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    Demandes d'achat d'un lecteur

    Traduisible
    Les rôles suivants sont requis pour exécuter les tâches relatives à la demande d'achat d'un lecteur :
    • Créer une demande à partir de Alma/Primo : N'importe quel rôle
    • Créer une demande à partir d'une liste de lecture : Opérateur/Gestionnaire des réserves de cours (le support d'Ex Libris doit ajouter le droit Soumettre une demande d'achat à ces rôles)
    • Gérer des demandes : Sélectionneur
    • Supprimer des demandes refusées : Sélectionneur + Sélectionneur – Étendu
    Les demandes d'achat permettent aux bibliothécaires utilisant Alma et aux lecteurs utilisant Primo de demander à ce qu'une bibliothèque achète un exemplaire. Le demandeur peut poser une demande d'achat pour n'importe quelle raison, par exemple : la bibliothèque n'a pas de copie (il n'y a pas de notice bibliographique, ou il existe une notice bibliographique mais pas d'inventaire), ou la bibliothèque n'a pas suffisamment de copies ou le bon format ou la bonne édition, ou bien la copie existante est endommagée. Le demandeur (ou un bibliothécaire au nom du demandeur) inscrit autant de détails que possible par rapport à l'exemplaire demandé, puis envoie sa demande en révision à Alma.
    Un utilisateur d'Alma dont le rôle est Sélectionneur (Sélectionneurs) peut consulter la liste des demandes et les attribuer aux utilisateurs. Les sélectionneurs peuvent modifier une demande, envoyer un email au demandeur pour obtenir plus d'informations sur l'exemplaire et approuver/rejeter une demande. Les demandes approuvées deviennent des lignes de commande.
    Pour prendre en charge cette fonctionnalité, deux lettres sont utilisées :
    • Lettre de statut de demande d'achat – Envoyée au demandeur lorsque la demande est approuvée ou rejetée.
    • Requête au demandeur – Envoyée au demandeur lorsque le bibliothécaire souhaite obtenir davantage d'informations.
    Les notices bibliographiques créées via des demandes d'achat d'un lecteur utilisent le modèle bibliographique Par défaut (voir Travailler avec des modèles) et sont sujets aux processus de normalisation (voir Travailler avec des processus de normalisation ).
    Pour plus d'informations, voir la vidéo Demandes d'achat d'un lecteur (3:46 mins). Voir aussi la présentation demande d'achat d'un lecteur [PPT].
    Les demandes d'achat sont un service proposé par Alma pour Primo. Comme tous les autres services, il peut être masqué pour des groupes utilisateur à l'aide des règles logiques d'affichage d'Alma. Ce service est par défaut initialement caché des utilisateurs via la règle Cacher le service Demande d'achat.
    Lien Demande d'achat d'un lecteur dans Primo
    • Pour activer ce service à tous les utilisateurs de Primo, supprimez cette règle.
    • Pour masquer ce service uniquement à des groupes spécifiques, supprimez cette règle, puis ajoutez une (des) autre(s) règle(s) pour cacher ce service aux groupes concernés.
    • Vous pouvez également configurer les étiquettes utilisées pour cette fonctionnalité.
    • Pour créer un lien direct vers le formulaire de demande d'achat de Primo, voir Lien direct vers le formulaire de demande d'achat d'un lecteur.
    Pour plus d'informations sur la configuration des règles logiques d'affichage et des étiquettes, voir Logique d'affichage de l'interface de recherche.

