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    Digitalisierung bearbeiten

    Translatable
    Um die Digitalisierung eines Exemplars zu bearbeiten, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Bearbeitungsauftrags-Mitarbeiter
    Um eine Digitalisierung zu genehmigen, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Benutzungsservice-Manager
    Ein Benutzer oder Mitarbeiter kann die Erstellung einer digitalen Datei für ein physisches oder elektronisches Exemplar anfordern (siehe Erstellen einer Bestellung).
    Physische Exemplare werden von ihrem Bibliothek-Standort zur Digitalisierungsabteilung übertragen (siehe Konfiguration von Digitalisierungsabteilungen), wo sie gescannt und digitale Dateien erstellt werden. Elektronische Exemplare werden digitalisiert, indem ein elektronisches Exemplar im Bestand lokalisiert und in digitalem Format gespeichert wird.
    Die digitale Datei wird an eine der folgenden Stellen übermittelt:
    • Institution – Die digitale Datei befindet sich im Besitz der Institution und wird als Teil dessen Bestands verwaltet. Der Zugriff zur Datei wird über Zugriffsrechte kontrolliert.
    • Benutzer – Der Benutzer empfängt die digitale Datei oder einen Link zur digitalen Datei in einer E-Mail.
    Sie können die Digitalisierung für das gesamte Exemplar, ein Kapitel, einen Seitenbereich oder einen Artikel innerhalb eines Exemplars bestellen.

    Arbeitsablauf Digitalisierungsabteilung für ein physisches Exemplar

    Nachstehend sehen Sie eine Illustration eines typischen Arbeitsablaufs der Digitalisierungsabteilung, nachdem für das Exemplar eine Digitalisierungsanfrage gestellt wurde. Er beginnt mit dem Eingang des Exemplars in der Digitalisierungsabteilung, über die Erstellung der digitalen Datei, bis hin zur Lieferung der digitalen Datei.
    Arbeitsablauf Digitalisierung
    Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (dabei entsprechen die Nummern den Nummern in der Grafik):
    1. Der Arbeitsablauf beginnt, wenn das vorgemerkte physisches Exemplar in der Digitalisierungsabteilung eintrifft und sein Strichcode gescannt wird (siehe Exemplare scannen). Das Exemplar erhält den Status Digitalisierung. Für Information zu Anfragen zur Digitalisierung physischer Exemplare siehe Erstellen einer Bestellung.
      Nach Eingang des physischen Exemplars wird die Digitalisierungsanfrage zur Überprüfung eingesandt,um festzustellen, ob Elemente vorliegen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, basierend auf den durch den Administrator vorkonfigurierten Überprüfungsregeln (siehe Konfiguration von Digitalisierungsprofil-Regeln). Diese umfassen:
      • Copyright-Freigabe – Sofern erforderlich erhält die Bibliothek eine Copyright-Lizenz (vom Dienst Copyright-Freigabe Center), um urheberrechtlich geschützte Inhalte zu verwenden.
      • Genehmigen – Die Bestellung wird genehmigt und die Bearbeitung der Digitalisierung fortgesetzt.
      • Ablehnen – Die Bestellung wird abgelehnt. Der Grund für die Ablehnung wird spezifiziert.
      • Genehmigung einer Bestellung zur Digitalisierung kann zu jedem Zeitpunkt im Zuge des Arbeitsablaufs Digitalisierung stattfinden, muss jedoch vor der Lieferung erfolgen. Für Details zur Genehmigung/Ablehnung einer Bestellung, siehe Eine Bestellung zur Digitalisierung genehmigen/ablehnen.
      • Benachrichtigung an den Besteller wird zurückgehalten, bis die Bestellung genehmigt wurde.
    2. Das Exemplar wird digitalisiert (siehe Physische Exemplare digitalisieren).
    3. Die Bestellung geht in die Stufe Lieferung des Arbeitsablaufs über (siehe Lieferung von digitalisierten Exemplaren). Die Lieferung wird auf eine der folgenden Weisen durchgeführt:
      1. Über die Funktion Neue digitale Repräsentation (siehe Hinzufügen einer Repräsentation). Die digitale Datei kann über die Primo-Anwendung gesucht werden.
      2. Über Dokumentanlieferung – Anhang – Eine E-Mail mit der angehängten digitalisierten Datei wird an den Benutzer gesendet (siehe Digitalisierte Exemplare zum Versand an einen Benutzer anhängen).
      3. Über Dokumentanlieferung – Link – Eine E-Mail mit einem Download-Link zur digitalisierten Datei wird an den Benutzer gesendet (siehe Digitalisierte Exemplare zum Versand an einen Benutzer anhängen).
      Die Versandart wird durch voreingestellte Regeln bestimmt (siehe Konfiguration von Digitalisierungsprofil-Regeln).

