) Le montant total de la facture, qui comprend l'expédition (autrement, les charges supplémentaires distribuées au prorata seront mal calculées). Dans la liste déroulante, sélectionnez la devise (la liste est prédéfinie par un administrateur et limitée selon le fournisseur sélectionné).
        Vous pouvez entrer un montant négatif (avec un signe - précédant le nombre) pour indiquer un crédit. Un remboursement est ensuite attribué à l'utilisateur.
        Personne à contacter chez le fournisseur La personne à contacter chez le fournisseur concerné par cette facture.
        Mode de paiement Méthode de paiement pour cette facture. Les méthodes de paiement disponibles sont :
        • Service comptable
        • Espèces
        • Carte de crédit
        • Pièce jointe
        • Compte de dépôt
        • Prépaiement
        • Paiement spécial
        • Virements bancaires
        Quand une méthode de paiement autre que Service comptable est sélectionnée, la case Prépayé dans la section Paiement peut être cochée (voir l'étape c, ci-dessous).
        # de référence facture Numéro de référence pour la facture, permettant la facturation groupée pour le rapport.
        Propriétaire (Requis) Associez la facture à l'institution ou à la bibliothèque. Les institutions et/ou les bibliothèques disponibles dans la liste déroulante dépendent de votre périmètre.
        Voir la vidéo Support pour la facturation au niveau des bibliothèques (3:23 mins) pour plus de détails sur les factures au niveau des bibliothèques.
        Sélectionner un propriétaire réduira la liste disponible de fournisseurs.
        Charges supplémentaires Utiliser le prorata Distribue au prorata les charges supplémentaires suivantes à toutes les lignes de facture :
        • Montant de livraison
        • Montant d'assurance
        • Montant général
        • Montant de la remise
        • Tous les types de charges supplémentaires et de montants activés pour votre institution. Voir Configurer les types de ligne de facture. Si vous avez activé plusieurs types de lignes supplémentaires, chaque fois que vous sélectionnez un des types de ligne à partir de la liste déroulante Charge supplémentaire, une autre liste déroulante Charge supplémentaire apparaît. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 types de lignes supplémentaires.
        Si vous sélectionnez Utiliser le prorata, les montants ci-dessus ne sont pas affichés individuellement dans la facture, et leurs valeurs sont distribuées parmi les lignes de facture.
        Si vous ne sélectionnez pas Utiliser le prorata, chaque charge supplémentaire est affichée en tant que ligne de facture individuelle.
        Cette option est sélectionnée par défaut si le paramètre invoice_use_pro_rata est défini sur Vrai (voir Configurer d'autres paramètres).
        Si la TVA est introduite pour cette facture, que le fournisseur est soumis à la TVA, et que l'institution a un fournisseur officiel associé, une facture à part est créée pour cette taxe et liée à cette facture. La facture liée comprend uniquement la TVA. Pour des informations sur l’assujettissement à l'impôt et sur les fournisseurs officiels, voir étape 2 et étape 5 dans Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur. Voir aussi Comment Alma traite les paiements TVA
        Une fois cette facture payée/exportée, la facture officielle est également payée/exportée et apparaît à la page Rechercher les factures sous le nom <numéro de facture>_RT, où <numéro de facture> est le numéro de cette facture et _RT signifie Rapport fiscal (la facture officielle).
        Voir Facturation et taxes pour une session de formation détaillée Webex sur l'utilisation d'un fournisseur officiel pour gérer l'utilisation des taxes sur une facture (36 mins).
        TVA Rapport fiscal Rapport de taxe d'utilisation (TVA).
        Ce champ apparaît uniquement si un fournisseur officiel est lié au fournisseur de la facture. Quand vous sélectionnez ce champ, les champs % TVA et Montant sont désactivés, et toutes les valeurs dans ces champs deviennent 0.
        Code TVA Code TVA pour attribuer un pourcentage TVA pré-configuré à la facture. Apparaît uniquement quand des codes TVA sont configurés (voir Configurer des codes TVA).
        Mettre à jour le montant Appliquer le code TVA sélectionné à la facture. Apparaît uniquement quand des codes TVA sont configurés (voir Configurer des codes TVA).
        TVA par ligne de facture Permet de configurer la TVA au niveau de la ligne de facture. Sélectionner cette option désactive les autres champs de cette section qui sont pertinents pour configurer la TVA au niveau de la facture.
        Cette option apparaît uniquement si le paramètre invoice_allow_vat_in_line_level est défini sur vrai dans la section Configuration des acquisitions (voir Configurer d'autres paramètres).
