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    Abschluss des Abrechnungszeitraums

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    Für den Abschluss des Abrechnungszeitraums müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Abrechnungszeitraum-Manager
    Um einen Abrechnungszeitraum abzuschließen und ihn zum nächsten Abrechnungszeitraum zu verschieben, müssen Sie die folgenden Prozesse ausführen:
    • Konto-Verlängerung – Kopiert die Konten aus dem abzuschließenden Abrechnungszeitraum in den nächsten Abrechnungszeitraum (siehe Konten-Verlängerung)
    • Bestellposten-Verlängerung – Kopiert Bestellposten aus dem abzuschließenden Abrechnungszeitraum in den nächstenAbrechnungszeitraum (siehe Bestellposten-Verlängerung)
    Die folgenden Bestelltypen werden während des Abschlusses des Abrechnungszeitraums verlängert:
    • Abonnement-Bestellungen
    • Daueraufträge
    • Bestellposten, die zum Ende des Abrechnungszeitraums nicht voll in Rechnung gestellt oder vollständig bezahlt wurden
    Erfahren Sie mehr über diese Funktion im Video Abschluss des Abrechnungszeitraums (35:08 min).

    Verlängerung von Konten

    Zur Durchführung einer Kontoverlängerung müssen Sie die folgende Position innehaben:
    • Abrechnungszeitraum-Manager
    Dies ist der erste Schritt beim Abschluss des Abrechnungszeitraums.
    Als Teil des Abschlusses des Abrechnungszeitraums startet der Konto-Manager einen manuellen Prozess, bei dem bei Bedarf das Konto aus dem aktuellen Abrechnungszeitraum mit allen Übersichtsdetails und zugewiesenen Etats in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert wird. Während dieses Prozesses werden keine Änderungen am Konto oder an den Zuweisungen vorgenommen. Wenn der nächste Abrechnungszeitraum nicht existiert, erstellt Alma einen neuen, den Sie danach bearbeiten können (siehe Konfiguration Etat- und Konto-Abrechnungszeitraum ).
    Alma unterstützt nur die nicht-periodengerechte Abgrenzung (Cash-Basis), was bedeutet, dass nur Cash-Transaktionen, die vom System verarbeitet wurden, berücksichtigt werden.
    Erfahren Sie mehr über diese Funktion im Video Abschluss des Abrechnungszeitraums (35:08 min).
    Durchführung einer Kontoverlängerung:
    1. Klicken Sie auf der Seite "Kontenverlängerung" (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Kontenverlängerung) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:
      Dialogfenster: Verlängerungsprozess - Neues Konto
    2. Geben Sie die erforderlichen Prozessinformationen ein. Eine Beschreibung der Felder findet sich in der folgenden Tabelle.
      Kontenverlängerung - Prozessfelder
      Feld Beschreibung
      Zuweisung erstellen Wählen Sie, ob Sie die zugewiesenen Etats mit ihren Zuweisungen für den neuen Abrechnungszeitraum in das neue Konto kopieren möchten.
      Wenn Sie Ja und anschließend Kopieren im Feld Aktion auswählen, zeigt das Feld FPC-Faktor (%) an, wo Sie einen Wert eingeben, der den erhöhten/verringerten Prozentsatz der neu zugewiesenen Etats darstellt, die aus dem ursprünglichen Konto kopiert wurden. Der FPC-Faktor (%) wird mit der ursprünglichen Zuweisungssumme multipliziert, um die Zuweisungsmenge zu bestimmen.
      Das Feld Zuweisung erstellen wird nicht angezeigt, wenn Sie Löschen im Feld Aktion auswählen.
