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    Créer une ligne de commande manuellement

    Traduisible
    Pour créer manuellement une ligne de commande (première étape dans le Flux de travail d'achat) pour des exemplaires physiques et électroniques, recherchez d'abord l'exemplaire dans l'inventaire, puis créez la ligne de commande. Pour une explication sur les types d'achats physiques et électroniques qui peuvent être créés à partir des résultats de recherche, voir Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat.
    Vous pouvez créer une ligne de commande manuellement pour un exemplaire dans l'inventaire ou un service, avec ou sans inventaire. Vous pouvez acheter une copie d'exemplaire ou un exemplaire sans collection qui est indexé dans les Zones institution, de communauté ou réseau.
    Pour des ressources électroniques, une nouvelle demande d'achat peut correspondre soit à une ligne de commande principale - la première ligne de commande liée à l'inventaire - soit à une ligne de commande supplémentaire - par exemple pour mettre à jour le nombre d'utilisateurs ou pour des nouveaux titres dans une collection. Une ligne de commande principale crée un inventaire pour la ressource ; si vous essayez de la supprimer, Alma essaie de supprimer l'inventaire. Supprimer une ligne de commande supplémentaire n'affecte pas l'inventaire.
    Une ligne de commande unique correspond à la ligne de commande principale seulement pour une ressource électronique et à une ligne de commande supplémentaire pour une ou plusieurs ressources électroniques.
    La procédure pour créer une ligne de commande pour du matériel physique est la même que pour du matériel électronique, sauf certaines informations spécifiques de la ligne de commande, qui sont uniques pour chaque type de matériel (voir ci-dessous).
    Lors de la création d'une ligne de commande, le Propriétaire de la ligne de commande désigne la bibliothèque qui crée la ligne de commande, alors que les localisations/l'accès prévu(s) désignent la bibliothèque pour laquelle la commande est effectuée.
    Par défaut, lors de la création d'une ligne de commande (une ligne de commande principale, pour une ressource électronique), Alma crée automatiquement un nouvel exemplaire d'inventaire et l'associe à la ligne de commande. Vous pouvez empêcher Alma de créer un nouvel exemplaire d'inventaire lors de la création de lignes de commande de différents types. Ceci peut être utile lorsque vous souhaitez ajouter l'inventaire à un moment ultérieur ou connecter l'inventaire existant à la ligne de commande. Par exemple :
    • Vous avez déplacé plusieurs notices d'inventaire et vous souhaitez créer des lignes de commande pour celles-ci.
    • Vous souhaitez changer de fournisseur pour un ordre permanent.
    Pour en savoir plus sur la façon d'empêcher Alma de créer automatiquement un exemplaire d'inventaire lors de la création d'une ligne de commande, voir la vidéo Contrôle renforcé du personnel lors de la création d'inventaires de lignes de commande (2:11 mins).
    Vous devez ajouter un exemplaire d'inventaire à la ligne de commande avant que la ligne de commande ne puisse être envoyée pour emballage.
    Pour ajouter des lignes de commande d'abonnements à des services sans inventaire, voir Créer des lignes de commande de services d'abonnement sans inventaire.
    Pour créer une ligne de commande :
    Une fois qu'une ligne de commande est créée avec un certain type d'achat, l'incidence des flux d'achat/des données est fixe et ne peut être modifiée. C'est pourquoi la sélection à opérer est une étape importante dans le processus de création d'une ligne de commande.
    1. Sur la page Recherche dans le répertoire (Gestion des ressources > Recherche dans le répertoire), localisez le titre pour lequel vous souhaitez créer une ligne de commande. Pour des explications détaillées sur la Recherche dans le répertoire, voir Utiliser la recherche dans le répertoire.
      L'exemple suivant montre la page Recherche dans le répertoire qui liste tous les titres qui contiennent le terme de recherche histoire.
      Page Recherche dans le répertoire
    2. Repérez le titre pour lequel vous souhaitez créer une ligne de commande puis cliquez sur le lien Commander en dessous de la notice du titre pour créer une ligne de commande principale. Si l'exemplaire est une ressource électronique et qu'il est déjà associé à une ligne de commande principale, cliquez sur Commande additionnelle pour créer une ligne de commande supplémentaire. La page Type et propriétaire de la ligne de commande s'affiche.
      Page Type et propriétaire de la ligne de commande
      C'est aussi la page qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône Créer une ligne de commande & quitter dans l'Éditeur de métadonnées.
      Générer des codes-barres automatiquement :
      Lorsque votre système est configuré pour générer des codes-barres automqtiquement (voir Configurer la génération de code-barres) et que vous sélectionnez une impression ponctuelle pour le champ Type d'achat et une bibliothèque pour le champ Propriétaire de la ligne de commande, le paramètre Générer un code-barres à l'aide d'une séquence s'affiche sur la page Type et propriétaire de la ligne de commande pour générer automatiquement des codes-barres.
      Générer un code-barres à l'aide d'une séquence
      L'option permettant de générer un code-barres est ajoutée à toute ligne de commande physique qui crée un inventaire d'exemplaire. Cela signifie que cette fonctionnalité est ajoutée à tout type de ligne de commande configurée sur la page Table de conversion Type de ligne de commande (Acquisitions > Configuration des acquisitions > Menu de configuration > Section Commandes > Types de ligne de commande) avec le champ Continuité défini sur Ponctuel et le champ Format de l'inventaire défini sur Physique.
      Les profils de séquence de code-barres automatique suivants s'affichent dans la liste déroulante pour le paramètre Générer un code-barres à l'aide d'une séquence :
      • Les profils de séquence de code-barres au niveau bibliothèque que vous avez sélectionnés pour le champ Propriétaire de la ligne de commande (voir Configurer la génération de code-barres)
      • Profil par défaut de séquence d'un code-barres au niveau institution
      Options Générer un code-barres à l'aide d'une séquence
      Si vous sélectionnez une bibliothèque qui ne correspond à aucun profil de séquence de code-barres au niveau bibliothèque, le profil de séquence de code-barres au niveau institution est la seule option qui s'affiche.
      Lorsque vous cliquez sur Créer une ligne de commande, un exemplaire est créé avec le code-barres généré automatiquement.
      Code-barres généré automatiquement pour l'exemplaire
      Si vous sélectionnez l'option vide/blanc dans la liste déroulante pour le paramètre Générer un code-barres à l'aide d'une séquence, aucun code-barres n'est généré lorsque vous cliquez sur Créer une ligne de commande.
      Paramètre Générer un code-barres à l'aide d'une séquence laissé vide
      Aucun code-barres généré
      Pour des commandes créées avec l'une des méthodes suivantes, Alma utilise la configuration par défaut au niveau institution ou au niveau bibliothèque de la génération de codes-barres automatique en fonction des informations relatives à la bibliothèque identifiées pour la commande :
      • EOD
      • À partir d'une API (commande en temps réel)
      • Approuver une demande d'achat
      • Recevoir les nouveaux exemplaires d'une commande récurrente
      Commander des ressources électroniques :
      Lors de la commande d'une ressource électronique (depuis le niveau de la notice bibliographique), Alma crée plusieurs ressources électroniques si la notice bibliographique comporte plusieurs URL (856 $u champs/sous-champs) et les associe à la même ligne de commande.
