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    Flux de travail de facturation

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    Ce qui suit est une illustration du flux de travail de facturation qui précise comment une facture est traitée, à partir de sa création jusqu'au moment où la facture est fermée.
    Invoicing_WK.gif
    Flux de travail de facturation
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma). Pour la liste complète des statuts de factures voir Statuts des factures.
    1. Les méthodes suivantes permettent de créer une facture : Les factures importées sont associées à l'institution. Les factures créées manuellement ou en utilisant une commande peuvent être attribuées à l'institution ou à une bibliothèque spécifique, en fonction du périmètre du rôle de l'utilisateur.
    2. La facture est traitée pour déterminer s'il y a des éléments nécessitant une attention spéciale en fonction des règles pré-configurées par un administrateur. Ce traitement est exécuté automatiquement par le système.
      S'il existe des problèmes de données nécessitant votre attention, le statut est défini sur En révision et la facture sera mise en révision (étape 3). Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Factures en révision. S'il n'y a pas de problèmes de données et que les règles pré-configurées déterminent que la facture peut être traitée automatiquement, celle-ci passe à l'étape 4.
      • Si facture_ignore_erp = vrai sur la page Table de conversion des paramètres client (ce qui indique que la facture ne doit pas être envoyée à l'ERP ; voir Configurer d'autres paramètres), la facture passe à l'étape de paiement dans le flux de travail (étape 5).
      • Si facture_ignore_erp = faux sur la page Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres), la facture est définie avec un statut Prête à être payée et elle continue normalement dans le flux de travail.
      Si l'option de paiement Prépayé ou Copie interne (c'est-à-dire si la facture n'est pas exportée vers le système ERP) a été sélectionnée lors de la création manuelle de la facture, celle-ci est clôturée (étape 6) lorsque son créateur clique sur Enregistrer et continuer (s'il n'y a pas de problèmes de données nécessitant une attention particulière).
    3. L'étape de révision du flux de travail permet au réviseur d'ajouter des informations manquantes à la facture ou de corriger toute information erronée dans la facture. Quand le réviseur clique sur Enregistrer et continuer à la page Factures en révision, la facture retourne à l'étape 2 du flux de travail, où elle est traitée à nouveau pour déterminer si elle présente des éléments nécessitant une attention particulière. Si des problèmes de données sont toujours présents, la facture retourne à l'étape de révision. Si tous les problèmes de données ont été résolus, le statut de la facture est défini sur En cours d'approbation et la facture poursuit à l'étape 4. Les factures qui ont été clôturées ou envoyées à l'ERP peuvent être renvoyées à l'étape de révision, pour qu'elles puissent être modifiées (voir Renvoyer des factures en révision).
    4. La facture est soit approuvée automatiquement et envoyée à l'étape suivante du flux de travail (Prête pour le paiement), ou attend l'approbation manuelle d'une personne compétente du personnel de la bibliothèque avant d'avancer dans le flux de travail.
      1. Si les règles d'approbation pré-configurées par un administrateur déterminent que la facture peut être approuvée automatiquement, la facture passe à l'étape 5.
      2. Si les règles d'approbation pré-configurées par un administrateur déterminent qu'une approbation manuelle est requise, la facture est envoyée vers l'approbation manuelle. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Factures en révision. Quand la personne exécutant l'approbation manuelle clique sur Approuver sur la page Informations sur la facture (accessible via la page Approuver des Factures), la facture approuvée est définie sur Prête pour le paiement et la notice approuvée peut être envoyée au système de paiement ou à ERP. (Si la personne rejette la facture, elle est renvoyée à l'étape de révision – voir l'étape 3 ci-dessus).
    5. La facture atteint l'étape de paiement, dans laquelle elle attend l'exécution du paiement, via Alma ou via le système ERP de l'institution. (Pour plus d'informations sur la configuration de votre système externe pour recevoir les factures d'Alma et exécuter le traitement d'export des factures d'Alma vers ce système externe, voir Systèmes financiers).
      • Si le paramètre handle_invoice_payment dans le menu Autres paramètres de la section Configuration des acquisitions est défini sur vrai, la facture est définie sur En attente de paiement afin que l'institution elle-même puisse gérer le paiement de la facture, soit automatiquement via le processus d'import (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance), soit manuellement par un opérateur (voir Travailler avec des factures en attente de paiement).
      • Si le paramètre handle_invoice_payment dans le menu Autres paramètres de la section Configuration des acquisitions est défini sur faux, la facture est clôturée (statut Clôturé) sans attendre de paiement.
      Lorsqu'un montant négatif est saisi pour la facture, un remboursement est attribué à l'utilisateur (voir la description du champ Montant total dans la section Champs de la page Détails de la facture).
    6. Alma vérifie si les lignes de commande associées à la facture sont complètement facturées et payées. La facture est ensuite clôturée (statut Clôturé).
      Les lignes de commande associées à la facture sont clôturées si elles sont reçues/activées et si la facture est clôturée. Si les exemplaires de la ligne de commande ne sont pas encore reçus/activés, ils restent ouverts.

    Statuts de facture

    Une facture peut avoir un des statuts suivants :
    • En révision - La facture a été créée mais n'a pas encore été révisée.
    • En cours d'approbation - La facture est en attente d'une autorisation manuelle.
    • Prêt pour le paiement - La facture a été approuvée et elle est prête pour l'envoi à l'ERP.
    • En attente de paiement - La facture a été approuvée et envoyée à l'ERP (ou a ignoré l'ERP si l'institution n'en utilise pas).
    • Clôturé - La facture est payée et fermée.
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