    Créer une demande

    Un lecteur peut créer une demande d'achat dans Primo. Celle-ci est ensuite soumise à Alma avec le statut En révision. Une notice bibliographique abrégée est créée pour l'exemplaire demandé, si nécessaire.
    Vous pouvez également créer une demande d'achat au nom d'un autre utilisateur dans Alma. Ceci est possible :
    • Lors de la gestion des citations dans une liste de lecture (voir Gérer des citations), si le droit Soumettre une demande d'achat a été ajouté par le support d'Ex Libris aux rôles Opérateur/Gestionnaire des réserves de cours.
    • Sur la page Demande d'achat (voir ci-dessous).
    Pour créer une demande d'achat sur la page Demande d'achat :
    1. Sur la page Demande d'achat (Acquisitions > Demandes d'achat > Créer une demande d'achat), remplissez autant d'informations que possible sur l'exemplaire demandé.
      Alma : Page Demande d'achat
      Pour une description des champs de la section Informations sur la ressource, voir Ajouter un nouveau livre ou article de périodique). Les champs de la section Attributs de la demande sont les suivants :
      • Format demandé – Indique si l'exemplaire doit être acheté au format physique ou électronique.
      • Demandeur – L'utilisateur qui a fait la demande.
      • Statut de la demande – Le status de la demande, qui est toujours En révision.
      • Bibliothèque propriétaire – La bibliothèque qui doit recevoir l'exemplaire.
      • Coût estimé – Un coût estimé de l'exemplaire, en fonction de la devise.
      • Fonds – Le fonds à partir duquel acheter l'exemplaire. Ces champs ne sont actifs qu'après sélection d'une bibliothèque.
      • Fournisseur/Compte – Le fournisseur et son compte à partir duquel acheter l'exemplaire.
      • Approuvé par – Ce champ est vide initialement. Plus tard, il contiendra le nom de l'utilisateur ayant approuvé l'exemplaire, s'il existe.
      • Note du demandeur – Toute note à envoyer à l'utilisateur qui approuvera ou rejettera la demande.
      • Motif de rejet – Ce champ est vide initialement. Plus tard, il contiendra le motif de rejet de la demande, s'il existe.
      Les champs Titre,ISBN/ISSN et Demandeur sont obligatoires.
      Au lieu de saisir les informations manuellement, vous pouvez cliquer sur Localiser, faire une recherche et sélectionner un exemplaire dans le répertoire, puis cliquer sur Sélectionner. Les informations concernant l'exemplaire seront alors pré-remplies dans les champs de la page.
    2. (Lors de la modification d'une demande uniquement) Si vous indiquez une Bibliothèque, vous pouvez ajouter des localisations et le nombre de copies demandées pour chaque localisation dans la section Ajout rapide. Si vous ne mentionnez aucune quantité ni localisation, Alma suppose que vous souhaitez une copie dans la localisation des Acquisitions par défaut.
    3. Ajoutez une note dans l'onglet Notes si besoin.
    4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
      La demande est soumise avec le statut En révision. Une notice bibliographique abrégée est créée pour l'exemplaire demandé, si nécessaire.

    Gérer les demandes d'achat d'un lecteur

    Consulter les demandes d'achat en attente

    Pour consulter les demandes d'achat en attente, sélectionnez Acquisitions > Demandes d'achat > Gérer les demandes d'achat dans le Menu principal d'Alma. Vous pouvez également sélectionner l'une des tâches suivantes dans la Liste des tâches du menu permanent, si des demandes ne sont pas attribuées ou si certaines vous sont attribuées :
    • Demandes d'achat - attribuées à vous
    • Demandes d'achat - non attribuées
    Page Gérer les demandes d'achat
    Utilisez les onglets pour voir les demandes qui vous sont attribuées ou à d'autres, ou pour consulter les demandes non attribuées. Utilisez les facettes et l'outil Rechercher pour filtrer la liste des demandes sur cette page.
    Pour plus d'informations sur la recherche en utilisant des caractères spéciaux/signes diacritiques, voir Recherche de caractères spéciaux.
    Pour voir plus de détails sur l'exemplaire demandé :
    • Cliquez sur le titre demandé pour consulter la demande sur la page Vue simple MARC.
    • Dans les onglets Non attribué ou Attribué à d'autres, cliquez sur Consulter sous une demande pour en consulter les détails. Le lien Consulter ne s'affiche que dans l'onglet Non attribué si la demande a été commandée ou rejetée.