        % TVA Le % TVA du montant total de la facture – inclusif, exclusif, ou exclusif à la ligne. Quand une valeur est ajoutée, un montant est calculé automatiquement et apparaît dans le champ Montant. Pour plus de détails sur la configuration des champs TVA, voir Calcul TVA – Exemple.
        Quand un code TVA est configuré et que le champ Code TVA est affiché, ce champ est désactivé et se remplit automatiquement quand le code TVA est sélectionné. Pour plus de détails sur la configuration des codes TVA, voir Configurer des codes TVA.
        Type de TVA Sélectionnez parmi les options suivantes :
        • Inclusif : Le montant total de la facture inclut la TVA.
        • Exclusif : La TVA est ajoutée au montant total de la facture.
        • Exclusif à la ligne: le montant total de la facture inclut la TVA (similaire à Inclusif), mais le montant total de la TVA est calculé séparément de la valeur totale des lignes de facture et n'est pas intégré aux lignes de facture individuelles.
        Pour plus de détails sur ces options, voir Calcul TVA – Exemple, ci-dessous.
        Montant Le montant de la TVA à payer dans la facture – inclusif, exclusif, ou exclusif à la ligne. Quand une valeur est ajoutée, un pourcentage TVA est calculé automatiquement et apparaît dans le champ % TVA.
        Quand un code TVA est configuré et que le champ Code TVA est affiché, ce champ est désactivé et se remplit automatiquement quand le code TVA est sélectionné (en fonction du pourcentage du code TVA et du montant total de la facture). Pour plus de détails sur la configuration des codes TVA, voir Configurer des codes TVA.
        Utilisé à partir du fonds Si le montant de la TVA doit être étendu à partir du fonds de la ligne de facture.
        Effacez pour indiquer que le montant de la TVA doit être étendu à partir d'un fonds séparé (ligne de facture d'ajustement).
        Taxe fournisseur (devise locale) Lorsque cela est pertinent, entrez une note pour indiquer que la TVA est chargée dans la devise locale et que la facture elle-même est dans une devise étrangère. Notez que ce champ n'a qu'une valeur informative.
        Ratio explicite (apparaît uniquement si l'institution a des registres dans plus d'une devise) Devise étrangère Devise vers laquelle vous voulez convertir la devise de la facture.
        Ratio explicite Ratio servant à convertir la devise de la facture vers la devise étrangère spécifiée.
        Par exemple :
        • La devise de la facture est USD
        • La devise étrangère est EUR
        • Le ratio explicite est 1,5
        Si vous ajoutez une ligne de facture de 10 USD mais la joignez à un fonds EUR, le fonds affiche une transaction de 10 x 1.5 = 15 EUR.
        Cliquez sur Ajouter pour ajouter le ratio spécifique à la facture.
        Quand des paiements sont effectués par l'ERP pour des factures fermées ou en attente de paiement, le taux ERP est utilisé s'il est meilleur que le taux spécifié dans la section Ratio explicite.
        Le ratio explicite peut contenir jusqu'à la sixième décimale.
        Le ratio explicite est exporté vers le système ERP lorsque le paramètre Utiliser le format xsd est activé dans la section Configuration générale (voir Importer/Synchroniser/Exporter des blocages utilisateur/Exporter des champs utilisateur).
        Pour plus d'informations sur cette fonction, voir la vidéo Ratio de conversion de devises explicite pour les factures (10:32 mins).
        Paiement Prépayé Activé uniquement lorsque le mode de paiement sélectionné est une option autre que Service comptable. Quand vous sélectionnez Prépayé, des champs supplémentaires apparaissent dans la section Paiement. Pour plus de détails, voir l'étape suivante.
        Gestion interne Si la facture est chargée dans Alma dans un objectif de documentation ou de suivi. La facture n'est pas envoyée au système financier ERP et n'est pas marquée comme prépayée. Quand vous sélectionnez Gestion interne, des champs supplémentaires apparaissent dans la section paiement. Pour plus de détails, voir l'étape suivante.
      3. Si vous avez sélectionné la case à cocher Prépayé ou Gestion interne, entrez les informations demandées, tel que décrit dans la table suivante :
        Champs supplémentaires de la section Paiement, Prépayé Supplémentaires
        Champ Description
        Exporter vers ERP Cette option permet d'envoyer la facture vers le système Progiciel de Gestion Intégré (ERP) à titre informatif.
        Ce champ s'affiche uniquement quand le paramètre exportPrepaidInv est défini sur Vrai (voir Configurer d'autres paramètres). Si ce champ n'est pas affiché, contactez votre Administrateur des acquisitions.