      Page Type et propriétaire de la ligne de commande avec vérification des ressources électroniques multiples
      Lorsque vous cochez la case Créer des ressources électroniques multiples, Alma affiche une liste des URL disponibles.
      Type et propriétaire de la ligne de commande, URL des ressources électroniques
      Pour un exemple de l'Éditeur de métadonnées, voir l'exemple Commentaires sur la Constitution des États-Unis ci-dessous.
      Ressource électronique (Titre/Notice bibliographique) avec plusieurs champs 856 $u
      Ressources électroniques multiples créées pour des URL multiples/856 $u
      Pour plus d'informations sur la création de ressources électroniques multiples, voir la vidéo Commandes manuelles : Créer des ressources électroniques multiples (5:44 mins).
    3. Dans la liste déroulante Type d'achat, sélectionnez le type d'exemplaire pour lequel vous souhaitez créer une liste de commande. Les options en haut de la liste sont des types recommandés, qui dépendent de l'exemplaire sur lequel vous avez cliqué pour accéder à cette page.
      À part pour les collections électroniques et les ressources électroniques, tous les types d'achat activés sont disponibles quel que soit l'exemplaire sur lequel vous avez cliqué dans l'inventaire pour accéder à cette page (bien sûr, ce n'est pas parce vous essayez de commander un exemplaire dans un format particulier qu'un fournisseur dispose de celui-ci dans ce format ; si ce n'est pas le cas, il rejettera sûrement votre commande.
      Pour une explication sur chaque type et comment un administrateur peut activer/désactiver ces types, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande. Voir aussi Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat.
    4. Dans la liste déroulante Propriétaire de la ligne de commande, sélectionnez la bibliothèque pour laquelle vous voulez créer une ligne de commande.
      Cette liste est définie par un administrateur du système ; voir Ajouter/Modifier les bibliothèques de l'institution. Seules les options pertinentes par rapport à votre rôle d'Opérateur des achats/Gestionnaire des achats apparaissent dans la liste.
    5. Facultativement, à partir du champ Charger à partir du modèle, sélectionnez un modèle à partir duquel charger la ligne de commande.
      Les modèles sont créés lorsque vous sélectionnez l'option Enregistrer comme modèle dans la liste déroulante OK lors de la création d'une ligne de commande (voir la dernière étape de cette procédure). Pour plus d'informations, voir Travailler avec des modèles de ligne de commande.
    6. Pour empêcher Alma de créer automatiquement un exemplaire d'inventaire pour la ligne de commande, sélectionnez Attribuer l'inventaire manuellement.
      Cette case à cocher n'apparaît pas si vous créez une ligne de commande pour un ordre permanent (sauf pour les commandes du type Physique - Ordre permanent non-monographique), tout service, ou les options Numérique - Pas d'archivage ou Physique - Ordre permanent monographique (ces deux options impliquant une commande sans inventaire).
      Si vous empêchez Alma de créer un exemplaire d'inventaire pour la ligne de commande, la ligne de commande est créée, mais pas le nouvel inventaire. Pour joindre un inventaire à la ligne de commande (après l'étape 7), au lieu de cliquer sur Enregistrer et continuer à l'étape 18, cliquez sur Enregistrer et joignez l'inventaire :
      Après avoir joint l'inventaire, modifiez la ligne de commande et poursuivez avec le flux de travail de commande. Pour un inventaire physique, vous devez ajouter l'inventaire manuellement à la ligne de commande avant que celle-ci ne puisse passer à l'étape de l'emballage.
    7. Cliquez sur Créer une ligne de commande.
      Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement, une boîte de confirmation apparaît, vous demandant de confirmer que la ligne de commande sera créée mais pas l'inventaire. Cliquez sur Confirmer pour continuer.
      Si vous avez créé une ligne de commande pour un exemplaire électronique, la page Résumé de la ligne de commande s'ouvre, comme cela est présenté dans Page Résumé de la ligne de commande – Exemplaire électronique.
      POline_Summary_Physical2.gif
      Page Résumé de la ligne de commande – Exemplaire électronique
      Si vous avez créé une ligne de commande pour un exemplaire physique, la page Résumé de la ligne de commande s'ouvre comme cela est présenté dans Page Résumé de la ligne de commande – Exemplaire physique.
      POline_Summary_Physical2.gif
      Page Résumé de la ligne de commande – Exemplaire physique
      L'entête de la page Résumé de la ligne de commande affiche les détails de la ligne de commande, son statut, son type (par exemple, livre imprimé/électronique), la bibliothèque pour laquelle l'objet a été commandé, ainsi que le numéro de ligne de commande. S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent en haut de la page. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Ajouter des règles de révision des commandes.
    8. Dans l'onglet Résumé, renseignez les informations de la ligne de commande, comme requis. Une description des champs de l'onglet se trouve dans la table suivante. Cette table inclut les champs des exemplaires physiques et électroniques.
      • La table dans la section Exemplaires commandés affiche les ressources de l'inventaire associées à la ligne de commande. Vous pouvez modifier/supprimer des contenus dans ce tableau.
      • Une ligne de commande peut être être associée à un exemplaire ou une notice de collection. Pour plus de détails sur l'association d'une ligne de commande à une notice de collection, voir Utiliser la liste des collections.
      Champs de l'onglet Résumé
      Section Champ Description
      Exemplaires commandés (pour des exemplaires physiques) Nombre d'exemplaires à créer (requis pour les ordres non-permanents) Le nombre d'exemplaires d'inventaire à créer. Ces exemplaires sont ajoutés à la liste d'inventaire dans la section Exemplaires commandés. Sélectionnez Actions > Modifier ou Actions > Supprimer si vous souhaitez modifier ou supprimer l'exemplaire.
      Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire.
      Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
      Bibliothèque/Localisation La bibliothèque/localisation précise (à partir d'une liste prédéfinie par un administrateur) pour laquelle vous souhaitez commander une quantité spécifique d'exemplaires.
      Pour commander l'exemplaire pour une bibliothèque/localisation supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter ou appuyez sur Entrée. Sélectionnez la localisation supplémentaire pour laquelle vous souhaiter commander l'exemplaire et indiquez la quantité que vous souhaitez commander pour cette localisation dans le champ Nombre d'exemplaires à créer. Répétez cette procédure pour chaque bibliothèque/localisation pour laquelle vous souhaitez commander l'exemplaire.
      Lorsque vous sélectionnez une nouvelle localisation, vous devez d'abord sélectionner la bibliothèque où elle se trouve.
      Vous pouvez créer des relations entre des bibliothèques afin de permettre aux bibliothèques d'acquérir des exemplaires des unes des autres (voir Configurer des relations de services aux usagers).