      Konto Wählen Sie, ob Sie alle Konten oder ein bestimmtes Konto aus der Dropdown-Liste kopieren möchten: Nur Konten, die im angezeigten Abrechnungszeitraum vorhanden sind, erscheinen.
      Beachten Sie, dass wenn Sie Alle auswählen, alle Konten im Abrechnungszeitraum verlängert werden, einschließlich inaktiver und geschlossener Konten, sowie Konto-Entwürfe. Siehe das Feld Status erstellen unten.
      Aktion Wählen Sie Folgendes aus der Dropdown-Liste:
      • Kopieren – Das Konto wird in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert. Wenn der Abrechnungszeitraum nicht vorhanden ist, wird ein neuer erstellt.
      • Löschen – Das Konto wird aus dem neuen Abrechnungszeitraum gelöscht. Wenn das Konto nicht existiert, wird der Prozess erfolgreich abgeschlossen. Wenn das Konto existiert, sucht der Prozess nach Vorgängen (ausgenommen Zuweisungen). Wenn eine Transaktion (Bestellbelastung oder Rechnungsbelastung) gefunden wird, wird der Prozess mit der Fehlermeldung Konto <Konto-ID> kann nicht gelöscht werden – Konto weist Transaktionen auf beendet.
      FPC-Faktor (%) Der erhöhte/verringerte Prozentsatz der neu zugewiesenen Etats, wenn sie aus dem ursprünglichen Konto kopiert werden. Wenn kein Prozentsatz eingegeben wird, wird der Wert standardmäßig auf 0% gesetzt.
      Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Ja im Feld Zuweisung erstellen und Kopieren im Feld Aktion auswählen.
      Status erstellen Stellen Sie den Status des gewählten Kontos (der Konten) im neuen Abrechnungszeitraum ein. Wählen Sie:
      • Entwurf – Das neue Konto (die neuen Konten) und alle Etats werden mit dem Staus Entwurf erstellt (das ist derselbe wie Inaktiv).
      • Aktiv – Das neue Konto (die neuen Konten) und alle Etats werden mit dem Status Aktiv erstellt.
      • Dieses Feld erscheint nicht, wenn Sie Löschen im Feld Aktion auswählen.
      • Wenn Sie alle Konten im Feld Konto ausgewählt haben, werden alle verlängerten Konten auf den Wert eingestellt, den Sie hier im neuen Abrechnungszeitraum auswählen.
      • Alle verlängerten Etats werden auf den Status des Kontos geändert, unabhängig vom ursprünglichen Status der Etats.
      Aus Jahr kopieren Das Jahr, aus dem Sie das Konto kopieren. Wählen Sie aus dem aktuellen oder vorherigen Abrechnungszeitraum aus.
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Prozess hinzuzufügen und weitere Prozesse hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um den Prozess hinzuzufügen und das Dialogfenster zu schließen.
      Der Prozess wird der Seite "Kontenverlängerung" hinzugefügt und sofort ausgeführt.
      Seite Jahresübertrag der Etats
      Seite "Kontenverlängerung"- mit Prozess
    4. Klicken Sie auf Aktionen > Ansicht, um Prozessdetails anzuzeigen. Die Seite Prozessbericht erscheint.
      Seite "Prozessbericht - Kontenverlängerung"
      Die Seite "Prozessbericht - Kontenverlängerung" zeigt Folgendes an:
      • Etat-Typ
      • Anzahl erfolgreicher Verlängerungen für jeden Etat-Typ
      • Anzahl fehlgeschlagener Verlängerungen für jeden Etat-Typ
    5. Klicken Sie auf Aktionen > Vorgänge, um Prozessvorgänge anzuzeigen. Die Seite Vorgangsbericht erscheint.
      Seite "Vorgangsbericht - Kontenverlängerung"
      Die Seite "Vorgangsbericht" zeigt Folgendes an:
      • Vorgangsbeschreibung
      • Vorgangsdatum
      • Schweregrad
      • Modul
      • Autor