        Si vous avez sélectionné Gestion interne, ce champ ne peut pas être sélectionné et la facture ne peut pas être exportée vers l'ERP.
        Statut du paiement Indique le statut de paiement approprié :
        • Impayé
        • Payé
        Date de paiement Date du paiement. La date actuelle est sélectionnée par défaut.
        Identifiant du paiement Numéro de référence externe pour le système ERP, utilisé pour indiquer que la facture a été payée.
        S'il n'y a pas d'intégration à un système externe, vous pouvez entrer une facture ou un numéro de contrôle dans ce champ.
        Montant du paiement Montant final qui a été payé (après prise en compte du taux de change). Vous pouvez également sélectionner la devise pour le montant, dans le champ à droite de ce champ.
        Entrer un nombre négatif dans de champ indique un montant de crédit.
      4. Cliquez sur Enregistrer et créer des lignes de facture. L'onglet Lignes de facture sur la page Détails de la facture s'affiche, vous permettant d'ajouter des lignes de facture à la facture.
        Page Détails de la facture - Onglet Lignes de facture
        Si vous cochez la case Traiter la réception à l'étape 2, les boutons Enregistrer et Enregistrer et continuer en bas à droite de la page Liste des lignes de facture sont remplacés par un bouton Enregistrer et passer à la réception. Cliquez sur Enregistrer et passer à la réception pour ouvrir la page Recevoir un nouveau matériel. Assurez-vous d'être dans un département de réception ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
        Si des types de lignes supplémentaires sont activées, les lignes de défaut (Livraison, Assurance, Réduction et Frais généraux) n'apparaissent pas par défaut.
      5. Sélectionnez Modifier pour une ligne de facture à laquelle vous voulez attribuer un fonds. La page Détails de la ligne de facture s'ouvre :
        Page Détails de la ligne de facture – Créer une facture manuellement
        Les lignes de commande fermées peuvent être incluse dans la facture.
      6. Cliquez sur l'icône rechercher/naviguer dans le champ Fonds pour sélectionner un fonds à attribuer à la ligne de facture, et cliquez sur Ajouter un Fonds. Le fonds apparaît dans la section Financements de la page.
      7. Modifiez toute autre information, tel que requis, et cliquez sur Enregistrer. Les informations de la ligne de facture sont enregistrées et les transactions de désengagement (d'un montant inférieur ou égal au montant de l'engagement) et de dépense sont créées pour les fonds appropriés. Veuillez noter que si les lignes de facture et les lignes de commande utilisent des fonds différents, la transaction de désengagement est créée pour le fonds de la ligne de commande et la transaction de dépense est créée pour le fonds de la ligne de facture.
        Page Liste des lignes de facture après ajout d'une ligne de facture
        Si vous avez des informations manquantes ou incomplètes, il vous est demandé de confirmer avant de poursuivre. Si des informations sont manquantes ou incomplètes, vous ne serez pas autorisé à poursuivre.
      8. Répétez les étapes e à f pour toute ligne de facture supplémentaire que vous voulez ajouter à la facture de la page Lignes des lignes de facture.
    5. Si vous voulez ajouter manuellement une ligne de facture à la facture : Alma vérifie chaque ligne de facture que vous ajoutez et affiche le statut — Prêt à être payé ou En révision.
      Une facture ne peut avancer à l'étape suivante du flux de travail que si toutes ses lignes de facture ont le statut Prêt à être payé. Si des informations obligatoires sont manquantes pour une ligne de facture, elle a le statut En Révision.
      Dans la liste des lignes de facture, vous pouvez modifier ou supprimer la ligne de facture :
      L'option Supprimer est activée uniquement si vous avez le rôle Opérateur des factures – Étendu.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne de facture. La boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture s'ouvre.
        Boite de dialogue Ajouter une ligne de facture
        Les champs sélectionnés dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture sont affichés uniquement quand un type de ligne de commande précis est choisi. Pour plus d'informations, voir les descriptions de champs dans le tableau Champs de la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture dans Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement.
      2. Entrez les informations requises dans la boîte de dialogue, comme décrit dans la table suivante :
        Champs de la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture
        Champ Description
        Type Type de ligne de facture à créer : Le type Régulier fait référence à des lignes de facture standards. Tous les autres types sont des charges supplémentaires.
        Réduction est déduite de la valeur. Les nombres négatifs sont autorisés ; ils sont utiles quand un vous retournez un exemplaire qui avait une réduction (afin que la réduction retournée soit ajoutée à la valeur).