      Exception de circulation Les règles de l'exemplaire définissent les conditions pour lesquelles une demande pour cet exemplaire peut être satisfaite. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire.
      Note de réception Texte permettant à l'Opérateur des achats d'indiquer à l'Opérateur de réception la localisation prévue ou des commandes permanentes des exemplaires périodiques commandés dans laquelle aucun inventaire n'a été créé.
      Lors du déplacement de lignes de commande sans inventaire, ce champ contient des informations sur la bibliothèque/localisation où l'inventaire sera situé.
      Vous pouvez saisir plusieurs lignes de texte dans ce champ, mais veuillez noter que ces lignes sont affichées en un seul bloc de texte, sans sauts de ligne.
      Exemplaires commandés (pour des exemplaires électroniques) Ressource électronique La ressource électronique à laquelle la ligne de commande est liée comme ligne de commande principale.
      Lors que vous déplacez des lignes de commande sans inventaire, utilisez cette section pour créer un nouvel inventaire.
      Pour joindre un inventaire existant, voir l'étape 6 ci-dessus.
      Licence Une licence à associer avec la ressource, affichée dans la liste de l'inventaire. Pour plus d'informations sur les licences, voir Gérer les licences et les modifications.
      Un tableau avec les ressources électroniques associées apparaît ici. Il inclut toutes les ressources pour lesquelles cette ligne de commande est soit la ligne de commande principale soit une ligne de commande supplémentaire. Le tableau inclut les informations suivantes sur chaque ressource électronique :
      • Nom
      • Type
      • Statut d'activation
      • Date d'activation
      • Ligne de commande supplémentaire - Si une marque verte apparaît, cette ligne de commande correspond à une ligne de commande supplémentaire pour cette ressource électronique.
      Vous pouvez cliquer sur Modifier pour ouvrir la page de l'Éditeur de ressource électronique et modifier les paramètres des ressources.
      Informations sur le fournisseur
      Pour changer de fournisseur après avoir enregistré ou envoyé la ligne de commande, voir Changer les fournisseurs dans les commandes et les lignes de commande.
      Fournisseur du matériel (requis) Le fournisseur du matériel commandé, ou cliquez sur le bouton Rechercher afin de sélectionner un fournisseur à partir de la liste affichée.
      Fournisseur d'accès (pour les exemplaires électroniques seulement) Le fournisseur du matériel commandé, ou cliquez sur le bouton Rechercher afin de sélectionner un fournisseur à partir de la liste affichée.
      Période de grâce avant réclamation (jours) Une période de grâce (en jours) après la date de réception/activation prévue, après laquelle une ligne de commande est envoyée dans la liste des tâches de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut est générée à partir du champ Période de grâce avant réclamation sur la page Détails du compte du fournisseur (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs) pour les lignes de commande unique, et à partir du champ Période de grâce avant abonnement sur la page Détails du compte du fournisseur pour les lignes de commande récurrentes.
      Réception/activation prévues après commande (jours)
      ou
      Date de réception/activation prévue
      Saisissez une valeur dans seulement l'un de ces champs.
      Si vous indiquez une valeur dans les deux champs, le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est ignoré.
      Si les deux champs sont laissés libres, la date prévue de réception est par défaut celle à laquelle la ligne de commande est envoyée au fournisseur.
      Sélectionnez le nombre de jours suivant la commande après lequel souhaitez que les commandes physiques soient arrivées ou que les commandes électroniques soient activées, ou sélectionnez la Date de réception/activation prévue à partir de la fenêtre Calendrier. Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations). La valeur par défaut qui apparaît dans le champ Réception/activation prévue après commande (jours) est récupérée sur la page Détails du compte du fournisseur (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs).
      Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire.
      Lorsque'une valeur est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande jusqu'au <date>.
      Lorsqu'aucune valeur n'est renseignée dans ce champ, l'étiquette c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date est appelée dans l'onglet Obtenir de Primo et apparaît en tant que En commande.
      Vous pouvez personnaliser les valeurs affichées en utilisant la page Table de code Labels de l'interface de recherche (voir Configurer des étiquettes).
      Pour invoquer les étiquettes pour des commandes récurrentes, créez une notice de collections à l'aide d'un modèle de prédiction. Voir Mettre en place des modèles de prédiction pour créer automatiquement des exemplaires périodiques.
      Activation électronique requise après commande (exemplaires électroniques uniquement) Le nombre de jours au bout desquels la tâche d'activation doit avoir lieu. Lorsque cette date est dépassée, une notification est envoyée à l'utilisateur à qui la tâche d'activation de la ressource électronique a été affectée et une alerte s'affiche dans sa liste des tâches. Pour plus d'informations sur la création d'une date limite par défaut, voir Configurer d'autres paramètres. Pour plus d'informations, voir Gérer l'activation des ressources électroniques.
      Pour plus d'informations, voir la vidéo Ajout d'une date limite à la liste des tâches d'activation (6:35 mins).
      Intervalle d'abonnement (pour les exemplaires physiques récurrents seulement) L'intervalle de réception, en jours, de la commande récurrente (30 pour un mois, 90 pour un trimestre, etc.). Cette valeur est utilisée pour calculer la date de réclamation (voir Traiter des réclamations).
      Pour plus d'informations sur la gestion des exemplaires soumis à des intervalles de réception différents, voir l'explication sur le mode d'acquisition technique dans la table suivante (Modes d'acquisition).
      Tarification Prix catalogue (requis) Le prix catalogue pour une copie unique de l'exemplaire et sélectionnez la devise dans le champ situé à droite de ce champ. Pour des valeurs inférieures à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44.
      Réduction (%) La réduction à appliquer, s'il y en a une. Le système calcule automatiquement le prix total de la ligne de commande en se basant sur le prix catalogue de chaque copie, la réduction et le nombre de copies commandées. Le prix total de la ligne de commande s'affiche dans le champ Prix net.
      Cette valeur est automatiquement remplie si le fournisseur a défini un Pourcentage de réduction du compte. Voir Ajouter un fournisseur et un compte fournisseur.
      Quantité pour tarification La quantité d'exemplaires à payer. Le prix total des lignes de commande est égal à la quantité d'exemplaires multipliée par le prix catalogue.
      Veuillez noter que la valeur des champs Quantité pour tarification et Nombre d'exemplaires à créer (pour des exemplaires physiques) peut différer si vous avez obtenu une tarification réduite grâce à une offre spéciale telle que "trois exemplaires pour le prix de deux sans frais supplémentaire".
      Plus d'informations sur cette fonctionnalité dans la vidéo Tarification des lignes de commande pour des exemplaires multiples (2:27 mins).
      Montant payé dans la période fiscale actuelle Le montant total payé jusqu'à maintenant pendant la période fiscale actuelle. Ce champ apparaît uniquement lorsque vous consultez ou modifiez la ligne de commande après sa création et uniquement pour des commandes d'abonnement.
      Financement Fonds (requis) Le fonds. Saisissez le fonds ou cliquez sur le bouton Rechercher à droite de ce champ afin de sélectionner un fonds dans une liste affichée.
