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    Arbeiten mit Listen und Tabellen

    Translatable
    Dieser Abschnitt bietet Ihnen Informationen, die Ihnen beim Arbeiten mit Listen und Tabellen behilflich sind, die an unterschiedlichen Standorten in Alma erscheinen.

    Gemeinsame Tabelle-/Listen-Typen

    Nachfolgend sehen Sie übliche Typen von Listen und Tabellen in Alma:

    Listen

    Seiten mit Listen zeigen ein oder mehrere Elemente vertikal entlang der Seite nach unten (siehe beispielsweise die Seite Bestandssuche in Facettenfilter). Listen erscheinen mit:
    Jedes Exemplar in der Liste erscheint mit:
    • Seiner Nummer in der Liste
    • Dem Namen des Exemplars, der üblicherweise mit einer Seite verknüpft ist, wo Sie weitere Informationen zum Exemplar ansehen können
    • Verschiedenen anderen Informationsfeldern über das Exemplar
    • Einem oder mehreren Aktions-Links unter dem Exemplar, die Ihnen ermöglichen, Aktionen am Exemplar vorzunehmen
    • Wenn Sie nach der Ansicht oder Bearbeitung eines Exemplars in der Liste zu dieser Seite zurückkehren, ist dieses Exemplar markiert (siehe Indikator Zuletzt bearbeitetes Exemplar).

    Listen-Tabellen

    Listen-Tabellen zeigen ein oder mehrere Elemente vertikal entlang der Seite nach unten an (siehe beispielsweise die Literaturlisten-Aufgabenliste in Facettenfilter). Listen-Tabellen erscheinen mit:
    Jedes Exemplar in der Liste erscheint mit:
    • Seiner Nummer in der Liste
    • Verschiedenen anderen Informationsfeldern über das Element
    • Entweder einer Einzelaktion, die am Element durchgeführt werden kann (wie etwa Ansicht oder Löschen) oder einem Aktionsmenü Das Menü Aktionen).
    • Wenn Sie nach der Ansicht oder Bearbeitung eines Exemplars in der Liste zu dieser Seite zurückkehren, ist dieses Exemplar markiert (siehe Indikator Zuletzt bearbeitetes Exemplar).

    Codetabellen

    Codetabellen sind üblicherweise nur für Administratoren verfügbar. Sie zeigen eine Liste von Elementen an, die in einer Dropdown-Liste in einem anderen Bereich in Alma verfügbar sein können. Codetabellen erscheinen mit:
    • Dem Seitentitel Codetabelle.
    • Einem Dateikopf mit Basisinformationen über die Tabelle.
    • Die Option, Informationen in die Tabelle zu importieren (Import von Informationen in Codetabellen).
    • Einer Option zum Export der Tabelle zu Excel (siehe Zu Excel exportieren).
    • Übersetzungsbezogene Optionen für mehrsprachige Institutionen (siehe Übersetzung der Tabellenbeschriftung)
    • Einem Bereich Schnell hinzufügen, um Elemente zur Tabelle hinzuzufügen (siehe Schnell hinzufügen).
    • Die Option, Ihre Änderungen zu Stornieren oder zu Speichern / Anpassen um Ihre Änderungen zu speichern.
    Jedes Exemplar in der Liste erscheint mit:
    • Seiner Nummer in der Liste
    • Der Option, das Element durch Anklicken eines Häkchens zu aktivieren/deaktivieren; einem gelben Häkchen, das anzeigt,dass das Element aktiviert ist; einem grauen Häkchen , das anzeigt, dass die Option deaktiviert ist. Diese Häkchen sind nicht in allen Codetabellen funktional.
    • Die Optionen, ein Exemplar durch Anklicken der Aufwärts- und Abwärtspfeile in den Spalten Nach oben und Nach unten in der Liste nach oben oder nach unten zu bewegen.
    • Dem Code und der Beschreibung für das Exemplar. Diese können oft geändert werden, entweder direkt oder nach dem Anklicken von Anpassen in der Zeile des Exemplars. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben.
    • Der Option, eines der Exemplare als Standardwert auszuwählen. Es kann nur ein Wert ausgewählt werden. Für einige Tabellen kann dieser Wert deaktiviert sein oder keine Bedeutung haben.
    • Dem Benutzer, der das Element zuletzt geändert hat und dem Datum der letzten Änderung.
    • Entweder einer Einzelaktion, die am Element durchgeführt werden kann (wie etwa Anpassen oder Löschen) oder einem Aktionsmenü (siehe Das Menü Aktionen).

