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    Flux de travail d'achat

    Traduisible
    Voici une illustration du flux de travail d'achat qui détermine la façon dont une ligne de commande est gérée, depuis sa création jusqu'à son activation ou sa réception.
    Pour une explication des types d'achats électroniques et physiques et des types de lignes de commande qui peuvent être créés, et les ramifications du type d'achat et du type de lignes de commande aussi bien sur le flux de travail que sur l'inventaire en résultant, voir Explication du flux de travail et de l'inventaire des types d'achat. Pour plus d'informations sur la détermination du flux de travail à suivre lorsqu'on acquiert des ressources électroniques, voir Ressources électroniques - Scénarios et flux de travail.
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    Flux de travail d'achat
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
    1. Une ligne de commande entre dans le système Alma, soit automatiquement, par le biais d'un import de données intégrées de commande (EOD) ou d'une API en temps réel via un fournisseur de services bibliothécaires (LSP) ; soit manuellement, suite à la création d'une ligne de commande. Pour plus d'informations sur la création d'une ligne de commande avec EOD, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import. Pour plus d'informations sur la création de lignes de commande assistée par une technologie en temps réel, voir Commander en temps réel. Pour plus d'informations sur la création manuelle d'une ligne de commande, voir Créer une ligne de commande manuellement. Pour plus d'informations sur la création de lignes commande de souscription de service pour des services sans inventaire, voir Créer des lignes de commandes de services d'abonnement sans inventaire.
    2. La ligne de commande est normalisée, validée puis traitée afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles pré-configurées par un administrateur. Ces tâches sont effectuées automatiquement par le système.
    3. En cas de problèmes (informations invalides ou manquantes par exemple) ou d'alertes visant à attirer l'attention des opérateurs, la ligne de commande est envoyée pour révision. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Réviser des lignes de commande.
    4. La ligne de commande procède à l'étape d'emballage du flux de travail au cours de laquelle la ligne de commande est emballée dans une commande. La configuration d'achat, configurée sur la page de Résumé de la ligne de commande (voir Créer une ligne de commande manuellement), détermine si l'emballage est automatique ou manuel.
      • Automatique – Les lignes de commande sont automatiquement emballées conformément aux règles de la commande (voir Emballer une ligne de commande dans une commande).
      • Manuel – La ligne de commande est emballée manuellement. Pour plus d'informations, sur cette activité, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Lorsque la personne qui effectue l'emballage manuel clique sur Emballer sur la page Créer des commandes d'achat, la ligne de commande est emballée dans une commande.
      Si, pendant le processus d'emballage (manuel ou automatique), l'un des champs obligatoires (requis à cette étape) n'est pas rempli, la commande est renvoyée pour révision. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Réviser des commandes. Après la révision de la commande et la saisie des informations manquantes, la commande passe à l'étape 5 du flux de travail, où elle est validée et envoyée au fournisseur.
    5. La commande passe à l'étape d'approbation et d'envoi du flux de travail. La confirmation d'achat (configurée par Ex Libris) détermine si l'approbation et l'envoi sont automatiques ou manuels.
      • Automatique – La commande est automatiquement approuvée et envoyée au fournisseur.
      • Manuel – La commande est approuvée manuellement et envoyée au fournisseur. Pour plus d'informations sur cette action manuelle, voir Approuver et envoyer des commandes. Lorsque la personne qui effectue la approbation manuelle clique sur Valider et envoyer sur la page d'approbation des commandes d'achat, la ligne de commande validée est envoyée au fournisseur.
      La commande est soumise à approbation, qu'elle ait été créée manuellement ou à l'aide d'EOD, ou qu'elle ait été configurée pour un emballage manuel ou automatique. Cependant, si l'utilisateur sélectionne Commander maintenant pour une ligne de commande, la commande est automatiquement approuvée, quelle que soit la configuration d'achat.
    6. La ligne de commande passe à l'étape finale du flux de travail d'achat, au cours de laquelle elle est vérifiée pour déterminer si elle concerne du matériel électronique ou physique.
    Si la ligne de commande est de type Ponctuel, elle est clôturée lorsqu'elle a été facturée complètement et reçue/activée. Si elle n'est pas facturée complètement, elle est marquée comme En attente de facture dans le champ Statut de facture de la page Résumé de la ligne de commande et est en attente de facturation (voir Facturation).
