Emballer une ligne de commande dans une commande
Pour emballer des lignes de commande, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Opérateur des achats
- Gestionnaire des achats
Le paquetage des lignes de commande consiste à créer la commande qui sera envoyée au fournisseur.
Si l'option Emballage manuel a été attribuée lors de la création de la ligne de commande (dans la section Informations supplémentaires en bas de l'onglet Résumé de la ligne de commande – voir Créer des lignes de commande), les lignes de commande doivent être emballées manuellement dans les commandes. Dans le cas contraire, les lignes de commande sont automatiquement emballées dans une seule commande si le traitement Emballer des lignes de commande est activé (voir Configurer le traitement Emballer des lignes de commande) et si toutes les propriétés suivantes correspondent :
- Compte du fournisseur
- Propriétaire
- Devise
- Récurrence – Ponctuel/Récurrent
- Mode d'acquisition
- Type de source
- Fonds (si le paramètre po_packed_by_fund dans la section Configuration des acquisitions > Menu de configuration > Général > Autres paramètres est défini sur vrai)
Si la ligne de commande est associée à plus d'un fonds, une erreur est générée et la ligne de commande doit être emballée manuellement.
Emballage dans le Flux de travail d'achat
Vous gérez les lignes de commande qui requièrent un emballage manuel sur la page Sélectionner une ligne de commande (Acquisitions > Commande > Emballer). Vous pouvez aussi accéder à cette page en cliquant sur la tâche Lignes de commande - paquetage dans la liste des tâches du menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistents).
Cliquez sur l'un des boutons suivants sous une ligne de commande pour procéder à leurs actions :
- Modifier – Modifie la ligne de commande. Voir Modifier les informations sur la ligne de commande.
- Créer une nouvelle commande – Emballe la ligne de commande dans sa propre commande. La commande est envoyée à la validation (voir Approuver et envoyer des commandes).
- Commander maintenant – Envoie la ligne de commande au fournisseur sans attendre la validation (voir Approuver et envoyer des commandes). Vous recevez un message (Lettre Commander maintenant) après l'envoi de la commande pour traitement. Pour plus d'informations sur la Lettre Commander maintenant, voir Configurer des lettres Alma.
- Reporter – Reporte la ligne de commande. Voir Reporter des lignes de commande.
- Relier – Relie la ligne de commande. Voir Relier des lignes de commande.
- Changer la référence Bib – Change la référence bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
- Annuler – Annule la ligne de commande. Voir Annuler des lignes de commande.
- Supprimer – Supprime la ligne de commande. Voir Supprimer des lignes de commande.
Pour emballer manuellement des lignes de commande dans une commande :
- Sur la page Sélectionner une ligne de commande (Acquisitions > Commande > Emballer), cochez la case à gauche de chaque ligne de commande que vous voulez inclure dans la commande.
- Il est possible de sélectionner des lignes de commande sur des pages différentes. Le nombre de lignes de commande sélectionnées apparaît en haut de la page.
- Des lignes de commande peuvent être incluses dans la même commande si elles sont destinées à la même bibliothèque, si elles ont un fournisseur commun et une devise commune, si elles partagent le même schéma de commande (Ponctuel/Récurrent) et si elles partagent le même mode d'acquisition et type de source.
- Cliquez sur Créer une nouvelle commande. Les lignes de commande sélectionnées sont emballées dans une commande et celle-ci est envoyée à la validation (voir Approuver et envoyer des commandes).
Réviser des lignes de commande
Pour réviser des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :
- Opérateur des achats
Une commande est envoyée en révision si des informations obligatoires sont invalides ou manquantes lorsque la commande est créée. Après avoir corrigé ou ajouté les informations obligatoires, la commande est emballée et déplacée à l'étape Approuver et envoyer du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).
Vous pouvez réviser des lignes de commande sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser). Vous pouvez aussi accéder à cette page en cliquant sur la tâche Commandes - révision dans la liste des tâches du menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistents).
Pour réviser des commandes :
- Sur la page Commandes en révision, sélectionnez Modifier pour la ligne de commande que vous voulez réviser. La page Résumé de commande s'ouvre.
Page Résumé de commande - Modifiez les champs sur la page, si nécessaire. Les champs obligatoires sont annotés d'un astérisque et doivent être remplis avant que la commande puisse passer à l'étape suivante dans le flux de travail.
- Cliquez sur l'un des boutons suivants :
- Enregistrer – La commande est enregistrée. Utilisez cette option si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat.
- Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez modifiées sont enregistrées, la commande est emballée, et passe ensuite à l'étape de validation et d'envoi du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).
Quand vous enregistrez une ligne de commande, la date de réception prévue des exemplaires associés à la ligne de commande est mise à jour.
Pour consulter des commandes :
Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Actions > Consulter pour la commande que vous voulez consulter. La page Résumé de commande s'ouvre. Les champs sur cette page ne peuvent être modifiés.
- Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Actions > Modifier pour la commande en question. La page Résumé de commande s'ouvre.
- Dans l'onglet Liste des lignes de commande, localisez le champ Sélectionner une ligne de commande, cliquez sur l'icône Rechercher
et sélectionnez la ligne de commande qui doit être ajoutée à la commande. Notez que seules les lignes de commande qui sont disponibles pour l'emballage manuel apparaissent dans cette liste ; voir le tableau Champs de l'onglet Résumé dans la section Créer une ligne de commande manuellement. - Cliquez sur Ajouter une ligne de commande. La ligne de commande est ajoutée à la commande.
Pour supprimer des commandes :
- Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Actions > Supprimer la commande. La fenêtre de confirmation s'ouvre.
- Cliquez sur Confirmer pour supprimer la commande.
Vous pouvez aussi supprimer une commande via le menu principal en sélectionnant Acquisitions > Commande > Supprimer la commande (voir Supprimer des commandes).