      L'option par défaut est un fonds comportant une allocation à 100%, mais vous pouvez répartir les coûts d'une ligne de commande sur plusieurs fonds. Pour ajouter un fonds à la liste, sélectionnez le fonds, indiquez le pourcentage de coûts couvert par le fonds, puis cliquez sur Ajouter un fonds ou appuyez sur Entrée. Le fonds s'affiche comme lien dans la colonne Nom du fonds et vous pouvez cliquer dessus afin de l'ouvrir.
      Un fonds est disponible pour une ligne de commande s'il est utilisé par la bibliothèque pour laquelle l'exemplaire est commandé, s'il est actif, alloué, et couvert par l'exercice fiscal en cours. Il ne doit pas nécessairement avoir un solde positif au moment de la commande.
      Lorsque la ligne de commande est enregistrée, une transaction d'engagement est créée.
      Pour cent Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Montant est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
      Montant Le pourcentage disponible de la valeur du Prix catalogue pour l'allocation du fonds. Lorsque le champ Pourcentage est mis à jour, la valeur de ce champ l'est également.
      Détails de la ligne de commande Mode d'acquisition Le type de mode d'acquisition de la ligne de commande. Pour plus de détails sur les modes d'acquisition disponibles, voir le tableau suivant (Modes d'acquisition). Pour activer ou désactiver des modes ou pour configurer le mode d'acquisition par défaut, voir Configurer le mode d'acquisition par défaut.
      Type de matériel Le type de matériel - comme un livre, un périodique électronique ou un CD ROM - représenté par l'exemplaire. Les options disponibles dans la liste déroulante diffèrent selon que l'exemplaire est de type physique ou électronique. (Pour plus d'informations sur la personnalisation des étiquettes de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.)
      Ce champ ne s'affiche pas lors de la création de lignes de commande sans inventaire.
      Statut de facture Ce champ est défini par défaut sur Pas de facture et ne doit pas être modifié.
      Lorsqu'une facture arrive et que la ligne de facture est associée à la ligne de commande :
      • Si la ligne de commande représente une ligne de commande ponctuelle, le statut de la facture est par défaut Complètement facturé, car le système suppose qu'il s'agit de la seule facture pour cette ligne de commande. Cependant, vous pouvez modifier ce statut en utilisant le champ Complètement facturé dans la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture (voir Champs de la boîte de dialogue Ajouter une ligne de facture).
      • Lorsqu'une facture EDI est chargée, si le nombre total d'exemplaires dans une ligne de commande (additionné au nombre d'exemplaires déjà liés aux factures de cette ligne de commande) est inférieur au nombre d'exemplaires dans la ligne de commande associée, la ligne de commande est marquée comme Partiellement facturé.
      • Si la ligne de commande est récurrente, le statut de la facture reste défini sur Partiellement facturé car le système suppose que les factures sont reçues périodiquement et que la ligne de commande n'est jamais complètement facturée.
      Les conséquences sur le flux de travail de la ligne de commande sont les suivantes : Si une ligne de commande ponctuelle est définie sur Complètement facturé et que les exemplaires ont été reçus/activés, la ligne de commande est clôturée. Si une ligne de commande est définie sur Partiellement facturé, son statut reste configuré sur En attente de facture jusqu'à ce qu'il soit changé (manuellement ou à la réception d'une nouvelle facture) en Complètement facturé.
      La suppression d'une facture supprime la dépense et recalcule le désengagement. Le Statut de facture d'une ligne de commande demeure inchangé ; s'il était défini sur Complètement facturé, il reste ainsi. Pour enlever le désengagement (lors du retrait de la seule facture associée à la ligne de commande), définissez manuellement le Statut de facture de la ligne de commande sur Partiellement facturé. Voir Créer une facture à partir d'une commande ou manuellement.
      Code statistique Une classification supplémentaire d'attributs de fonds. Pour configurer ces codes, voir Configurer des codes statistiques.
      Urgence
      Si vous souhaitez ou non que la commande de cet exemplaire soit urgente. L'icône Urgence s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande.
      Restriction d'annulation
      Afficher ou non une note de restriction d'annulation comprenant une alerte quant à l'annulation d'une ligne de commande. (Pour poursuivre l'annulation de la ligne de commande, l'utilisateur doit cliquer sur Confirmer.) L'icône Restriction d'annulation s'affiche à côté des exemplaires concernés sur les pages Détails de la ligne de commande.
      Note de restriction d'annulation Le texte d'alerte qui sera affiché lors de l'annulation d'une ligne de commande.
      Identifiant L'ISBN/ISSN de l'exemplaire à commander. Par défaut, ce champ est rempli par le premier identifiant listé dans le champ ISBN/ISSN (020/022) de la notice bibliographique/importée. Cependant, une valeur différente peut être sélectionnée dans la ligne déroulante Identifiant proposé.
      Identifiant proposé Un identifiant indiquant quel ISBN / ISSN de l'exemplaire doit être commandé.
      Numéro de référence fournisseur Le numéro de référence de la ligne de commande dans Alma correspondant à celui fourni par le fournisseur. Utilisé comme point de correspondance pour identifier une ligne de commande dans Alma.
      Lors de la communication avec un fournisseur EDI, le champ SLI correspond au point de correspondance du numéro de référence du fournisseur. Le champ LI représente le point de correspondance du numéro de référence de la ligne de commande.
      Ce champ est également utilisé comme point de correspondance pour les profils d'import Mettre à jour l'inventaire.
      Type de numéro de référence fournisseur Les types de numéros de référence des fournisseurs - les options disponibles figurant dans la liste déroulante sont prédéfinies par Ex Libris.
      Note au fournisseur Notes pour le fournisseur. Elles sont transférées dans l'onglet Notes lorsque la ligne de commande est enregistrée.
      Numéro de facture fournisseur Ce champ s'affiche lorsque la ligne de commande a été téléchargée depuis un fichier EOD. Voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
      Renouvellement Pour plus d'informations, voir Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements.
      Supplémentaire Lignes de commande associées Une ligne de commande cible, ou cliquez sur le bouton Rechercher à droite du champ pour sélectionner une ligne de commande dans un liste qui s'affiche.
      Lors de l'annulation d'une ligne de commande, un message d'avertissement apparaît si la ligne a des lignes de commande associées.
      La relation dans ce champ est une relation à sens unique : cette ligne de commande est associée à la ligne de commande cible, mais pas l'inverse. Un cas d'utilisation pour ce champ concerne la commande de périodiques en plusieurs parties. Nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent.
      Vous pouvez seulement associer la ligne de commande actuelle à une ligne de commande cible. La ligne de commande cible apparaît dans ce champ. Veuillez noter que l'onglet Lignes de commande associées n'affiche que les lignes de commande qui sont associées à cette ligne (la relation inverse), et non pas la ligne de commande sélectionnée dans ce champ.
      Type d'association Le type de l'association ci-dessus. Ce champ ne peut être modifié.