    Verlängerung von Bestellposten

    Zur Durchführung einer Bestellposten-Verlängerung müssen Sie beide der folgenden Rollen innehaben:
    • Erwerbungs-Administrator
    • Abrechnungszeitraum-Manager
    Dies ist der zweite Schritt beim Abschluss des Abrechnungszeitraums.
    Sie müssen einen Prozess ausführen, um die belasteten Bestellposten in den neuen Abrechnungszeitraum zu kopieren. Während des Verlängerungsvorgangs können Sie entscheiden, ob Sie den Betrag des belasteten Bestellpostens erhöhen oder verringern möchten.
    Vor der Verlängerung des Bestellpostens müssen Sie alle Kontoverlängerungen durchführen.
    Stellen Sie sicher, dass der folgende Abrechnungszeitraum vorhanden ist und dass die entsprechenden Etats und Konten aktiv sind, bevor Sie eine Bestellposten-Verlängerung durchführen.
    Eine Bestellposten-Verlängerung wird bei allen aktiven, fortlaufenden, einmaligen Bestellposten durchgeführt, die noch eine Bestellbelastung haben. Bestellposten werden entsprechend der Auftragswährung aktualisiert. Der Wechselkurs wird dem aktuellsten Wechselkurs entsprechend neuberechnet, der aus der Wechselkurs-Tabelle entnommen wird.
    Erfahren Sie mehr über diese Funktion im Video Abschluss des Abrechnungszeitraums (35.08:35.08 min).
    Durchführung der Verlängerung eines Bestellpostens:
    1. Klicken Sie auf der Seite "Verlängerung Bestellposten" (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Verlängerung Bestellposten) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:
      Dialogfenster "Neuer Prozess - Verlängerung Bestellposten"
    2. Geben Sie die erforderlichen Prozessinformationen ein. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.
      Verlängerung Bestellposten - Prozessfelder
      Feld Beschreibung
      Neue Bestellbelastungs-Berechnung Die Art, die Bestellbelastungen im neuen Abrechnungszeitraum zu kalkulieren. Bei der Arbeit mit laufenden Bestellposten kann Ihre Berechnung auf Folgendem basieren:
      • Bestellbelastung – Alle Bestellbelastungen werden hinzugefügt und in den neuen Abrechnungszeitraum verschoben (plus oder minus FPC-Faktor in %) Dann wird die Bestellentastung für die gesamte Rechnungsbelastung durchgeführt.
      • Rechnungsbelastung – Die Berechnung basiert auf der Summe aller mit dem Abrechnungszeitraum verbundenen Ausgaben (plus oder minus FPC-Faktor). Die Bestellbelastung hängt vom jeweiligen Etat ab. Wenn diese Option ausgewählt ist und der Bestellposten keine Rechnungsbelastungen aufweist, wird die Berechnung stattdessen auf Grundlage der Bestellbelastung durchgeführt.
      Die Berechnung für einmalige Bestellposten basiert immer auf der Bestellbelastung, aber der FPC-Faktor (%) wird nicht berechnet.
      FPC-Faktor (%) Der erhöhte/verringerte Prozentsatz der Bestellbelastung, wenn Bestellposten in den neuen Abrechnungszeitraum kopiert werden. Wenn kein Prozentsatz eingegeben wird, wird der Wert standardmäßig auf 0% gesetzt.
      Nach dem Verlängerungsprozess wird die Landes- und Fremdwährung des Bestellposten-Etats in Übereinstimmung mit diesem Wert aktualisiert.
      Aus dem Jahr Das Jahr, aus dem der Bestellposten kopiert werden soll. Wählen Sie aus dem aktuellen oder vorherigen Abrechnungszeitraum aus.
      Bibliotheken
      Eine Bibliothek oder Bibliotheken, für die die Bestellposten-Verlängerung wirksam sein soll. Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert auswählen, wird die Verlängerung für die gesamte Institution durchgeführt.
      Klicken Sie auf den Pfeil, um die Seite Bibliotheksliste mit der Liste der für die Institution definierten Bibliotheken zu öffnen. Wählen Sie eine oder mehrere Bibliotheken aus der Liste.

      Die Kontrollkästchen Untereinheit einbeziehen sind nicht funktional.

