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ExLibris
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    Genehmigung und Versand von Bestellungen

    Translatable
    Zum Genehmigen und Versenden von Bestellungen, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Einkaufs-Manager
    Wenn die von Ex Libris vorab konfigurierten Genehmigungsregeln eine manuelle Genehmigung für Bestellposten erfordern, wird ein Bestellposten zur manuellen Genehmigung gesendet, wenn die festgelegten Kriterien erfüllt sind. Bestellposten werden auf der Seite Bestellungen genehmigen genehmigt oder abgelehnt (Erwerbungen > Bestellung > Genehmigen). Diese Seite können Sie auch ansehen, indem Sie auf die Aufgabe Bestellungen - Genehmigung in der Aufgabenliste im persistenten Menü klicken (siehe Persistente UI-Elemente).
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    Manuelle Genehmigung innerhalb des Arbeitsablaufs für den Einkauf
    Zur manuellen Genehmigung und Versand von Bestellungen:
    1. Auf der Seite Bestellungen genehmigen (Erwerbungen > Bestellung>Genehmigen), wählen Sie das Auswahlkästchen links von jeder Bestellung, die Sie genehmigen und an den entsprechenden Lieferanten senden wollen.> Die Seite Bestellungen genehmigen zeigt die folgenden Spalten für jede Bestellung an:
      • Bestellung #
      • Status
      • Datum - Das Datum, an dem die Bestellung ihren Status erhalten hat.
      • Lieferant
      • Organisationseinheit
      • Gesamtpreis
      • # an Einzelposten
    2. Um Informationen zu einer Bestellung anzuzeigen, wählen Sie Aktionen > Ansicht. Die Seite Bestell-Übersicht erscheint mit Informationen über die Bestellung. Die Felder auf dieser Seite können nicht bearbeitet werden.
    3. Optional wählen Sie :Aktionen > Bearbeiten damit eine Bestellung die Bestellübersichtsseite öffnet und ändern Sie die folgende Information:
      • Zusätzlicher Lieferant, Rechnungserstellung, and Versandinformation
        Die verfügbaren Versandmethoden sind durch eine Codetabelle konfiguriert. Siehe Konfigurieren der Versandmethoden.
      • Eine Liste aller Bestellposten, die in der Bestellung enthalten sind.
      • Anhänge der Bestellung
      • Notizen zur Bestellung
    4. Wählen Sie Genehmigen und senden aus der OK drop-down-Liste, und klicken Sie auf OK um die ausgewählten Bestellungen zu genehmigen und zu versenden.
      Sie können einzelne Bestellungen genehmigen und versenden, indem Sie Aktionen > Genehmigen und sendenfür eine spezifische Bestellung auswählen. Wenn Sie dies tun, ist es nicht notwendig, das Auswahlkästchen für diese Bestellungen zu markieren.
      Die genehmigten Bestellungen werden als E-Mail-Anhang an die relevanten Lieferanten geschickt. Sie können die Anhänge über die Registerkarte Anhang der Bestellung ansehen.
      Nach dem Senden eines Bestellpostens wird das voraussichtliche Aktivierungsdatum der verknüpften Ressource auf das voraussichtliche Aktivierungsdatum des Bestellpostens geändert.

    Erneutes Senden von Bestellungen

    Für Bestellposten, die nicht storniert wurden und deren Erwerbungsart Kauf ist, können Sie die Bestellung erneut an den Lieferanten senden, indem Sie für die gesendete Bestellung auf Bestellung erneut senden klicken. Diese Option ist hilfreich, wenn die Bestellung erfolgreich von Alma gesendet wurde, aber aus technischen Gründen auf Seite des Lieferanten nicht korrekt erhalten oder verloren wurde.
    Wenn Alma eine Bestellung nicht senden konnte, erscheint diese mit einer Warnung auf der Seite Bestellungen zur Prüfung. Um die Bestellung erneut zu senden, bearbeiten Sie die Bestellung und klicken Sie auf Speichern und fortfahren. Siehe Bestellposten prüfen.
    Für weitere Informationen zum erneuten Versenden einer Bestellung, siehe das Video Eine Bestellung erneut versenden (50:50 min).

    Löschen von Bestellungen

    Zum Löschen einer Bestellung wählen Sie Aktionen > Bestellung löschen und klicken Sie auf Bestätigen im Bestätigungs-Pop-Up-Fenster.
    Für Beispiele wann Sie eine Bestellung löschen wollen würden, siehe Löschen von Bestellungen, unten.
    Sie können eine Bestellung auch löschen, indem Sie im Hauptmenü Erwerbungen>Bestellung>Bestellung löschen auswählen (siehe Bestellungen löschen unten).