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    Konfiguration Rechnungsprüfungs- Regeln

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    Um neue Regeln für die Rechnungsprüfung zu konfigurieren, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Erwerbungs-Administrator
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Regeln für die Rechnungsprüfung definieren Tests, die auf Rechnungen anzuwenden sind, die eine erste Überprüfung bestanden, aber eine Warnung hervorgerufen haben.
    Es kann mehr als eine Regel konfiguriert werden, aber es wird nur die erste zutreffende aktivierte Regel angewendet und die übrigen Regeln werden nicht geprüft. Alma wendet aktivierte Regeln in der Reihenfolge an, in der Sie in der Regelliste aufgelistet sind. Jede Regel testet die Rechnung auf einen oder mehrere Parameter. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, zeigt die Regel an, ob die Rechnung zur Prüfung gesendet wird oder nicht. Siehe Rechnungen überprüfen.
    Eine Standardregel für die Rechnungsprüfung wird angewendet, wenn keine der anderen Regeln für die Rechnungsprüfung zutrifft. Die Standardregel hat keine Konfigurations-Parameter und kann nur aktiviert (Richtig) oder deaktiviert (Falsch) werden, wie folgt:
    • Richtig – Zur Prüfung senden.
    • Falsch – Nicht zur Prüfung senden. Dies ist der Standard.
    Jede Rechnungsprüfungsregel kann entweder aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist jede neue Regel aktiviert.
    Sie konfigurieren Rechnungsprüfungsregeln auf der Rechnungsprüfungsregelseite (Erwerbungen > Erwerbungskonfiguration > Konfigurationsmenü > Rechnungen > Rechnungsprüfungsregeln).
    Rechnungsprüfungsregelseite
    Die folgenden Aktionen können auf dieser Seite ausgeführt werden:
    • Hinzufügen von Regeln für die Rechnungsprüfung (siehe Regeln für die Rechnungsprüfung hinzufügen)
    • Bearbeiten einer Rechnungsprüfungsregel (wählen Sie Aktionen > Bearbeiten)
      Nutzen Sie auf der Seite Regeln für Rechnungsprüfung die Aufwärts- und Abwärts-Pfeile, um die Reihenfolge der Rechnungsprüfungsregeln zu bestimmen. Die Reihenfolge der Regeln innerhalb der Regelliste ist bedeutsam, da Alma die erste (aktivierte) Regel übernehmen wird, deren Eingabe-Parameter zutreffen.
    • Bearbeiten der Standardregel für die Rechnungsprüfung (wie oben beschrieben)
    • Löschen einer Regel für die Rechnungsprüfung (wählen Sie Aktionen > Löschen)
    • Eine Regel für die Rechnungsprüfung deaktivieren (klicken Sie auf das gelbe Häkchen links neben der Regel für die Rechnungsprüfung. Zum Aktivieren einer ausgeschalteten Rechnungsprüfungsregel, klicken Sie auf die entsprechende graue Markierung )

