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    Réceptionner du matériel physique

    Traduisible
    Vous acceptez un nouveau matériel physique dans Alma en faisant correspondre la ligne de commande avec le matériel réceptionné. Puis vous indiquez s'il doit subir un traitement supplémentaire avant d'être disponible pour la bibliothèque qui a commandé l'exemplaire.
    Le matériel physique qui est reçu a l'un des statuts suivants :
    • Ponctuel – Concerne la réception de matériel pour une ligne de commande qui n'est pas réitérée de façon fréquente ou régulière.
      Quand une ligne de commande attend plusieurs exemplaires, la ligne de commande n'est pas reçue entièrement tant que tous les exemplaires n'ont pas été reçus. Si les exemplaires restants ne sont pas reçus pour diverses raisons, supprimez les exemplaires de la ligne de commande et de l'inventaire puis re-réceptionnez les exemplaires reçus précédemment.
    • Récurrent – Concerne la réception de matériel pour une ligne de commande, réitérée de façon régulière. Le matériel doit être connecté à une collection existante et peut représenter des magazines, des périodiques, etc. Pour gérer la réception de périodiques plus facilement, voir Mettre en place des modèles de prédiction pour créer automatiquement des exemplaires périodiques.
      Pour des informations sur la gestion d'exemplaires soumis à des intervalles de réception différents, voir l'explication sur le mode d'acquisition technique dans Modes d'acquisition.
    • Ordre permanent – Concerne la réception de matériel pour une ligne de commande, délivrée selon les besoins, de façon peu fréquente ou irrégulière. Par exemple, une ligne de commande d'un ordre permanent est utilisée pour acheter tous les livres imprimés d'un auteur particulier lorsque ceux-ci sont publiés, ou lorsqu'une série de livres est publiée, mais pas nécessairement régulièrement. Les collections pour ce type de lignes de commande sont mises à jour à la réception du matériel.
      Lorsque vous recevez le matériel d'un ordre permanent, veuillez noter ce qui suit :
      • Lorsque vous recevez une ordre permanent relatif à du matériel non monographique, plusieurs exemplaires peuvent être associés à une seule collection, comme c'est le cas avec les matériels de type récurrent.
      • À la réception d'un ordre permanent relatif à du matériel monographique, un flux de travail unique est lancé (voir l'étape 5 dans la procédure Réceptionner un nouveau matériel physique, ci-dessous). Le flux de travail de réception standard, qui s'opère sur la page Recevoir un nouveau matériel, n'est pas lancé.
    Pour plus d'informations à propos de ces statuts, voir Réceptionner du matériel.
    Avant de réceptionner du matériel physique, vous devez vous assurer que vous êtes dans le Département de réception approprié ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    Pour réceptionner un nouveau matériel physique :
    1. Sur la page Recevoir un nouveau matériel (Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner), dans la zone Rechercher des lignes de commande à réceptionner, recherchez la ligne de commande que vous voulez recevoir.
      Page Recevoir un nouveau matériel
      Page Recevoir un nouveau matériel
      Utilisez les champs de recherche décrits dans le tableau suivant :
      Rechercher des lignes de commande pour les champs de réception
      Champ Description
      Statut Le statut des lignes de commande (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur).
      Les exemplaires avec le statut En transit gardent leur statut jusqu'à ce qu'ils soient scannés à leur localisation cible. Si la localisation de l'exemplaire est sur les rayons de la bibliothèque, l'exemplaire garde sont statut jusqu'à ce qu'il soit scanné au bureau de prêt principal.
      Vous pouvez recevoir des exemplaires pour des lignes de commande dont le statut est Clôturé, par exemple dans le cas d'abonnements à un magazine qui sont réglés en totalité mais pour lesquels le dernier fascicule n'a pas été encore reçu.
      La valeur par défaut est la valeur de la recherche la plus récente de l'utilisateur.