    Zuordnungs-Tabellen

    Zuordnungstabellen sind üblicherweise nur für Administratoren verfügbar. Sie zeigen konfigurierbare Elemente an, die andere Bereiche von Alma steuern. Zuordnungstabellen erscheinen mit:
    • Dem Seitentitel Zuordnungstabelle.
    • Einem Dateikopf mit Basisinformationen über die Tabelle.
    • Einer Option zum Export der Tabelle zu Excel (siehe Zu Excel exportieren).
    • Einem Bereich Schnell hinzufügen, um Elemente zur Tabelle hinzuzufügen (siehe Schnell hinzufügen). Beachten Sie, dass dieser nicht in allen Zuordnungstabellen erscheint.
    • Der Option, Änderungen in der Tabelle zu Stornieren oder zu Speichern.
    Jedes Exemplar in der Liste erscheint mit:
    • Seiner Nummer in der Liste
    • Den Schlüsselinformationen und anderen Informationen zum Exemplar. Diese Werte können, mit Ausnahme der Schlüsselinformationen, oft geändert werden, entweder direkt oder nach dem Anklicken von Anpassen in der Zeile des Exemplars. Klicken Sie auf Anpassen, nachdem Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben.
    • Dem Benutzer, der das Element zuletzt geändert hat und dem Datum der letzten Änderung.
    • Entweder einer Einzelaktion, die am Element durchgeführt werden kann (wie etwa Anpassen oder Löschen) oder einem Aktionsmenü (siehe Das Menü Aktionen).

    Anpassung auf Tabellen- und Zeilenebene

    In einigen Zuordnungstabellen fungiert jede Zeile der Tabelle als unabhängige Einheit und wird unabhängig angepasst, während andere Tabellen als einzelne Einheit fungieren und alle Zeilen gemeinsam angepasst werden. Das Feld Anpassungsmodus wurde zu Codetabellen und Zuordnungstabellen hinzugefügt, um anzuzeigen, ob die Tabelle auf Ebene der Tabelle (Gesamte Tabelle muss angepasst werden) oder auf Ebene der Zeilen (Spezifische Zeilen können angepasst werden) konfiguriert wird. Wenn Sie eine Tabelle angepasst haben, deren Anpassungsmodus Gesamte Tabelle muss angepasst werden ist, werden neue Zeilen, die in zukünftigen Freigaben von Ex Libris eingefügt werden, nicht zu Ihrer Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Tabelle angepasst haben, deren Anpassungsmodus Spezifische Zeilen können angepasst werden ist, werden neue Zeilen, die in zukünftigen Freigaben von Ex Libris eingefügt werden, auch zu Ihrer Tabelle hinzugefügt.
    Anpassung auf Tabellenebene
    Anpassung auf Zeilenebene