    Eine Anfrage zur Digitalisierung genehmigen/ablehnen

    Um Digitalisierungen zu genehmigen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Benutzungsservice-Manager
    Sie müssen Digitalisierungsanfragen genehmigen oder ablehnen, wenn die Digitalisierungsregeln bestimmen, dass eine Genehmigung erforderlich ist (siehe Konfiguration von Digitalisierungsprofilregeln), oder wenn eine Copyright-Bestätigungsaufgabe spezifisch erforderlich ist, wie beispielsweise für eine Literatur (siehe Hinzufügen von Literatur zu einer Literaturliste.
    Digitalisierungsanfragen können zu jedem Zeitpunkt im Arbeitsablauf der Digitalisierung genehmigt werden, aber die Lieferung kann nicht abgeschlossen werden, bevor die Genehmigung erteilt wurde.
    Sie können Digitalisierungsanfragen auf der Seite Liste der Genehmigungsanfragen genehmigen oder ablehnen (Benutzung > Bestellbestätigungen > Digitalisierungsanfragen genehmigen). Sie können diese Seite auch über die Auswahl der Aufgabe Bestellungen - Digitalisierung - Bestätigung erforderlich in der Aufgabenliste im persistenten Menü anzeigen (siehe Persistente UI-Elemente), oder nach Klicken auf Genehmigung speichern und verwalten auf der Seite Literaturlistenzitat bearbeiten (siehe Literatur verwalten).
    Liste der Genehmigungsanfragen
    Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen durchführen:
    • Die Bestellungen filtern - Zusätzlich zum Filter Status und zum Filter Suchen können Sie Aktionen > Nach diesem Datensatz filtern in einer Bestellzeile auswählen, um nur Bestellungen für diesen Datensatz anzuzeigen, einschließlich aller anderen Bestellungen für dieselbe MMS-ID, ISBN (sowohl ISBN/10 als auch ISBN/13) oder ISSN/Band/Ausgabe. Im letzteren Fall werden auch Exemplare ohne Ausgabe, aber mit derselben ISSN und Band, oder ohne Band und ohne Ausgabe, aber mit derselben ISSN ausgegeben.
      Wenn Sie diese Seite besuchen, nachdem Sie auf der Seite Literaturlistenzitat bearbeiten auf Speichern und Genehmigung verwalten geklickt haben, wird standardmäßig Nach diesem Datensatz filtern ausgewählt.
    • Das Ablaufdatum der Bestellung ändern - Wählen Sie Aktionen > Ablaufdatum ändern in einer Bestellzeile, um das Dialogfeld Ablaufdatum ändern zu öffnen. Ändern Sie das Ablaufdatum der Bestellung und klicken Sie auf Speichern. Diese Aktion ist nur möglich, wenn die Bestellung bereits ein Ablaufdatum hat.
    • Eine Bestellung genehmigen oder ablehnen - Siehe unten.
    • Das entsprechende Digitalisierungsprofil ansehen - Um die Digitalisierungsprofil-Regel anzusehen, die zur manuellen Genehmigung dieser Bestellung geführt hat (anstatt automatisch genehmigt oder abgelehnt zu werden), wählen Sie Aktionen > Regel ansehen. Eine schreibgeschützte Version der Seite Arbeitsablauf-Setup für Digitalisierung erscheint, die Informationen zu den Regeln enthält, die zur manuellen Genehmigung dieser Bestellung geführt hat.
      Seite Arbeitsablauf-Setup für Digitalisierung (schreibgeschützt)
    Genehmigen / Ablehnen einer Bestellung zur Digitalisierung:
    1. Wählen Sie auf der Seite Liste der GenehmigungsanfragenAktionen > Anzeigen oder Aktionen > Bearbeiten für das Exemplar, das Sie genehmigen möchten. Die Seite „Liste der Genehmigungsanfragen“ öffnet sich und zeigt die Details zum ausgewählten Exemplar an.
      Seite Liste der Genehmigungsanfragen - Bearbeiten
    2. Wenn Sie auf Bearbeiten geklickt haben, können Sie die erforderlichen Felder ändern, wie in der folgenden Tabelle beschrieben:
      Genehmigungsanfrage Felder
      Abschnitt Name Beschreibung
      Bestellungsdetails Titel Der Titel der Bestellung
      Digitalisierungsanfrage
      Dies sind Pflichtfelder, wenn die Bestellung eine Copyright-Freigabe erfordert.
      CC-Nummer Die Nummer des Copyright-Freigabe-Zentrums Die Nummer deutet darauf hin, dass die Bibliothek über eine Lizenz verfügt, um urheberrechtlich geschützte Inhalte zu verwenden.
      CC-Bestelldatum Das Datum, an dem die Copyright-Freigabe angefordert wurde
      CC-Genehmigungsdatum Das Datum, an dem die Copyright-Freigabe genehmigt wurde
      Notiz Notizen - Benutzer
    3. Sie können Anhänge, wie beispielsweise die Bestätigung der Copyright-Freigabe, mithilfe des Abschnitts Schnell hinzufügen hinzufügen. Suchen Sie für jeden Anhang nach der Dabei, geben Sie optional eine URL mit zusätzlichen Informationen und Notizen ein und klicken Sie auf Neuer Anhang.
      Wenn Sie auf Abbrechen klicken, nachdem ein Anhang hinzugefügt wurde, bleibt der Anhang dort und kann später bearbeitet werden. Nachdem der Anhang hochgeladen wurde, können Sie in der Zeile des Anhangs auf Aktionen klicken, um Folgendes zu tun:
      • Bearbeiten – Den Anhang bearbeiten, einschließlich Hochladen einer anderen Datei
      • Löschen – Den Anhang löschen
      • Download – Die Datei herunterladen
    4. Digitalisierungsanfragen genehmigen
      • Klicken Sie auf Genehmigen, um die Digitalisierungsanfrage zu genehmigen Wählen Sie auf der Seite Die Bestellung genehmigen einen Grund aus der Dropdown-Liste Grund aus, geben Sie Notizen im Feld Notizen ein und klicken auf Absenden. Die Liste der Gründe sind:
        • Automatisch
        • Von der Lizenz umfasst
        • Creative Commons
        • Direkte Genehmigung erhalten
        • Gültige Ausnahme
        • Open Access
        • Andere
        • Vergriffen
        • Vordrucke
        • Primäre Lizenz
        • Selbsterklärend
        • SIPX (relevant für Leganto mit SIPX; siehe Arbeiten mit SIPX)
      • Klicken Sie auf Ablehnen, um die Bestellung abzulehnen. Auf der Seite „Ablehnungsanfrage“, wählen Sie einen Grund aus der Dropdown-Liste Grund aus, geben Sie jegliche Notizen im Feld Notizen ein und klicken Sie auf Absenden. Die Entscheidungen des Genehmigenden werden für die digitale Datei gespeichert. Die Liste der Gründe sind:
        • Andere
        • Von Manager abgelehnt
        • Von CCC abgelehnt
        Sollte die Bestellung abgelehnt werden, wird die digitale Datei nicht erstellt und der Besteller wird darüber informiert, dass die Bestellung abgelehnt wurde.
        Die Liste der Gründe für die Genehmigung und Ablehnung kann derzeit nicht geändert werden.