      Localiser La méthode à utiliser (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur). Vous pouvez sélectionner :
      • Contenu entier de la commande – Rechercher les lignes de commande qui sont emballées dans la même commande que les lignes de commande qui correspondent aux critères de recherche
      • Lignes de commande – Rechercher les lignes de commande qui correspondent aux critères de recherche (par défaut)
      Fournisseur Le fournisseur dont vous vous attendez à recevoir le matériel.
      La liste affichée contient seulement les fournisseurs à qui l'on a attribué le rôle de Fournisseur de matériel/Agent d'abonnement.
      Rechercher Toute donnée spécifique que vous voulez inclure dans la recherche.
      Dans Les champs dans lesquels vous voulez faire une recherche.
      Quand vous recherchez un numéro de facture, sélectionnez Numéro de facture à la place de Tout.
      Commandes avec demandes de lecteur Filtre les résultats de recherche aux exemplaires qui ont des demandes de lecteurs.
      Cette option s'affiche seulement pour les commandes ponctuelles.
      Commandes avec utilisateurs intéressés Filtre les résultats de recherche pour ne garder que les exemplaires qui possèdent des utilisateurs intéressés. Une fois la recherche terminée, les exemplaires possédant des utilisateurs intéressés sont indiqués dans la table par une une coche jaune dans la colonne Utilisateurs intéressés.
      Apprenez comment ajouter des utilisateurs intéressés à une ligne de commande dans la vidéo Améliorations concernant les utilisateurs intéressés (3:58 mins).
      Prêt à mettre en rayon Si aucun traitement supplémentaire n'est nécessaire concernant le matériel et qu'il peut être envoyé à la bibliothèque.
      Scanner le code-barres de l'exemplaire Scanne le code-barres de l'exemplaire. En cliquant dessus, la page Recherche dans le répertoire s'ouvre, vous pouvez rechercher un exemplaire, le sélectionner, et cliquer sur Sélectionner afin de l'ajouter au champ Scanner le code-barres de l'exemplaire.
      Ce champ apparaît seulement lorsque l'option Prêt à mettre en rayon est sélectionnée.
      Si vous avez un RFID installé et une connexion RFID active comme indiqué par l'icône de connexion (Page Recevoir un nouveau matériel), le bouton de lecture RFID apparaît à côté de la case Scanner le code-barres de l'exemplaire. Cliquez sur le bouton de lecture RFID pour lire le code-barres de l'exemplaire lorsqu'il est placé sur la machine RFID.
      Page Recevoir un nouveau matériel
      Pour plus d'informations à propos du RFID, voir Support RFID.
      La section Liste des lignes de commande en attente de réception est remplie avec les exemplaires qui correspondent à vos critères de recherche.
      Page Recevoir un nouveau matériel
      Page Recevoir un nouveau matériel – Onglet Ponctuel
      • Les résultats de recherche apparaissent seulement dans l'onglet qui a été sélectionné au moment de la recherche.
      • Vous pouvez cliquer sur les cases à cocher dans la colonne Notes ou Utilisateurs intéressés afin d'afficher les onglets Notes ou Utilisateurs intéressés relatifs à la ligne de commande (voir la vidéo Accéder aux notes pendant la réception (1:47 min).
      • Les lignes de commande qui sont pleinement reçues et qui ne requièrent pas de tâche supplémentaire à effectuer (sur la page Gestion des exemplaires) ne sont pas affichées.
      Le tableau Liste des lignes de commande en attente de réception est identique dans l'onglet Récurrent et dans l'onglet Ponctuel, avec cependant les exceptions suivantes dans l'onglet Récurrent :
      • Il n'y a pas de case à cocher devant les numéros de la ligne de commande.
      • Il n'y a pas de colonne Exemplaires réceptionnés.
      • Cliquez sur Actions afin de :
        • Gérer les exemplaires – Consultez les détails de la ligne de commande et gérez chacun des exemplaire de celle-ci. Par exemple, vous pouvez configurer ce qui advient aux exemplaires après leur réception, marquer un exemplaire comme reçu ou modifier la localisation permanente de l'un des exemplaires. Voir les étapes 3a ou 4a, ci-dessous.