    Übersetzung der Tabellenbeschriftung

    Mehrsprachige Institution können Übersetzungen von Codetabellen- und Zuordnungstabellenbeschriftungen konfigurieren, die in Alma verwendet werden. Der Arbeitsablauf variiert abhängig davon, ob die Tabelle auf Tabellen- oder auf Zeilenebene konfiguriert wird.
    Um Übersetzungen von Tabellen auf Tabellenebene anzupassen:
    1. Ändern Sie den Sprachfilter auf eine andere Sprache als Englisch.
    2. Bearbeiten Sie den Text in der Spalte Übersetzung.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
      Anpassung auf Tabellenebene
    Um die Änderungen der Übersetzungen in der Tabelle rückgängig zu machen, klicken Sie auf Wiederherstellen der Standard-Übersetzungen.
    Um Übersetzungen von Tabellen auf Zeilenebene anzupassen:
    1. Ändern Sie den Sprachfilter auf eine andere Sprache als Englisch.
    2. Klicken Sie in der Zeile, die Sie anpassen wollen, auf Anpassen oder klicken Sie auf Alle anpassen, um alle Zeilen der Tabelle für die Anpassungen verfügbar zu machen.
    3. Bearbeiten Sie den Text in der Spalte Übersetzung.
    4. Klicken Sie auf Speichern.
      Anpassung auf Zeilenebene
    Um die Änderungen der Übersetzungen in der Tabelle rückgängig zu machen, klicken Sie auf Aktionen > Wiederherstellen der Übersetzungen für die Zeile, die Sie wiederherstellen wollen, oder klicken Sie auf Wiederherstellen der Standard-Übersetzungen, um die Übersetzungen aller Zeilen der Tabelle wiederherzustellen.

    Facetten-Filter

    Facetten oben oder links neben einer Liste (Ergebnisse beschränken auf) ermöglicht Ihnen, die Exemplare in einer Liste zu filtern. Facetten vergleichen ein oder mehrere Felder bzw. Spalten auf der Seite. Unter jeder Facette befindet sich einer der verfügbaren Werte für dieses Feld, gefolgt von (in Klammern) der Anzahl der aktuell ungefilterten Exemplare, die mit diesem Wert übereinstimmen. Wählen Sie einen der Werte aus, um die Exemplare in der Liste auf jene zu beschränken, die mit dem ausgewählten Wert übereinstimmen.
    Die folgende Seite zeigt die Facetten links auf der Seite.
    Seite Bestandssuche
    Der ausgewählte Wert erscheint oberhalb der Liste (Suche eingeschränkt auf) in einem Feld mit einem X. Wählen Sie das X, um den Wert aus dem Filter zu entfernen.
    Die folgende Seite zeigt Facetten als auto-vervollständigte Dropdown-Felder oben auf der Seite.
    Literaturlisten-Aufgabenliste

    Filter Suchen/in

    Der Filter Suchen/in oberhalb einer Liste oder Tabelle ermöglicht es Ihnen, Text einzugeben, nach dem gesucht werden soll, sowie ein Feld, in dem gesucht werden soll. Geben Sie * im Feld Suchen ein, um null oder mehrere Zeichen anzugeben. Wählen Sie das Feld in und beginnen Sie zu tippen, um das gewählte Feld mittels Auto-Vervollständigung zu suchen. Klicken Sie auf OK, um die Liste oder Tabelle zu filtern, um nur jene Exemplare anzuzeigen, die den eingegebenen Text im ausgewählten Feld enthalten.
    Suchfilter Suchen/in
    Facetten und der Filter Suchen/in Filter werden gleichzeitig angewendet.

    Paginierung

    Einige Listen oder Tabellen, die eine große Anzahl an Elementen enthalten, werden paginiert. Beispiel:
    Seite Exemplare in Bearbeitung
    Die Anzahl der Datensätze, die aktuell auf der Seite erscheinen, sowie die Gesamtzahl der Datensätze werden oberhalb und unterhalb der Liste angezeigt. Üblicherweise zeigt jede Seite 20 Datensätze an. Um zu anderen Seiten zu navigieren:
    • Klicken Sie auf einen der Doppelpfeile << or >> um die vorige oder nächste Seite anzuzeigen.
    • Klicken Sie auf eine Seitennummer, um diese Seite anzuzeigen.
    • Geben Sie eine Seitennummer im kleinen Textfeld ein und klicken Sie auf OK, um diese Seite anzuzeigen.

