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    Bearbeitung von Verlängerungen

    Translatable
    Um Verlängerungen zu bearbeiten, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    Sie können Bestellposten, die zur automatischen oder manuellen Verlängerung markiert sind, jederzeit bearbeiten. Den Lieferanten oder die Erwerbungsart für diese Bestellposten können Sie allerdings nicht bearbeiten.
    Verlängerungen können erst bearbeitet werden, nachdem der Überwachungsprozess Bestellposten –Verlängerung ausgeführt wurde. (Der Prozess muss auf der Seite Prozesse überwachen als Aktiv markiert sein – siehe Alle angesetzten Prozesse anzeigen)
    Die Seite Zu verlängernde Bestellposten (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängerung) listet alle Bestellposten auf, die für die Verlängerung fällig sind.
    Seite Zu verlängernde Bestellposten
    Alternativ können Sie auf die Seite Zu verlängernde Bestellposten zugreifen, indem Sie auf den Link Bestellposten – Warten auf Verlängerung in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Persistente UI-Elemente).
    Auf der Seite Zu verlängernde Bestellposten zeigt das Feld Zugeordnet an den Benutzer an, der zur Überprüfung des Bestellpostens zugeordnet ist. Der Benutzer muss nicht derselbe sein, der zur Bearbeitung der Ressource zugeordnet ist (beispielsweise zur Aktivierung der elektronischen Ressource, die mit dem Bestellposten verbunden ist).
    Sie können einen Bestellposten ansehen, indem Sie auf den Namen des Bestellpostens klicken, um die Übersichtsseite des Bestellpostens zu öffnen (Einzelheiten siehe Ansicht von Bestellposten-Informationen – Verlängerungen). Zusätzlich können Sie die folgenden Verwaltungsaufgaben an einem zu verlängernden Bestellposten vornehmen:

    Bestellposten-Informationen ansehen – Verlängerungen

    Sie können die Bestellposten-Informationen für Verlängerungen auf der Seite Bestellposten-Übersicht ansehen. Die Seite Bestellposten-Übersicht für Verlängerungen ist annähernd gleich wie die Seite Bestellposten-Übersicht für normale Erwerbungen. Die Abschnitte auf dieser Seite und die entsprechenden Felder, die für Verlängerungen einschlägig sind, werden in der Tabelle Registerkarte Übersicht Felder - Verlängerungen inBearbeitung von Verlängerungen beschrieben. Einzelheiten zu allen anderen Feldern auf dieser Seite siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten.
    Wenn Sie auf Ansicht klicken, können Sie keine der Bestellposten-Informationen bearbeiten. Einzelheiten zur Bearbeitung von Bestellposten-Informationen siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten – Verlängerungen unten.