    Si la ligne de commande est de type Récurrent, elle est marquée comme En attente de renouvellement après qu'elle soit reçue/activée. Vous pouvez marquer manuellement la ligne de commande comme Clôturée si elle est réglée en totalité et que vous arrêtez l'abonnement, même si le dernier fascicule n'a pas été encore reçu.

    Explication du flux de travail et de l'inventaire de types d'achat

    Une fois qu'une ligne de commande est créée avec un certain type d'achat, les flux d'achat et l'incidence des données sont fixes et ne peuvent être modifiés. C'est pourquoi il est important de comprendre l'impact de différents types d'achats sur le flux de travail d'achat et sur l'inventaire qui en résulte.
    Le type de matériel est le type de matériel tel qu'un livre, une revue électronique, ou un CD ROM, à partir duquel un exemplaire prend sa forme. Le type de matériel fait partie de la notice d'exemplaire qui est créée, mais il ne contrôle pas le flux de travail de la ligne de commande. Le type de matériel peut être modifié lors de la création/modification d'une ligne de commande.
    Les types d'achat peuvent être physiques ou électroniques, et correspondre à l'un des types de continuité suivants (types de lignes de commande) :
    • Ponctuel – Des commandes ponctuelles ou peu fréquentes, telles qu'un livre imprimé, un livre- électronique, ou une partition de musique qui ne sont pas publiés de façon récurrente. Le matériel physique est reçu dans l'onglet Ponctuel sur la page Recevoir un nouveau matériel. Les collections et exemplaires sont créés automatiquement, une collection est créée pour chaque emplacement unique, et un exemplaire pour chaque copie. Le matériel électronique passe par le processus d'activation standard et demeure activé pour une période indéterminée. Une fois que la ligne de commande est facturée et reçue/activée, elle est clôturée.
    • Récurrent – Les commandes qui se répètent régulièrement, par exemple, des abonnements mensuels à du matériel physique ou électronique, tels que des journaux. Le matériel physique est reçu dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel. Des collections sont créées lors de la création de la ligne de commande (pour chaque exécution des collections dans une localisation) et des exemplaires sont créés. Le matériel électronique est soumis au processus d'activation standard et peut être désactivé pendant le processus d'évaluation. La ligne de commande reste ouverte une fois qu'elle est facturée et reçue/activée (bien qu'elle puisse être clôturée manuellement).
      Exemples et informations supplémentaires sur le flux de travail :
      • Un périodique pour lequel vous réceptionnez les exemplaires trimestriellement – Les fascicules sont décrits par la notice bibliographique du périodique jointe à la commande. Vous devez créer un exemplaire pour chaque fascicule ; chaque fascicule demeure un exemplaire indépendant jusqu'à ce qu'il soit relié à d'autres fascicules. Qu'ils soient en circulation ou pas, il est toujours recommandable d'enregistrer des informations sur chaque fascicule, par exemple, s'ils ont été perdus ou si certains fascicules sont soumis à des règles internes particulières. Il est recommandé de créer un modèle de prédiction pour la livraison des fascicules ou de réceptionner les nouveaux fascicules dans l'onglet Récurrent de la page Recevoir un nouveau matériel.
      • Une monographie comportant plusieurs volumes et dont vous recevez les volumes à des intervalles irréguliers, tels que des volumes encyclopédiques – Les volumes sont décrits par la notice bibliographique de l'encyclopédie jointe à la commande. Vous devez créer des exemplaires pour chaque volume, car les volumes peuvent circuler indépendamment les uns des autres. Vous devriez réceptionner les nouveaux volumes dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel.
    • Ordre permanent – Les commandes qui ne sont pas répétées fréquemment ou régulièrement. Utilisé, par exemple, pour acheter tous les livres imprimés d'un auteur particulier lorsque ceux-ci sont publiés, ou lorsqu'une série de livres est publiée, mais pas nécessairement régulièrement. Le matériel monographique physique n'est pas reçu via la page Recevoir un nouveau matériel. Il est plutôt créé manuellement, en créant ou sélectionnant une notice bibliographique, en créant une notice de collection, puis en créant une notice d'exemplaire, que vous associez alors à la ligne de commande de l'ordre permanent. Vous devez définir une date de réception pour l'exemplaire dans l'Éditeur d'exemplaire physique.
      Le matériel non monographique est traité de la même façon que le matériel physique récurrent, bien qu'il ne comporte pas de séquence ou fréquence fixes. Le matériel électronique est soumis au processus d'activation standard et peut être désactivé pendant le processus d'évaluation. La ligne de commande reste ouverte une fois qu'elle est facturée et reçue/activée (bien qu'elle puisse être clôturée manuellement).
