Skip to main content
ExLibris
  • Subscribe by RSS
  • ExLibris Dev

    Sammlungen verwalten

    Translatable
    Eine Sammlung (ohne Bezug zu einer elektronischen Sammlung; siehe Elektronische Sammlungen verwalten) ist eine Einheit, dieTitelsätze sammelt, die in irgendeiner Beziehung zueinander stehen. Eine Sammlung kann auf einem Thema oder einer Materie basieren, wie zum Beispiel eine Sammlung mit dem Titel „The Beatles“ (basierend auf der populären Band), die Datensätze physischer Exemplare beinhaltet, einschließlich Biografien, Noten, digitale Audio- und Video-Aufzeichnungen von Live-Auftritten und Studioaufnahmen, sowie eine beliebige Anzahl und Arten von Song- und Album-Beständen. Eine Sammlung hat ihren eigenen Titelsatz. Die Sammlung kann Datensätze enthalten, die mit unterschiedlichen Ressourcentypen verknüpft sind (physisch, digital und elektronisch).
    Strukturell können Sammlungen Top Level Sammlungen oder Untersammlungen sein. Untersammlungen sind Untereinheiten von Top Level Sammlungen oder anderen Untersammlungen. Eine Sammlung wie „The Beatles“ könnte Untersammlungen haben, basierend auf Chronologie, Geografie, Biografie einzelner Bandmitglieder oder einer anderen Kategorie, die Ihre Institution nützlich findet. Die „The Beatles“-Sammlung selbst könnte eine Untersammlung einer grösseren 60er Popmusik oder Rock 'n Roll-Genre-Sammlung sein.
    Sammlungen können in Suchen (wie Facetten und Suchen nach Sammlungen) und in anderen Bereichen des Systems, wie Veröffentlichungen, verwendet werden: Ressourcen aller Art können mit ihren Sammlungsdetails veröffentlicht werden, darunter über- und untergeordnete Sammlungen.
    Sammlungen, deren Titelsätzeunterdrückt sind, werden nicht in Primo angezeigt.

    Neue Top-Level-Sammlung

    Um eine Top-Level-Sammlung zu Ihrem Bestand hinzuzufügen, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert
    Top-Level-Sammlungen sind verwaltete Ressourcen, die eine beliebige Anzahl von zusammengefassten Bestandsexemplaren enthalten. Sie bieten Organisations- und Verwaltungsebenen für digitale Sammlungen und andere Ressourcen.
    Um Ihrem Bestand eine Top-Level-Sammlung hinzuzufügen:
    1. Öffnen Sie die Seite Sammlungsressourcen-Editor (Ressourcen-Verwaltung > Suche > Sammlungen verwalten).
      Sammlungs-Ressourcen-Editor
    2. Klicken Sie auf Neue Top-Level-Sammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen wird geöffnet.
    3. Verwenden Sie die folgende Tabelle, um die erforderlichen und optionalen Felder im Formular einzugeben.
      Neue Sammlungsfelder hinzufügen
      Feld Beschreibung
      Sammlungstitel Entspricht 245 $a - Titel. (erforderlich) Dieser Titel erscheint in den Alma-Suchergebnissen.
      Dieser Titel muss nicht eindeutig sein, aber es wird empfohlen, dass es der gleiche ist wie der Sammlungsname.
      Datensatzformat der Sammlung Der Datensatztyp, den diese Sammlung enthalten wird.
      Dieses Feld erscheint nur, wenn Ihr System mehrere Datensatzformate unterstützt. Bitte kontaktieren Sie den Ex Libris Support, um diese Funktion zu aktivieren.
      Sammlungsname Interner Sammlungsname (anstelle des Titelsatznamens). Erforderlich Dieser Name wird angezeigt, wenn für Primo und andere Standorte gepublisht wird.

      Dieser Name muss in allen Top Level Sammlungen eindeutig sein.

      Beschreibung Eine Beschreibung der Sammlung. Begrenzen Sie sie auf 1000 Zeichen.
      Externe ID Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies die ID der Sammlung, die durch das externe System zugeordnet wurde. Darüber hinaus können Benutzer IDs in diesem Feld speichern, um sie später in den veröffentlichten Metadaten zu verwenden, und Primo kann sie während der Discovery verwenden.
      Externes System Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies der Name des externen Systems
      Bibliothek Die Bibliothek, in der sich die Sammlung befindet (aus den Auswahloptionen auswählen). (erforderlich)
    4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zu einer anderen Aufgabe überzugehen oder Speichern und fortfahren, um die Sammlung zu speichern und die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor zu öffnen, wo Sie weitere Informationen für die neue Sammlung eingeben können.