    Bestellposten-Informationen bearbeiten – Verlängerungen

    Sie können die angezeigten Bestellposten auf der Seite Bestellposten-Übersicht bearbeiten.
    Um Bestellposten-Informationen für Verlängerungen zu bearbeiten:
    1. Klicken Sie auf Bearbeiten unter der Bestellposten-Information auf der Seite Zu verlängernde Bestellposten. Die Übersichtsseite des Bestellpostens wird geöffnet und zeigt eine kurze Beschreibung des Bestellpostens an, seinen Status, Typ (Buch, E-Paket), die Bibliothek, für die das Exemplar bestellt wurde, und die Bestellung sowie die Bestellposten-Zahlen. Die Registerkarten auf der Seite Bestellposten-Übersicht werden unter Bestellposten-Informationen bearbeitenbeschrieben.
      Übersichtsseite Bestellposten
    2. In der Registerkarte Übersicht ändern Sie je nach Bedarf die angezeigten Bestellposten-Informationen. Eine Beschreibung der ausgewählten (nicht selbsterklärenden) Felder, die alle Bestellposten gemeinsam haben, finden Sie in der Tabelle Registerkarte Übersicht Felder - Verlängerungen in Manuelles Erstellen eines Bestellpostens. Die folgende Tabelle beschreibt die Abschnitte und Felder, die für Bestellposten zur Verlängerung einschlägig sind:
      Felder der Registerkarte Übersicht - Verlängerung
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Verlängerung Manuelle Verlängerung Wenn ausgewählt (Standard) wird der Bestellposten für die Verlängerung in der Aufgabenliste Verlängerung angezeigt (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängern), wenn das Material für die Verlängerung fällig ist. Die weitere Bearbeitung dieses Bestellpostens muss manuell vorgenommen werden.
      Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie wollen, dass der Bestellposten für die Verlängerung automatisch bearbeitet wird.
      Abonnement ab Datum Das Datum, zu dem das Abonnement für den Bestellposten begann.
      Abonnement bis Datum Wenn kein Datum eingegeben ist, wird die Verlängerung dauerhaft fortgesetzt.
      Der Bestellposten wird geschlossen, wenn der automatische Verlängerungsprozess erkennt, dass das Abonnement bis Datum überschritten wurde.
      Wenn ein manueller Verlängerungsprozess erkennt, dass das Abonnement bis Datum überschritten wurde, wird der Bestellposten-Status Warten auf manuelle Verlängerung.
      Dieses Datum zeigt den letzten Tag des Abonnements an und darf nicht mit dem Verlängerungsdatum verwechselt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Abonnement für fünf Jahre entleihen, das jährlich verlängert werden muss (Verlängerungszyklus = ein Jahr), ist das Abonnement bis Datum der letzte Tag des fünfjährigen Zeitraums.
        Verlängerungsdatum (erforderlich) Das Verlängerungsdatum.
      Für automatische Verlängerungen wird dieses Datum bei der erstmaligen Erstellung des Abonnements eingegeben. Danach wird es automatisch hinzugezählt, entsprechend dem Verlängerungszyklus.
      Für manuelle Verlängerungen wird dieses Datum bei der erstmaligen Erstellung des Abonnements eingegeben und danach bei jedem Verlängerungszyklus manuell hinzugezählt.
      Verlängerungszyklus Der Zeitraum des Verlängerungszyklus — zum Beispiel 1 Monat oder 1 Jahr.
      Verlängerungs-Erinnerungszeitraum (Tage) (erforderlich) Für manuelle Verlängerungen ist es die Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum, an dem der Mitarbeiter an die Verlängerung erinnert werden will (das ist die Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum, an dem der Mitarbeiter will, dass die Verlängerung der Aufgabenliste hinzugefügt wird (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängerung). Wenn beispielsweise das Verlängerungsdatum der 10. Mai ist und der Verlängerungs-Erinnerungszeitraum 5 ist, wird die Verlängerung am 5. Mai der Aufgabenliste hinzugefügt.).
      Die höchste Anzahl an Tagen, die in diesem Feld eingegeben werden kann, beträgt 120.
    3. In der Registerkarte Beschreibung ändern Sie nach Bedarf die angezeigten Bestellposten-Informationen.
    4. In der Registerkarte Warnungen (Alerts) können Sie die Warnungen ansehen, die für den Bestellposten generiert wurden.
      Beispiele für Warnungen
      Beispiele für Warnungen
      Die folgenden sind die am häufigsten vom System generierten Warnungen:
      • Warten auf Verlängerung – Wird generiert, wenn das berechnete Verlängerungsdatum für eine automatische Verlängerung später ist als das Abonnement bis Datum. Der Bestellposten für die Verlängerung erscheint mit dieser Warnung in der Aufgabenliste Warten auf Verlängerung (Erwerbungen > Bestellposten > Verlängern) .
      • Es gibt eine aktive, duplizierte Bestellnummer für diese bestellte Ressource – Wird generiert, wenn es eine duplizierte Bestellung für die Ressource gibt.
    5. In der Registerkarte Rechnungsposten (Invoice line tab) können Sie alle mit dem Bestellposten verbundenen Rechnungsposten ansehen, hinzufügen oder bearbeiten. Für Informationen zu Rechnungsposten siehe Eine Rechnung aus einer Bestellung oder manuell erstellen.
    6. In der Registerkarte Verbundene Bestellposten können Sie bei Bedarf die mit dem aktuellen Bestellposten verbundenen Bestellposten ansehen. Für Einzelheiten zur Bearbeitung eines Bestellpostens siehe Bestellposten erstellen.
    7. In der Registerkarte Kommunikation können Sie eine neue Kommunikation mit dem Lieferanten beginnen. Wenn es eine bestehende Kommunikation mit dem Lieferanten gibt, können Sie Details der Antwort des Lieferanten eingeben und/oder die Kommunikation mit Ihrer Antwort an den Lieferanten nachverfolgen. Für Einzelheiten zu dieser Registerkarte siehe Kommunikation mit Lieferanten.
    8. In der Registerkarte Notizen können Sie bei Bedarf alle Notizen bearbeiten, die eingetragen wurden, als der Bestellposten erstellt wurde. Für Details zur Arbeit mit Notizen siehe Schritt 16 in Einen Bestellposten manuell erstellen.
    9. In der Registerkarte Anhänge können Sie bei Bedarf alle Anhänge bearbeiten, die eingefügt wurden, als der Bestellposten erstellt wurde. Für Details zur Arbeit mit Anhängen siehe Schritt 17 in Einen Bestellposten manuell erstellen.
    10. In der Registerkarte Interessierte Benutzer (Interested Users tab) können Sie nach einem Benutzer suchen, wie folgt:
      1. Klicken Sie auf Durchsuchen, um nach einem Benutzer zu suchen. Die Seite Benutzer Suchen und Verwalten erscheint.
      2. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf den Button Auswählen (Select).
      3. Klicken Sie auf Neuer Benutzer (Add user). Der Benutzer wird auf der Seite Interessierte Benutzer angezeigt.
        Registerkarte Interessierte Benutzer
      Aktivieren Sie in der Tabelle der interessierten Benutzer das entsprechende Kontrollkästchen:
      • Benutzer nach Eingang/Aktivierung benachrichtigen – Sendet eine E-Mail an den Benutzer, wenn das Exemplar in der Eingangsabteilung der Bibliothek ankommt. Eine E-Mail wird nur gesendet, wenn das Kontrollkästchen aktiviert und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist.
      • Exemplar bereitstellen – Erstellt eine Vormerkung am Exemplar für den Benutzer. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie mit physischen Exemplaren arbeiten. Wenn Sie diese Option für mehr als einen Benutzer auswählen, wählt Alma zufällig einen der Benutzer aus und erstellt eine Vormerkung für diesen Benutzer. Die Vormerkung wird nur während des Eingangs erstellt (wenn Sie auf Eingang klicken, selbst wenn das Exemplar in der Abteilung bleibt).
      • Benachrichtigen bei Verlängerung – Sendet dem Benutzer eine E-Mail, wenn die Bestellung zur manuellen Verlängerung geschickt wird. Eine E-Mail wird nur an den interessierten Benutzer gesendet, wenn das Kontrollkästchen markiert und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer konfiguriert ist.
      Alternativ können Sie dieses Kontrollkästchen in der Fläche über der Tabelle markieren, bevor Sie auf Neuer Benutzer klicken.
      Das Vormerkdatum des Exemplars ist gleich wie das Bestelldatum. Wenn es andere Vormerkungen für das Exemplar gibt, wird die Priorität der Vormerkungen entsprechend der von der Institution konfigurierten Rolle behandelt. Der Abholort ist die Leihstelle des Exemplar-Standortes, wie im Bestellposten angegeben.
      Die Benachrichtigung wird nicht an Benutzer gesendet, wenn ein Bestellposten storniert oder gelöscht wurde.
    11. Nachdem Sie die Bearbeitung des Bestellpostens abgeschlossen haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste OK:
      • Verlängern — Verlängert den Bestellposten und berechnet das Verlängerungsdatum neu.
      • Bestellposten stornieren — Der Bestellposten wird nicht verlängert und wird storniert. Ein Dialogfenster erscheint und fragt nach einem Grund für die Stornierung und wenn die Lieferanten-Benachrichtigung konfiguriert wurde, wird eine Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet (siehe Bestellposten stornieren).
      • Speichern — Die geänderten Informationen werden gespeichert, aber der Status des Bestellpostens bleibt Warten auf Verlängerung und der Bestellposten fährt nicht mit der nächsten Stufe im Verlängerungs-Arbeitsablauf fort. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie wollen, dass der Bestellposten mit der nächsten Stufe im Verlängerungs-Arbeitsablauf fortfährt.
      • Schließen – Der Bestellposten wird geschlossen. Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um den Bestellposten zu schließen (siehe Bestellposten schließen).
      • Löschen – Der Bestellposten wird gelöscht. Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen, um den Bestellposten zu löschen (siehe Bestellposten löschen).
      • Lieferant ändern – Ändern Sie den Lieferanten, an den der Bestellposten gesendet wird (siehe Lieferanten ändern – Verlängerungen).
      • Als Vorlage speichern (Save as template) — Die eingegebenen Feldwerte werden als Teil einer Vorlage gespeichert.

