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    Approuver et envoyer des commandes

    Traduisible
    Pour approuver et envoyer des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des achats
    Si les règles d'autorisation pré-configurées par Ex Libris nécessitent une autorisation manuelle pour les lignes de commande, une ligne de commande est envoyée pour autorisation manuelle lorsque les critères spécifiés sont réunis. Vous approuvez ou rejetez les lignes de commande sur la page Approuver les commandes (Acquisitions > Commande > Approuver). Vous pouvez aussi accéder à cette page en cliquant sur la tâche Commandes - autorisation dans la liste des tâches du menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistents).
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    Validation manuelle dans le Flux de travail d'achat
    Pour approuver et envoyer des commandes manuellement :
    1. Sur la page Approuver les commandes, cochez la case à gauche de chaque commande que vous voulez approuver et envoyer au fournisseur en question. La page Approuver les commandes affiche pour chaque commande les colonnes suivantes :
      • Commande n°
      • Statut
      • Date - La date à laquelle la ligne de commande a reçu son statut.
      • Fournisseur
      • Unité d'organisation
      • Prix total
      • Nombre de lignes
    2. Pour consulter une information concernant une commande, sélectionnez Actions > Consulter. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre et affiche les informations concernant la commande. Les champs de cette page ne peuvent être modifiés.
    3. Éventuellement, sélectionnez Actions > Modifier pour une commande afin d'ouvrir la page Résumé de commande et modifiez les informations suivantes :
      • Fournisseur supplémentaire, facturation, et information d'expédition
        Les méthodes d'expédition disponibles sont configurés par une table de code. Voir Configurer les méthodes d'expédition.
      • Une liste de chaque ligne de commande comprise dans la commande
      • Pièces jointes à la commande
      • Notes concernant la commande
    4. Sélectionnez Approuver et envoyer dans la liste déroulante OK puis cliquez sur OK pour approuver et envoyer les commandes sélectionnées.
      Vous pouvez approuver et envoyer des commandes individuelles en sélectionnant Actions > Approuver et envoyer pour une commande spécifique. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de cocher les cases de ces commandes.
      Les commandes validées sont envoyées au fournisseur en question en tant que pièces jointes d'un email. Vous pouvez voir la pièce jointe dans l'onglet Pièces jointes de la commande.
      Après avoir envoyé une ligne de commande, la date d'activation prévue de la ressource associée est mise à jour par rapport à la date d'activation prévue de la ligne de commande.

    Renvoyer les lignes de commande

    Pour les lignes de commande qui n'ont pas été annulées et dont le mode d'acquisition est Achat, vous pouvez renvoyer la ligne de commande au fournisseur en cliquant sur Renvoyer la commande pour la ligne de commande envoyée. Cette option est utile quand la commande a bien été envoyée par Alma, mais qu'elle n'a pas été correctement reçue ou a été perdue pour des raisons techniques du côté du fournisseur.
    Si Alma n'a pas pu envoyer une commande, la commande apparaît dans Commandes sur la page Révision avec une alerte. Pour renvoyer la commande, modifiez la commande et cliquez sur Enregistrer et continuer. Voir Réviser des lignes de commande.
    Pour de plus amples détails sur le renvoi d'une commande, voir la vidéo Renvoyer une commande (1:50 min).

    Supprimer des lignes de commande

    Pour supprimer une commande, sélectionnez Actions > Supprimer une commande, puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre popup de confirmation.
    Dans le cas où vous voulez supprimer une commande, voir Supprimer des commandes.
    Vous pouvez aussi supprimer une commande via le menu principal en sélectionnant Acquisitions > Commande > Supprimer une commande.
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