    Indikator Zuletzt bearbeitetes Exemplar

    Für die meisten Listen in Alma gilt, dass nach dem Bearbeiten eines Exemplars in einer Liste und dem Zurückkehren zur Liste, die Seite automatisch zu dem Exemplar scrollt, an dem Sie gearbeitet haben und eine Leiste neben dem Exemplar angezeigt wird. Beispiel:
    Indikator Zuletzt bearbeitetes Exemplar

    Arbeiten mit Tabellenspalten

    Auf die folgenden Arten können Sie Spalten in Listen-Tabellen in Alma anpassen:
    • Für Spalten, die Aufwärts-/Abwärts-Dreiecke haben, können Sie die Zeilen in der Tabelle nach dieser Spalte sortieren, indem Sie auf die Kopfzeile der Spalte klicken. Klicken Sie erneut auf die Kopfzeile der Spalte, um zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge zu wechseln.
      Die Sortierung der Änderungen einer Tabelle in der Reihenfolge der Zeilen der Tabelle und Ihre ausgewählte Sortierung werden beibehalten, wenn Sie die Seite verlassen und wieder zurückkehren. Die Sortierung hat allerdings keine Auswirkung darauf, wie die Exemplare in der Tabelle in anderen Bereichen von Alma dargestellt werden. Wenn Sie beispielsweise die Benutzer auf der Seite Benutzer suchen und verwalten in absteigender alphabetischer Reihenfolge sortieren (Z bis A), erscheint die entsprechende Liste der Benutzer immer noch in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (A bis Z), wenn Sie auswählen, einem Benutzer eine Aufgabe zuzuweisen.
    • Klicken Sie zwischen die Kopfzeilen zweier Spalten, um die Breite der Tabellenspalten zu ändern.
    • Klicken und ziehen Sie links oder rechts an der Kopfzeile einer Spalte, um die Reihenfolge der Tabellenspalten zu ändern.
    • Sie können Spalten mithilfe der Dropdown-Liste Spalten verbergen und anzeigen:
      Anzeige der Spalte
      • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine Spalte und klicken Sie auf Fertig , um die Spalte zu verbergen.
      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer verborgenen Spalte und klicken Sie auf Fertig, um diese anzuzeigen.
      • Klicken Sie auf Listenstandards wiederherstellen, um alle an der Tabelle vorgenommenen Änderungen wiederherzustellen.
    • Wählen Sie Aktionen > Verborgene anzeigen, um ein Popup der verborgenen Felder der Zeile anzuzeigen. Beispiel:
    Verborgene Spalten anzeigen
    Anpassungen werden nach dem Wechsel zu einer anderen Seite, nach dem Logout usw., für jede Liste beibehalten.
    Für eine Beschreibung dieser Funktion als Video siehe Anzeige verborgener Spalten.

    Aktionen-Menüs

    Auf vielen Seiten mit Listen enthält die letzte Spalte jeder Liste ein Aktionen-Menü. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie eine Menüoption aus, um eine Aktion für das Exemplar in der entsprechenden Zeile auszuführen. Typische Aktionen sind Ansicht, Bearbeiten, Aktivieren oder Löschen. Die verfügbaren Optionen variieren von Zeile zu Zeile, basierend auf den Eigenschaften des Exemplars in der Zeile, sowie auf Ihrer Benutzerrolle und Ihrer Bibliothek/Ihrem Standort.
    Seite Exemplare in Bearbeitung