    Exemplar digitalisieren

    Um den Digitalisierungsprozess zu starten, stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Digitalisierungs-Abteilung befinden, die das Exemplar derzeit hat; siehe Bibliotheksschalter/-Abteilungen wechseln.
    Die Digitalisierung wird auf der Seite Exemplare In Bearbeitung konfiguriert (Benutzung > Bestandsbestellungen > "In Bearbeitung"-Exemplare verwalten). Sie können diese Seite auch über die Auswahl einer der folgenden Aufgaben in der Aufgabenliste im persistenten Menü auswählen (siehe Persistente UI-Elemente):
    • Exemplare - Bestand
    • Exemplare - Digitalisierung
    • Exemplare - Dokumentenlieferung
    Seite Exemplare in Bearbeitung
    Auf die Seite Exemplare in Bearbeitung kann auch über die Seite Exemplare scannen zugegriffen werden (Benutzung > Bestellungen > Exemplare scannen), indem Sie auf "In Bearbeitung"-Exemplare verwalten klicken. Für Details zur Seite „Scannen von Exemplaren“ siehe Scannen von Exemplaren.
    Die Seite Exemplare in Bearbeitung zeigt Benutzer- und/oder Mitarbeiter-Digitalisierungsanfragen an. Der Bestelltyp erscheint in der Spalte Status.
    Digitalisierung physischer Exemplare
    1. Lokalisieren Sie auf der Seite Exemplare in Bearbeitung ein Exemplar mit dem Status Digitalisierung.
      Ein Exemplar hat diesen Status, nachdem a) eine Digitalisierungsanfrage angehängt wurde und b) es in der Digitalisierungsabteilung eingescannt wurde.
    2. Wählen Sie Aktionen > Nächster Schritt für das Exemplar. Der Status ändert sich zu Digitaler Bestand oder Dokumentenlieferung, je nach Konfiguration der Digitalisierung (siehe Konfiguration von Digitalisierungsprofil-Regeln).
    Aktionen > Nächster Schritt wird nur dann angezeigt, wenn der aktuelle Status Digitalisierung ist.
    Für Details zur Lieferung von digitalisierten Exemplaren, siehe Lieferung von digitalisierten Exemplaren.