      Type de source La source d'origine de la ligne de commande actuelle. Pour les lignes importées, cliquez sur le lien pour ouvrir la page correspondante qui contient les détails de la source ; par exemple, la page Vue simple MARC ou la page Détails du traitement d'import (voir Consulter les détails du fichier).
      Référence supplémentaire de ligne de commande
      Précisez le code de référence par lequel vous voulez identifier la ligne de commande actuelle.
      Note : Supplémentaire concerne ici la référence ; ce champ n'a aucun lien avec la présence d'une ligne de commande principale ou d'une ligne de commande supplémentaire pour la ligne de commande.
      Créé par L'utilisateur qui a créé la ligne de commande. Cliquez sur le nom d'utilisateur pour ouvrir la page Détails utilisateur et voir les détails de l'utilisateur.
      Dernière mise à jour par L'utilisateur qui a fait la dernière mise à jour de la ligne de commande. Ce champ ne peut être modifié.
      Paquetage manuel Activer ou non le paquetage manuel de la ligne de commande en une commande. Pour plus de détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande.
      Routine à la réception Indique que lorsque vous sélectionnez Actions > Réceptionner pour cette ligne de commande, un message de confirmation apparaît, vous indiquant que la commande doit suivre une routine et que vous devez imprimer les utilisateurs intéressés. Pour de plus amples détails sur la réception de matériel physique, voir Recevoir du matériel physique.
      Reliure durant la réception Indique que lorsque vous sélectionnez Actions > Réceptionner pour cette ligne de commande, un message de confirmation vous indique que la commande doit suivre un traitement de reliure et que l'exemplaire doit être envoyé pour reliure. Pour de plus amples détails sur la réception de matériel physique, voir Recevoir du matériel physique.
      Modes d'acquisition
      Mode d'acquisition Description
      Plan d'approbation Une entente en vigueur permet au fournisseur d'envoyer à l'institution ce qui, à son avis, est nécessaire, au format EOD. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode.
      Le comportement de ce mode est identique à celui de la méthode Achat sur la plate-forme du fournisseur, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      Dépôt L'institution accepte de recevoir les publications gouvernementales et de les rendre accessibles gratuitement.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Échange, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      Échange L'institution accepte d'échanger des ressources avec une autre institution.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Don et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      • La valeur du champ Fournisseur de matériel peut représenter une autre bibliothèque.
      Pour plus d'informations sur le mode d'échange, voir Flux de travail suggéré pour un programme d'échange d'acquisitions.
      Don La ressource est accordée comme un cadeau du fournisseur à l'institution.
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Technique, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées.
      • Les informations sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour ce mode.
      • La valeur Fournisseur de matériel peut être une personne privée ou une organisation à but non lucratif.
      Dépôt légal Ce mode permet désormais qu'une commande avec une valeur zéro coexiste avec une notification au fournisseur et ne requiert ni fonds ni prix afin d'envoyer différentes versions de la lettre de commande. Voir Travailler avec des dépôts légaux.
      Achat L'institution achète la ressource et, lorsque la commande est approuvée, envoie la commande et les renouvellements au fournisseur par EDI ou email.
      Pour plus de détails sur la gestion des fournisseurs et les comptes fournisseurs, voir Gérer des fournisseurs.
      Si le paramètre de configuration po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal est défini sur Vrai sur la page Table de conversion Autres paramètres (dans Configuration des acquisitions), une notification est envoyée au fournisseur lorsqu'un abonnement est renouvelé (voir Configurer d'autres paramètres).
      Achat sur la plate-forme du fournisseur Un achat est géré à travers la plate-forme d'un fournisseur externe. Ces lignes de commande ne sont pas envoyées au fournisseur ; elles sont emballées dans des commandes et marquées comme envoyées jusqu'à ce qu'elles soient reçues/activées. Les informations sur la tarification et les fonds sont obligatoires pour ce mode.
      Le comportement de ce mode est identique à celui du mode Plan d'approbation, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      Technique Pertinent pour les commandes de type Service - Abonnement sans inventaire ou les exemplaires qui ont migré d'un système externe. Souvent utilisé pour des commandes en plusieurs parties lorsque vous payez une fois et recevez plusieurs exemplaires.
      Si vous commandez des périodiques en plusieurs parties, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (avec les informations sur les fonds) pour l'abonnement, et une ligne de commande technique pour chaque exemplaire que vous recevrez à un intervalle différent. Vous associez ensuite chaque ligne de commande technique à la ligne de commande principale.
      Si vous travaillez avec une commande mélangeant des documents imprimés et électroniques, nous vous recommandons d'avoir une ligne de commande principale (contenant les informations sur les fonds) pour l'inventaire électronique et une ligne de commande technique additionnelle pour le matériel imprimé (afin que vous puissiez réceptionner ce matériel). Vous pouvez ensuite associer la ligne de commande technique avec la ligne de commande principale. (Pour plus d'informations, voir Comment traiter une commande à un fournisseur pour des exemplaires de type physique et électronique.)
      • Le comportement de ce mode est identique à celui des modes Dépôt, Échange et Don, à l'exception de la manière dont il s'affiche dans un rapport.
      • L'information sur la tarification et les fonds ne sont pas obligatoires pour cette méthode.
    9. Dans l'onglet Description, modifiez les champs comme requis. Tous les champs (sauf Type d'identifiant) sont du texte libre et à titre informatif uniquement.
      • Pour les commandes de type Service d'accès - Abonnement, Service de base de données - Achat ponctuel, Numérique - Pas d'archivage, Autre service - Achat ponctuel, Autre service - Abonnement et Physique - Ordre permanent monographique, le seul champ est Description.
      • Pour les commandes de type Livre électronique - Achat ponctuel, Livre électronique - Ordre permanent, Livre électronique - Abonnement, Titre électronique - Achat ponctuel, Titre électronique - Ordre permanent, Carte, Partition musicale, Physique - Achat ponctuel, Physique - Ordre permanent monographique, Physique - Ordre permanent non-monographique, Livre imprimé - Achat ponctuel et Livre imprimé - Ordre permanent, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Reliure
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Édition
        • Numéro de partie de volume
        • Langue
      • Pour les commandes de type Périodique électronique - Achat ponctuel, Périodique électronique - Abonnement, Périodique imprimé - Abonnement, Périodique imprimé - Achat ponctuel, Physique - Abonnement et Titre électronique - Abonnement, les champs sont :
        • Titre
        • Identifiant
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Éditeur
        • Fréquence
        • Langue
        • Type d'identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Début/Fin
      • Pour les commandes de type Microforme et Documents de genres multiples, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
        • Numéro de partie de volume
      • Pour des commandes de type Collection électronique - Achat ponctuel et Collection électronique - Abonnement, les champs sont :
        • Titre
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Éditeur
        • Langue
        • Lieu de publication
        • Date de publication
      • Pour les commandes de type Manuscrit, les champs sont :
        • Titre
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Auteur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
      • Pour les commandes de type Fichiers d'ordinateur physique - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur physique - Abonnement, Fichier d'ordinateur distant - Achat ponctuel, Fichier d'ordinateur distant - Abonnement et Matériel visuel, les champs sont :
        • Titre
        • Auteur
        • Identifiant
        • Lieu de publication
        • Date de publication
        • Collections
        • Code de région
        • Numéro d'intitulé fournisseur
        • Type d'identifiant
        • Éditeur
        • Langue
        • Numéro de partie du volume
        • Format
    10. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes générées pour la ligne de commande.