    Attribuer une demande d'achat d'un lecteur

    Vous pouvez attribuer une demande d'achat d'un lecteur à un utilisateur ou débloquer une assignation. L'utilisateur auquel la demande a été attribuée doit approuver ou rejeter la demande.
    Pour attribuer des demandes à un utilisateur :
    1. Cliquez sur Attribuer sous la demande. Une boîte de dialogue apparaît.
      Boite de dialogue Attribuer à
    2. Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer la demande. Seuls les utilisateurs ayant un rôle compatible apparaissent dans la liste déroulante.
    3. Vous pouvez ajouter une note (facultatif) et choisir si vous voulez envoyer un email à l'utilisateur.
    4. Cliquez sur Attribuer à.
      La demande est attribuée à l'utilisateur sélectionné.
    Pour reconfigurer une demande comme non attribuée :
    Dans les onglets Attribué à moi ou Attribué à d'autres, cliquez sur Annuler l'attribution sous la demande concernée. La demande retourne dans l'onglet Non attribué.

    Modifier la demande d'achat d'un lecteur

    Vous pouvez modifier la demande d'achat d'un lecteur.
    Pour modifier une demande :
    1. Dans les onglets Attribué à moi ou Non attribué, cliquez sur Modifier sous la demande concernée. La page Demande d'achat s'ouvre. Pour plus d'informations, voir Créer une demande d'achat d'un lecteur.
    2. Modifiez les champs selon vos besoins. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
      Si la demande ne vous avait pas été attribuée, elle l'est désormais.

    Envoyer un email au lecteur à l'origine de la demande d'achat

    Vous pouvez envoyer un email au lecteur à l'origine de la demande d'achat pour obtenir davantage d'informations sur sa demande.
    Pour envoyer un email au lecteur à l'origine de la demande d'achat :
    1. Cliquez sur Envoyer une requête au demandeur sous la demande concernée. Une boîte de dialogue Message email s'ouvre.
      Boîte de dialogue Message email
    2. Entrez les informations requises dans les champs. Les champs De, À et Sujet sont obligatoires. Notez que si l'adresse email du demandeur n'est pas pré-remplie, vous devez l'indiquer manuellement.
    3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer l'email. Un email (Requête au demandeur) est envoyé au demandeur.

    Approuver ou rejeter la demande d'achat d'un lecteur

    Approuver une demande d'achat d'un lecteur crée une ligne de commande. Que vous approuviez ou rejetiez la demande, Alma envoie un email au lecteur à l'origine de la demande d'achat.
    Pour créer une ligne de commande pour (approuver) la demande :
    Avant de commander l'exemplaire, assurez-vous qu'une bibliothèque/localisation est sélectionnée dans la demande. Si ce n'est pas le cas, modifiez la demande ; voir Modifier la demande d'achat d'un lecteur.
    Cliquez sur Approuver et commander sous la demande. Une ligne de commande est créée. Le nombre de lignes de commande apparaît dans le message de confirmation en haut de la page. Alma envoie une lettre de confirmation au demandeur (Lettre de statut de demande d'achat).
    Pour rejeter une demande :
    1. Cliquez sur Rejeter sous n'importe quelle demande. Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre.
      Vous pouvez également rejeter plusieurs demandes en même temps : Cochez les cases à côté des demandes que vous souhaitez rejeter puis cliquez sur Rejeter la sélection en haut ou en bas de la page. Vous pouvez sélectionner toutes les demandes sur la page en cliquant sur Tout sélectionner en haut de la liste des demandes. Notez que vous ne pouvez rejeter des demandes qui ont déjà été approuvées.
    2. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue. Une boîte de dialogue Motif de rejet s'affiche.
      Boîte de dialogue Motif de rejet
      La liste des motifs peut être configurée par un administrateur.
    3. Sélectionnez le motif adéquat puis cliquez sur Rejeter. La demande est rejetée. Si la demande a créé une notice bibliographique abrégée, cette dernière est également supprimée. Alma envoie une lettre au demandeur pour l'informer du rejet de la demande (Lettre de statut de demande d'achat).
      Un administrateur peur configurer les motifs du rejet d'une demande ; voir Configurer des motifs de rejet d'une demande d'achat.
    Après le rejet ou l'approbation d'une demande, elle s'affiche dans la liste des demandes avec l'option permettant de la supprimer. Pour supprimer la demande, cliquez sur Supprimer sous la demande concernée.
    Pour supprimer la demande d'achat d'un lecteur, vous devez avoir le rôle Sélectionneur – Étendu.
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