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    Kaufbestellungen von Benutzern

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    Für die Durchführung von Kaufbestellungen von Benutzern sind die folgenden Rollen erforderlich:
    • Bestellung aus Alma/Primo anlegen: Jede Rolle
    • Bestellung aus Literaturliste anlegen: Seminarapparat-Mitarbeiter/Manager (der Ex Libris Support muss die Berechtigung Kaufbestellung absenden für diese Rollen hinzufügen)
    • Bestellungen verwalten: Auswähler
    • Löschen abgelehnter Bestellungen: Auswähler + Auswählen, erweitert
    Kaufbestellungen von Benutzern ermöglichen es Bibliothekaren, die Alma verwenden, sowie Benutzern, die Primo verwenden, anzufordern, dass eine Bibliothek ein Exemplar kauft. Der Besteller kann ein Exemplar aus einem beliebigen Grund bestellen, zum Beispiel: die Bibliothek hat keine Kopie (es gibt keinen Titelsatz, oder es gibt einen Titelsatz, aber keinen Bestand), oder die Bibliothek hat nicht genug Kopien oder im richtigen Format oder in der richtigen Ausgabe, oder die vorhandene Kopie ist beschädigt. Der Besteller (oder ein Bibliothekar im Namen eines Bestellers) gibt so viele Details wie möglich zum Exemplar an und sendet die Bestellung dann zur Prüfung an Alma.
    Ein Alma-Benutzer mit der Rolle Auswähler kann die Liste der Bestellungen einsehen und jede Bestellung an Benutzer zuordnen. Auswählen können eine Bestellung bearbeiten, den Besteller für weitere Informationen per E-Mail kontaktieren und Bestellungen genehmigen oder ablehnen. Genehmigte Bestellungen werden zu Bestellposten.
    Um diese Funktion zu unterstützen, werden zwei Briefe verwendet:
    • Brief - Kaufbestellstatus – Wird an den Besteller gesendet, wenn die Bestellung genehmigt oder abgelehnt wird.
    • Anfrage an Besteller – Wird an den Besteller gesendet, wenn der Bibliothekar diesen nach weiteren Informationen befragt.
    Bibliographische Datensätze, die mit Kaufbestellungen von Benutzern erstellt werden, verwenden die bibliographische Vorlage Standard (siehe Arbeiten mit Vorlagen und unterliegen den Normierungsprozessen (siehe Arbeiten mit Normierungsprozessen).
    Für weitere Informationen sehen Sie sich das Video Kaufbestellungen von Benutzern (3:46) an. Sehen Sie sich zudem die Präsentation Kaufbestellungen von Benutzern [PPT] an.
    Kaufbestellungen von Benutzern ist ein Service, der von Alma in Primo freigegeben wird. Wie jeder andere Service kann dieser für Benutzergruppen verborgen werden, mit Hilfe von Almas Anzeigenlogik-Regeln. Dieser Service ist Benutzern aktuell standardmäßig verborgen, mit der Regel Service Kaufbestellungen verbergen.
    Link in Primo: Kaufbestellungen von Benutzern
    • Um den Service für alle Primo-Benutzer zu aktivieren, entfernen Sie diese Regel.
    • Um den Service nur für spezifische Gruppen zu verbergen, entfernen Sie diese Regel und fügen Sie eine oder mehrere Regeln hinzu, um den Service für diese Gruppen zu verbergen.
    • Sie können auch alle Beschriftungen konfigurieren, die für diese Funktion verwendet werden.
    Für weitere Informationen zur Konfiguration der Anzeigenlogik-Regeln und zur Konfiguration der Beschriftungen siehe Anzeigen-Logik des Discovery-Interface.