        Si vous avez sélectionné Pro rata en créant la facture (voir l'étape b), les charges supplémentaires sont distribuées au pro-rata contre toutes les lignes de facture, et seuls les types Régulier et Autre sont disponibles.
        Si vous n'avez pas sélectionné Pro rata, les charges supplémentaires ne sont pas allouées à une ligne de facture spécifique.
        Numéro de ligne Le numéro de ligne de facture.
        Ligne PO Une ligne de commande pour relier une ligne de facture. Cliquez sur Rechercher pour sélectionner la Ligne de commande. Les champs dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture sont mis à jour en fonction du type de ligne de commande sélectionné (ponctuel ou récurrent).
        Le montant précédemment engagé dans le fonds de la ligne de commande est désengagé quand la ligne de facture est ajoutée.
        Titre Titre de la ligne de commande sélectionnée.
        Prix de la ligne de commande Prix de la ligne de commande sélectionnée. Si cette valeur est inférieure à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44. Le prix est mentionné dans la devise sélectionnée pour la ligne de commande.
        Facturé complètement (ligne de commande ponctuelle uniquement) Si la ligne de commande est complètement facturée. Ceci crée une transaction de désengagement pour tout montant engagé. Voir Statut de la facture dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
        Vérifier les chevauchements dans les dates d'abonnement (Lignes de commande récurrentes uniquement) Le système vérifie si la date d'abonnement chevauche celles de toutes les autres lignes. (Notez qu'Alma vérifie ensuite toutes les lignes de facture qui sont liées à la même ligne de commande pour le chevauchement).
        Si vous sélectionnez cette option et qu'un chevauchement d'abonnement est détecté, un message d'alerte s'affiche à la création de la ligne de facture.
        Informations supplémentaires (lignes de commande récurrentes uniquement) Notes, si besoin. Nécessaire si les champs Date de début d'abonnement et Date de fin d'abonnement sont vides
        Mode de régularisation (lignes de commande récurrentes uniquement) Permet la régularisation de dépenses de facture d'une période fiscale à une autre, dans les institutions pratiquant la comptabilité d'exercice.
        Apparaît uniquement quand acquisition_accrual_mode=true dans la Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres). Quand une ligne de commande récurrente est sélectionnée dans le champ Ligne de commande, cette case est cochée.
        Pour plus de détails sur la comptabilité d'exercice, voir Travailler avec la comptabilité d'exercice.
        Date de début d'abonnement (lignes de commande récurrentes uniquement) La date de début d'abonnement pour la ligne de commande.
        Date de fin d'abonnement (lignes de commande récurrentes uniquement) La date de fin d'abonnement pour la ligne de commande.
        Date de début d'abonnement (lignes de commande récurrentes uniquement) La date à partir de laquelle la ligne de facture est couverte. Nécessaire si l'option Vérifier les chevauchements dans les dates d'abonnement est sélectionnée
        Date de début d'abonnement (lignes de commande récurrentes uniquement) Une date de fin pour la ligne de facture. Nécessaire si l'option Vérifier les chevauchements dans les dates d'abonnement est sélectionnée
        Facture/liste des numéros de ligne de facture - Pour les lignes de commande récurrentes, cette liste comprend les cinq dernières ligne de facture associées à cette ligne de commande ainsi que les dates associées à chaque ligne de facture.
        Prix Prix et devise pour la ligne de facture. Entrez le montant de la facture tel qu'il apparaît sur la facture pour cet exemplaire. Si cette valeur est inférieure à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44.
        Annuler le montant engagé restant Que ce soit pour créer une transaction de désengagement afin d'annuler les montants engagés restants après le paiement d'une facture. Apparaît uniquement quand une ligne de commande récurrente est sélectionnée.
        Si des montants engagés existent pour des fonds multiples après le paiement d'une facture, une transaction de désengagement est créée pour chaque fonds ayant des montants d'engagement restants.
        Cette option peut être sélectionnée uniquement quand le prix total de la ligne de facture est inférieur au prix de la ligne de commande. Il peut être modifié dès que la ligne de facture est dans un état modifiable.
        Quantité Quantité pour la ligne de facture. Ce champ enregistre le nombre d'exemplaires facturés, mais sa valeur n'affecte aucun calcul.
        Code de rapport Code de rapport — sélectionnez dans la liste déroulante prédéfinie.
        Note TVA Un champ en lecture seule affichant des informations sur la TVA. Le texte affiché ici apparaît dans la colonne Note TVA dans l'onglet Lignes de facture de la page Détails de la facture.
        Note Notes que vous voulez associer à la ligne de facture.