    Liefern digitalisierter Exemplare

    Nachdem Sie die Exemplare digitalisiert haben (siehe Exemplare digitalisieren), versenden Sie die digitale Datei an den Besteller oder fügen Sie sie zum Bestand der Institution hinzu. Vor der Durchführung der Digitalisierung stellen sie Sicher, dass Sie sich in einer Digitalisierungsabteilung befinden; siehe Bibliotheksschalter/-Abteilungen wechseln.
    Die Lieferung digitalisierter Exemplare wird auf der Seite Exemplare in Bearbeitung konfiguriert (Benutzung > Bestandsbestellungen > "In Bearbeitung"-Exemplare verwalten).
    Seite Exemplare in Bearbeitung
    Auf die Seite Exemplare in Bearbeitung kann auch über die Seite Exemplare scannen zugegriffen werden (Benutzung > Bestandsbestellungen > Exemplare scannen), indem Sie auf Zu Abteilungsexemplare verwalten gehen klicken. Für Details zur Seite „Scannen von Exemplaren“ siehe Scannen von Exemplaren.
    Zur Lieferung von digitalisierten Exemplaren
    Für Exemplare mit dem Status Digitaler Bestand wählen Sie Aktionen > Neuer digitaler Bestand, um die Seite Repräsentationsdetails zu öffnen (siehe Hinzufügen einer Repräsentation).
    Exemplare mit dem Status Dokumentenlieferung können als E-Mail-Anhang oder als Link versendet werden, abhängig davon, wie die Digitalisierungsprofil-Regeln konfiguriert wurden:
    Für weitere Informationen zu den Links in der Alma-Dokumentenlieferung siehe das Video Weitere Informationen zu Digitalisierungsanfragen - Dokumentenlieferung mit Links (12:23 min.).
    Sie können auch aus den folgenden Optionen im Menü Aktionen auswählen:
    • Bearbeiten – Die Seite Exemplare in Bearbeitung: Bestellungsverwaltung erscheint.
      Seite Exemplare in Bearbeitung: Bestellungsverwaltung
      • Optional wählen Sie im Feld Status einen Status aus der Dropdown-Liste aus. Sie können auch auf die Registerkarte Notizen klicken, um eine Notiz anzusehen oder hinzuzufügen.
      • Um eine Notiz hinzuzufügen, geben Sie diese im Feld Notiz ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Die Notiz wird in der Liste der Notizen auf der Seite angezeigt.
        Liste der Notizen - Registerkarte Notizen
      • Um eine Notiz zu bearbeiten, wählen Sie Aktionen > Bearbeiten für die Notiz, die Sie ändern möchten, ändern Sie die Notiz auf der Seite Notiz bearbeiten und klicken Sie auf Speichern.
      • Um eine Notiz zu löschen, wählen Sie Aktionen > Löschen für die Notiz, die Sie löschen möchten, und klicken Sie im Popup-Fenster Bestätigungsmeldung auf Bestätigen.
      • Um eine Notiz in der Notizenliste zu finden, geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, im Feld Suchen ein und wählen Sie das Feld — Erstellt von, Geändert durch oder Notiz — in dem Sie nach diesem Text suchen möchten.
    • Bestellung stornieren – Die Seite Stornierung der Bestellung bestätigen wird angezeigt.
      Stornierung der Bestellung bestätigen Seite
      1. Wählen Sie im Feld Grund der Stornierung einen Grund für die Stornierung aus der Dropdown-Liste aus. Um die Gründe für die Stornierung anzupassen, kontaktieren Sie den Ex Libris Support.
      2. Im Feld Notiz - Stornierung fügen Sie nach Bedarf eine Notiz zur Stornierung hinzu.
      3. Klicken Sie auf Bestätigen.
    • Zu elektronischer Digitalisierung wechseln – Ändern Sie die Digitalisierung eines physischen Exemplars auf Digitalisierung eines elektronischen Exemplars. Kann nur geändert werden, wenn sich im Bestand ein elektronisches Exemplar befindet, das die Bestellung erfüllen kann.
    • Zur physischen Digitalisierung wechseln – Ändern Sie die Digitalisierung eines elektronischen Exemplars auf Digitalisierung eines physischen Exemplars. Kann nur geändert werden, wenn sich im Bestand ein physisches Exemplar befindet, das die Bestellung erfüllen kann.
    • View It – Die Seite UResolver Screen (Alma Link Resolver) erscheint und zeigt den Ressourcen für das Exemplar an. Diese Option wird nur angezeigt, wenn das Exemplar für elektronische Digitalisierung konfiguriert wurde.
      „UResolver-Anzeige“-Seite