    Arbeiten mit Sammlungen

    Die folgenden Rollen können mit Sammlungen arbeiten:
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert – Top Level Sammlungen erstellen, bearbeiten und löschen und eine Untersammlung zu einer Top-Level-Sammlung erheben.
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter – Untersammlungen erstellen und bearbeiten und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben
    • Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert – Untersammlungen erstellen, bearbeiten und löschen und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben
    • Digitale Bestands-Mitarbeiter – Titel zu einer Sammlung hinzufügen bzw. von einer Sammlung entfernen und einen Titel zwischen Sammlungen verschieben
    Da Sammlungen es Ihnen erlauben, Datensätze verschiedener Typen (physisch, digital und elektronisch) und aus verschiedenen Quellen (intern, extern, Remote) zu gruppieren, nutzen digitale Asset-Management-Systeme sie oft, um die vielen Arten von Ressourcen zu organisierten hierarchischen Einheiten zu aggregieren. Im Rahmen dieses Prozesses können Institutionen:
    • Untersammlungen erstellen, bearbeiten oder löschen
    • Miniaturbilder zu Sammlungen hinzufügen
    • Exemplare, Sets und externe digitale Objekte zu Sammlungen hinzufügen
    • Sammlungszuordnung mit Importprofilen integrieren
    Alma-Sammlungen können auf lokale und externe Objekte verweisen. Externe Objekte bleiben an ihren externen Standorten. Die Alma-Sammlung speichert nur Objekt-Metadaten.
    Sie arbeiten mit Sammlungen auf der Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor. Diese Seite zeigt die Top Level Sammlungen in Ihrer Institution an.
    collection_editor_top_level.png
    Sammlungs-Ressourcen-Editor
    Um Sammlungsinformationen herunterzuladen:
    Um Sammlungsinformationen als EAD-Datei (Encoded Archival Description) herunterzuladen, wählen Sie Aktionen > EAD herunterladen für eine Top Level Sammlung aus oder sehen Sie die Sammlung unter Aktionen > Anzeigen an und klicken Sie auf EAD herunterladen im Bereich Allgemeine Angaben.
    Um eine Sammlung anzuzeigen:
    Wählen Sie für eine Top Level Sammlung Aktionen > Anzeigen für die Sammlung auf der Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor. Wählen Sie nach dem Öffnen der Top Level Sammlung für eine Untersammlung Anzeigen für die Sammlung auf der Parent-Seite.
    Allgemeine Informationen über die Sammlung erscheinen im Bereich Allgemeine Angaben. Die Untersammlungen der Sammlungen erscheinen in der Registerkarte Untersammlungen. Die mit den Sammlungen verknüpften Titel erscheinen in der Registerkarte Titelliste.
    Um eine Sammlung oder ein Sammlungs-Miniaturbild zu bearbeiten:
    1. Wenn die Sammlung eine Top Level Sammlung ist, wählen Sie Aktionen > Anzeigen für die Sammlung auf der Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor. Die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor erscheint.
      Sammlungs-Ressourcen-Editor, Untersammlungen
      Wählen Sie nach dem Öffnen der Top Level Sammlung für eine Untersammlung Aktionen > Bearbeiten für die Sammlung auf der Parent-Seite.
    2. Sie können die Sammlungsinformationen im Abschnitt Allgemeine Angaben bearbeiten.
    3. Um ein Miniaturbild hinzuzufügen oder zu ersetzen, klicken Sie auf Ersetzen und wählen Sie entweder Standard-Miniaturbild verwenden oder wählen Sie ein neues Miniaturbild aus. Unterstützte Formate sind PNG, GIF und JPG.
    4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hochladen:
      • Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zur Liste der Sammlungen zurückzukehren, oder
      • Klicken Sie auf Speichern und fortfahren, um Ihre Arbeit zu speichern und auf der Seite Sammlung-Ressourcen-Editor zu bleiben.
    Um eine Untersammlung zu einer Sammlung hinzuzufügen:
    1. Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und klicken Sie auf der Registerkarte Untersammlungen auf Neue Untersammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen erscheint.
      Neue Untersammlung
      Das Feld Sammlungs-Parent wird in der Parent-Sammlung angezeigt.
    2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern oder Speichern und fortfahren. Für weitere Informationen siehe Neue Top-Level-Sammlung.
    Um eine oder mehrere Untersammlungen zu verschieben, um Untereinheiten einer anderen Sammlung zu werden:
    1. Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und wählen Sie in der Registerkarte Untersammlungen Aktionen > Verschieben für die Untersammlung. Alternativ wählen Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Untersammlungen und klicken Sie auf Auswahl verschieben. Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint.
    2. Suchen Sie nach der Zielsammlung, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Auswählen. Die Untersammlung wird in die gewählte Sammlung verschoben.
    Wenn das Zielsammlungs-Parent bereits eine Untersammlung mit demselben Namen wie die Sammlung hat, die Sie verschieben, erhält die Sammlung, die Sie verschieben, einen eindeutigen Ersatznamen. Bearbeiten Sie die Sammlung nach dem Verschieben, um den Namen zu ändern.
    Um aus einer Untersammlung eine Top Level Sammlung zu machen:
    Nur ein Benutzer mit der Rolle Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert, kann diese Aktion durchführen.
    Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und wählen Sie in der Registerkarte Untersammlungen Aktionen > Zu Top-Level machen für die Untersammlung. Die Untersammlung wird zu einer Top Level Sammlung.
    Wenn es bereits eine Top Level Sammlung mit demselben Namen als Untersammlung gibt, die Sie befördern, erhält die Sammlung, die Sie befördern, einen eindeutigen Ersatznamen. Bearbeiten Sie die Sammlung nach der Beförderung, um den Namen zu ändern.
    Um eine Sammlung zu löschen:
    Sie können eine Sammlung nicht löschen, wenn sie Untersammlungen oder zugeordnete Titel hat. Um die Sammlung zu löschen, löschen Sie zuerst die Untersammlungen und entfernen Sie alle zugehörigen Titel.
    Wählen Sie Aktionen > Löschen und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    Um mehrere Untersammlungen auf einmal zu löschen, wählen Sie in der Registerkarte Untersammlungen die Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Sammlungen, klicken sie auf Auswahl löschen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Wenn Sie Sammlungen ausgewählt haben, die nicht gelöscht werden können, erscheint eine Warnung im Dialogfenster Bestätigung. Die Bestätigung löscht nur die zulässigen Sammlungen; die anderen Sammlungen bleiben unberührt.
    Um Titel in einer Sammlung zu verwalten:
    Titel werden in der Registerkarte Titelliste verwaltet.
    • Um individuelle Titel hinzuzufügen:
      1. Klicken Sie auf Neuer Titel. Die Bestandssuche (nur für alle Titel) erscheint.
      2. Suchen Sie nach Titeln und wählen Sie die gewünschten Titel aus.
      3. Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Titel werden der Sammlung hinzugefügt.
    • Um Titel nach Set hinzuzufügen (wenn Sie bereits ein Set mit Titeln haben; siehe Verwaltung von Suchanfragen und Sets):
      1. Klicken Sie auf Titel aus Set hinzufügen. Die Seite Sets verwalten erscheint.
      2. Wählen Sie das Set zum Hinzufügen aus.
      3. Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    • Um einzelne Titel zu entfernen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Wählen Sie alternativ Aktionen > Entfernen neben einem Titel aus.
      Klicken Sie auf im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
      Sie können einen Titel nur von einer Sammlung entfernen, wenn er mehr als einer Sammlung zugewiesen ist und keinen digitalen Bestand enthält. Dies stellt sicher, dass der gesamte digitale Bestand in einer Sammlung verwaltet wird.
    • Um alle Exemplare zu entfernen, klicken Sie auf Alle entfernen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    • Um Titel in eine andere Sammlung zu verschieben:
      1. Wählen Sie zum Verschieben die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Wählen Sie alternativ Aktionen > Verschieben neben einem Titel aus. Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint.
      2. Suchen Sie nach der Zielsammlung und wählen Sie diese aus.
      3. Klicken Sie auf Auswählen. Die Titel werden der Zielsammlung hinzugefügt.
    • Sie können zudem einen Titel mithilfe des Menüs Aktionen bearbeiten oder anzeigen.