      Bestellbelastung überprüfen Ob sichergestellt wird, dass die Überprüfung der Über-Belastungsregeln des Etats/Kontos durchgeführt wird. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass Über-Belastungsregeln geprüft werden (wie beispielsweise für Institutionen, deren Etats kein Geld aufweisen, weil die Kontoverlängerung ohne Zuweisung läuft).
      Bericht-Modus Es wird empfohlen, dass Sie diese Option auswählen, um eine Bestellposten-Verlängerung im Testmodus zu simulieren, bevor eine reale Bestellposten-Verlängerung durchgeführt wird. Diese Option erzeugt einen Bericht, der alle Fehler erkennt, die behoben werden müssen. Die Verlängerung wird simuliert aber nicht im System gespeichert.
      Nur für laufende Bestellung
      Nur für fortgesetzte Bestellung
      Nur für einmalige Bestellung
      Wenn keine dieser Optionen oder alle ausgewählt sind, werden die Bestellbelastungen für alle Bestellposten-Typen übertragen. Ansonsten wird/werden nur der ausgewählte Typ/die ausgewählten Typen übertragen.
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Prozess hinzuzufügen und weitere Prozesse hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Hinzufügen und schließen, um den Prozess hinzuzufügen und das Dialogfenster zu schließen.
      Der Prozess wird der Seite "Verlängerung Bestellposten" hinzugefügt.
      Jahresübertrag der Bestellposten
      Seite "Verlängerung Bestellposten" – mit Prozess
      Die Seite "Verlängerung Bestellposten" zeigt die folgenden den Verlängerungsprozess betreffenden Informationen an:
      • Prozess-ID-Nummer
      • Status
      • Benutzer, der den Prozess hinzugefügt hat
      • Startzeit des Prozesses
      • Endzeit des Prozesses
      • Anzahl der Konto-Jahresüberträge im Prozess (Anzahl abgeschlossener Prozesse)
      • Anzahl der fehlgeschlagenen Kontoverlängerungen im Prozess
    4. Klicken Sie auf Aktionen > Ansicht, um Prozessdetails anzuzeigen. Die Seite Prozessbericht erscheint.
      Seite "Prozessbericht - Verlängerung Bestellposten"
      Die Seite "Prozessbericht - Verlängerung Bestellposten" zeigt die folgenden Informationen an:
      • Prozess-Parameter, einschließlich:
        • Prozess-ID
        • Name des Prozesses
        • Startdatum und Startzeit des Prozesses
        • Enddatum und Endzeit des Prozesses
        • Gesamtlaufzeit des Prozesses
        • Benutzer, der den Prozess erstellt hat
        • Bearbeitung
        • Datum und Zeit, zu denen die Verlängerung aufgenommen wurde
        • Gesamtanzahl verarbeiteter Datensätze
        • Anzahl der Datensätze, deren Verarbeitung fehlgeschlagen ist (Ausnahmen)
      • Prozess-Vorgänge mit folgendem Inhalt:
        • Eine Verknüpfung mit Bestellposten, deren Verlängerung erfolgreich war (Bestellposten-Verlängerung erfolgreich)
        • Verknüpfungen mit Bestellposten, die fehlgeschlagen sind, mit einer Beschreibung der Fehlerursache und der Anzahl der Bestellposten, deren Verknüpfung fehlgeschlagen ist
        • Ein Button Zu Excel exportieren, der eine Ansicht der problematischen Bestellposten in einer Excel-Datei ermöglicht. Die Bestellposten werden nach der Fehlermeldung gruppiert, mit der sie verknüpft sind, und die Excel-Registerkarten werden nach den erzeugten Fehlermeldungen benannt.
      • Anschlusstyp
      • Anzahl der erfolgreichen Bestellposten für jeden Gemeinschaftstyp
      • Anzahl der fehlgeschlagenen Bestellposten für jeden Gemeinschaftstyp
      • Eine Fehlertabelle, falls relevant. Die Tabelle enthält:
        • Fehlertyp
        • Anzahl der aufgrund des Fehlers fehlgeschlagenen Bestellposten
      Klicken Sie auf Abbrechen, um zur Seite "Bestellposten-Verlängerung" zurückzukehren.
    5. Klicken Sie auf Aktionen > Vorgänge, um eine Liste der Prozessvorgänge anzuzeigen. Die Seite Vorgangsbericht erscheint.
      Seite "Vorgangsbericht - Bestellposten-Verlängerung"
      Die Seite "Vorgangsbericht" zeigt Folgendes an:
      • Vorgangsbeschreibung
      • Vorgangsdatum
      • Schweregrad
      • Modul
      • Autor
      Klicken Sie auf Zurück, um zur Seite "Bestellposten-Verlängerung" zurückzukehren.
    6. Klicken Sie auf Aktionen > Bericht, um den Prozessbericht anzuzeigen. Die Seite Vorgangsbericht erscheint.
      Seite "Prozessbericht - Bestellposten-Verlängerung"
      Klicken Sie auf Zurück, um zur Seite "Bestellposten-Verlängerung" zurückzukehren.
    Die Seite "Prozessbericht - Bestellposten-Verlängerung" zeigt derzeit die gleichen Informationen an wie die Seite "Vorgangsbericht - Bestellposten-Verlängerung". Die Seite Prozessbericht - Bestellposten-Jahresübertrag enthält den Bestellposten und Fehlerinformationen in einer zukünftigen Version (ähnlich den Informationen auf der Seite Prozessbericht - Jahresübertrag der Bestellposten).