        • Réceptionner – Spécifiez les exemplaires de la ligne de commande qui ont été réceptionnés
        • Imprimer la liste des utilisateurs intéressés – Imprimez la liste des utilisateurs intéressés pour la ligne de commande. Cette option apparaît seulement si la ligne de commande a des utilisateurs intéressés (il y a une case à cocher dans la colonne Utilisateurs intéressés).
    2. Dans la section Paramètres de réception :
      1. La Date de réception est définie à la date du jour. Si vous voulez changer la date, cliquez sur la case Date de réception et sélectionnez la date requise via la fenêtre Calendrier.
      2. Sélectionnez Garder dans le département pour indiquer que des traitements supplémentaires sont requis avant que le matériel soit disponible dans la bibliothèque. Quand cette option est sélectionnée, un traitement interne des Services techniques d'acquisition est créé (le type de traitement interne par défaut), et le champ Étape Suivante apparaît.
      Dans le champ Étape suivante, sélectionnez la prochaine étape de la ligne de commande après qu'elle ait été réceptionnée. Les options disponibles sont les statuts configurés pour le traitement interne des Services techniques d'acquisition, qui sont par défaut :
      • Traitement physique
      • Catalogage d'exemplaire
      • Stockage temporaire
      Ces exemplaires sont visibles sur la page Exemplaires en cours de traitement, en utilisant le module des Acquisitions (Acquisitions > Traitement après réception > Exemplaires dans le Département de réception) ou le module Services aux usagers (Services aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement). Vous pouvez aussi voir cette page en sélectionnant la tâche Demandes de numérisation - autorisation dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la Liste de tâches).
      Si l'option Garder dans le département n'est pas sélectionnée, il faut que l'exemplaire soit scanné à un bureau de prêt avant de pouvoir être mis en rayon à la bibliothèque (voir Scanner les exemplaires).
      • Si l'option Garder dans le département n'est pas sélectionnée, les utilisateurs intéressés sont notifiés lorsque l'exemplaire est réceptionné.
      • Si l'option Garder dans le département est sélectionnée, les utilisateurs intéressés (voir les informations à propos de l'onglet Utilisateurs intéressés dans la procédure Créer une ligne de commande dans la section Créer une ligne de commande manuellement) reçoivent une notification par email dans les cas suivants :
        • Après que l'option Étape suivante (telle que le traitement physique ou le catalogage d'exemplaire) est terminée et que l'exemplaire quitte le département.
        • Quand vous sélectionnez Actions > Valider pour du matériel récurrent sur la page Exemplaires en cours de traitement (voir Gérer les tâches du département de réception).
    3. Pour travailler avec une commande ponctuelle de matériel :
      1. Cliquez sur Gérer les exemplaires pour consulter les détails d'une ligne de commande (si des utilisateurs sont intéressés par l'exemplaire, sélectionnez Actions > Gérer les exemplaires). La page Liste des exemplaires reçus s'ouvre.
        Page Liste des exemplaires reçus
        Page Liste des exemplaires reçus
        Afin de modifier l'inventaire d'un exemplaire d'une ligne de commande, cliquez sur Modifier l'inventaire d'un exemplaire pour l'exemplaire de la ligne de commande en question. La page de l'Éditeur d'exemplaire physique s'ouvre, vous pouvez modifier les détails de l'exemplaire si besoin et ensuite cliquer sur Enregistrer. Pour une description des champs sur la page Éditeur d'exemplaire physique, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire et la table Champs des détails des nouveaux exemplaires ci-dessous. Par exemple, vous pouvez modifier la localisation détentrice de l'un des exemplaires. Cliquez sur Retour pour revenir à la page Recevoir un nouveau matériel.