    Hinzufügen von Rechnungsprüfungsregeln

    Sie können eine neue Rechnungsprüfungsregel zur Institution hinzufügen. Wenn Sie eine neue Rechnungs- prüfungsregel für die Institution definieren, wird sie auf alle Bibliotheken innerhalb der Institution angewendet.
    Jede Rechnungsprüfungsregel kann entweder aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist jede neue Regel aktiviert.
    Zum Hinzufügen einer neuen Rechnungsprüfungsregel:
    1. Auf der Seite für die Regeln für die Rechnungsüberprüfung, klicken Sie auf den Button Neue Regel. Die Bearbeitungsseite für die Regeln für die Rechnungsüberprüfung wird geöffnet.
      Wenn Sie eine Kopie einer bestehenden Regel für die Rechnungsüberprüfung erstellen wollen, wählen Sie Aktionen > Duplizieren. Sobald Sie die Regel kopiert haben, können Sie sie wie benötigt ändern.
      Bearbeitungsseite für die Regeln für die Rechnungsüberprüfung
    2. Im Bearbeitungsabschnitt der Rechnungsüberprüfungsregeln bestimmen Sie einen Namen (Erforderlich) und eine Beschreibung (Optional) für die neue Regel.
    3. Unter Eingabe-Parameter wählen Sie aus den vordefinierten Listen die erforderliche Information, die in der folgenden Tabelle beschrieben ist.
      Der boolesche UND Operator bestimmt die Parameter innerhalb einer einzelnen Regel. Das bedeutet, dass eine Regel auf eine Rechnung angewendet wird, wenn alle in der Regel festgelegten Bedingungen zutreffen und keine vorherige Regel angewendet wurde.
      Input Parameter für Rechnungsprüfungsregeln
      Parameter Beschreibung
      Aussagecode Der Typ des erstellten Alarms Mögliche Werte sind:
      • Zusätzliche Rechnungs-Einzelposten sind mit dem gleichen Bestellposten verbunden –Die Rechnung enthält mehrfache Rechnungs-Einzelposten die mit dem gleichen Bestellposten verbunden sind.
      • Währung weicht von Bestellung ab – Die Währung der Rechnung weicht von der Währung der verbundenen Bestellposten ab.
      • Hoher Gesamtpreis – Der Rechnungs-Gesamtpreis ist größer als der spezifizierte Wert (2.500 als Standard). Beachten Sie, dass diese Zahl in der Zuordnungs-Tabelle für Kunden Parameter angepasst werden kann. Für Details siehe Konfiguration anderer Einstellungen..
      • Die Rechnung beinhaltet ein abweichendes Lieferantenkonto von einigen verbundenen Bestellposten – Das Lieferantenkonto der Rechnung weicht von den Lieferantenkonten der verbundenen Bestellposten ab.
      • Rechnung enthält negativen Preisnachlass – Der Preisnachlass der Rechnung ist negativ, was in einem erhöhten Preis resultiert.
      • Rechnung wurde von externem Finanzsystem abgelehnt – Die Rechnung wurde von einem externen Finanzsystem abgelehnt. Eine Rechnung kann abgelehnt werden, wenn sie fehlende oder nicht korrekte Informationen enthält. Eine abgelehnte Rechnung wird zur Prüfung geschickt, um von einem Bibliotheksmitarbeiter bearbeitet zu werden (Siehe auch Rechnungsprüfung).
      • Rechnung mit einem stornierten Bestellposten – The Rechnung enthält einen Rechnungsposten, der mit einem stornierten Bestellposten verbunden ist.
      • Rechnung mit der gleichen Nummer existiert – Andere Rechnungen mit der gleichen Nummer existieren.
      • In Rechnung gestellt nach Stornierung –Nicht in Gebrauch.
      • Zeilen nicht verknüpft – Die Rechnung enthält Rechnungszeilen, die nicht verknüpft sind an Bestellposten.
      • Zeilen nicht bereit – The Rechnung enthält Rechnungsposten mit Status Nicht Bereit.
      • Die Zahlungsweise einiger verknüpfter Bestellposten weicht von der Rechnung ab – Die Zahlungsweise der Rechnung weicht von den Zahlungsweisen der verknüpften Bestellposten ab.
      • Gesamtbetrag der Abweichung – Der Gesamtpreis der Rechnung weicht vom errechneten Gesamtpreis der Rechnungsposten ab.
      • Lieferant ist steuerpflichtig, aber MwSt. fehlt – Der Lieferant ist mehrwertsteuerpflichtig, aber auf der Rechnung ist keine MwSt. ausgewiesen.
      • Lieferant ist nicht steuerpflichtig, aber MwSt. existiert – Der Lieferant ist nicht MwSt-pflichtig, aber die Rechnung weist einen MwSt.-Betrag aus.
      Lieferantencode Klicken Sie auf das Symbol Suche , um die Seite für die Lieferantensuche zu öffnen und wählen Sie den Lieferanten, auf den Sie die Regel anwenden möchten.
      Wenn ein Lieferantencode freigelassen ist, erfüllt jeder Lieferantencode die Kriterien der Regel.
      Rechnungspostennummer Die Rechnungspostennummer Um alle Rechnungsposten-Nummern in die Regel einzubeziehen, geben Sie in dieses Feld ein Sternchen ein.
      Rechnungserstellungsformularoptionen Der Prozess, der die Rechnung erstellt hat.
    4. Unter Ausgabeparameter, wählen Sie Richtig wenn Sie möchten, dass die Rechnung am manuellen Prüfpunkt im Arbeitsablauf der Rechnungsstellung stoppt (Siehe auch Rechnungsprüfung) und auf Prüfung durch einen Rechnungsmitarbeiter wartet. Wenn Sie nicht möchten, dass eine Rechnung , diedie Kriterien der Regel erfüllt, manuell geprüft wird, wählen Sie Falsch.
    5. Klicken Sie auf Speichern. Die Regel, die Sie definiert haben, wird am Ende der Liste der Regeln auf der Seite für die Rechnungssprüfungsregeln aufgelistet.
      Rechnungsprüfungsregelseite
    6. Nutzen Sie die Aufwärts- und Abwärts-Pfeile, um die Reihenfolge der Regeln für die Rechnungsprüfung zu bestimmen. Die Reihenfolge der Regeln innerhalb der Regelliste ist bedeutsam, da Alma die erste (aktivierte) Regel übernehmen wird, deren Eingabe-Parameter zutreffen.
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