    Erstellen einer Kaufbestellung

    Ein Benutzer kann eine Kaufbestellung in Primo erstellen. Von Benutzern aufgegebene Bestellungen werden mit dem Status Zur Prüfung an Alma gesendet. Bei Bedarf wird für das bestellte Exemplar ein Kurz-Titelsatz erstellt.
    Sie können eine Kaufbestellung von Benutzern in Alma auch im Namen eines anderen Benutzers erstellen. Sie können folgendes tun:
    • Beim Verwalten von Literatur in einer Literaturliste (siehe Literatur verwalten), wenn das Privileg Kaufbestellung senden vom Ex Libris Support zu den Rollen Seminarapparat-Mitarbeiter/Manager hinzugefügt wurde.
    • Auf der Seite Kaufbestellung (siehe unten).
    Um auf der Seite Kaufbestellung eine Kaufbestellungen von Benutzern zu erstellen:
    1. Geben Sie auf der Seite Kaufbestellung (Erwerbungen > Kaufbestellungen > Kaufbestellung erstellen) so viele Informationen wie möglich ein.
      Alma: Seite Kaufbestellung
      Für eine Beschreibung der Felder im Bereich Ressource-Informationen siehe Neues Buch oder Zeitschriftenartikel hinzufügen. Die Felder im Bereich Bestellungsattribute sind folgende:
      • Bestelltes Format – Ob das Exemplar in elektronischem oder physischem Format erworben werden soll
      • Besteller – Der Benutzer, der die Bestellung erstellt
      • Bestellstatus – Der Status der Bestellung, der immer Zur Prüfung ist
      • Besitzende Bibliothek – Die Bibliothek, die das Exemplar erhalten soll
      • Voraussichtliche Kosten – Die geschätzten Kosten für das Exemplar, einschließlich Währung
      • Etat – Der Etat, aus dem das Exemplar gekauft wird. Dieses Feld ist erst aktiv, nachdem eine Bibliothek ausgewählt wurde.
      • Lieferant/Konto – Der Lieferant und das Lieferantenkonto, von dem das Exemplar gekauft wird.
      • Genehmigt von – Dieses Feld ist zunächst leer. Später enthält es den Namen des Benutzers, der das Exemplar genehmigt hat, wenn vorhanden.
      • Besteller-Notiz – Jede Notiz an den Benutzer, der die Bestellung genehmigen oder ablehnen wird.
      • Grund für Ablehnung – Dieses Feld ist zunächst leer. Das Feld enthält später den Grund, aus dem die Bestellung abgelehnt wurde, wenn vorhanden.
      Die Felder Titel,ISBN/ISSN, und Bestellersind Pflichtfelder.
      Anstelle der manuellen Eingabe der Informationen können Sie auch auf In Bestand suchen klicken, nach einem Exemplar im Bestand suchen, dieses auswählen und auf Auswählen klicken. Die Informationen zum Exemplar werden automatisch in den Feldern der Seite ausgefüllt.
    2. (Nur beim Bearbeiten einer Bestellung) Wenn Sie eine Bibliothek eingegeben haben, können Sie Standorte und die Anzahl der bestellten Exemplare für jeden Standort im Bereich Schnell hinzufügen hinzufügen. Wenn Sie keine Mengen und Standorte festlegen, wird ein Exemplar im Standard-Standort für Erwerbungen angenommen.
    3. Geben Sie bei Bedarf Notizen in der Registerkarte Notizen ein.
    4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
      Die Bestellung wird mit dem Status Zur Prüfung gesendet. Bei Bedarf wird für das bestellte Exemplar ein Kurz-Titelsatz erstellt.

    Verwalten von Kaufbestellungen von Benutzern

    Anzeige ausstehender Kaufbestellungen

    Um ausstehende Kaufbestellungen anzusehen, wählen Sie Erwerbungen > Kaufbestellungen > Kaufbestellungen verwalten im Alma-Menü. Wenn es nicht zugeordnete Bestellungen gibt oder wenn es Bestellungen gibt, die Ihnen zugeordnet sind, können Sie alternativ eine der folgenden Aufgaben aus der Aufgabenliste im persistenten Menü auswählen:
    • Kaufbestellungen - Ihnen zugeordnet
    • Kaufbestellungen - nicht zugeordnet
    Seite Kaufbestellungen verwalten
    Verwenden Sie die Registerkarten, um Bestellung anzuzeigen, die Ihnen, jemand anderen oder nicht zugeordnet sind. Verwenden Sie die Facetten und das Tool Suchen, um die Liste der Bestellungen auf der Seite zu filtern.
    Für Informationen zum Suchen mithilfe von Sonderzeichen/diakritischen Zeichen siehe Suchen nach Sonderzeichen.
    Um weitere Details zum bestellten Exemplar anzuzeigen:
    • Klicken Sie auf auf einen bestellten Titel, um die Bestellung auf der Seite MARC-Satz - einfache Ansicht anzusehen.
    • Klicken Sie in der Registerkarte Nicht zugeordnet oder An andere zugeordnet auf Ansicht unter einer Bestellung, um die Bestellungsdetails anzuzeigen. Der Link Ansicht erscheint nur in der Registerkarte Nicht zugeordnet, wenn die Bestellung bestellt oder abgelehnt wurde.

    Zuordnung einer Kaufbestellung von Benutzern

    Sie können die Kaufbestellung von Benutzern einem Benutzer zuordnen oder deren Zuordnung freigeben. Der Benutzer, dem die Bestellung zugeordnet ist, sollte die Bestellung genehmigen oder ablehnen.
    Um Bestellungen einem Benutzer zuzuordnen:
    1. Klicken Sie neben einer Bestellung auf Zuordnen. Ein Dialogfenster erscheint.
      Dialogfeld Zuordnen an
    2. Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Bestellung zugeordnet werden soll. Nur Benutzer mit der entsprechenden Rolle erscheinen in der Dropdown-Liste.
    3. Optional können Sie eine Notiz hinzufügen und auswählen, ob eine E-Mail an den Benutzer gesendet werden soll.
    4. Klicken Sie auf Zuweisen an.
      Die Bestellung wird dem ausgewählten Benutzer zugeordnet.
    Um die Zuordnung einer Bestellung freizugeben:
    Klicken Sie in der Registerkarte Mir zugeordnet oder An andere zugeordnet neben einer Bestellung auf Zuordnung freigeben. Die Bestellung wird zurück in die Registerkarte Nicht zugeordnet verschoben.