      2. Cochez les cases des lignes de commande que vous voulez réceptionner puis cliquez sur Réceptionner. (Si l'exemplaire est concerné par des avertissements, une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre ; un administrateur peut configurer les validations ; voir Configurer la validation des exemplaires dans le département de réception. Cliquez sur Confirmer. Un message apparaît en haut de la page, indiquant le statut du traitement.
        Seules les cases des lignes de commande qui peuvent être reçues sont actives. Toutes les autres cases sont indisponibles.
        Si vous avez sélectionné Garder dans le département dans la section Paramètres de réception, un message apparaît en haut de la page confirmant que d'autres opérations doivent être faites avant que le matériel puisse être disponible à la bibliothèque.
      3. Concernant les exemplaires de la ligne de commande réceptionnés dans les étapes du traitement, cliquez sur Actions et sélectionnez une option parmi les suivantes :
        • Modifier un exemplaire d'inventaire
        • Écrire au RFID
          Pour des localisations disposant de la technologie RFID et d'une connexion RFID active comme indiqué par l'icône de connexion (), l'option supplémentaire Écrire au RFID s'affiche.
          Page Liste des exemplaires reçus - Écrire au RFID
          Lorsque vous sélectionnez Actions > Écrire au RFID, les informations sont écrites au RFID. Pour plus d'informations, voir Support RFID.
        • Effectué
        • Envoyer au stockage temporaire
        • Envoyer vers le catalogage d'exemplaire
        • Envoyer vers le traitement physique
        • Imprimer l'avis – Un avis est imprimé grâce à l'imprimante du département et envoyé par email à l'utilisateur configuré (voir Configurer les emails autorisés). Les notes contenues dans une ligne de commande, ainsi que les notes qui ont été configurées via l'option de configuration Recevoir une lettre de notification d'avis (voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres) sont envoyées avec l'avis d'impression.
          Un exemple d'avis d'impression envoyé à l'utilisateur configuré est affiché sur l'image suivante :
          Exemple d'avis d'impression
          Vous devez appartenir à un département d'acquisition ou de réception afin que l'option d'avis d'impression soit disponible.
        • Non-Recevoir – Retire le statut réceptionné d'un exemplaire s'il a été marqué comme ayant été réceptionné par erreur. Voir Réceptionner du matériel.
          Pour pouvoir ne pas recevoir un exemplaire, les conditions suivantes doivent être remplies :
          • L'exemplaire doit avoir été reçu
          • L'exemplaire doit encore être dans le département de réception
          • Il n'y a pas de demande d'un lecteur ou d'une bibliothèque concernant l'exemplaire
      Pour plus d'informations sur ces options, voir Traitement après réception.
    4. Pour travailler avec du matériel récurrent :
      1. Sélectionnez Actions > Gérer les exemplaires pour consulter les détails d'une ligne de commande. La page Liste des exemplaires reçus s'ouvre.
        Liste des exemplaires reçus
        • Si la date de réception prévue d'un exemplaire est passée, que l'exemplaire n'a pas été reçu et que la ligne de commande n'est pas encore dans les réclamations, le bouton Réclamation d'exemplaires manquants s'affiche. Cliquez sur le bouton Réclamation d'exemplaires manquants pour déplacer la ligne de commande dans les réclamations. La ligne de commande est déplacée sur la page Réclamations et le bouton Réclamation d'exemplaires manquants disparaît.
        • Cliquez sur Rapport des problèmes analytiques pour consulter le rapport Problèmes des exemplaires manquants concernant les exemplaires non reçus pour cette ligne de commande. Dans ce rapport, cliquez sur Ouvrir dans une nouvelle fenêtre pour l'ouvrir dans un nouvel onglet, sur Étendre pour l'ouvrir dans Analytiques et modifier ses paramètres, ou sur Fermer pour fermer le rapport.
          Rapport Problèmes des exemplaires manquants
        Pour plus d'informations sur la configuration des routines de tri, voir Configurer les routines de tri de l'exemplaire physique.