      Exemples d'alertes
      La liste suivante contient les alertes le plus couramment générées par le système : Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Ajouter des règles de révision des commandes.
      • En attente de renouvellement – Cette alerte est générée lorsque la Date de renouvellement calculée pour un renouvellement automatique est postérieure à la Date de fin d'abonnement. Avec cette alerte, la ligne de commande pour le renouvellement figure dans la liste de tâches En attente de renouvellement.
      • Il existe une commande active dupliquée numéro # pour la ressource commandée – Cette alerte est générée lorsqu'il existe une commande dupliquée pour la ressource en question.
      • Des informations obligatoires sont manquantes ou erronées – Si des informations obligatoires sont manquantes ou erronées, cliquez sur le lien Modifier afin de compléter ou corriger l'information.
      • La commande existe déjà dans l'inventaire – Si la ressource commandée existe déjà dans votre inventaire, vous pouvez voir les exemplaires dans votre inventaire qui correspondent à l'exemplaire commandé.
      • Ligne de commande en retard – La ligne de commande n'a pas été reçue/activée à l'intérieur du nombre de jours prévus après avoir placé la commande, ou avant la date prévue de réception/activation (voir Traiter des réclamations).
      • Des demandes ouvertes existent pour cette ligne de commande – La ligne de commande a été envoyée à la liste de tâches des réclamations (voir Traiter des réclamations).
    11. Dans l'onglet Lignes de facture, consultez, ajoutez ou modifiez les lignes de facture associées à la ligne de commande. Pour plus d'informations concernant les lignes de facture, voir Créer une facture à partir d'une ligne de commande ou manuellement.
      • Les options disponibles varient en fonction de vos privilèges.
      • Une ligne de commande peut être associée à plusieurs lignes de facture, mais une ligne de facture ne peut pas être associée à plus d'une ligne de commande.
    12. Dans l'onglet Lignes de commande associées, vous pouvez voir les lignes de commande qui sont associées à la ligne de commande actuelle.
      Les lignes de commande qui apparaissent dans cet onglet ont été :
      • Associées automatiquement à cette ligne de commande par Alma.
      • Associées manuellement à la ligne de commande actuelle dans le champ Lignes de commande associée dans la section Supplémentaire de l'onglet Résumé de l'autre ligne de commande.
      Si la ligne de commande actuelle est associée à une ligne de commande cible (qui est la relation inverse des lignes de commande qui apparaissent dans cet onglet), la ligne de commande cible apparaît dans le champ Lignes de commande associées dans la section Supplémentaire de l'onglet Résumé de cette ligne de commande.
      Le filtre sur cet onglet est pour la colonne Type d'association ; le filtre peut avoir l'une des valeurs suivantes :
      • Tout -Affiche toutes les lignes de commande associées.
      • Même titre - Affiche les lignes de commande associées aux ressources avec le même titre que la ressource dans cette ligne de commande.
      • Même ressource d'inventaire - Affiche toutes les lignes de commande associées avec le même exemplaire (ou ressource électronique ou représentation) que cette ligne de commande.
      • Relation utilisateur définie - Affiche les lignes de commande associées manuellement à cette ligne de commande par un utilisateur.
    13. Dans l'onglet Communications, commencez une nouvelle communication avec le fournisseur, ou, s'il existe déjà une communication avec le fournisseur, vous pouvez entrer les détails de la réponse fournie par le fournisseur et/ou faire un suivi de communication en répondant au fournisseur. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
    14. Dans l'onglet Utilisateurs intéressés, recherchez un utilisateur ainsi :
      Onglet Utilisateurs intéressés
      1. Cliquez sur Parcourir pour rechercher un utilisateur. La page Rechercher et gérer des utilisateurs s'affiche.
      2. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Sélectionner.
      3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur. L'utilisateur apparaît sur la page Utilisateurs intéressés.
    15. Dans la table des utilisateurs intéressés, sélectionnez les cases pertinentes :
      • Avertir l'usager à la réception/activation – Envoie un email à l'utilisateur lorsque l'exemplaire arrive au département de réception de la bibliothèque. Un email n'est envoyé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée pour l'utilisateur.
      • Réserver l'exemplaire – Crée une demande de réservation de l'exemplaire pour l'utilisateur. Cette option s'affiche uniquement lorsque vous travaillez avec des exemplaires physiques. Si vous sélectionnez cette option pour plus d'un utilisateur, Alma sélectionne aléatoirement un seul des utilisateurs et crée une demande de réservation pour cet utilisateur. La demande de réservation est créée uniquement lors de la réception (en cliquant sur Réceptionner, même si l'exemplaire se trouve dans le département).
      • Avertir du renouvellement de prêt – Envoie un email à l'utilisateur lorsque la commande est envoyée en vue du renouvellement manuel. Un email n'est envoyé à l'utilisateur intéressé que lorsque cette case est cochée et qu'une adresse email a été configurée.
      Alternativement, vous pouvez cocher ces cases dans la zone située au-dessus de la table, avant de cliquer sur Ajouter un utilisateur.
      La date de la demande d'exemplaire est identique à la date de commande. Si d'autres demandes existent par rapport à cet exemplaire, la priorité de la demande est accordée en fonction du rôle, comme cela a été configuré par l'institution. La bibliothèque de retrait correspond au bureau de prêt où se situe l'exemplaire, conformément à ce qui est défini dans la ligne de commande.
    16. Dans l'onglet Historique, vous pouvez visionner la liste des changements apportés à la ligne de commande. Cela comprend les changements de statut, de prix et de distribution de fonds.
      Les modifications sur un fonds, un prix, un pourcentage de fonds ou autre qui affecte la transaction (engagement, dépense, désengagement) apparaissent avec la valeur Exemplaire de transaction dans la colonne Nom du champ. Cela peut faire suite à un processus de système, tel qu'une clôture budgétaire.
    17. Dans l'onglet Notes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des notes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Notes.
    18. Dans l'onglet Pièces jointes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des pièces jointes pour la ligne de commande. Pour plus de détails, voir Onglet Pièces jointes.
    19. Lorsque vous avez saisi les informations de la ligne de commande, choisissez une des options suivantes du menu déroulant OK, puis cliquez sur OK.
      • Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande avance à l'étape suivante du flux de travail (les règles de révision ne sont pas vérifiées). Pour de plus amples détails sur le flux de travail d'achat, voir Flux de travail d'achat . S'il existe de quelconques alertes pour la ligne de commande, elles s'affichent dans une boîte de dialogue de confirmation. Vous pouvez voir la liste complète des alertes dans la section Ajouter des règles de révision des commandes.