    Bearbeiten einer Kaufbestellung von Benutzern

    Sie können eine Kaufbestellung von Benutzern bearbeiten.
    Um eine Bestellung zu bearbeiten:
    1. Klicken Sie in der Registerkarte Mir zugeordnet oder Nicht zugeordnet neben einer Bestellung auf Bearbeiten. Die Seite Kaufbestellung erscheint. Für weitere Informationen siehe Erstellen einer Kaufbestellung von Benutzern.
    2. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
      Wenn Ihnen die Bestellung nicht bereits zugeordnet wurde, ist sie Ihnen nun zugeordnet.

    E-Mail an den Besteller einer Kaufbestellung von Benutzern senden

    Sie können den Besteller per E-Mail kontaktieren, um weitere Informationen zu einer Kaufbestellung von Benutzern zu erhalten.
    Um eine E-Mail an den Besteller zu senden:
    1. Klicken Sie auf Anfrage an Besteller senden neben einer Bestellung. Ein Dialogfenster E-Mail-Nachricht erscheint.
      Dialogfeld E-Mail-Nachricht
    2. Geben Sie die Informationen in die Felder ein. Die Felder Von, An und Betreff sind Pflichtfelder. Beachten Sie, dass Sie die E-Mail-Adresse des Bestellers manuell eingeben müssen, wenn diese nicht vorab ausgefüllt ist.
    3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf E-Mail senden. Eine E-Mail (Anfrage an Besteller) wird an den Besteller gesendet

    Genehmigen oder Ablehnen einer Kaufbestellung von Benutzern

    Die Genehmigung einer Kaufbestellung von Benutzern erstellt einen Bestellposten. Egal, ob Sie die Bestellung genehmigen oder ablehnen, Alma sendet eine E-Mail an den Besteller.
    Um einen Bestellposten für die (Genehmigung der) Bestellung zu erstellen:
    Bevor Sie das Exemplar bestellen, stellen Sie sicher, dass eine Bibliothek/ein Standort in der Bestellung ausgewählt ist. Wenn keiner ausgewählt ist, bearbeiten Sie die Bestellung entsprechend; siehe Bearbeiten einer Kaufbestellung von Benutzern.
    Klicken Sie neben einer Bestellung auf Genehmigen und bestellen. Ein Bestellposten wird erstellt. Die Bestellposten-Nummer erscheint in der Bestätigungsmeldung oben auf der Seite. Alma sendet eine Bestätigung an den Besteller (Brief - Kauf-Bestellstatus).
    Um eine Bestellung abzulehnen:
    1. Klicken Sie neben einer Bestellung auf Ablehnen. Ein Dialogfeld Bestätigung erscheint.
      Alternativ können Sie gleichzeitig mehrere Bestellungen ablehnen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Bestellungen, die Sie ablehnen wollen und klicken Sie auf Auswahl ablehnen oben oder unten auf der Seite. Sie können alle Bestellungen auf der Seite auswählen, indem Sie oben in der Liste der Bestellungen auf Alles auswählen klicken. Beachten Sie, dass Sie bereits genehmigte Bestellungen nicht ablehnen können.
    2. Klicken Sie auf im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Ein Dialogfenster Ablehnungsgrund erscheint.
      Dialogfenster Ablehnungsgrund
      Die Liste der Gründe kann von einem Administrator konfiguriert werden.
    3. Wählen Sie den Grund für die Ablehnung und klicken Sie auf Ablehnen. Die Bestellung ist abgelehnt. Wenn die Bestellung einen Kurz-Titelsatz erstellt hat, wird dieser ebenfalls gelöscht. Alma sendet dem Besteller einen Brief, um sie/ihn über die abgelehnte Bestellung zu informieren (Brief - Kauf-Bestellstatus).
      Ein Administrator kann den Grund für die Ablehnung einer Bestellung konfigurieren; siehe Konfiguration von Gründen für die Ablehnung von Kaufbestellungen.
    Nachdem eine Bestellung abgelehnt oder genehmigt wurde, erschient sie in der Liste der Bestellung mit der Option, die Bestellung zu löschen. Um die Bestellung zu löschen, klicken Sie neben der Bestellung auf Löschen.
    Um eine Kaufbestellung von Benutzern zu löschen, müssen Sie die Rolle Auswähler, erweitert innehaben.
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