        Informations supplémentaires Informations supplémentaires à ajouter (facultatif), apportant des informations de portée supplémentaires sur la ligne de facture. S'affiche uniquement quand la ligne de facture est connectée à une ligne de commande récurrente.
        Code TVA Sélectionnez un code TVA pour attribuer un pourcentage TVA pré-configuré à la ligne de facture. Apparaît uniquement quand des codes TVA sont configurés (voir Configurer des codes TVA).
        Mettre à jour le montant Que ce soit pour appliquer le code TVA sélectionné sur la ligne de facture. Apparaît uniquement quand des codes TVA sont configurés (voir Configurer des codes TVA).
        % TVA Le pourcentage du prix de la ligne de facture qui correspond à la TVA. Apparaît uniquement lorsque l'option TVA par ligne de facture est sélectionnée sur la page Détails de la facture (voir le tableau Champs de la page Détails de la facture dans la section Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement). Quand une valeur est ajoutée, le montant de la TVA est calculé automatiquement et apparaît dans le champ Montant.
        Quand des codes TVA sont configurés, ce champ est désactivé (voir Configurer des codes TVA).
        Montant Le montant de la TVA à payer sur la ligne de facture. Apparaît uniquement lorsque l'option TVA par ligne de facture est sélectionnée sur la page Détails de la facture (voir le tableau Champs de la page Détails de la facture dans la section Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement). Quand une valeur est ajoutée, un pourcentage TVA est calculé automatiquement et apparaît dans le champ % TVA.
        Quand des codes TVA sont configurés, ce champ est désactivé (voir Configurer des codes TVA).
        Fonds Les fonds nécessaires. Cliquez sur Rechercher pour sélectionner les fonds requis. Quand la ligne de facture est enregistrée, les transactions de désengagement (dans le montant de l'engagement de la ligne de commande) et de dépense sont créées pour tous les fonds sélectionnés.
        Les désengagements sont créés uniquement pour des fonds de ligne de commande, et un seul désengagement est créé pour chaque engagement (et non pour chaque dépense). La date de désengagement est fixée à cinq millisecondes avant la date de l'engagement, de sorte qu'ils apparaissent ensemble dans la Liste de lignes de facture.
        Si un montant autre que 100% du total d'une ligne de facture est attribué à des fonds, cliquez sur Redistribuer les lignes pour ré-attribuer les pourcentages des montants du fonds, en fonction du montant respectif de chaque fonds comparé au nouveau montant total.
        Si les lignes de facture et les lignes de commande utilisent des fonds différents, la transaction de désengagement est créée pour le fonds de la ligne de commande et la transaction de dépense est créée pour le fonds de la ligne de facture.
        Les fonds ayant un solde négatif (ou un solde de 0) apparaissent seulement s'il y a une règle configurée permettant un excédent de dépense et si la limite d'excédent d'engagement n'a pas été atteinte. Pour plus de détails sur les champs utilisés pour la configuration des règles, voir Règles du registre..
        Pour cent Entrez le pourcentage d'allocation pour le fonds sélectionné dans le champ Fonds. Cliquez sur Ajouter un fonds pour ajouter le fonds à la ligne de facture.
      3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la ligne de facture actuelle et laissez la boîte de dialogue ouverte pour ajouter une autre ligne de facture, ou cliquez sur Ajouter et fermer pour ajouter la ligne de facture et fermer la boîte de dialogue. La ligne de facture est ajoutée à la page Liste des lignes de facture.
      • Modifier – Sélectionnez Actions > Modifier à droite de n'importe quelle ligne de facture pour modifier la ligne. La page Détails de la ligne de facture s'affiche et vous permet de modifier les informations sur la ligne de facture. La page Détails de la ligne de facture vous permet également de consulter les détails de la ligne de commande avec laquelle vous avez associé la ligne de facture. Quand vous avez modifié la ligne de facture comme demandé à cette page, cliquez sur Enregistrer. Vous revenez sur la page Liste des lignes de facture, où vous pouvez consulter les lignes de facture que vous avez modifiées.
      • Supprimer – Sélectionnez Actions > Supprimer et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation pour supprimer une ligne de facture.
        La suppression d'une facture supprime la dépense correspondante et recalcule le désengagement. Le Statut de facture de la ligne de commande ne change pas. Si le statut était Complètement facturé, celui-ci restera inchangé. Pour supprimer le désengagement (lors du retrait de la seule facture associée avec la ligne de commande), définissez manuellement le Statut de facture de la ligne de commande sur Partiellement facturé (voir Créer une ligne de commande manuellement).