    Anhang digitalisierter Exemplare, die an den Benutzer versandt werden.

    Hängen Sie auf der Seite Anhänge Dokumente an, die an den bestellenden Benutzer versandt werden. Die Seite Anhänge wird sichtbar, sobald Sie auf der Seite Exemplare in der Bearbeitung für ein Exemplar Aktionen>Dokumente anhängen auswählen.
    • Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf Durchsuchen im Feld Dateiname und wählen Sie eine Datei aus. Fügen Sie bei Bedarf eine URL und/oder Notiz hinzu und klicken Sie auf Neuer Anhang. Der Anhang wird in der Liste der Anhänge in der Registerkarte Anhänge angezeigt.
    • Um einen Anhang zu bearbeiten, wählen Sie Aktionen>Bearbeiten für den Anhang, den Sie aktualisieren möchten, ändern Sie je nach Bedarf die Felder Dateiname, URL und Notizen und klicken Sie auf Anhang speichern.
    • Um einen Anhang zu löschen, wählen Sie Aktionen> Löschen für den Anhang, den Sie löschen wollen, und klicken Sie im Popup-Fenster Bestätigungsmeldung auf Bestätigen.
    • Um eine Datei herunterzuladen, wählen Sie Aktionen>Download für die Datei, die Sie herunterladen möchten, geben Sie den Ordner an, in dem Sie die Datei speichern möchten, und klicken Sie auf OK.
    Wenn die Digitalisierungsanfrage eine Genehmigung benötigt, werden die unten beschriebenen E-Mail-Benachrichtigungen erst gesendet, wenn die Anfrage genehmigt wurde.
    • Wenn die Liefermethode Dokumente anhängen - Anhang ist, empfängt der Benutzer die digitale Datei als E-Mail-Anhang. Nachfolgend wird ein Beispiel für eine Benachrichtigung angezeigt.
      Exemplar-Benachrichtigungsschreiben für Digitale Datei
    • Wenn die Liefermethode Dokumente anhängen - Link ist, empfängt der Benutzer einen Link für den Download der Datei in einer E-Mail. Diese Methode reduziert die Größe der E-Mail und ermöglicht die einfache Verwaltung weiterer digitalen Ressourcen in einer einzelnen Bestellung. Nachfolgend wird ein Beispiel für eine Benachrichtigung angezeigt.
      Dokument hochladen - Benachrichtigung Brief.png
      Benachrichtigungs-Brief - Dokument - Link
      Der Bibliothekar muss die E-Mail so konfigurieren, dass sie nur die relevante Login-Option für Ihre Institution enthält (lokal/LDAP, SAML oder CAS).
      Wenn er auf den entsprechenden Link hier klicken klickt, muss sich der Benutzer zuerst mit seinen Standard-Alma/Primo-Zugangsdaten anmelden. Nach erfolgter Anmeldung hat der Benutzer Zugang zu den digitalisierten Dateien, die im Dokumentenspeicher-Verzeichnis abgelegt sind. Beachten Sie, dass der Zugang auf die Anzahl begrenzt ist, die in den Digitalisierungsprofil-Regeln konfiguriert ist, und dass die Dateien nach einer vorab konfigurierten Anzahl von Tagen automatisch vom Dokumentenspeicher entfernt werden. Dieser Wert wird im Parameter document_delivery_cleanup_days definiert. Siehe Konfiguration anderer Einstellungen.
    • Wenn die Liefermethode Digitaler Bestand (Repräsentation) ist, wird die digitale Datei im Bestand unter dem gleichen Titel wie das physische Exemplar zur Verfügung gestellt und kann von einem Benutzer bestellt werden.
    Es wird eine Meldung angezeigt, sollte die Maximalgröße der gesamten digitalisierten Datei erreicht worden sein.
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