    Zu Excel exportieren

    Auf Seiten, die Exemplarlisten enthalten, können Sie die Liste zu Excel exportieren, indem Sie auf das Symbol Werkzeuge klicken. Es gibt ein Limit von 100.000 Zeilen, die gleichzeitig zu Excel exportiert werden können. Wenn die Menge an Informationen, die exportiert werden sollen, das Limit überschreitet, erscheint das Limit in der Kurzmeldung, wenn Sie Ihre Maus über die Excel-Option bewegen. Filtern Sie die Liste, um innerhalb des Limits zu bleiben. Beachten Sie, dass andernfalls nur die ersten 100.000 exportiert werden.
    Während des Exports zeigt Alma einen Fortschritt-Balken an.
    Fortschritt-Balken
    Downloads werden im Vordergrund fortgesetzt. Während der Download durchgeführt wird, können Sie auf Abbrechen klicken, um den ausführenden Download abzubrechen.
    Wenn Sie nicht auf einen Download warten wollen, können Sie stattdessen ein Set erstellen und einen Prozess ausführen, um das Set zu exportieren. Für weitere Informationen siehe Manuelle Prozesse an definierten Sets ausführen.
    Code- und Zuordnungstabelle, die eine Spalte Aktiviert enthalten, werden mit den Werten Ja für aktiviert oder Nein für deaktiviert angezeigt.
    Wenn Sie eine Tabelle mit verborgenen Spalten zu Excel exportieren, können Sie auswählen, nur die sichtbaren Spalten oder alle Spalten, einschließlich der verborgenen, zu exportieren.
    export_all_fields.png
    Alle Felder exportieren

    Schnell hinzufügen

    Sie können Reihen zu Codes und Zuordnungstabellen hinzufügen, indem Sie auf die Schnell hinzufügen-Option klicken. Die Funktion Schnell hinzufügen hat eine unverwechselbares Aussehen, welches sich vom Rest der Seite abhebt. Die Vorteile dieser Funktion sind, dass Sie Informationen schnell hinzufügen können, da anstatt der ganzen Seite nur der Bereich Schnell hinzufügen aktualisiert wird und die Seite nach dem Hinzufügen von Informationen nicht erneut angezeigt wird. Zusätzlich hat die Eingabetaste dieselbe Funktion wie das Klicken auf Neu.
    Vergewissern Sie sich, dass Sie oben oder unten auf der Seite auf Speichern klicken, nachdem Sie Zeilen zur Tabelle hinzugefügt haben.
    Schnell hinzufügen - Codetabelle
    Schnell hinzufügen - Zuordnungstabelle

    Import von Informationen in Codetabellen

    In vielen Codetabellen erscheint der Button Import. Der Import von Informationen in Codetabellen überschreibt alle bestehenden Einträgeder Tabelle.
    Import-Button
    Für Tabellen, die bearbeitet werden können, klicken Sie auf Importieren, um die Tabelle aus einer Excel-Datei hochzuladen. Das Dateiformat muss exakt mit der Excel-Datei übereinstimmen, die Sie erhalten, wenn Sie die Tabelle exportieren (siehe Zu Excel exportieren), mit der Ausnahme, dass das Blatt Codetabelle genannt werden muss. Es wird empfohlen, die Datei zu exportieren, Ihre Änderungen vorzunehmen und die Änderungen dann wie unten beschrieben zu importieren.
    Um Tabellen-Informationen zu importieren:
    1. 1 Exportieren Sie die Datei, mittels Werkzeuge > Excel (siehe Zu Excel exportieren).
    2. Öffnen Sie die Excel-Datei und benennen Sie das Excel-Blatt um, in Codetabelle.
    3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Datei.
    4. Klicken Sie auf der entsprechenden Seite auf Import. Die Seite Tabellen importieren erscheint.
    5. Klicken Sie auf Indexsuche, um Ihre Datei zu lokalisieren.
    6. Wenn verfügbar, wählen Sie die Sprache für das Inhaltsverzeichnis aus.
    7. Klicken Sie auf Importieren, um die Datei hochzuladen. Die Inhalte der Datei werden auf der Seite angezeigt.
    8. Überprüfen Sie Ihre Änderungen und klicken Sie auf Importieren, um die Änderungen in Alma zu importieren.
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