    6. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes potentiellement générées par le système pour la facture quand elle est enregistrée. Si nécessaire, modifiez la facture en fonction des alertes.
      Onglet Alertes
      Les alertes pouvant être générées comprennent :
      • Certaines lignes de facture ne sont pas prêtes – Indique qu'une ligne de facture au moins dans une facture sauvegardée a des informations manquantes
      • Certaines lignes de facture ne sont pas liées aux lignes de commande – Indique qu'une ligne de facture au moins n'est pas liée à une ligne de commande
      • Le montant total de la facture inscrit est différent du net total calculé facturé
    7. Dans l'onglet Notes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des notes pour la facture. Pour plus de détails, voir Onglet Notes.
    8. Dans l'onglet Historique, vous pouvez consulter les modifications effectuées sur les champs de facture, y compris la date et l'heure de la modification, l'utilisateur ayant effectué la modification, le numéro de la ligne de facture (pour les lignes de facture) et les valeurs anciennes et nouvelles.
      Pour plus d'informations concernant l'historique des vérifications des lignes de facture, voir la vidéo Historique des vérifications des lignes de facture (0:49 min).
      • Pour voir l'historique des lignes de factures, sélectionner Changements des lignes de facture dans le champ Type d'historique .
      • Pour voir l'historique des factures, sélectionner Changements des factures dans le champ Type d'historique.
    9. Dans l'onglet Pièces jointes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des pièces jointes pour la facture. Pour plus de détails, voir Onglet Pièces jointes.
    10. Cliquez sur l'un des boutons suivants :
      • Si vous n'avez pas coché la case de réception à l'étape 2, vous pouvez :
        • Enregistrer – Les informations de facturation que vous avez entrées sont enregistrées et la facture est déplacée vers la page Factures en révision, où vous pouvez la réviser et la modifier. La facture n'avance pas à l'étape suivante du flux de travail de facturation.
        • Enregistrer et continuer – Les informations de facturation que vous avez entrées sont sauvegardées et la facture avance à l'étape suivante du flux de travail de facturation, où elle est traitée automatiquement. Pour plus d'informations sur le flux de travail de facturation, voir Flux de travail de Facturation.
      • Si vous avez coché la case Traiter la réception à l'étape 2, vous pouvez :
        • Enregistrer et passer à la réception – Les informations de facturation que vous avez entrées sont enregistrées (et restent en révision) et la page Recevoir un nouveau matériel s'ouvre, vous permettant de recevoir le nouveau matériel (voir Réceptionner du matériel).

    Calcul de la TVA – Exemple

    L'exemple qui suit illustre comment les champs liés à la TVA opèrent.
    Cet exemple prend pour hypothèse une facture d'un montant total de 100 $. La facture contient deux lignes de facture, l'une à 40$ et l'autre à 60$.
    Sans la TVA, l'onglet Résumé de la facture se présente ainsi :
    Résumé de la facture – Sans TVA
    Le Montant total est de 100. Le Montant total des lignes de facture est de 100, à savoir la somme des lignes de facture (40 + 60). Le Montant de la TVA est de 0.
    L'onglet Lignes de facture se présente ainsi :
    Lignes de facture – Sans TVA
    Le Prix de chaque ligne est le même que le Prix Total de toutes les lignes, et aucun commentaire n'apparaît dans la colonne Note TVA.
    Prenons maintenant l'hypothèse que nous indiquons un % TVA de 10.
    • Si Inclusif est sélectionné (le montant total inclut la TVA), cela indique que la TVA figure déjà dans la valeur total de toutes les lignes de facture. Le Montant de la TVA correspond à 9,09$ (100 - 100/1,1 = 9,09). L'onglet Résumé de la facture se présente ainsi :
      Résumé de la facture – TVA inclusive
      Le Montant total est de 100. Le Montant total des lignes de facture est de 100, à savoir la somme des lignes de facture (40 + 60). Le Montant de la TVA est de 9.09.
      L'onglet Lignes de facture se présente ainsi :
      Lignes de facture – Avec TVA
      Le Prix de chaque ligne est le même que le Prix total de toutes les lignes. Un commentaire apparaît dans la colonne Notes TVA indiquant le montant de la TVA calculé pour cette ligne.
      • Ligne de facture 1 – Prix = 40$ (36,36 + 3,64 (TVA))
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : L'ensemble des 40$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 3,64$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 36.36$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture et 3.64$ est compris dans la ligne d'ajustement de TVA (un total de 9,09$ est pris dans chaque ligne).