    Arbeiten mit Sammlungen auf der Seite Bestandssuche

    Um auf der Seite Bestandssuche mit Sammlungen zu arbeiten:
    Führen Sie eine Bestandssuche für eine Sammlung durch. Die Seite Bestandssuche öffnet sich und zeigt eine Liste aller Sammlungen an:
    Top Level Sammlungen
    In der Liste der verfügbaren Sammlungen stehen unter jeder Kurzauflistung die folgenden Links permanent zur Verfügung:
    • Bearbeiten: Die Sammlung im Metadaten-Editor anzeigen.
    • Sammlung bearbeiten: Die Sammlung im Sammlungs-Ressourcen-Editor anzeigen. Für weitere Informationen zu Sammlungen siehe Sammlungen verwalten.
    • Sammlung anzeigen: Die Sammlung im Sammlungs-Ressourcen-Editor anzeigen.
    • Löschen: Die Sammlung löschen, wenn sie keine Untersammlungen oder Exemplare enthält.
    In der gleichen Zeile können auch zusätzliche Links angezeigt werden:
    • Titelliste (#titles): Alle Untersammlungen dieser Sammlung anzeigen
    • Weitere Informationen: Zugehörige Informationen wie beispielsweise verbundene Datensätze und Publishing-Informationen (verfügbar für Allgemeine Systemadministratoren, Bestands-Administratoren und Katalog-Administratoren) in einem Popup-Fenster auf der Seite anzeigen
    Sie können auf den Link Bestellungen/Bearbeitungsaufträge im Popup-Fenster Weitere Informationen klicken, um die Seite Überwachung der Bestandsbestellungen zu öffnen und Informationen zum Bearbeitungsauftrag für das Exemplar anzuzeigen (siehe Verwaltung von Bestellungen und Bearbeitungsaufträgen).