      Exemples et informations supplémentaires :
      • Une collection de monographies pour laquelle vous recevez de nouveaux titres à des intervalles irréguliers - Chaque titre peut être publié par un auteur différent, mais tous restent dans la même collection, à laquelle vous êtes abonné. La commande est reliée à une notice bibliographique supprimée pour cette collection : les exemplaires ne sont pas décrits par cette notice bibliographique. Chaque exemplaire est publié sous un titre différent et doit être catalogué séparément avec sa propre notice bibliographique qui est reliée à la commande de collection. Chaque exemplaire circule indépendamment.
      • Une organisation dont vous êtes membre vous envoie du matériel, tel que des fascicules de revues, des répertoires annuels, etc. – Comme vous payez pour votre adhésion, et pas pour l'abonnement, vous ne devez pas créer de commande comportant une notice supprimée pour l'adhésion. Le matériel reçu n'est pas décrit par cette collection. Il se peut que vous n'ayez pas besoin de créer des exemplaires pour tout le matériel reçu, mais uniquement pour une partie de celui-ci. La ligne de commande de type Technique est utilisée pour le périodique afin de vérifier les fascicules. Le prix est arrêté et la commande est associée à la ligne de commande mère – la commande de l'abonnement. Si d'autres matériels sont reçus régulièrement, tels qu'un répertoire annuel, utilisez la même logique pour ceux-ci. Vous pouvez cataloguer indépendamment du matériel supplémentaire reçu ponctuellement et lié à la commande d'adhésion.
      • La souscription d'une ressource intégrée, par exemple du matériel juridique non relié, qui est livré puis ajouté à un exemplaire physique existant – Le matériel est décrit par la notice bibliographique du matériel physique rattaché à la commande ; chacun d'entre eux représente une mise à jour de cet exemplaire. Vous n'avez pas besoin de créer de nouveaux exemplaires pour chaque matériel reçu, car ceux-ci ne circulent pas indépendamment les uns des autres. Si le matériel reçu est soumis à une réception à intervalles prédictibles, mettez à jour la date de réception prévue de la commande à chaque fois que vous recevez un nouveau matériel.
    Le tableau ci-dessous détaille les types d'achat recommandés disponibles pour chaque type de recherche de répertoire (voir Créer une ligne de commande pour une explication du processus de recherche et de création de ligne de commande).
    Rechercher dans le Répertoire, Types d'achat recommandés, Flux de travail & Inventaire
    Rechercher Sélectionner un type Type d'achat recommandé Continuité de la commande Flux de travail de la ligne de commande Inventaire créé
    Tous les titres Périodique (ISSN) Périodique électronique Ponctuel Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante
    Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante
    Périodique imprimé Ponctuel Reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel Type d'exemplaire - Périodique
    Récurrent Reçu dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel. Un exemplaire est créé à la réception. Collections
    Livre (ISBN) Livre électronique (titre) Ponctuel Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante (Livre électronique)
    Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante (Livre électronique)
    Livre imprimé
    Si les seuls exemplaires physiques que vous avez commandés sont des livres, tout type de commande Livre imprimé (comme par exemple Livre imprimé - Achat ponctuel) est essentiellement le même que le type physique équivalent (tel que Physique - Achat ponctuel).
    Ponctuel Reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel Type d'exemplaire - Livre
    Ordre permanent
    (monographie; les non-monographies sont traitées comme Récurrentes)
    Le matériel n'est pas reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel, mais par le biais d'un flux de travail unique. Pour plus de détails, voir l'étape 5 dans la procédure Recevoir un nouveau matériel physique dans la section Réceptionner du matériel. Collections
    Collection électronique Bouquet de revues Collection électronique Ponctuel, Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Collection électronique (selon la base de connaissances centrale)
    Bouquet de livres Collection électronique Ponctuel, Récurrent
    Mélangé Collection électronique Ponctuel, Récurrent
    Commande de service (sans inventaire existant) Service d'accès Aucun inventaire n'est créé. Le flux de travail de la ligne de commande dépend de la récurrence (un renouvellement est nécessaire pour les commandes de type abonnement).
    Utilisez la collection électronique - Type d'achat ponctuel/récurrent. (Vous pouvez définir le Type de collection comme Base de données dans l'Éditeur de collection électronique.)
    Service de base de données
    Autre service
    Pour plus d'informations sur les types de lignes de commande qui peuvent être créés pour chaque type de matériel et contexte dans Alma, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
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