    Lieferanten ändern – Verlängerungen

    Sie können den Lieferanten, an welchen der Bestellposten gesendet wird, ändern, wenn Sie den Bestellposten verlängern.
    Um den Lieferanten zu ändern:
    1. Nachdem Sie die Bearbeitung des Bestellpostens abgeschlossen haben (siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten – Verlängerungen), wählen Sie Lieferant ändern in der Dropdown-Liste OK und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
      Das Ändern des Lieferanten schließt den Bestellposten und erstellt einen neuen. Klicken Sie auf Bestätigen. Das folgende Dialogfenster erscheint.
      Lieferant in der Bestellung ändern
    2. Wählen Sie den Ziel-Lieferanten/Konto aus und klicken Sie auf Lieferant in der Bestellung ändern.
      Folgendes geschieht:
      • Der aktuelle Bestellposten wird geschlossen.
      • Ein neuer Bestellposten für den neuen Ziel-Lieferanten/Konto wird erstellt.
      • Der neue Bestellposten ist mit dem Bestand des geschlossenen Bestellposten verbunden.
      • Der neue Bestellposten wird auf den Status Zur Prüfung eingestellt, von wo aus der Operator den neuen Bestellposten mit neuen Informationen ändern kann, entsprechend der Informationen, die mit dem neuen Ziel-Lieferanten kommuniziert wurden.
    Weitere Informationen über die Änderung von Lieferantenkonto-Details erhalten Sie im Video Lieferant einer Bestellung ändern (3:13 min).
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