      • Si vous avez sélectionné Attribuer l'inventaire manuellement lorsque vous avez commencé ce processus, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la ligne de commande, joignez l'inventaire à la ligne de commande, re-modifiez celle-ci, assurez-vous que tous les champs restants sont complets et corrects, puis cliquez sur Enregistrer et continuer.
      • Enregistrer – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et la ligne de commande reste à l'étape actuelle du flux de travail (si vous avez créé la ligne de commande manuellement, elle reste En révision). Utilisez cette option si vous attribuez l'inventaire manuellement, si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat, ou si vous modifiez des lignes de commande sur la page Réclamations.
        Si vous modifiez des lignes de commande de la page Réclamations, choisissez Enregistrer et cliquez sur OK afin de sauvegarder les informations que vous avez modifiées.
      • Enregistrer et demander une évaluation – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test est demandé. Utilisez cette option si vous n'avez pas le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests. Le statut de la ligne de commande est changé en Évaluation en cours. Elle est déplacée sur la page Gérer les tests d'une ressource avec le statut Demandé, où l'Opérateur/le Gestionnaire des tests peut y accéder et continuer avec l'étape 3 dans le flux de travail d'évaluation. Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Enregistrer et commencer le test – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test commence. Utilisez cette option si vous avez le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests et que vous voulez commencer le test. Le statut de la ligne de commande passe à Évaluation en cours et la page Détails du test s'ouvre (continuez avec le flux de travail d'évaluation à l'étape 3). Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Commander maintenant – Vous permet de passer une commande pour une ligne de commande, ce qui déplace la ligne de commande l'étape d'achat dans le flux de travail où elle est normalisée et validée avant d'être paquetée (étape 4 dans le Flux de travail d'achat) et envoyée. Pour de plus amples détails sur le paquetage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande.
      • Annuler la ligne – La ligne de commande est annulée (voir Annuler des lignes de commande).
      • Reporter – La ligne de commande est reportée et apparaît dans la liste des tâches Révision reportée jusqu'à ce qu'elle soit réactivée (revenez à l'étape 2 du flux de travail d'achat régulier) ou annulée. Pour de plus amples détails sur la façon de reporter des lignes de commande, voir Reporter des lignes de commande.
      • Relier – Change la notice bibliographique à laquelle la ligne de commande est reliée (voir Relier des lignes de commande).
      • Supprimer – Supprime la ligne de commande (voir Supprimer des lignes de commande).
      • Changer les références bib. – Change la notice bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
      • Enregistrer comme modèle — Les valeurs renseignées sont enregistrées comme faisant partie d'un modèle. Voir Travailler avec des modèles de ligne de commande.
      Quand vous sauvegardez une ligne de commande et que votre système est configuré pour évaluer le niveau d'abréviation de la notice, le message suivant peut apparaître.
      Message de niveau de notice abrégée lors de la sauvegarde d'une ligne de commande
      N'importe quelle notice identifiée comme ayant un niveau de notice abrégée égal ou inférieur à la valeur seuil définie par le paramètre client brief_level est considérée comme abrégée. Voir brief_level pour plus d'informations.
      L'évaluation du niveau d'abréviation d'une notice est déterminée par la règle que vous avez configurée en tant que Règle de niveau de notice abrégée par défaut dans votre Configuration des métadonnées. Voir Définir la règle par défaut de niveau de notice abrégée dans la Configuration des métadonnées pour plus d'informations.

    Travailler avec des modèles de ligne de commande

    Les modèles de ligne de commande correspondent à des ensembles enregistrés de configurations de ligne de commande que vous pouvez appliquer à une nouvelle ligne de commande. Cela vous permet de gagner du temps lors de la création de la ligne de commande, puisque vous n'avez pas à saisir ces configurations à chaque fois. Lorsque vous enregistrez un modèle, vous pouvez choisir de supprimer un modèle existant (si vous êtes le créateur du modèle). Les modèles peuvent être enregistrés en tant que modèles privés ou publics. Lorsque vous chargez un modèle, vous pouvez choisir parmi vos modèles privés ou des modèles publics.
    Les champs suivants de la page Onglet Résumé de la ligne de commande peuvent être enregistrés en tant qu'éléments d'un modèle :
    • Section Exemplaires commandés :
      • Nombre d'exemplaires à ajouter (Exemplaires physiques)
      • Bibliothèque/Localisation (Exemplaires physiques)
      • Licence (Exemplaires électroniques)
      • Exception de circulation (Exemplaires physiques)
      • Note de réception (Exemplaires physiques)
    • Section Informations sur le fournisseur :
      • Fournisseur de matériel (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Ou Date de réception prévue (Exemplaires physiques)
      • Activation prévue après commande (jours) (Exemplaires électroniques)
      • Ou Date d'activation prévue (Exemplaires électroniques)
    • Section Tarification :
      • Quantité pour tarification (Exemplaires physiques)
    • Section Financement :
      • Fonds (Exemplaires physiques et électroniques)
    • Section Détails de la ligne de commande :
      • Mode d'acquisition (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Code statistique (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Note au fournisseur (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Type de matériel (Exemplaires physiques)
      • Urgence (Exemplaires physiques)
    • Section Renouvellement :
      • Date de renouvellement (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Période de rappel de renouvellement (jours) (Exemplaires physiques et électroniques)
    • Section supplémentaire :
      • Emballage manuel (Exemplaires physiques et électroniques)
      • Reliure/Routine à la réception (Exemplaires physiques)
    Pour modifier un modèle de ligne de commande :
    1. Créez une ligne de commande manuellement, en sélectionnant un modèle dans le champ Charger à partir du modèle, comme décrit dans l'étape 5. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre.
      Page Résumé de la ligne de commande
    2. Modifiez les champs selon vos besoins.
    3. Dans la liste déroulante à côté du bouton OK, choisissez Enregistrer comme modèle puis cliquez sur OK. La fenêtre popup Enregistrer comme modèle s'ouvre.
      Fenêtre contextuelle Enregistrer comme modèle
    4. Dans le champ Modèles existants, choisissez le modèle actuel. Le modèle choisi s'affiche aussi dans le champ Nom de modèle.
      Fenêtre contextuelle Enregistrer comme modèle – Modèle choisi
    5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle de confirmation. Le modèle est enregistré avec les valeurs mises à jour. (Veuillez noter qu'une ligne de commande n'est pas créée dans ce cas.)
    Un modèle public peut être utilisé (Chargé à partir du modèle) par tous, mais seul le propriétaire du modèle peut le modifier ou le supprimer.

    Communiquer avec les fournisseurs

    Pour communiquer avec les fournisseurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    • Gestionnaire des fournisseurs
    L'onglet Communications vous permet de communiquer avec le fournisseur. La communication peut consister à :
    • Envoyer un nouvel email au fournisseur
    • Saisir une réponse du fournisseur
    • Envoyer une réponse au fournisseur
    Les communications avec le fournisseur dans cet onglet sont envoyées par email. Toutes les réponses du fournisseur, incluant celles reçues par email, doivent être saisies manuellement.