        Afin de modifier l'inventaire d'un exemplaire d'une ligne de commande, cliquez sur Modifier pour l'exemplaire de la ligne de commande en question. La page de l'Éditeur d'exemplaire physique s'ouvre, vous pouvez modifier les détails de l'exemplaire si besoin et ensuite cliquer sur Enregistrer. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire. Cliquez sur Retour pour revenir à la page Recevoir un nouveau matériel.
        Pour consulter les informations sur les fonds, ouvrez la section Informations sur les fonds. Pour plus de détails sur la consultation des informations sur les fonds, voir Consulter les informations de collection plus bas.
      2. Choisir Actions > Réceptionner pour une commande afin d'afficher la page Recevoir les nouveaux exemplaires.
        Page Recevoir les nouveaux exemplaires
        La page Recevoir les nouveaux exemplaires liste les détails des exemplaires reçus et vous permet de saisir des détails pour un nouvel exemplaire si besoin. Tous les détails sur les exemplaires sont listés dans la section Exemplaires arrivés en bas de page.
        Vous pouvez également accéder à la page des exemplaires reçus en cliquant sur Recevoir nouveaux exemplaires dans la page des exemplaires reçus.
      3. Dans la section Paramètres de réception :
        • La Date de réception s'initialise à la date d'aujourd'hui. Pour changer la date, cliquez dans la case Date de réception et sélectionnez la date voulue dans la fenêtre popup Calendrier.
        • Sélectionnez Garder dans le département pour indiquer que des traitements supplémentaires sont requis avant que le matériel soit disponible dans la bibliothèque. Quand cette option est sélectionnée, le champ Étape suivante apparaît.
        Dans le champ Étape suivante, sélectionnez la prochaine étape de la ligne de commande spécifiée après sa réception. Les options disponibles sont Traitement physique, Catalogage d'exemplaires et Stockage temporaire.
      4. Dans la section Détails des nouveaux exemplaires, saisissez les détails de catalogage pour le nouvel exemplaire dans les champs Énumération et Chronologie comme demandé.
        Le tableau suivant montre des valeurs possibles pour les champs Énumération et Chronologie.
        Champs des détails des nouveaux exemplaires
        Champ Valeur
        Énumération A Vol. 1
        Énumération B Qtr. 2
        Énumération C Partie 1
        Chronologie I 2012
        Chronologie J Avril
        Chronologie K 1
        Après avoir saisi ces valeurs, cliquez sur Générer pour créer une description dans le champ Description en utilisant les valeurs sélectionnées, comme ceci :
        Vol. 1 Qtr. 2 Partie 1 2012 Avril 1
        • Si la valeur du champ Description est vide, l'exemplaire est traité comme une monographie. Si une valeur est définie pour le champ Description, l'exemplaire est traité comme un périodique.
        • Le champ Énumération A ou Chronologie I ne doit pas être vide.
        • Les valeurs de chacun des champs Énumération apparaissent avant les valeurs des champs Chronologie.
        • Pour simplifier le remplissage des informations des champs Énumération et Chronologie, vous pouvez créer un modèle de description. Pour plus d'informations, voir Configurer des modèles de description.
        Les valeurs correspondant à l'exemplaire reçu en dernier apparaissent dans la section Détails du dernier exemplaire reçu. Cliquez sur Dupliquer pour déplacer automatiquement ces valeurs dans leurs champs respectifs dans la section Détails des nouveaux exemplaires.
      5. Choisissez Créer et recevoir dans la liste OK, puis cliquez sur OK.
        Si vous avez sélectionné Garder dans le département dans la section Paramètres de réception, un message apparaît en haut de la page confirmant que d'autres opérations doivent être faites avant que le matériel puisse être disponible à la bibliothèque. Le nouvel exemplaire passe alors à l'Étape suivante de la liste déroulante. Pour plus d'informations, voir Traitement après réception.