      • Ligne de facture 2 – Prix = 60$ (54,55 + 5,45 (TVA))
        • Si l'option Étendu à partir du fonds est sélectionnée : L'ensemble des 60$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 5,45$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 54,55$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et 5,45$ est inclus dans la ligne d'ajustement de TVA (un total de 9,09$ est pris dans chaque ligne).
    • Si l'option Exclusif est sélectionnée, alors le montant total de la facture n'inclut pas la TVA. La TVA est ajoutée à chaque ligne de facture mais pas répercutée sur le montant total de la facture. Le Montant de la TVA correspond à 10$ (10% de 100$).
      L'onglet Résumé de la facture se présente ainsi :
      Résumé de la facture – TVA exclusive
      Le Montant total est de 100. Le Montant total des lignes de facture est de 110, à savoir la somme des lignes de facture (44 + 66). Le Montant de la TVA est de 10.
      L'onglet Lignes de facture se présente ainsi :
      Lignes de facture – Sans TVA
      Le Prix de chaque ligne est inférieur au Prix Total de toutes les lignes, ce qui comprend la TVA. Un commentaire apparaît dans la colonne Notes TVA indiquant le montant de la TVA calculé pour cette ligne.
      • Ligne de facture 1 – Prix – 40$ + 4 (TVA) = 44$
        • Si l'option Étendu à partir du fonds est sélectionnée : L'ensemble des 44$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 4,00$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 40 est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et 4$ est inclus dans la ligne d'ajustement TVA (un total de 10$ est pris dans chaque ligne).
      • Ligne de facture 2 – Prix – 60$ + 6 (TVA) = 66$
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : L'ensemble des 66$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 6,00$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 60$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et 6$ est inclus dans la ligne d'ajustement TVA (un total de 10$ est pris dans chaque ligne).
    • Si l'option Ligne exclusive est sélectionnée, le montant total de la facture inclut la TVA (similaire à Inclusif), mais les prix de la ligne de facture ne l'incluent pas. Le Montant de la TVA est calculé en fonction de la Valeur totale de la facture. Dans notre exemple, cela ne reflète pas le total réel des lignes de facture + la TVA. Le Montant de la TVA correspond à 9,09$ (100 - 100/1,1 = 9,09), ce qui est correct.
      L'onglet Résumé de la facture se présente ainsi :
      Résumé de la facture – Ligne TVA exclusive
      Le Montant total est de 100. Vous devriez ajuster les valeurs des lignes de facture ou le Montant total, car le Montant total ne reflète pas de manière exacte la valeur totale des lignes de facture + la TVA. Le Montant total des lignes de facture est de 110, à savoir la somme des lignes de facture + la TVA (44 + 66). Le Montant de la TVA est de 9.09. Si vous ajustez le Montant total à 110, le Montant de la TVA s'ajustera correctement à 10.
      L'onglet Lignes de facture est le même que si Exclusif est sélectionné (voir Lignes de facture – TVA exclusive dans la section Calcul TVA – Exemple).
      • Ligne de facture 1 – Prix = 40$ + 4 (TVA)) = 44$
        • Si l'option Étendu à partir du fonds est sélectionnée : L'ensemble des 44$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 4$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 40 est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et 4$ est inclus dans la ligne d'ajustement TVA (un total de 10$ est pris dans chaque ligne).
      • Ligne de facture 2 – Prix = 60$ + 6 (TVA)) = 66$
        • Si l'option Étendu à partir du fonds est sélectionnée : L'ensemble des 66$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et la note de la TVA affiche 6$ inclus dans le prix total de la ligne.
        • Si l'option Étendu à partir du fonds n'est pas sélectionnée : 60$ est étendu à partir du fonds de la ligne de facture, et 6$ est inclus dans la ligne d'ajustement TVA (un total de 10$ est pris dans chaque ligne).

    Travailler avec la comptabilité d'exercice

    Permet la régularisation de dépenses de facture d'une période fiscale à une autre, dans les institutions pratiquant la comptabilité d'exercice.
    Pour créer une nouvelle période fiscale, vous devez réaliser une clôture budgétaire (Clôture budgétaire).
    Quand la comptabilité d'exercice n'est pas utilisée, si une facture superpose deux périodes fiscales différentes, le montant total de la facture est attribué à la période fiscale actuelle — c'est à dire la période fiscale comprenant la date calendaire actuelle. Quand le mode de régularisation est activé dans Alma, les montants de facture sont répartis sur toutes les périodes fiscales actives, en commençant par la période fiscale comprenant la Date de début d'abonnement.