    Si le paramètre acq_use_vendor_account_email est défini sur vrai, l'adresse email du compte fournisseur (si elle existe) prévaut sur l'adresse email du fournisseur. Voir Configurer d'autres paramètres.
    Lorsque vous travaillez avec des réclamations, une notification email est automatiquement envoyée au fournisseur si les deux conditions suivantes sont remplies :
    • Les paramètres auto_claim (dans le cas de lignes de commande ponctuelles pour des exemplaires physiques) ou auto_claim_co (dans le cas de lignes de commande récurrentes pour des exemplaires physiques) sont définis sur Y (voir Configurer d'autres paramètres).
    • La Lettre de réclamation d'une ligne de commande est activée (voir Activer/désactiver des lettres).
    • L'adresse email du fournisseur est configurée.
    • Un jour s'est écoulé depuis la Date de réception prévue + Période grâce avant réclamation de la ligne de commande (voir Traiter des réclamations) et le matériel n'a pas été livré par le fournisseur.
    • Tant que les conditions ci-dessus sont remplies, un message est automatiquement envoyé au fournisseur pour les lignes de commande d'exemplaires physiques. Les messages peuvent être envoyés à un fournisseur plusieurs fois pour un seul exemplaire. Pour plus d'informations, voir Traiter des réclamations.
    • Si le fournisseur est configuré pour les réclamations EDI (voir Échange de données informatisé (EDI)) et que la lettre Réclamations pour des lignes de commande EDI, des réclamations automatiques sont envoyées via EDI pour tous les types de ligne de commande (voir Traiter des réclamations) tant que les conditions ci-dessus sont satisfaites. Ces réclamations ne s'affichent pas dans cet onglet, mais les réponses des fournisseurs via EDI apparaissent dans l'onglet Notes.
    • Lorsque vous envoyez une réclamation manuellement à partir de cet onglet, elle est envoyée par email peu importe si le fournisseur est configuré pour les réclamations EDI.
    • Lorsqu'une notice de réclamation est envoyée au fournisseur par email, si l'unité d'organisation (bibliothèque propriétaire) a un type d'email Réclamer des réponses, celui-ci est utilisé à la ligne De dans l'email de notification de la réclamation. Pour utiliser l'adresse De dans la Table de code Lettre de réclamation d'une ligne de commande (Administration > Configuration générale > Menu de configuration > Lettres email) et non l'adresse email de la bibliothèque, supprimez le type d'email Réclamer des réponses des emails de l'organisation (Administration > Configuration générale > Configuration > Ajouter une bibliothèque ou Modifier les informations sur la bibliothèque > Bibliothèque, modifiez l'adresse email sous la section Informations de contact, en effaçant le type d'email Réclamer des réponses).
    Si le paramètre client n'est pas défini sur Automatique, vous pouvez, si nécessaire, envoyer un email manuellement au fournisseur.

    Envoyer des emails aux fournisseurs

    La méthode suivante décrit comment communiquer avec un fournisseur par email.
    Pour envoyer un email à un fournisseur :
    1. Dans l'onglet Communications, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Commencer une communication — pour commencer une nouvelle communication avec le fournisseur. La fenêtre popup Commencer une communication s'affiche.
        Cette option n'est disponible que lorsqu'un fournisseur a été spécifié sur l'onglet Résumé de la page Résumé de la ligne de commande.
      • Actions > Répondre — pour répondre à une communication du fournisseur. La fenêtre popup Répondre s'ouvre.
      Voici un exemple de la fenêtre popup Commencer une communication. La fenêtre Répondre est identique, sauf qu'elle inclut le texte ainsi que la ligne Objet du message précédent.
      Fenêtre contextuelle Commencer une communication
      Les deux étapes suivantes ne s'appliquent qu'aux nouvelles communications. Si vous répondez à une communication d'un fournisseur, continuez à l'étape 4.
    2. Le corps de la lettre est automatiquement rempli avec les informations concernant la ligne de commande. Sélectionnez Réclamation dans la liste déroulante Type pour ajouter à la lettre les détails du dernier exemplaire reçu.
      Pour une vidéo sur la saisie des informations concernant une ligne de commande dans une lettre au fournisseur, voir la vidéo Informations sur la ligne de commande dans une communication au fournisseur (3:40 mins).
    3. Dans le champ Objet, indiquez le numéro de commande et/ou le numéro de la ligne de commande.
      Vous pouvez entrer n'importe quel texte dans le champ Objet ; toutefois, nous vous recommandons d'inclure le numéro de commande et/ou le numéro de la ligne de commande afin de rendre la communication avec le fournisseur plus claire.
    4. Dans le champ Corps, entrez le texte du email.
    5. Si vous attachez une pièce jointe à votre email, entrez les détails de la pièce jointe dans la zone Ajouter une pièce jointe.
    6. Cliquez sur Envoyer. L'email est envoyé au fournisseur et apparaît dans la liste des communications. Si une pièce jointe a été envoyée avec l'email, une coche apparaît dans la colonne Pièces jointes.
    Pour voir les messages associés à une communication, cliquez sur l'entrée pertinente dans la colonne Objet. L'onglet Messages s'ouvre et affiche la correspondance avec le fournisseur.
    La lettre envoyée au fournisseur est basée sur la Lettre de conversation. Pour personnaliser cette lettre, voir Configurer des lettres Alma.
    Cliquez sur l'onglet Pièces jointes pour voir les détails des pièces jointes associées à une communication. Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles pièces jointes sur cette page en configurant les informations dans les champs affichés et en cliquant sur Ajouter une pièce jointe.

    Saisir les réponses des fournisseurs aux emails

    Les réponses des fournisseurs aux communications ne sont pas automatiquement enregistrées dans l'onglet Communications et doivent être saisies manuellement. La procédure suivante décrit comment saisir les réponses des fournisseurs aux emails.
    Pour saisir les réponses des fournisseurs :
    1. Dans l'onglet Communications, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur l'email pour lequel vous souhaitez saisir une réponse. Le contenu de l'email envoyé apparaît dans l'onglet Messages.
      • Cliquez sur le bouton Actions au bout de la ligne.
    2. Cliquez sur Ajouter une réponse. La fenêtre popup Ajouter une réponse s'ouvre.
      Fenêtre contextuelle Ajouter une réponse
    3. Dans la case Corps, saisissez la réponse du fournisseur.
    4. Si vous avez reçu une pièce jointe avec l'email, renseignez les détails de cette pièce jointe dans la zone Ajouter une pièce jointe.
    5. Cliquez sur Réponse. La réponse email du fournisseur est ajoutée à l'onglet Messages et les pièces jointes sont ajoutées à l'onglet Pièces jointes.
    Pour consulter une pièce jointe dans l'onglet Pièces jointes, choisissez Actions > Télécharger pour une pièce jointe.
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