        Autrement, vous pouvez choisir Réceptionner et attribuer les codes-barres pour définir les codes-barres des exemplaires que vous réceptionnez. La boîte de dialogue Attribuer les codes-barres s'ouvre là où vous devez saisir des codes-barres pour les exemplaires. Cliquez ensuite sur Soumettre. Se reporter à la section Scanner les exemplaires ou à la description Scanner le code-barres de l'exemplaire dans la table Rechercher des lignes de commande pour les champs de réception plus haut pour plus d'informations sur le scan des codes-barres.
        Boite de dialogue Attribuer des codes-barres
    5. Pour travailler sur un ordre permanent de matériel monographique :
      1. Dans la fenêtre popup Choisir un type de collections (Gestion des ressources > Créer l'inventaire > Ajouter un exemplaire physique), sélectionnez Nouveau dans le champ Choisir un type de collections.
        Fenêtre popup Choisir un type de collections
      2. Sélectionnez soit un livre soit un article dans le champ Type de référence, puis cliquez sur Sélectionner. La page Catalogage rapide s'ouvre.
        Page Catalogage rapide
      3. Configurez les informations sur la ressource et l'exemplaire (voir Ajouter un nouveau livre ou article de périodique pour plus d'informations), puis cliquez sur Enregistrer. La page Recherche dans le répertoire s'ouvre et affiche les nouveaux exemplaires créés dans le répertoire.
      4. Cliquez sur Collections pour consulter une liste des réservations associées à l'exemplaire et sélectionnez Actions > Consulter les exemplaires pour voir les nouveaux exemplaires créés.
      5. Sélectionnez Actions > Modifier dans l'Éditeur d'exemplaire physique. Dans le champ Ligne de commande, choisissez la ligne de commande correspondant à un ordre permanent de monographie pour la lier à cet exemplaire.
      6. Sur la page Recherche dans le répertoire, cliquez sur Exemplaires pour voir une liste des exemplaires associés à la ressource. La page Liste des exemplaires s'ouvre.
        Page Liste des exemplaires
      7. Sélectionnez Actions > Modifier pour l'exemplaire ajouté en dernier. L'onglet Informations générales de l'Éditeur d'exemplaire physique s'ouvre ; il permet de modifier les paramètres de l'exemplaire.
        Page Éditeur d'exemplaire physique – Onglet Informations générales
        L'exemplaire lié apparaît dans le champ Ligne de commande de collection. Lorsqu'aucun exemplaire n'est lié, ce champ apparaît comme un champ Ligne de commande, dans lequel vous pouvez rechercher les commandes ponctuelles à associer à l'exemplaire.
      8. Cliquez dans le champ Date de réception et sélectionnez une date de réception dans le calendrier pour noter l'exemplaire comme reçu.
      9. Modifiez tout autre champ selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer. La page Liste des exemplaires reçus s'affiche pour la ligne de commande correspondante.

    Consulter les informations sur les fonds

    Vous pouvez consulter les informations sur les fonds pour les lignes de commande récurrentes en sélectionnant les exemplaires reçus sur la page Liste des exemplaires reçus. Pour activer la consultation des informations sur les fonds, assurez-vous que le paramètre view_holding_in_receiving est défini sur vrai dans configuration des acquisitions (voir Configurer d'autres paramètres).
    Assurez-vous d'être dans le département des Acquisitions ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    Pour consulter les informations sur les fonds lorsque vous travaillez avec un matériel récurrent :
    1. Sur la page Recevoir un nouveau matériel (Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner), cliquez sur l'onglet Récurrent.
      Page Recevoir un nouveau matériel – Onglet récurrent
    2. Localisez une ligne de commande qui présente une valeur dans le champ Localisations et sélectionnez Actions > Gérer les exemplaires. La page Liste des exemplaires reçus s'ouvre.
    3. Ouvrez la section Informations sur les fonds.
      Section Collections sur la page Liste des exemplaires reçus
      Les informations de métadonnées sur les fonds apparaissent dans cette section.
    4. Vous pouvez cliquer sur Modifier les collections pour ouvrir l'Éditeur de métadonnées et pouvoir modifier les collections (voir Gestion des métadonnées).
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