    Par exemple :
    • Une année fiscale installée dans Alma s'étendant sur la période 1er janvier 2014 – 31 décembre 2014, est appelée AF - 2014.
    • Une autre année fiscale installée dans Alma s'étendant sur la période 1er janvier 2015 – 31 décembre 2015, est appelée AF - 2015.
    Une facture couvre la période fiscale 1er juin 2014 – 31 mai 2015. Cela signifie que 54,55% de la période fiscale de la facture est dans AF – 2014, et que 45,45% de la période fiscale de la facture est dans AF – 2015.
    • Si le mode de régularisation est désactivé: Tous les frais facturés sont attribués à l'année fiscale en cours (AF – 2014), quelle que soit la date de début d'abonnement de la facture.
    • Si le mode de régularisation est activé : Les frais facturés sont répartis proportionnellement entre l'année fiscale 2014 et l'année fiscale 2015.
    Si une année fiscale ultérieure n'est pas active dans Alma (ou si le fonds n'existe pas), les frais liés aux factures sont attribués à la dernière période fiscale active dans Alma qui est couverte par la facture. Dans l'exemple ci-dessus, si l'année fiscale 2015 n'était pas active, tous les frais facturés seraient attribués à l'année fiscale 2014, même si le mode de régularisation est activé :
    La régularisation n'est à prendre en compte que sur les dépenses et non sur les engagements.
    Pour travailler avec la comptabilité d'exercice, assurez-vous que le paramètre acquisition_accrual_mode est activé dans la table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres).
    Pour activer le mode de régularisation pour une ligne de facture :
    1. Assurez-vous que le paramètre acquisitions_accrual_mode est activé (voir Configurer d'autres paramètres).
    2. Sur la page Détails de la facture (Acquisitions > Réception et facturation > Créer une facture, sélectionnez Manuellement et cliquez sur Suivant), configurez les champs pertinents pour créer une facture.
      Page Détails de la facture
    3. Cliquez sur Enregistrer et créer des lignes de facture. L'onglet Lignes de facture de la page Détails de la facture affiche les lignes de facture:
      Page Détails de la facture - Lignes de facture
    4. Cliquez sur Ajouter une ligne de facture. La boite de dialogue Ajouter une ligne de facture s'ouvre.
      Boite de dialogue Ajouter une ligne de facture
    5. Dans le champ Ligne de commande, sélectionnez une ligne de commande récurrente. La boite de dialogue est réactualisée lorsque la case Mode de régularisation est cochée.
      Boite de dialogue Ajouter une ligne de facture – Case Mode de régularisation
    6. Dans les champs Date de début d'abonnement et Date de fin d'abonnement, sélectionnez respectivement une date de début et une date de fin pour la ligne de facture. La répartition des dépenses dans la période fiscale concernée s'affiche.
      Boite de dialogue Ajouter une ligne de facture – Répartition de la période fiscale
      La figure ci-dessus présente un exemple où 83,24% des frais de la ligne de facture tombent durant la période fiscale qui se termine le 30/08/2016 et 16,76% des frais de la ligne de facture concernent la période fiscale s'achevant le 30/08/2017.
    7. Dans la section Ajout rapide, sélectionnez un fonds dans le champ Fonds.
      Vous devez configurer le fonds d'une période fiscale pour accepter des transactions avant le début de la période fiscale pour que le fonds puisse travailler en Mode de régularisation. Assurez-vous d'avoir sélectionné une valeur (telle que 365) dans le champ Dépenses avant la période fiscale (jours) dans la section Règles de la page Détails du résumé pour le fonds spécifié (voir la table Règles du registre dans la section Ajouter un registre).
    8. Cliquez sur Ajouter un fonds. Le montant cumulé apparaît dans la colonne Montant cumulé, selon les pourcentages affichés (comme décrit dans l'étape 5 ci-dessus ; notez que la figure ci-dessous provient d'un exemple différent avec les pourcentages 54,55% et 45,45%).
      Boite de dialogue Ajouter une ligne de facture - Montants cumulés
      Le fonds qui couvre la période fiscale dans la Date de début d'abonnement est appelé le Fonds de base. L'option Supprimer apparaît uniquement à côté de ce fonds. En cliquant sur Supprimer, vous supprimez les deux montants cumulés couverts par ce fonds.
    9. Pour désactiver le mode de régularisation, décochez la case Mode de régularisation. Les montants existent alors indépendamment dans la ligne de facture et l'option Supprimer apparaît au niveau de chacun d'eux. En outre, la vedette Montant cumulé est transformée en Montant.
      Mode de régularisation désactivé
    10. Cliquez sur Ajouter et fermer.
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